Déclaration de confidentialité de Smartsheet

Qui sommes-nous ?

Le siège social de Smartsheet Inc. est situé dans l’État de Washington. La société compte plusieurs autres bureaux aux États-Unis. Vous pouvez en apprendre davantage sur nous et nos Offres ici.

Smartsheet Inc. partage des données personnelles avec nos sociétés affiliées, y compris, mais sans s’y limiter, Smartsheet UK Limited, Smartsheet Australia Pty Limited, et Brandfolder, Inc. (une liste complète des affiliées de Smartsheet est disponible ici) pour nos besoins commerciaux internes et ceux de nos sociétés affiliées (par exemple, lorsque vous utilisez ou achetez les services d’une société affiliée, lorsque vous postulez auprès de l’un de nos bureaux mondiaux, etc.) pour la commercialisation de produits similaires ou pour d’autres exigences légales. Une référence à « Smartsheet », « nous » ou « notre » est une référence à Smartsheet Inc. et à la société affiliée concernée par l’activité en question. 

Vos choix en matière de marketing

Communications marketing. Vous pouvez modifier à tout moment la manière dont nous vous contactons par e-mail à des fins de marketing ou de promotion. Vous pouvez ainsi choisir de ne plus recevoir d’e-mails de notre part à des fins de marketing ou de promotion. Pour modifier la manière dont nous vous contactons par e-mail, suivez les instructions fournies en pied de page des e-mails de marketing que nous envoyons, ou mettez à jour vos préférences par l’intermédiaire de nos centres de préférences dont les liens figurent ci-dessous. Vous pouvez également définir vos préférences en matière de communications marketing dans les paramètres personnels des Offres. Veuillez consulter cet article d’aide pour obtenir plus d’informations.

Centre de préférences Smartsheet

Centre de préférences Brandfolder 

Audiences personnalisées. Si vous préférez ne pas être inclus dans les Audiences personnalisées de tiers, soumettez ce formulaire. Vous trouverez des informations supplémentaires sur notre utilisation des Audiences personnalisées dans notre Déclaration sur les cookies. 

Cookies. Veuillez consulter notre Déclaration sur les cookies pour connaître et exercer vos choix en matière de cookies.

Vos droits

Vous disposez de certains droits relatifs à vos données personnelles en vertu de lois en vigueur sur la protection des données (par exemple, le RGPD, la CCPA, etc.) ou sur la base de votre utilisation de nos Offres. Ces droits incluent :

L’accès. Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons vos données personnelles, de vous fournir des détails sur ce traitement et de vous remettre une copie de vos données personnelles.

L’effacement. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles si certaines conditions sont remplies. Nous ne sommes pas tenus de satisfaire à votre demande d’effacement de vos données personnelles si le traitement de vos données personnelles est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales. 

L’opposition. Vous pouvez vous opposer par écrit à tout traitement de vos données personnelles, effectué sur la base de nos « intérêts légitimes », si vous estimez que vos libertés et droits fondamentaux l’emportent sur nos intérêts légitimes. Si vous vous opposez par écrit au traitement de vos données personnelles, nous nous engageons alors à démontrer que nous avons des intérêts légitimes impérieux qui l’emportent sur vos droits et libertés. En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, ce qui inclut le profilage dans la mesure où il est lié à ce marketing direct. Nous cesserons alors le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

La portabilité.Vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou vous pouvez demander qu’elles soient « portées » directement à un autre « data controller » (contrôleur du traitement des données), mais uniquement lorsque notre traitement est effectué sur la base de votre consentement et que le traitement est réalisé par des moyens automatisés.

La rectification. Vous pouvez nous demander de mettre à jour ou de corriger certaines informations ; nous pouvons vérifier l’exactitude des données avant de les rectifier.  Pour certaines informations, vous pouvez mettre à jour ou corriger les informations en mettant à jour vos paramètres personnels dans les Offres. 

La restriction. Vous pouvez nous demander de restreindre (c’est-à-dire de conserver, mais de ne pas utiliser) vos données personnelles, mais uniquement dans les cas suivants : leur exactitude est contestée (voir « La rectification » ci-dessus), pour nous permettre de vérifier leur exactitude ; le traitement est illégal, mais vous ne voulez pas que les données soient effacées ; elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais nous en avons encore besoin pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales ; ou vous avez exercé votre droit d’opposition, et la vérification de tout motif impérieux est en cours. Nous pouvons continuer à utiliser vos données personnelles après une demande de restriction lorsque nous avons votre consentement pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales, ou pour protéger les droits d’un tiers.

Le retrait de consentement. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque le traitement des données est basé sur un consentement que vous avez accordé précédemment.  Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité du traitement effectué avant la prise d’effet de votre retrait de consentement.  Si vous avez des questions sur la manière de retirer un consentement que vous aviez accordé, veuillez remplir ce formulaire. 

L’exercice des droits. Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter en utilisant ce formulaire ou en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous. Nous ne faisons pas de discrimination si vous choisissez d’exercer vos choix et vos droits et, sur la base de l’exercice de vos droits, nous ne vous refuserons pas les Offres ; nous ne vous facturerons pas des tarifs différents (y compris par le biais de pénalités ou de remises/avantages), nous ne fournirons pas une qualité ou un niveau d’Offres différents ou nous ne suggérerons pas que vous puissiez recevoir un traitement différent.  Nous traiterons toute demande conformément aux lois applicables dans un délai raisonnable.  Afin de traiter correctement une demande, il est possible que nous devions vérifier votre identité avant de prendre toute mesure liée à la demande. Si nécessaire, nous vous contacterons par e-mail avec des instructions raisonnables pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande. Vous pouvez faire appel de toute décision concernant vos droits.

Conservation des données personnelles

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans nos déclarations (voir « Comment nous utilisons les données personnelles » dans la déclaration applicable) ou, le cas échéant, conformément aux conditions pertinentes d’un accord entre vous et Smartsheet. Nous conserverons vos données personnelles plus longtemps si cela est nécessaire à des fins fiscales ou comptables, pour nous assurer que nous serions en mesure de nous défendre ou de déposer une réclamation, pour résoudre des litiges, pour faire valoir nos droits contractuels, ou lorsque nous avons un besoin légitime (bien que nous ne conserverons généralement pas les données personnelles plus de sept ans après la dernière date de communication avec vous). Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, nous les rendons anonymes ou les éliminons de manière sécurisée. 

Comment nous protégeons les données personnelles

Nous nous engageons à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de protection techniques, physiques et administratives raisonnables et appropriées pour protéger vos données personnelles. Cependant, aucune société, y compris Smartsheet, ne peut garantir la sécurité absolue des communications Internet. Pour plus d’informations sur nos pratiques, veuillez consulter notre Trust Center.

Données personnelles des enfants

Nos Sites ne sont pas destinés aux enfants de moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs. Si vous avez moins de 18 ans, veuillez ne pas utiliser les Sites ou les Offres et ne pas partager de données personnelles avec nous. Si vous apprenez qu’une personne de moins de 18 ans nous a fourni illégalement des données personnelles, veuillez nous contacter. Consultez également notre Politique d’utilisation acceptable. 

Transferts internationaux

Les principales activités de traitement des données de Smartsheet se déroulent aux États-Unis, comme cela est détaillé sur la page https://fr.smartsheet.com/data-access-and-transfers. Les données personnelles que nous recueillons sont transférées, utilisées et stockées aux États-Unis ou dans d’autres juridictions dans lesquelles Smartsheet, nos sociétés affiliées ou nos prestataires de services sont situés ; ces emplacements (y compris les États-Unis) peuvent ne pas garantir le même niveau de protection des données personnelles que celui qui caractérise votre lieu de résidence.  En nous fournissant vos données personnelles, vous acceptez un tel transfert et/ou traitement. Smartsheet évalue les circonstances impliquant tous les transferts internationaux de données et a mis en place des mesures de protection appropriées pour exiger que vos données personnelles restent protégées conformément à la présente déclaration. Dans le cas d’un tel transfert, nous nous assurons que : (i) les données personnelles sont transférées vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection équivalent ; ou (ii) le transfert est effectué conformément à des mesures de protection appropriées, telles que les clauses contractuelles types applicables.

Mécanisme de transfert de données pour les données personnelles de l’UE et du Royaume-Uni

Smartsheet s’appuie sur les Clauses contractuelles types de l’UE ainsi que sur l’Addendum international sur le transfert de données du Royaume-Uni (collectivement, les « CCT ») comme mécanisme approprié de transfert de données pour les données personnelles de l’UE et du Royaume-Uni. Le cas échéant, les CCT sont incorporées dans le contrat type de traitement des données (« Data Processing Agreement », ou « DPA ») de Smartsheet, comme précisé ci-dessous.

Nonobstant l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne (C-311/18, dit arrêt Schrems II), Smartsheet et ses sociétés affiliées continuent de respecter de leur plein gré les cadres et principes du bouclier de protection des données (Privacy Shield) UE–États-Unis et Suisse–États-Unis (collectivement, les « principes du bouclier de protection des données »). Nous nous engageons à respecter les principes du bouclier de protection des données en ce qui concerne les données personnelles transférées aux États-Unis depuis l’Espace économique européen (« EEE »), le Royaume-Uni et la Suisse. Vous pouvez consulter les principes du bouclier de protection des données, en savoir plus sur le bouclier de protection des données et consulter notre certification relative au bouclier de protection des données à l’adresse https://www.privacyshield.gov/. Les engagements de Smartsheet dans le cadre des principes du bouclier de protection des données sont soumis aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de la Federal Trade Commission (Commission fédérale du commerce) des États-Unis. Dans certaines situations, nous pouvons être tenus de divulguer des données personnelles en réponse à des exigences légales des autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi (veuillez consulter notre Trust Center pour plus d’informations). Smartsheet est et restera responsable du traitement des données personnelles qu’elle reçoit en vertu de chaque cadre du bouclier de protection des données et qu’elle transfère à un tiers agissant en tant qu’agent pour son compte (voir « Comment nous partageons les données personnelles » dans la déclaration applicable). Nous nous conformons aux principes du bouclier de protection des données pour tous les transferts ultérieurs de données personnelles depuis l’EEE, y compris les dispositions relatives à la responsabilité en cas de transfert ultérieur. En cas de conflit entre les termes de la présente déclaration et les principes du bouclier de protection des données, les principes du bouclier de protection des données prévaudront.

En outre, Smartsheet a mis en œuvre des accords interentreprises pour les transferts de données personnelles entre nos sociétés affiliées, qui exigent que toutes nos sociétés affiliées protègent les données personnelles qu’elles traitent conformément à la loi applicable sur la protection des données. Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées similaires, lorsque la loi l’exige, avec nos prestataires de services et partenaires tiers ; veuillez consulter notre liste de sous-traitants disponible à l’adresse https://www.smartsheet.com/legal/subprocessors pour plus de détails. 

Droits de confidentialité en Californie

Pour les personnes et les ménages résidant en Californie, la présente section fournit de plus amples informations sur les données personnelles que nous avons recueillies, ou que nous pouvons recueillir à votre sujet ou sur les droits dont vous disposez en vertu de la California Consumer Privacy Act (« CCPA » ou loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs) et de la California Privacy Rights Act (« CPRA » ou loi californienne sur les droits à la vie privée). Pour plus de détails sur les données que nous avons recueillies au cours des 12 derniers mois et sur les données que nous pourrions collecter à l’avenir, y compris leurs sources, veuillez vous reporter à la section « Données personnelles que nous collectons » de notre Déclaration générale de confidentialité, des détails supplémentaires étant présentés dans le tableau de notre Déclaration générale de confidentialité. Si vous êtes un utilisateur de nos Offres, ces informations sont également disponibles dans la section « Données personnelles que nous collectons » de notre Déclaration de confidentialité sur les Offres, et dans le tableau de la Déclaration de confidentialité sur les Offres. Notre Déclaration sur les cookies explique comment nous avons utilisé et pouvons continuer à utiliser des cookies, des pixels et des technologies de suivi similaires pour recueillir des informations sur votre utilisation et vos interactions automatisées avec les Sites et les Offres, ainsi que vos droits de contrôler notre utilisation de ces technologies.

Nous recueillons des données personnelles à des fins commerciales décrites dans notre Déclaration générale de confidentialité et notre Déclaration de confidentialité sur les Offres dans les sections « Comment nous utilisons les données personnelles ». 

Nous ne partagerons ou ne divulguerons vos données que de la manière décrite dans notre Déclaration générale de confidentialité et notre Déclaration de confidentialité sur les Offres dans les sections « Comment nous partageons les données personnelles ».

Nous ne collectons pas de données personnelles sensibles. Les données personnelles sensibles définies dans le cadre de la CCPA comprennent les numéros de sécurité sociale, les numéros de permis de conduire, les cartes nationales d’identité, les numéros de passeport, votre géolocalisation précise, vos origines raciales ou ethniques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, le contenu de votre courrier et de vos e-mails (à moins que Smartsheet ne soit le destinataire prévu de ce contenu) ou les données génétiques. Nous ne recueillons pas les identifiants de compte, les informations financières, et les numéros de carte de débit ou de crédit associés à vos codes de sécurité ou vos mots de passe. Si nous avions une raison quelconque de collecter vos données personnelles sensibles, nous le ferions conformément à vos droits et choix, tels que décrits dans la section « Vos droits » ci-dessus, et à des fins commerciales clairement définies.

Sous réserve de certaines limitations, la CCPA vous accorde un certain nombre de droits, notamment :

• Votre droit de demander plus de détails sur les catégories ou les éléments spécifiques de données personnelles que nous collectons (y compris la manière dont nous utilisons et divulguons ces informations) ;
• Votre droit de supprimer vos données personnelles ;
• Votre droit de refuser de participer à toute « vente » qui pourrait avoir lieu ; et
• Votre droit de ne pas être discriminé pour avoir exercé ces droits.

Ces droits ne vous privent pas des droits décrits dans la section « Vos droits » ci-dessus. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant comme indiqué dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous. Vous pouvez également désigner un agent autorisé à exercer ces droits en votre nom. Nous pouvons demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité. 

Modifications de la présente Déclaration

Nous pouvons modifier, mettre à jour ou réviser la présente déclaration de temps à autre pour refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de confidentialité, ainsi que l’évolution des technologies, les pratiques du secteur, les exigences réglementaires, ou pour d’autres raisons. Si nous apportons des modifications significatives qui affectent la manière dons nous traitons vos données, nous vous en informerons par e-mail, par le biais des Sites ou des Offres, ou par tout autre moyen acceptable d’un point de vue juridique. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente déclaration pour obtenir les dernières informations sur nos pratiques en matière de confidentialité.

Comment nous contacter

Vous avez le droit de vous plaindre auprès d’une autorité chargée de la protection des données au sujet de notre collecte et de notre utilisation de vos données personnelles, mais nous vous encourageons à vous adresser d’abord à nous. Lorsque le traitement des données est effectué par nos sociétés affiliées, celles-ci sont des contrôleurs co-responsables avec Smartsheet Inc. pour vos données personnelles. La meilleure façon de nous joindre est de remplir ce formulaire. Le directeur chargé de la protection de la vie privée de Smartsheet est le contact pour la protection des données et peut être joint à l’adresse suivante :

Formulaire Web : Formulaire de contact en matière de confidentialité

E-mail : privacy@smartsheet.com

Adresse : Attn: Legal - Privacy Office, 500 108th Ave NE, Suite 200, Bellevue WA 98004

Résidents de l’EEE et du Royaume-Uni. Le contrôleur du traitement de vos données personnelles est Smartsheet Inc. Lorsque le traitement des données est effectué par nos sociétés affiliées, celles-ci sont des contrôleurs co-responsables avec Smartsheet Inc. pour vos données personnelles. Vous pouvez nous contacter en utilisant ce formulaire ou en vous adressant à notre délégué à la protection des données (« DPO ») à l’adresse suivante :

E-mail : dpo@smartsheet.com

Plaintes ou questions concernant les certifications relatives au bouclier de protection des données de Smartsheet. Si vous avez des questions ou des plaintes concernant notre certification relative au bouclier de protection des données, veuillez remplir ce formulaire ou envoyer un e-mail à privacy@smartsheet.com. Nous vous répondrons dans un délai de 45 jours à compter de la réception de votre plainte et nous mènerons rapidement une enquête pour tenter de la résoudre. Si vous résidez dans l’EEE et que votre plainte ne peut pas être résolue par ce biais, nous participerons au processus de résolution des différends administré par JAMS. Pour obtenir des informations sur la manière d’engager une réclamation dans le cadre du bouclier de protection des données avec JAMS, veuillez contacter directement JAMS. Dans certaines conditions (décrites sur le site Web du bouclier de protection des données), vous pouvez invoquer un arbitrage contraignant lorsque les autres procédures de résolution des différends ont été épuisées.

Contrôles de la version anglaise

Sauf interdiction par la législation locale, les traductions non anglaises de la présente déclaration ne sont fournies que pour des raisons de commodité et, en cas d’ambiguïté ou de conflit entre les traductions, la version anglaise fait autorité et prévaut.

Dernière mise à jour : 5 juillet 2023