Améliorez les performances de vos équipes et rationalisez l’exécution des projets grâce aux nouvelles fonctions de suivi de la charge de travail dans Smartsheet

Dans l’univers effréné de la gestion de projets, l’une des clés du succès réside dans l’affectation des bonnes tâches aux bonnes personnes et au bon moment. Pour autant, les gestionnaires ont bien souvent l’impression de naviguer dans un labyrinthe d’e-mails, de réunions et de feuilles de calcul obsolètes. Le problème est récurrent : comment déterminer qui est disponible pour prendre en charge de nouvelles tâches, et qui est déjà submergé de travail ? C’est là que Smartsheet intervient, en proposant deux nouvelles fonctionnalités de suivi de la charge de travail qui vont simplifier de manière drastique la vie de TOUS les gestionnaires.

Imaginez Adam, un gestionnaire jonglant avec plusieurs projets. Auparavant, il était difficile de savoir qui pouvait assumer une nouvelle tâche. Adam devait envoyer des e-mails ou des messages sur Slack, organiser des réunions et éplucher des feuilles de calcul pour essayer de se faire une idée claire de la charge de travail de chacun. En plus d’être chronophage, l’exercice pouvait se révéler être un vrai casse-tête.

Penchons-nous sur la première de ces innovations : la carte des priorités de la charge de travail.

La fonction carte des priorités de la charge de travail fournit un aperçu visuel de la disponibilité de l’équipe. Les gestionnaires comme Adam n’ont ainsi plus à faire de suppositions : ils voient en un coup d’œil qui est libre et qui est débordé de travail, ce qui rationalise le processus de prise de décision. Il est important de noter que la barre d’affectation prend en compte tous les projets en cours. Vous avez ainsi une vision globale du travail et de la disponibilité des membres de l’équipe. Par exemple, un coup d’œil rapide révèle que Hazel a trop de choses à faire, un fait mis en évidence par la couleur rouge sur sa barre d’affectation. Cet outil visuel facilite l’attribution stratégique des tâches en fonction des données, garantissant ainsi le bon déroulement des projets et une répartition uniforme de la charge de travail entre les membres de l’équipe.

Vous disposez ensuite de la fonction planning de la charge de travail, qui apporte plus de détails à la carte des priorités, par exemple quels sont les autres projets sur lesquels l’équipe travaille. C’est là qu’Adam peut voir exactement pourquoi quelqu’un est sur-alloué et prendre des décisions réfléchies à la volée. Par exemple, il remarque que Hazel est sollicitée sur deux projets. En quelques clics, Adam réaffecte une tâche à Olivia (voir capture d’écran ci-dessous), qui est disponible. Il peut ainsi équilibrer la charge de travail et assurer le bon déroulement du projet sans perdre de temps.

« Les nouvelles fonctionnalités de suivi de la charge de travail de Smartsheet améliorent considérablement notre processus de gestion de projet. C’est la première fois que j’ai une visibilité sur les personnes disponibles pour accomplir de nouvelles tâches et que je vois les autres projets sur lesquels elles travaillent. Les fonctionnalités Carte des priorités et Planning de la charge de travail permettent d’évaluer rapidement la disponibilité des membres de l’équipe, ce qui me permet d’ajuster les tâches à la volée et d’améliorer considérablement notre efficacité. Ces outils se sont avérés inestimables pour rationaliser la gestion de la charge de travail et améliorer l’exécution des projets. » – Responsable de la planification, membre du programme d’adoption anticipée (PAA)

Grâce à ces innovations, Adam peut dire adieu aux e-mails inutiles et aux allers-retours incessants qui lui prenaient autrefois un temps précieux. ​ ​Désormais, il prend des mesures actives pour éviter toute sur-allocation des ressources et atténuer le risque que les membres de son équipe prennent du retard, un défi essentiel de la gestion de projet. Cette supervision stratégique permet non seulement de rationaliser l’exécution des projets, mais aussi de stimuler les performances de l’équipe, contribuant ainsi à la réussite des projets.

Ces fonctionnalités sont actuellement en ligne et disponibles pour les utilisateurs sous licence disposant d’un forfait Affaire ou Entreprise Smartsheet. Consultez l’article d’aide pour savoir comment activer le suivi de la charge de travail. Si vous n’utilisez pas Smartsheet actuellement, vous pouvez l’essayer gratuitement.