Les quatre types d’association
La matrice RACI comporte quatre types de participants qui sont décrits ci-dessous. Il est impératif de comprendre chacun d’entre eux avant de créer une matrice RACI.
Responsible (Garant)
Un rôle qui est « garant » de la réalisation de la tâche ou de l’élément livrable. Si le rôle de responsabilité est, par exemple, celui de rédacteur technique, ce dernier peut être chargé de rédiger des fichiers d’aide en ligne. Un développeur de logiciels ne rédigerait pas les fichiers d’aide, mais pourrait les intégrer au produit, ce qui serait une tâche différente.
Accountable (Responsable)
Un rôle qui est « Responsable » a l’autorité finale ou la responsabilité de l’achèvement de la tâche. Comme dans l’exemple précédent d’un rédacteur technique développant une aide en ligne et d’un développeur de logiciels incorporant les fichiers d’aide, un chef de produit peut être chargé de veiller à ce que les fichiers soient intégrés au produit.
Consulted (Consulté)
Un rôle qui est « Consulté » est un conseiller pour une tâche. Par exemple, un Expert en développement de produits logiciels complexes peut être consulté parce qu’il est un expert en la matière. Les conseillers doivent être considérés avec soin, car un trop grand nombre de personnes dans ce rôle augmente le temps nécessaire pour effectuer la tâche et le risque de mauvaises performances.
Informed (Informé)
Un rôle « Informé » est tenu au courant de l’achèvement des tâches. La représentation graphique de ce rôle permet d’illustrer les interdépendances et garantit également la transparence du statut d’avancement des tâches. L’identification des personnes qui ont besoin d’actualisations du statut d’avancement peut être complexe. Il est donc utile de prendre le temps de consulter les différents rôles pour déterminer s’ils ont besoin de savoir quand une tâche est terminée. Par exemple, le responsable des ventes peut exiger des actualisations du statut d’avancement parce qu’un client a un intérêt particulier dans le développement d’une fonctionnalité.
Quand utiliser la matrice RACI
Une matrice RACI est utile en tant que pratique générale de la gestion de projets, mais il existe des indicateurs précis pour mettre en œuvre le paradigme RACI.
- Si le processus d’approbation s’enlise, cela peut être dû à une confusion des rôles.
- Si les décisions sont souvent annulées et de façon apparemment arbitraire, il s’agit également d’une situation qui peut bénéficier d’une clarification des rôles.
- Une autre situation qui se produit fréquemment est que plusieurs personnes effectuent les mêmes tâches d’analyse. Lorsque des tâches ne sont pas accomplies, c’est peut-être parce que personne ne sait qui devrait s’en charger.
- Lorsque le pouvoir d’accomplir des tâches n’est pas compris, il est peut-être temps de définir les rôles et les tâches, les responsabilités et l’autorité.
Éliminer ce genre de confusion et clarifier les rôles et les tâches est la principale fonction d’une matrice RACI.
RACI est l’un des modèles les plus populaires, mais il existe plusieurs alternatives, notamment :
- PACSI : utilisé dans les situations où plusieurs parties prenantes peuvent vérifier le travail d’un seul responsable et y opposer leur veto. Les rôles sont les suivants : Performed (Exécuté), Accountable (Responsable), Control (Contrôle), Suggested (Suggéré) et Informed (Informé).
- RAPID : créé par Bain & Company pour clarifier la responsabilité des décisions, grâce à une délimitation claire des rôles et des responsabilités. Ces rôles sont les suivants : Recommend (Recommander), Agree (Accepter), Perform (Exécuter), Input (Contribuer) et Decide (Décider).
La valeur du modèle RACI
La mise en œuvre d’un modèle RACI vous permet d’impliquer davantage de personnes qualifiées dans vos projets. Et c’est un diagramme facile à développer. Les gestionnaires de projets apprécieront le fait qu’ils peuvent utiliser cette méthode pour développer rapidement un diagramme qui fournit une vue d’ensemble de la répartition des projets.
Les avantages du modèle RACI comprennent :
- Éliminer la confusion des rôles.
- Empêcher la surallocation de ressources à un projet et la sous-allocation à un autre.
- Définir clairement les rôles pour toutes les personnes qui les remplissent (une compréhension claire des attentes est essentielle au bon déroulement du projet et réduit la nécessité de résoudre les conflits par la suite).
- Veiller à ce qu’aucune tâche ne soit négligée lors de l’allocation des ressources.
- Fournir un moyen rapide et efficace de réaffecter les ressources en cas de rotation. Les nouvelles personnes peuvent rapidement identifier leur rôle dans un projet et celui des personnes avec lesquelles elles doivent interagir.
Enfin, comme la catégorie Informed (Informé) se voit attribuer une pondération égale, la matrice RACI encourage la communication entre les rôles. La communication est la clé pour comprendre clairement les attentes, ce qui permet de mener à bien le projet.
Matrices RACI
Un diagramme RACI est une matrice de toutes les activités du projet associées aux personnes ou aux rôles responsables. « Toutes les activités du projet » comprend tout ce qui se passe depuis le jour où vous commencez, comme la planification, les tests, la conception, l’assistance, etc.
La création d’une matrice RACI implique les étapes suivantes :
- Décider de la manière de représenter la matrice : vous pouvez utiliser un certain nombre d’outils ou de modèles, notamment une feuille de calcul, un tableau blanc ou une solution logicielle.
- Identifier les tâches du projet (ou les éléments livrables) : réunissez les principales parties prenantes pour établir une liste des tâches du projet. Dans le cadre de cette discussion, les « tâches » comprennent des activités telles que des réunions ou des événements qui doivent avoir lieu, ainsi que des éléments livrables tels que des fonctionnalités ou des produits. Les tâches sont étiquetées sur l’axe X ou Y de la matrice. Par exemple, si vous établissez un projet de logiciel développé selon la méthode Agile, la réunion de démonstration du Sprint peut être une activité obligatoire et doit être incluse dans la matrice en tant que tâche. N’oubliez pas d’ajouter la maintenance de la matrice RACI en tant que tâche. Le chef de projets tient généralement à jour la matrice RACI.
- Identifier les rôles du projet : les rôles du projet sont étiquetés sur l’axe de la matrice qui n’a pas été utilisé pour les tâches. Les rôles des projets rendent la matrice plus compréhensible et peuvent être utiles pour ajouter des données que vous auriez pu oublier. Au fur et à mesure que vous identifiez les rôles, vous vous souviendrez des tâches pour ces rôles. Par conséquent, ajoutez-les à l’axe des tâches. De plus, l’axe des tâches est utile pour identifier les rôles et clarifier l’allocation des ressources. C’est également le moment d’attribuer des noms aux rôles : un nom par rôle est optimal.
- Marquer les intersections des axes : lorsque les axes X et Y se croisent, marquez l’intersection d’un R, A, C ou I pour finaliser la matrice, en indiquant qui est garant, responsable, consulté ou informé pour chaque tâche.
Directives RACI
Bien qu’une matrice RACI soit spécifique à un projet, il existe quelques grandes lignes directrices ou meilleures pratiques à garder à l’esprit :
- éviter les niveaux multiples de supervision, un seul niveau suffit ;
- encourager le travail d’équipe ;
- maintenir la fluidité du diagramme : apportez les changements nécessaires et faites savoir aux personnes quand des choses changent ;
- affecter un seul responsable par tâche ;
- s’assurer que les responsables ont l’autorité nécessaire pour assurer l’achèvement de la tâche ;
- éviter d’avoir trop de consultants, car cela peut faire perdre trop de temps (attente de réponses, collecte de données, etc.) ; alors qu’en avoir trop peu risque de nuire aux performances, il faut donc essayer de trouver le « juste milieu » ;
- informer toutes les personnes ayant un rôle de leur affectation.
Trouver le bon modèle RACI
Les modèles RACI vous feront gagner du temps et vous fourniront un point de départ pour créer votre diagramme. Cependant, il existe de nombreux modèles disponibles et vous devrez vérifier les différents styles pour trouver celui qui correspond aux besoins de votre projet.
Certains modèles utilisent l’axe X pour les tâches et l’axe Y pour les rôles, et d’autres font le contraire. Si les tâches dépassent les rôles, comme c’est généralement le cas, il est plus facile d’utiliser l’axe X pour les tâches et l’axe Y pour les rôles, car vous serez en mesure de voir le plus grand nombre de rôles par tâche en un coup d’œil sur la plupart des écrans d’ordinateur. D’autre part, vous pouvez trouver plus facile de filtrer un diagramme basé sur le rôle (par exemple, filtrer pour ne montrer que les rôles « I » pour une tâche donnée) avec les tâches sur l’axe X. De plus, la plupart des modèles utilisent une forme de code de couleurs.
Quel que soit le modèle que vous sélectionnez, l’utilisation d’un modèle éliminera une grande partie du travail de base dans la construction du diagramme et vous libérera du temps pour définir les rôles et les tâches.
Gestion de projets RACI
Analyse RACI
La gestion de projets RACI est axée sur l’analyse et la gestion de la matrice RACI dans le but d’identifier les problèmes, de résoudre les conflits de rôles, de réviser la catégorisation des rôles et de donner à l’équipe l’occasion de donner son avis. L’analyse doit être effectuée lors d’une réunion d’équipe, même si la présence de tous les titulaires de rôles n’est pas obligatoire.
Une matrice RACI est analysée verticalement et horizontalement. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’examen de l’axe des rôles (qu’il soit horizontal ou vertical) :
- Si un rôle comporte trop de responsabilités, faut-il en réattribuer certaines ou affecter davantage de personnes à ce rôle ?
- Si une seule personne est responsable, est-il raisonnable de s’attendre à ce que cette personne prenne toutes les décisions et cela pourrait-il menacer le projet en créant un goulot d’étranglement ?
- Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’examen de l’axe des tâches (qu’il soit horizontal ou vertical) :
- S’il y a une tâche dont personne n’est garant, faut-il affecter quelqu’un ou éliminer la tâche ?
- S’il y a une tâche pour laquelle personne n’est responsable, qui a le pouvoir de décision ?
- Si plusieurs personnes sont responsables d’une tâche, évitez les conflits en rendant une seule personne responsable.
- Si trop de personnes doivent être consultées, évaluez si une personne peut être désignée pour parler avec les autres personnes concernées.
Confusion des rôles
Il est fréquent, au cours d’un projet, que les membres de l’équipe soient confrontés à une confusion des rôles. Une matrice RACI est utile pour identifier clairement les rôles associés à un projet et améliorer la productivité, notamment lorsque vous devez faire face à une confusion des rôles. Certains signes de confusion des rôles sont les suivants :
- Préoccupation quant à la personne qui prend les décisions : les décideurs sont généralement qualifiés de responsables, mais il se peut que les décisions soient prises par la partie garante. Si c’est le cas, l’équipe doit savoir qui prend les décisions dans chaque situation.
- Mise à l’index : si le travail n’est pas terminé à temps, il peut y avoir une mise à l’index. La clé pour éviter cela est de savoir qui est responsable.
- Mauvaise allocation des ressources : la matrice RACI devrait rendre l’allocation des ressources très claire, mais parfois une seule tâche peut être extrêmement pénible, ce qui entraîne des problèmes sur qui doit faire quoi et quand.
- Absence d’action en raison de communications inefficaces : si une personne n’est pas informée, elle peut ne pas savoir comment effectuer une tâche.
- Trop de consultations parce que les mauvaises personnes sont consultées : les personnes consultées doivent être clairement identifiées pour éviter de compromettre le planning du projet.
Il est du devoir du chef de projets d’intervenir en cas de confusion des rôles et de les clarifier afin de s’assurer que chacun connaît les attentes.
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