3 raisons de passer de la gestion de projets traditionnelle à une gestion de projets et de portefeuilles évolutive

Qu’elle soit due à un événement mondial, comme la pandémie, ou à une nouvelle idée ou à une technologie innovante, la perturbation est de plus en plus fréquente, obligeant les entreprises à s’adapter rapidement ou à risquer de ne plus être pertinentes sur le marché. Avec la probabilité de changement qui se profile toujours à l’horizon, la façon dont une entreprise gère ses projets est un indicateur clé de sa résilience.

Bien que de nombreux outils de gestion de projet soient disponibles, l’alignement dans l’entreprise est important pour des opérations et des prises de décision efficaces. Un nombre croissant de bureaux de gestion de projets (PMO) rejettent les outils traditionnels au profit de nouvelles méthodes évolutives, selon un rapport récent de Gartner. 

La gestion de projets et de portefeuilles (PPM) évolutive met l’accent sur l’automatisation dans le but de soutenir l’agilité et la transparence, dont ont besoin les gestionnaires et les équipes de projets d’aujourd’hui. Les outils PPM évolutifs offrent des affichages de tableaux de bord en temps réel sur une plateforme centralisée, créant ainsi une meilleure méthode pour la hiérarchisation des projets et le reporting. 

Gartner prévoit que la moitié des PMO auront adopté des méthodes de PPM évolutives d’ici 2024, dans le cadre de l’évolution de leur activité numérique. Voici trois raisons qui pourraient vous inciter à faire de même :

Tout le monde gère des projets, mais tout le monde n’est pas formé en tant que chef de projets

La réalisation d’un projet n’est pas la même chose que sa gestion. Il s’agit de deux compétences distinctes, mais les responsables et les employés doivent être compétents dans les deux cas. Pour garder le contrôle du flux de travail, les outils de gestion de projets évolutifs s’appuient sur l’automatisation, qui peut éliminer la nécessité d’une supervision hyper ciblée. 

Selon l’enquête « Future of Work » de la Harvard Business Review (HBR), 52 % des dirigeants mondiaux pensent qu’une plateforme unique, combinant la gestion des flux de travail avec l’automatisation intelligente et la collaboration, est le meilleur moyen de coordonner les opérations. En poussant automatiquement le travail à l’étape suivante, les équipes peuvent faire passer les projets par les phases de génération d’idées (idéation), d’exécution et de vérification, éliminant ainsi le risque qu’une étape passe à travers les mailles du filet à cause d’un oubli involontaire. Un tableau de bord centralisé avec des rapports automatiques crée la responsabilité par la visibilité et la transparence, ce qui peut aider les employés à mieux se gérer.

Les outils évolutifs intuitifs éliminent également la courbe d’apprentissage, laquelle ralentit la progression lorsqu’un employé est formé à la plateforme. Des outils faciles à comprendre encouragent l’innovation et libèrent la capacité des employés à résoudre les problèmes de manière créative, grâce à une personnalisation sans effort. Les employés et les responsables peuvent créer les solutions dont ils ont besoin, sans avoir à enregistrer un ticket d’assistance informatique.

La flexibilité est essentielle pour s’adapter en permanence aux besoins changeants des clients 

À mesure que les besoins des clients évoluent, les entreprises doivent collaborer et s’adapter. Les anciennes méthodes de gestion du flux de travail déployées il y a des années, telles que les feuilles de calcul et l’e-mail, ne répondent pas suffisamment aux besoins changeants d’une entreprise. En plus d’être déconnectés et encombrants, ces outils ne sont ni conviviaux ni évolutifs. Dans l’enquête de la HBR, 70 % des cadres mondiaux ont déclaré que les outils, les applications et les plateformes qu’ils utilisent ne sont pas adaptés à un avenir incluant des technologies intelligentes. 

L’intégration d’outils agiles basés sur le cloud qui offrent une technologie de gestion des performances et de génération de rapports évolutive, généralement déployée via un logiciel en tant que service (SaaS), est désormais une priorité pour les organisations. Les organisations recherchent des moyens flexibles de définir et de gérer les projets, comme une interface personnalisable qui permet aux équipes de créer tout ce dont elles ont besoin pour afficher, gérer et exécuter les projets. Cela facilite l’intégration et permet aux employés d’adapter l’outil à leur mode de travail et à leurs préférences, sans perdre de temps à se familiariser avec un nouvel outil inconnu.

Les plateformes devraient également offrir la possibilité d’ajouter des widgets et d’intégrer des fonctionnalités complémentaires afin d’évoluer pour répondre aux besoins actuels. Les solutions flexibles permettent aux équipes de s’adapter aux demandes changeantes des clients et d’évoluer selon la nature et l’échelle de tout projet.

Les plans doivent être dynamiques et liés au travail réel effectué

La planification et l’exécution stratégiques nécessitent une visibilité en temps réel. Selon l’enquête de la HBR, seuls 32 % des dirigeants disposent d’un système offrant un affichage dynamique de la progression de l’entreprise par rapport aux principaux plans et échéances. L’un des problèmes est que les anciens outils existent souvent en silos, pouvant entraîner une duplication du travail ou des opportunités manquées. 

Une plateforme de gestion de projets et de portefeuilles PPM évolutive supprime les cloisonnements, en vue de créer une source unique et fiable qui soit dynamique et qui facilite la prise de décision. Un tableau de bord visible permet aux équipes de progresser ensemble vers des stratégies clairement définies et des résultats commerciaux souhaités, en reliant les objectifs aux plans d’exécution. 

La plateforme centralisée permet également aux équipes de s’aligner par une communication, une collaboration et un partage des données transparents. Cela est essentiel lorsque les stratégies doivent être modifiées ou évoluent en raison de perturbations du marché ou de nouvelles priorités. Dans une enquête réalisée par Clear Company, 97 % des employés et des cadres estiment que le manque d’harmonisation au sein d’une équipe a une incidence sur le résultat d’une tâche ou d’un projet. De plus, 86 % des employés et des cadres citent le manque de collaboration ou une communication inefficace comme cause d’échec sur le lieu de travail. 

Le mouvement vers l’adoption de méthodes PPM évolutives a le pouvoir de transformer les organisations. Les outils évolutifs permettent de stimuler la productivité, d’améliorer la planification et l’exécution stratégiques, mais également de continuer à travailler à partir du même cahier des charges. Avec une visibilité en temps réel, les organisations seront prêtes pour l’avenir.

Souhaitez-vous en savoir plus sur la gestion adaptative de projets et de portefeuilles ? Téléchargez le Guide du marché pour la gestion adaptative de projets et du reporting de Gartner.