Pourquoi 3 grandes entreprises de construction optent pour la transformation numérique

Dans le secteur de la construction, les propriétaires, les architectes et les entrepreneurs doivent unir leurs efforts pour construire de nouvelles structures et rénover les bâtiments existants. De nombreuses entreprises utilisent encore des systèmes papier pour gérer les contrats, les permis, les plans et autres documents requis, ou des outils logiciels déconnectés pour suivre chaque phase du cycle de vie des projets de construction. Cependant, certaines entreprises innovantes s’affranchissent du papier et adoptent pleinement la transformation numérique.

À l’occasion de la conférence ENGAGE 2018, trois leaders du secteur de la construction ont expliqué de quelle façon ils utilisent la plateforme d’exécution du travail Smartsheet pour améliorer les opérations sur le terrain, l’efficacité organisationnelle et le contrôle de la qualité.

Ces représentants de Kiewit, Top Shelf Real Estate Advisors et Chipman Design Architecture ont partagé leur expérience avec Smartsheet pour optimiser la présentation et la communication d’informations importantes, telles que l’état budgétaire et les délais, à leurs parties prenantes et leur clientèle en temps réel.

Gains de temps et de transparence pour Top Shelf Real Estate Advisors

En tant que petite entreprise, Top Shelf Real Estate Advisors utilise Smartsheet Control Center à grande échelle. Des notes de réunion aux journaux liés aux demandes de changement, elle maintient un registre des approbations, des estimations et d’autres éléments à partager avec les propriétaires.

Le déploiement des tableaux de bord Smartsheet pour assurer le suivi de ses projets a permis à Top Shelf Real Estate Advisors d’assurer une meilleure transparence en temps réel auprès de ses parties prenantes et de sa clientèle, ce qui représente l’une des valeurs fondamentales de l’entreprise.

« Nous avons réduit le nombre d’appels de suivi hebdomadaires de 50 %en basant notre communication [sur notre tableau de bord] et en garantissant que tout le monde détient les informations nécessaires. »

Darrin Phillips

Fondateur et PDG

Top Shelf Real Estate Advisors, LLC

Smartsheet a également permis à l’entreprise d’établir des budgets plus précis, de réduire la quantité de données à saisir et de diminuer de 50 % les retards de livraison et dus à des dommages matériels en supprimant les versions inutiles de documents importants.

Kiewit paie ses fournisseurs plus rapidement grâce aux formulaires

Exerçant ses activités depuis 130 ans dans de nombreux segments de marché, tels que l’énergie, le transport, l’exploitation minière et le bâtiment, l’entreprise de construction Kiewit possède l’une des plus grandes flottes privées d’Amérique du Nord.

La priorité absolue de Kiewit consiste à assurer la sécurité de son personnel. Avant d’adopter Smartsheet, elle utilisait un système de classeurs pour référencer les manuels de sécurité et les meilleures pratiques. Et, malgré la quantité d’informations importantes disponibles, ils étaient difficilement accessibles aux équipes sur le terrain.

Grâce à Smartsheet, Kiewit a créé une feuille rassemblant tous ses manuels de sécurité, afin que le personnel puisse accéder aux dernières versions de chaque document depuis leurs smartphones. Cette démarche réduit la nécessité de se déplacer au bureau, stimule la concentration sur chaque tâche et, surtout, favorise des pratiques de travail sûres sur tous les chantiers.

Avant Smartsheet, l’équipe de Kiewit utilisait des feuilles de calcul et un système de tickets papier tout sauf efficaces. Les chauffeurs sur le terrain devaient apporter au bureau leurs tickets, qui se perdaient souvent entre le chantier et le siège. Certains employés stockaient même des dizaines de ces tickets dans leur bureau, provoquant des retards de paiement.

L’utilisation des versions de bureau et mobile de Smartsheet permet à l’équipe responsable des comptes fournisseurs de recevoir des actualisations immédiates depuis le terrain, du suivi des quantités aux charges dues.

« Nous nous sommes lancés et avons créé un formulaire [Smartsheet]. Aujourd’hui, lorsqu’un camion se présente, les employés n’ont qu’à renseigner les informations demandées sur le formulaire, prendre une photo, et le tour est joué. »

Paul Andrews

Responsable

Pôle Ponts et installations marines de Kiewit

L’équipe responsable des comptes fournisseurs se base ensuite sur les formulaires envoyés pour mettre à jour sa feuille principale, permettant aux fournisseurs d’être payés plus rapidement pour leurs services.

Chipman Design Architecture adapte ses processus, à la grande satisfaction de sa clientèle

Le rôle d’un architecte est de produire un ensemble rigoureusement coordonné et détaillé de documents tels que des permis de construire, afin d’éviter que ne surviennent sur le terrain des problèmes susceptibles d’entraîner une perte de revenus.

Avant d’adopter Smartsheet, Chipman Design Architecture n’avait pas mis en place de planning à l’échelle de l’entreprise et ne disposait d’aucun moyen de suivre les améliorations apportées aux processus, hormis les pertes et profits financiers liés. Entre ses deux participations aux éditions 2017 et 2018 de la conférence ENGAGE, elle a entrepris de tirer parti des capacités d’adaptation de la plateforme Smartsheet et d’améliorer la visibilité de plusieurs comptes et équipes. Du point de vue des projets, elle peut mettre en évidence les échéances fixées par le client, ainsi que le format et la fréquence de ces dates.

Du point de vue organisationnel, elle communique des métriques clés sur des tableaux de bord Smartsheet à l’aide de Microsoft Power BI, les adaptant à chaque type de parties prenantes. Chaque membre de l’entreprise utilise la plateforme Smartsheet d’une manière ou d’une autre.

« Smartsheet permet de partager des informations, ainsi que les réalisations ou les défis d’une personne ou d’une équipe avec l’ensemble de l’entreprise, le tout dans un langage commun à tous et toutes. »

Kyle Chipman

Responsable des processus

Chipman Design Architecture

Pour en savoir plus sur la façon dont ces chefs de file de la construction innovent grâce à Smartsheet, par le biais notamment d’une table ronde et de questions-réponses, regardez la vidéo de la session ci-dessous :