Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projet (GPP) ?
La gestion de portefeuilles de projet (GPP) correspond à une stratégie de gestion qui évalue les projets potentiels et utilise cette évaluation pour hiérarchiser et mettre en œuvre des projets. Ensemble, les chefs de projet et les parties prenantes analysent les projets potentiels en fonction des conclusions axées sur les données. Celles-ci orientent les décideurs vers les projets les plus appropriés et les plus gratifiants. Les facteurs qualitatifs et quantitatifs sont pris en compte dans l’évaluation des projets potentiels.
L’objectif de la GPP est d’accroître l’efficacité en adoptant un processus axé sur les données pour sélectionner uniquement les projets les plus efficaces et les plus rentables. La GPP vise à évaluer avec succès la faisabilité d’un projet, ainsi que ses risques sous-jacents. Les projets sont donc organisés de manière stratégique, ce qui optimise l’efficacité de l’entreprise.
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Phases de la gestion de portefeuille de projet
Même si la GPP est un processus vivant et continu, il existe une série de phases à suivre pour évaluer avec précision chaque projet ou programme. Ces propositions évaluées par la GPP sont connues sous le nom de composantes, qui peuvent aller d’une analyse de rentabilisation à un projet plus vaste.
Le Project Management Institute (Institut de gestion de projet - PMI) identifie 10 phases essentielles dans la gestion de portefeuille de projet, et ces phases peuvent être divisées en trois catégories, appelées groupes. Ces groupes et leurs phases de coordination comprennent :
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Le Groupe d’alignement des processus (phases 1-7) : Ce groupe de phases s’articule autour du travail de préparation préalable à l’approbation ou au déploiement d’un projet. Les phases sont les suivantes :
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Identification : Répertoriez toutes les composantes gérées avec la GPP, en cours et nouvelles.
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Catégorisation : Regroupez les composantes dans leurs groupes d’activités appropriés.
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Évaluation : Recueillez des données pour chaque composante afin de définir la valeur. L’évaluation est axée sur les données, mais peut découler de variables tant qualitatives que quantitatives.
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Sélection : Sélectionnez les composantes les plus utiles de la phase précédente et créez une liste.
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Hiérarchisation : Classez chaque composante en fonction de catégories stratégiques (p. ex. exemple, innovation, risque et retour, économies de coûts, etc.)
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Équilibre des portefeuilles : Commandez des composantes utiles pour créer un business plan cohérent et judicieux.
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Autorisation : Communiquez les décisions et obtenez l’approbation concernant les délais, le budget et la chronologie. Attribuez toutes les ressources nécessaires au projet.
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Le groupe de suivi (phases 8-9) : Ces phases impliquent la création de rapports et l’examen du projet. Au cours de ces phases, les équipes de GPP examinent les processus et les modifient au besoin.
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Examen et rapports périodiques du portefeuille : Recueillez et analysez les indicateurs clés de performance (ICP). Passez en revue les ICP sur une base périodique et prédéterminée afin d’améliorer constamment les processus. Il s’agit d’un examen de l’ensemble du processus de GPP, et non des différentes composantes.
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Changements stratégiques : Analysez et affinez vos processus stratégiques au besoin, en fonction de votre examen.
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Les processus des composantes (phase 10) : Cette phase analyse les performances des composantes.
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Exécution des composantes et rapports : Une fois le processus des composantes achevé, examinez les performances de chacune. Le succès relatif de chaque composante fournira un retour sur la force des processus de GPP globaux.
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Avantages de la gestion de portefeuille de projet
La GPP permet de créer un système fiable où les entreprises peuvent gérer de manière cohérente leurs processus et leurs programmes. Lorsqu’elle est appliquée correctement, la GPP peut offrir d’énormes avantages à une entreprise, notamment :
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Réduction des risques : Vous êtes en mesure d’atténuer les risques avant qu’un projet ne soit même lancé, car la GPP prend en compte toutes les composantes.
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Alignements budgétaires : La GPP s’appuie sur la planification des coûts et sur la détermination des dépenses réalistes pour tous les projets potentiels, ce qui signifie que votre entreprise est bien informée du coût du projet dès le départ.
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Optimisation de la gestion des ressources : Toutes les ressources nécessaires à un projet potentiel sont identifiées, ce qui vous aide à évaluer si votre entreprise peut ou non se charger de ce projet.
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Incitation à la prise de décisions collaboratives : La GPP encourage une culture collaborative entre les experts en GPP, les chefs de projet et les responsables du programme. Grâce aux tactiques de prise de décision axées sur les données de GPP, tous les membres de l’équipe peuvent collaborer sans s’appuyer sur les préférences ou opinions personnelles.
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Valorisation du projet pour les parties prenantes : Les parties prenantes et les cadres dirigeants gagnent en visibilité sur la hiérarchisation de certains projets par rapport à d’autres.
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Taux de réussite de projet croissant : La GPP permet de classer et hiérarchiser des projets afin de maximiser la réussite de chaque projet, ainsi que l’ensemble de l’organisation. Ce système fiable laisse très peu de place aux risques, aux retards ou à la non-réalisation des projets.
Comment choisir un outil de gestion de portefeuille de projet
Un outil de gestion de projet fonctionnel et efficace doit s’adapter aux besoins de votre entreprise et permettre de simplifier les processus et éliminer les coûts, le temps et les ressources perdus. Bien qu’il existe différentes composantes à prendre en compte, voici quelques questions clés qui vous aideront à déterminer comment une GPP s’adapterait à votre organisation :
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Comment prévoyez-vous d’utiliser l’outil ?
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Quelles caractéristiques et fonctionnalités sont importantes pour vous ?
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La compatibilité avec d’autres programmes est-elle une exigence clé ?
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Votre organisation utilise-t-elle une certaine méthodologie de gestion de projet, comme Scrum ou Agile ?
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Si tel est le cas, l’outil fonctionnera-t-il dans cet environnement ?
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Les flux de travail constituent-ils une considération importante ?
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Si les équipes sont réparties dans plusieurs endroits, l’outil offre-t-il des fonctionnalités de collaboration appropriées ?
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L’outil fournit-il différents niveaux d’accès et d’informations pour les responsables et les ressources du projet ?
Après avoir évalué ces questions et étudié l’adéquation et le coût de l’organisation, déterminez comment un outil doit (et pourrait) répondre à vos besoins, en particulier dans la durée.