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3 conseils de collaboration d’équipe qui vous apportent un avantage concurrentiel
Peut-être utilisez-vous Smartsheet depuis un certain temps à titre personnel, ou même pour collaborer avec votre équipe. Si vous avez commencé à travailler avec votre équipe ou d’autres parties prenantes dans Smartsheet, vous avez sans doute constaté des améliorations concrètes de vos méthodes de travail et des résultats obtenus. Et si vous pouviez faire passer votre collaboration au niveau supérieur et donner à votre équipe ce dont elle a besoin pour gagner en performance ?
Dans cet article, je vais vous donner trois conseils de collaboration d’équipe basés sur des capacités clés de Smartsheet et qui vous apporteront un avantage concurrentiel.
1. Toutes les informations dont votre équipe a besoin en un seul endroit
L’un des principaux obstacles à la collaboration consiste à garantir que tout le monde dispose des informations dont il a besoin pour apporter sa contribution à un projet ou un processus. D’après une étude, les travailleurs et travailleuses passent 36 % de leur journée à chercher et compiler des informations, sans trouver ce qu’ils veulent la plupart du temps.
Smartsheet peut servir de source de référence unique pour votre équipe, qui y trouvera toutes les informations dont elle a besoin pour travailler efficacement. Mais il ne suffit pas de mettre à jour les cellules d’une feuille partagée pour être sur la même longueur d’onde. Grâce aux pièces jointes, aux commentaires et @mentions, ainsi qu’aux formulaires, vous pouvez regrouper les informations, les documents utiles et les conversations liés à votre travail en un seul endroit facilement accessible.
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Les commentaires et les @mentions permettent de garder le fil des conversations
Les commentaires assurent la transparence du travail effectué, car ils permettent d’enregistrer dans une feuille les questions et discussions qui se seraient autrefois perdues dans les e-mails ou le chat. Transférez les conversations de votre équipe depuis vos applications de discussion vers Smartsheet en utilisant les commentaires pour consigner les échanges sur les tâches pertinentes. Vous pouvez ensuite effectuer le suivi des conversations et des notes afin que chaque membre de l’équipe puisse accéder aux informations dont il ou elle a besoin.
Vous pouvez même mettre en avant des commentaires spécifiques en y ajoutant des @mentions, ce qui envoie immédiatement une notification à une personne spécifique.
Accédez aux pièces jointes à tout moment
Smartsheet comporte également une colonne dans laquelle vous pouvez joindre des documents et des images depuis Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote ou Egnyte, ou directement depuis votre ordinateur. Vous pouvez également ajouter des URL pour renvoyer facilement à des pages Web.
Le fait de joindre des documents et des images utiles permet de trouver facilement les fichiers dont vous avez besoin pour travailler sur un projet spécifique, sans avoir à vous rappeler où ils sont enregistrés ou à les rechercher sur votre ordinateur ou dans d’autres applications. Le travail reste ainsi organisé, puisque les documents et les images sont joints à la ligne de tâche désignée.
Toute personne disposant de droits de propriétaire, d’administrateur ou d’éditeur sur une feuille peut y travailler directement, et utiliser et accéder aux commentaires ainsi qu’aux pièces jointes.
Recueillez facilement les données d’autres personnes grâce aux formulaires
Les formulaires Smartsheet permettent à d’autres personnes d’ajouter des lignes à une feuille. Les formulaires permettent à votre équipe ou vous-même de spécifier exactement les informations dont vous avez besoin les uns des autres ou d’autres parties prenantes, que ce soit pour répondre à des demandes, enregistrer des tâches ou recueillir des commentaires. La création d’un formulaire pour enregistrer des informations directement dans votre feuille est très simple. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus, ou participez à notre webinaire à venir pour découvrir la procédure.
En ajoutant un formulaire à une feuille, votre équipe peut obtenir rapidement toutes les informations dont elle a besoin, sans avoir à multiplier les échanges d’e-mails ou utiliser une application de discussion pour combler les lacunes. Cette méthode permet de réduire le nombre d’e-mails impliqués dans le processus de collecte et de saisie des informations dans une feuille, ainsi que le temps consacré à ces tâches.
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2. Dotez les bonnes personnes du bon accès grâce aux autorisations sur les feuilles
La plupart des personnes collaborent dans Smartsheet en partageant une feuille directement avec les membres de leur équipe ou d’autres parties prenantes concernées. En d’autres termes, ils invitent d’autres utilisateurs à apporter d’éventuelles modifications à une feuille à l’aide du bouton Partager.
Vous pouvez partager une feuille avec toute personne disposant d’une adresse e-mail, même si elle n’a jamais utilisé Smartsheet auparavant ou ne dispose pas d’une licence Smartsheet. Les utilisateurs sans licence peuvent travailler dans des feuilles, mais ne peuvent pas en détenir ni en créer.
Cependant, les individus et les équipes au sein d’une même organisation peuvent utiliser Smartsheet de différentes manières. Tous les utilisateurs ne doivent pas disposer du même accès à une feuille pour pouvoir y ajouter des informations ou mettre à jour les données qu’elle contient. C’est pourquoi il convient de s’assurer que chaque personne (collaborateurs et collaboratrices internes et externes) est dotée du niveau d’accès approprié à travers des autorisations basées sur l’utilisateur : Propriétaire, Administrateur, Éditeur et Spectateur. Grâce à Smartsheet, vous pouvez également verrouiller des lignes et des colonnes spécifiques afin d’empêcher d’autres utilisateurs de modifier les données qu’elles contiennent.
Participez à notre webinaire à venir pour en savoir plus sur les autorisations sur les feuilles, ainsi que les lignes et colonnes verrouillées.
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3. Utilisez l’automatisation pour faire avancer vos projets
Imaginez que grâce à un flux de travail automatisé mis en place en cinq minutes, vous n’ayez plus besoin de consacrer des heures à faire le point avec votre équipe, lui rappeler les échéances ou vous assurer que chacun et chacune de vos collaborateurs et collaboratrices sait ce que vous attendez d’eux. Grâce aux alertes, rappels et demandes d’actualisation, vous pouvez collaborer et faire avancer votre projet même si vous êtes en pause café.
Ne perdez plus de temps à suivre les actualisations hebdomadaires des statuts
Dans le cadre de la collaboration avec votre équipe, configurez des demandes d’actualisation automatisées afin de demander automatiquement les dernières informations disponibles sur une tâche en cours. Par exemple, vous pouvez créer une demande d’actualisation automatisée qui se déclenche sur la base d’une colonne de date et qui demande à la personne concernée d’actualiser la colonne de statut.
Vous pouvez également configurer une demande d’actualisation automatisée lorsque le statut passe sur « En cours » et qui demande à la personne concernée d’actualiser la durée estimée de la tâche.
Prévenez les membres de votre équipe lorsqu’une tâche leur est attribuée
Vous pouvez également configurer des automatisations pour prévenir un membre spécifique de votre équipe lorsqu’une nouvelle tâche lui est attribuée. De fait, vous pouvez configurer une notification à envoyer à un utilisateur spécifique ou en fonction du contact indiqué dans un type de colonne Liste des contacts.
Par exemple, lors de la configuration d’une alerte, vous pouvez sélectionner la colonne « Assigned to » afin qu’un contact soit prévenu lorsqu’il se voit attribuer une tâche.
Ne manquez jamais une échéance
Vous craignez que votre équipe ne respecte pas les délais fixés ? Vous faites le point avec elle à l’approche des dates de livrable afin de vous assurer que tout se passe comme prévu ? Vous pouvez désormais automatiser ces rappels en configurant une automatisation basée sur un type de colonne Date dans votre feuille.
Envoyez à votre équipe ou à vous-même un rappel automatique à l’approche de dates clés ou à l’échéance d’une tâche. Vous pouvez également configurer un rappel automatique après une date donnée pour faire le point sur les livrables en retard ou pour rappeler aux membres de l’équipe les exigences en matière de rapports.
Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces fonctionnalités Smartsheet ainsi que d’autres capacités permettant à votre équipe de collaborer plus efficacement, regardez notre webinaire sur les meilleures pratiques de collaboration, qui fait partie de notre série sur le travail intelligent :
