Quelle est la définition de la gestion de contenu ?
Commençons par les bases : qu’est-ce que le contenu exactement ? La réponse à cette question n’est pas aussi simple qu’elle n’y paraît : en fait, dans son livre, The Content Management Bible, l’expert Bob Boiko consacre plusieurs chapitres à ce sujet. En bref, le contenu correspond à des données créées par un rédacteur humain dans le but d’être publiées et consommées par d’autres. Par exemple, un article comme celui-ci est du contenu, mais un flux de données brutes telles qu’une liste d’achats effectués via un site de commerce électronique n’en est pas. Le contenu n’est pas seulement limité à l’écriture : les vidéos, les images et les fichiers audio comme les podcasts sont tous des types courants de contenu, tout comme les publications sur les réseaux sociaux. Imaginez la quantité de contenu généré par l’entreprise typique.
La gestion de contenu est l’ensemble des processus qui organisent le contenu tout au long du cycle de vie de la création, de la publication et de l’archivage. Elle existe sous différentes formes depuis des millénaires, à commencer par les bibliothèques anciennes comme la bibliothèque d’Alexandrie, où les bibliothécaires organisaient et stockaient des rouleaux de papyrus pour les universitaires. En plus des bibliothèques conçues pour l’usage public, les entreprises conservaient souvent leur propre contenu, comme les « dossiers d’archives », qui étaient composés de vieux articles de journaux sur lesquels les journalistes pouvaient s’appuyer lorsqu’ils écrivaient des récits.
Les éléments clés de la gestion de contenu : heureusement, la gestion de contenu a été démocratisée pour inclure de nombreux systèmes à bas prix/open source dotés de capacités étonnamment puissantes. Que vous utilisiez un système tout-en-un ou une combinaison de différents outils et processus, la gestion de contenu comprend sept éléments typiques :
- Organisation : la création de catégories et de taxonomies pour votre contenu. Par exemple, vous pouvez organiser par sujet (par exemple, du contenu sur les tendances numériques) ou par type (par exemple, des vidéos), ou les deux.
- Classification : une fois que vous avez créé ces catégories et taxonomies, décidez où un élément individuel de contenu doit aller.
- Stockage : le contenu doit ensuite être stocké dans un format et un lieu spécifiques en fonction de son utilisation prévue. Un serveur d’entreprise peut fonctionner pour des images conçues pour l’usage d’une équipe interne, mais vous devrez peut-être stocker une présentation destinée à une équipe de vente nationale dans un système en ligne spécial, protégé par mot de passe.
- Flux de travail : le processus de création de contenu doit respecter toutes les règles de gouvernance établies par l’organisation. Par exemple, une entreprise peut demander à un spécialiste du marketing d’écrire un article de blog, de l’envoyer à un designer pour qu’il crée des images, puis demander à un responsable de le réviser avant qu’il ne soit publié sur le site Web de l’entreprise.
- Gestion des versions : tout au long du processus de flux de travail, le contenu est souvent modifié et il peut donc y avoir plusieurs versions à conserver et à organiser au cas où vous auriez besoin de revenir à un brouillon précédent ou de l’utiliser à une fin donnée, comme des versions d’une présentation conçues pour différents types de clients.
- Publication : au cours de cette étape, le contenu est livré aux utilisateurs par le biais des canaux souhaités, qui comprennent souvent des débouchés comme un site Web ou un blog, un intranet, un e-mail ou une plateforme tierce (par exemple, YouTube, des outils de réseaux sociaux tels qu’Instagram, Facebook ou Twitter). Et, bien sûr, les canaux non numériques comme les bulletins d’information imprimés existent toujours.
- Archivage : processus consistant à déplacer des contenus anciens qui ne sont plus utilisés vers des archives pour un stockage à long terme, ou bien supprimés.
Pour réussir dans la gestion de contenu, vous devez développer une stratégie de gestion de contenu : un ensemble de principes directeurs et d’objectifs pour ce que vous souhaitez accomplir avec la gestion de contenu. Dans la section suivante, nous aborderons les étapes de base à suivre lors de la création d’une stratégie de gestion de contenu.
Cinq étapes pour créer une stratégie de gestion de contenu
Afin de créer une stratégie de gestion de contenu, vous devez vous concentrer sur vos besoins et vos ressources. Il y a cinq domaines clés à explorer :
- Se connaître : commencez par déterminer les motivations de votre organisation pour la gestion de contenu et ce que vous espérez gagner. Vous cherchez peut-être des moyens d’accélérer le processus de publication ; peut-être que vous avez eu des problèmes avec le contrôle de la qualité et que vous souhaitez mettre plus de révisions dans le processus d’édition. Ou peut-être que vous avez beaucoup de contenu existant que vous pourriez mieux utiliser s’il était plus organisé. Toutes ces cibles sont légitimes !
- Définir la portée : la création d’une solution de gestion de contenu peut être une initiative majeure qui exige beaucoup de temps et d’argent, alors assurez-vous d’établir une portée raisonnable en fonction des priorités les plus importantes. Par exemple, si votre problème principal est le contrôle de la qualité, vous devez peut-être vous concentrer sur le flux de travail ; si vous êtes plus préoccupé(e) par la réutilisation du contenu existant, un meilleur système d’archivage peut être la priorité. Vous devez peut-être également envisager de créer une solution de bout en bout pour des types spécifiques de contenu, pour commencer. Par exemple, envisagez de vous concentrer sur les articles de blog par rapport à d’autres types de contenu générés par votre organisation.
- Recruter l’équipe : pour que la gestion de contenu réussisse, vous devez impliquer les parties prenantes clés dès le début. Tout d’abord, elles peuvent vous aider à réfléchir à d’éventuels pièges ou défis et vous assurer que votre solution finale les éliminera. Deuxièmement, ce sont probablement elles qui utiliseront le système de gestion de contenu ou les outils que vous développez et seront beaucoup plus susceptibles de l’adopter ou de les adopter si elles estiment avoir été en mesure de contribuer.
- Regarder l’avenir : il est facile de tomber dans le piège de résoudre les problèmes d’aujourd’hui sans également se préparer pour l’avenir. Assurez-vous donc que votre stratégie de gestion de contenu fonctionnera sur le long terme. Les volumes de contenu que vous produisez augmenteront-ils au fil du temps au fur et à mesure que votre entreprise se développe ? Allez-vous ajouter de nouveaux membres à l’équipe ? Vous devrez peut-être également prendre en charge de nouveaux canaux ; par exemple, si vous changez votre outil de communication principal en passant de l’utilisation d’un site Web à l’utilisation d’une application mobile.
- Passer à l’action : grâce à une compréhension claire de vos besoins, de la portée, de vos ressources et de votre croissance future, vous pouvez créer une feuille de route pour votre solution prévue et commencer à la mettre en place. Pour de nombreuses personnes, la sélection et la mise en œuvre d’un système de gestion de contenu joueront un rôle important dans ce processus.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de contenu ?
Un système de gestion de contenu (souvent abrégé en SGC) est un outil logiciel qui permet aux utilisateurs d’effectuer des fonctions clés de gestion de contenu, telles que la création et la modification de contenu. Il existe des outils qui prennent en charge le processus complet de gestion de contenu de bout en bout, en se concentrant généralement sur la publication de contenu numérique à l’aide de l’outil.
Notez qu’un système de gestion de contenu est différent d’un cadre de gestion de contenu, bien qu’il puisse vous permettre de faire beaucoup des mêmes choses. Alors qu’un système de gestion de contenu est généralement une solution prête à l’emploi avec les fonctionnalités clés dont la plupart des utilisateurs auront besoin, un cadre est plutôt une technologie sous-jacente qui garantit que différents éléments de votre contenu sont compatibles les uns avec les autres et peuvent être programmés pour automatiser divers processus. Bien qu’un cadre puisse finalement être configuré pour faire beaucoup de choses qu’un système de gestion de contenu fait, il nécessite une bonne quantité de codage et est mieux adapté aux entreprises qui ont accès à des ressources de codage, et à celles qui ont des besoins spécialisés qui ne sont pas bien adaptés aux solutions prêtes à l’emploi.
Étant donné que les systèmes de gestion de contenu sont un choix plus standard, nous nous concentrerons sur une meilleure compréhension de ceux-ci. Il existe différents types de solutions de gestion de contenu, que nous organisons selon le type de contenu qu’elles gèrent :
Contenu en ligne : de nombreux systèmes de gestion de contenu sont conçus pour faciliter le processus de création de contenu à publier sur un site Web. Les types spécifiques de systèmes de gestion de contenu en ligne comprennent les éléments suivants :
- Gestion de contenu Web : utilisez ces systèmes pour créer, gérer et publier des pages pour un site Web, le tout sans nécessiter que les auteurs et les éditeurs codent en HTML.
- Gestion des actifs numériques : permet aux utilisateurs d’organiser et de stocker des actifs numériques tels que des photos, des vidéos ou des fichiers audio. Vous pouvez l’utiliser en combinaison avec un système de gestion de contenu Web ou un autre système de gestion de contenu.
- Gestion de contenu par composant : aussi appelés gestion de contenu XML, ces systèmes permettent essentiellement un stockage centralisé d’actifs individuels qui peuvent être utilisés pour créer une page Web, de sorte que le même composant puisse être affiché à plusieurs endroits sans être copié. Par exemple, vous pouvez placer un logo d’entreprise sur différentes pages, mais le stocker au même endroit.
Formats de contenu émergents : les systèmes de gestion de contenu spécialisés commencent à aider les entreprises avec les nouveaux types de contenu populaires suivants :
- Gestion de contenu mobile : ces systèmes permettent aux utilisateurs d’entreprise d’accéder en toute sécurité aux fichiers de contenu depuis des appareils tels que des téléphones et des tablettes, et se concentrent généralement sur les capacités de stockage plutôt que sur la publication.
- Gestion de contenu vidéo : la vidéo pose des défis particuliers en raison de la grande taille des fichiers, qui peut causer des problèmes avec certains systèmes de gestion de contenu et ralentir les performances. Un système de gestion de contenu vidéo est optimisé pour le stockage, l’organisation et la livraison de ces énormes fichiers, et peut inclure des fonctionnalités pratiques comme la possibilité d’afficher un logiciel de storyboard ou de lecteur créé automatiquement qui fonctionne avec différents types d’appareils.
- Gestion des réseaux sociaux : ces outils constituent un moyen pratique de rendre la création de contenu sur les réseaux sociaux plus efficace et organisée. Bien que les plateformes de réseaux sociaux comprennent évidemment leurs propres capacités de création et de diffusion, un système de gestion des réseaux sociaux peut ajouter des fonctionnalités telles que le flux de travail et la prise en charge pour plusieurs auteurs, la planification et la réutilisation du contenu, etc.
Source : Hootsuite
Contenu hérité : bien que le contenu numérique ait pu exploser, cela ne signifie pas que les types de fichiers et de documents plus anciens ont disparu. De nombreuses entreprises doivent également soutenir les éléments suivants :
- Gestion de contenu d’entreprise : les grandes entreprises, en particulier, peuvent bénéficier de systèmes de gestion de contenu d’entreprise qui contiennent tout, des documents aux présentations, en passant par les e-mails. Les priorités clés peuvent inclure des problèmes tels que le maintien de la sécurité et l’archivage automatique des fichiers afin de s’assurer qu’ils ne sont pas perdus si l’ordinateur portable d’un employé tombe en panne.
- Gestion des dossiers ou des documents : même les bons vieux fichiers papier restent une priorité pour de nombreuses entreprises. Plutôt que des outils logiciels, la bonne solution ici peut être une relation avec un fournisseur qui peut stocker des fichiers historiques et les livrer à la demande, ou aider à les analyser et à créer des archives numériques.
Il existe également des outils spécialisés comme les systèmes de gestion des actifs numériques qui se concentrent sur une partie du processus. La gestion du contenu de marque ne se résume pas à stocker des actifs. Il s’agit vraiment de créer de l’efficacité dans la création et la sécurisation de l’accès aux actifs numériques, tout en optimisant leur utilisation au sein d’une organisation. Un système de gestion des actifs numériques (GAN) est conçu pour cela. La collaboration entre les équipes internes et externes, au sein d’une source de référence unique, est essentielle à la réussite de la stratégie de gestion de contenu d’aujourd’hui.
Bien qu’il soit important de maintenir une source de référence unique au sein de l’organisation pour le contenu numérique, il est également tout aussi important que vous puissiez facilement connecter ce contenu aux nombreux endroits où le contenu vit en externe. Qu’il s’agisse de votre site Web, de vos campagnes publicitaires, de la communication avec vos partenaires ou de quoi que ce soit s’en rapprochant, la possibilité d’accorder des autorisations et de partager des liens de RDC est essentielle pour maintenir une expérience de marque cohérente en gérant efficacement le contenu à partir duquel elle est créée.
Selon Caitlin Pinkerton, spécialiste régional du marketing chez Commscope, « [la gestion des actifs numériques] est excellente pour la collaboration. C’est un excellent moyen de partager du contenu et des ressources avec nos partenaires et les membres de l’équipe au même endroit. Cela a rendu les choses très accessibles et organisées et contribue à rendre nos équipes plus autonomes, ce qui en retour nous fait gagner du temps et nous rend plus efficaces dans l’ensemble. »
Considérations relatives au système de gestion de contenu
Comme nous l’avons vu, il existe une multitude de systèmes de gestion de contenu à trier. Les conseils suivants devraient vous aider à comprendre ce dont vous avez besoin.
- Quel type de contenu essayez-vous de gérer ? Évidemment, si vous avez beaucoup de vidéos, vous voudrez peut-être enquêter sur les systèmes de gestion de contenu vidéo, alors qu’un système de gestion de contenu d’entreprise typique peut fonctionner pour quelqu’un qui dispose principalement de documents et de présentations.
- Quelle quantité de contenu avez-vous ? Plus vous avez de contenu, plus vous aurez besoin d’un système solide. Le défi de l’organisation et du stockage d’autant de contenu peut également être un casse-tête, ce qui rend indispensables des fonctionnalités d’archives solides.
- Combien de personnes sont impliquées ? Plusieurs parties prenantes peuvent rendre indispensables de solides capacités de flux de travail, et les choses peuvent être encore plus compliquées si leurs équipes sont dispersées à travers le monde. Un outil simple et adapté aux consommateurs comme Wordpress peut bien fonctionner pour un site Web géré par une petite équipe à un seul endroit, mais ce ne sera pas une bonne solution pour un site international complexe.
- Quelle est l’importance de la cohérence et de la responsabilité ? Si vous souhaitez vous assurer que plusieurs utilisateurs conservent le même rendu et la même expérience utilisateur, vous devrez trouver un outil doté de fonctionnalités complètes de modèle et de gouvernance. La création d’un journal des modifications (qui enregistre quels utilisateurs ont apporté quelles modifications) peut être utile pour certaines organisations.
- Dans quelle mesure vos ressources informatiques sont-elles disponibles ? Une entreprise qui a un codeur sur site qui connaît le HTML n’a peut-être pas besoin d’un système de gestion de contenu Web de bout en bout, mais cette approche ne fonctionnera tout simplement pas pour un groupe de spécialistes du marketing moins techniques qui doivent créer un site Web par eux-mêmes et veulent savoir que WYSIWYG (ce que vous voyez est ce que vous obtenez) fonctionne.
- Quel type de système de gouvernance recherche-t-on ? Considérez la gouvernance comme la fin de la déclaration « j’en prends la responsabilité ». Elle doit faire partie intégrante de votre approche de gestion de contenu. Vous souhaitez peut-être un système de gouvernance localisé, où la capacité d’approuver et de publier du contenu est aussi proche que possible des créateurs individuels, ou peut-être que vous cherchez la discipline d’un système de gouvernance centralisé, ce qui est idéal pour assurer la conformité de la marque et éviter le travail en double. De nombreux systèmes de gestion de contenu sont configurés pour permettre un système de gouvernance fédéré, qui tient un peu des deux : plusieurs responsables locaux peuvent approuver et publier du contenu, mais les politiques clés comme les normes et les guides de style sont définis de façon centralisée.
Comment fonctionnent les systèmes de gestion de contenu ?
Maintenant que vous comprenez les systèmes de gestion de contenu et les différents types disponibles, nous allons nous plonger plus en détail dans leur fonctionnement. Beaucoup de ces systèmes combinent les composantes de base de la gestion de contenu dans une plateforme logicielle unique, ce qui signifie qu’ils vous permettent de gérer et de stocker du contenu tout au long de son cycle de vie, de permettre à plusieurs contributeurs de jouer leurs différents rôles, de maintenir des normes éditoriales, de conception et de qualité grâce à des modèles et niveaux de révision définis, et de fournir une gestion du contrôle des versions. Voici ce que tout cela implique :
- Organiser : trouvez facilement du contenu en le classant à l’aide de méthodes telles qu’un système de dossiers et/ou de balises et métadonnées recherchables. La plupart des systèmes indexent et vous permettent également de récupérer du contenu en fonction de paramètres courants tels que la date de création ou de publication ou l’auteur.
- Créer : cela facilite la création de contenu, potentiellement dans le respect de normes et de directives de style prédéfinies. Par exemple, un système de gestion de contenu Web peut vous permettre de saisir directement un article de blog, mais avec un nombre maximal de caractères pour les titres et des polices requises.
- Gestion des parties prenantes : cela vous permet de définir différents rôles d’utilisateur. Par exemple, un administrateur peut réviser les modèles et les styles, un contributeur ne peut créer du contenu que dans des domaines spécifiques, et un éditeur peut voir le contenu de plusieurs contributeurs et approuver la publication.
- Modification : cela permet aux utilisateurs de réviser le contenu, potentiellement à l’aide de fonctionnalités telles que la gestion des versions et les journaux de modifications. En d’autres termes, vous pouvez voir qui a apporté quelles modifications et revenir aux versions antérieures si vous le souhaitez.
- Publication : cela met le contenu à la disposition des utilisateurs. Aujourd’hui, cela signifie souvent via une plateforme numérique telle qu’un site Web, une plateforme de réseau social ou un e-mail.
- Stockage à court terme : cela maintient le contenu disponible pour la modification et la réutilisation, par exemple en fournissant une base de données d’actifs d’images que vous pouvez exploiter pour différentes pages du site.
- Archivage : cela fournit un stockage à long terme pour le contenu qui n’est plus utilisé afin d’y avoir accès à des fins de recherche ou historiques, mais évite d’encombrer votre stockage à court terme pour plus d’efficacité et de facilité d’utilisation.
- Administration et maintenance : cela permet aux utilisateurs administrateurs d’apporter toutes les modifications nécessaires au système, telles que la mise à jour des modèles, l’amélioration des performances ou la correction des bugs dans le processus de publication.
En détail : fonctionnalités du système de gestion de contenu
Maintenant que vous avez une compréhension globale du fonctionnement des systèmes de gestion de contenu, examinons de plus près les fonctionnalités et capacités qui sont essentielles pour prendre en charge ces éléments clés.
Gestion intégrée des fichiers : ces fonctionnalités vous aident à stocker et à accéder au contenu.
- Bases de données relationnelles : lorsque vous disposez de différents types de données au sein de votre organisation, vous avez peut-être besoin d’une base de données relationnelle pour les stocker et y accéder facilement. Ces bases de données utilisent un système de tableaux interconnectés auxquels vous pouvez accéder et que vous pouvez modifier à l’aide de requêtes de SQL.
- Gestion des formats : la possibilité de convertir du contenu en formats de fichiers standards est utile dans de nombreux systèmes. Par exemple, les entreprises peuvent vouloir être en mesure d’enregistrer une gamme variée d’images dans des formats de fichiers spécifiques qui fonctionnent bien en ligne et éviter d’avoir à stocker et à utiliser de nombreux formats différents. Pour les entreprises qui ont beaucoup de documents papier, la gestion des formats peut même s’étendre à l’utilisation d’un service qui scanne et convertit des fichiers plus anciens pour un usage électronique.
- Indexation, recherche et extraction : les capacités de classer les fichiers en fonction d’un index, de rechercher en fonction des critères souhaités et de récupérer les fichiers souhaités sont essentielles à tout système d’archivage et de stockage efficace. Il peut y avoir beaucoup de variations dans la façon dont cela fonctionne au sein de différents systèmes. Par exemple, certains systèmes peuvent vous permettre uniquement de rechercher des balises ou des métadonnées liées à votre contenu, tandis que d’autres peuvent faire des recherches complètes par mot-clé.
Fonctionnalités du flux de travail : ces fonctionnalités sont essentielles à la gestion des parties prenantes et au processus d’édition et de publication.
- Affectations d’utilisateurs et gestion des autorisations : la plupart des systèmes de gestion de contenu vous permettent d’établir une gamme de rôles d’utilisateurs avec l’autorisation d’effectuer différentes tâches, qui sont essentielles pour soutenir votre structure de gouvernance. Les systèmes vous permettent également généralement d’attribuer une tâche à un utilisateur (comme l’envoi d’un contenu terminé pour approbation) et d’éviter les modifications contradictoires en demandant à un utilisateur spécifique de « vérifier » un élément de contenu lorsqu’il travaille dessus.
- Journaux de modifications : particulièrement précieuses pour les grandes organisations où de nombreuses personnes travaillent sur du contenu, ces fonctionnalités vous permettent généralement de suivre le nombre de fois qu’un contenu a changé, quand il a changé, quels étaient les changements et qui l’a modifié, entre autres points de données. Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez Audit Trails: The Who, What, and When of Business Transactions.
- Gestion des versions de fichiers historiques : dans le cadre du processus de flux de travail, de nombreux systèmes enregistrent également plusieurs versions d’un fichier spécifique afin que vous puissiez revenir en arrière si nécessaire. Cette fonctionnalité est également un élément nécessaire de tout journal de modifications, car elle vous permet de voir les versions créées par des contributeurs spécifiques.
Fonctions administratives : ces fonctionnalités courantes sont intégrées à de nombreux systèmes de gestion de contenu différents.
- Fonctionnalités d’aide : comme pour la plupart des outils logiciels, les systèmes de gestion de contenu disposent souvent d’outils d’aide, ainsi que de ressources comme des forums ou des assistants en ligne qui peuvent vous guider à travers les tâches courantes.
- Calendrier : les calendriers sont fréquemment utilisés et permettent de programmer la publication du contenu à l’avance. Assurez-vous de voir quand d’autres contenus prévus sont publiés afin d’éviter des problèmes comme l’envoi de plusieurs newsletters aux clients le même jour, ou la publication de plusieurs tweets au cours de la même heure, puis rien d’autre pour la journée.
- Planification et gestion du cycle de vie : ces fonctionnalités peuvent aider à automatiser des règles concernant le contenu tout au long de son cycle de vie. Par exemple, en déplaçant les articles d’actualités promus vers un endroit inférieur après avoir été en direct pendant une journée, ou en supprimant et en archivant automatiquement une page qui encourage les gens à s’inscrire à un événement qui est maintenant passé.
Fonctionnalités adaptées au Web :
- Gestion des droits numériques : pour les sites qui utilisent beaucoup de contenu tiers ou qui encouragent d’autres personnes à acheter ou à partager leur contenu, les capacités de gestion des droits numériques aident à protéger le droit d’auteur et à s’assurer que le contenu n’est utilisé que conformément à des politiques définies.
- Aide au référencement : les systèmes de gestion de contenu Web aident généralement les pages Web à améliorer leur positionnement dans les résultats des moteurs de recherche grâce à des fonctionnalités telles que des champs pour les titres et les descriptions meta.
- Personnalisation de l’expérience Web : certains systèmes plus avancés peuvent fournir une expérience personnalisée adaptée au comportement et aux préférences d’un visiteur du site en montrant, par exemple, les éléments précédemment parcourus sur un site d’achat et les articles similaires recommandés.
Avantages et inconvénients du système de gestion de contenu
Maintenant que nous savons clairement ce que sont les systèmes de gestion de contenu et ce qu’ils peuvent faire, quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ? Les systèmes de gestion de contenu comportent de nombreux avantages mais, si vous ne les mettez pas en œuvre correctement ou si vous choisissez le mauvais système, il peut également y avoir des inconvénients.
Le bien :
- Gestion efficace de l’équipe : grâce à leurs processus de gouvernance et au soutien des parties prenantes basé sur les rôles, les systèmes de gestion de contenu peuvent favoriser la collaboration d’équipe. Ils peuvent rendre beaucoup plus facile pour plusieurs personnes de travailler sur un contenu spécifique sans se soucier du contrôle des versions ou si tout le monde est à jour, et peuvent empêcher les utilisateurs individuels de devenir « voyous » et de modifier les choses qu’ils ne devraient pas modifier.
- Conception unifiée : les guides de style et les modèles intégrés à la plupart des systèmes de gestion de contenu garantissent que vous conservez un rendu cohérent. Ils sont parfaits pour permettre à un site Web de maintenir une identité de marque claire, même si des dizaines de personnes à travers le monde y apportent du contenu.
- Contrôle systémique des versions : nous avons tous perdu du temps à nous demander si un document spécifique était la dernière version – un problème particulier lorsque les gens envoient des fichiers par e-mail et les stockent localement. Les systèmes de gestion de contenu éliminent ce problème en fournissant une version unique qui est toujours la plus actuelle et, dans certains cas, activent des journaux de modifications afin que vous puissiez voir qui a apporté quelles modifications.
- Réduction des coûts et des besoins en informatique et en codage : les systèmes de gestion de contenu numérique sont conçus pour permettre aux utilisateurs professionnels de créer, modifier et publier du contenu sans connaître de ligne de code. Bien que vous aurez certainement besoin d’une assistance informatique pour configurer ce système et apporter des changements majeurs, un SGC peut faciliter la vie des organisations qui n’ont pas beaucoup de personnel informatique ou de codage.
Le moins bien :
- Moins de flexibilité dans la conception : l’inconvénient des normes de conception unifiées est que vous ne pouvez pas mettre de couleur en dehors des lignes. Si vous avez un contenu vraiment varié et unique, un système de gestion de contenu peut être trop contraignant, et vous voudrez peut-être envisager la mise en œuvre d’un cadre de gestion de contenu plus flexible.
- Gonflement logiciel :la nature globale de la gestion de contenu peut rapidement devenir compliquée et conduire à un système volumineux qui peut être trop complexe pour les utilisateurs ou avoir un impact sur les performances. Dans certains cas, les organisations peuvent essayer de réunir plusieurs outils pour obtenir les fonctionnalités exactes dont elles ont besoin, mais se retrouvent dans le désordre.
- Processus de formation difficiles : bien que les utilisateurs professionnels n’aient pas besoin d’apprendre à coder, ils devront certainement apprendre à utiliser le système de gestion de contenu et ce processus n’est pas toujours facile. L’utilisation d’un système populaire peut accélérer le processus, mais plus vous faites de personnalisation, plus vous aurez besoin de formation.
- Moins d’efficacité informatique que prévu : si votre système de gestion de contenu est bogué ou trop contraignant, vous trouverez peut-être que vous avez encore besoin de garder beaucoup de codeurs autour pour apporter des correctifs ou créer de nouveaux modèles. Dans le pire des cas, vous devrez peut-être constamment faire appel à une agence ou à un fournisseur tiers pour un contrôle des dégâts inattendus qui ne fait pas partie de votre budget.
Focalisation sur la technologie trop importante : la technologie peut avoir un moyen de prendre le relais, et certaines personnes pourraient trouver qu’elles se retrouvent avec un site Web superbe qui est parfaitement conforme aux normes de la marque, mais avec un contenu totalement ennuyeux, car les auteurs ne se sentent plus en mesure d’être vraiment créatifs. Ou bien les équipes de marketing pourraient cesser de réfléchir à de nouvelles approches et se concentrer sur le fait de faire passer plus de choses par les canaux établis activés par le système de gestion de contenu. Il est important de sélectionner une solution qui fonctionne pour vous, et non une solution qui vous donne l’impression que c’est en fait elle qui est aux commandes.
Comprendre les outils de système de gestion de contenu
Pour vous aider à débuter avec le processus d’évaluation des systèmes de gestion de contenu et d’identification de la solution adéquate, voici un aperçu rapide de certaines des options populaires, organisées par scénario d’utilisation idéal.
Les bons outils pour les petits sites Web : ces systèmes gratuits et peu coûteux devraient avoir toutes les fonctionnalités dont les organisations et les sites Web de petite taille auront besoin.
- WordPress : choix préféré des blogueurs du monde entier, WordPress a gagné son large public en rendant relativement facile et rapide la mise en place d’un site élégant. Basé sur PHP et MySQL, les utilisateurs peuvent l’installer localement sur un serveur ou l’utiliser avec un service tiers basé sur le cloud. La large gamme de modules préprogrammés et de ressources d’aide ainsi que son coût (ce logiciel est open source et gratuit) contribuent encore plus à sa popularité.
- Joomla : également gratuit et open source, Joomla est construit sur un cadre MC et est également écrit en PHP. Cet outil n’est pas aussi populaire que WordPress, en partie parce qu’il est un peu plus difficile à utiliser, et cela signifie également qu’il y a moins de composants et de modules complémentaires prêts à l’emploi. Cependant, il est également plus flexible que WordPress et peut être un bon choix pour les entreprises ayant des besoins plus complexes, tels que la prise en charge de plusieurs langues et régions.
- BackDrop : BackDrop est basé sur Drupal, la technologie qui est le troisième plus grand acteur dans le domaine du système de gestion de contenu ouvert. Il permet probablement le plus haut niveau de personnalisation et de contrôle, mais au prix d’une configuration plus difficile. C’est un bon choix pour les entreprises ayant des besoins plus sophistiqués qui veulent un système plus flexible et plus performant et qui n’ont pas peur du code personnalisé.
Les bons outils pour la gestion des documents : pour les organisations qui se concentrent davantage sur la collaboration interne plutôt que sur la publication de contenu en ligne, ces options peuvent être intéressantes.
- SharePoint : comme on pourrait s’y attendre étant donné qu’il provient de Microsoft, SharePoint est tout ce qu’il y a de plus professionnel et facilite le stockage, le partage et la gestion des fichiers dans des environnements de bureau. Voici un article qui fournit plus de détails sur la façon dont vous pouvez utiliser SharePoint pour la gestion des documents.
- Smartsheet : en tant que plateforme de gestion du travail d’entreprise basée sur le cloud, Smartsheet permet aux équipes de joindre presque n’importe quel type de fichier à une interface de feuille de calcul conviviale – c’est un moyen rapide et facile de partager et de stocker du contenu. Vous pouvez également facilement informer les utilisateurs des tâches attribuées grâce à Smartsheet. Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des documents avec Smartsheet.
Les bons outils pour les gros sites et l’entreprise : les grandes entreprises multinationales et les gros sites Web ont des besoins qu’un SGC open source ne satisfera pas. Voici quelques options.
- OpenText ECM : cette entreprise a englouti au fil des ans un certain nombre de systèmes concurrents de gestion de contenu et de documents, dont Documentum et Interwoven. Que vous ayez une tonne de contenu, que vous souhaitiez gérer le contenu à partir d’appareils mobiles ou que vous ayez besoin de respecter des exigences réglementaires complexes, OpenText peut tout faire. Il est disponible sur le cloud et sur site.
- Oracle WebCenter : cette suite de solutions du géant de la technologie Oracle peut également tout faire. Elle peut gérer le contenu au même endroit et le partager entre plusieurs applications, ce qui en fait un bon choix pour les entreprises dotées d’une politique de gouvernance centralisée forte. Oracle se concentre également sur la fourniture d’expériences Web personnalisées. En fait, l’entreprise aime appeler ces outils des « applications d’engagement utilisateur » au lieu de systèmes de gestion de contenu Web.
Les bons outils pour les réseaux sociaux : bien que certains outils de gestion de contenu Web puissent prétendre offrir des fonctionnalités de réseaux sociaux, la réalité est que la plupart des responsables de réseaux sociaux voudront utiliser une plateforme dédiée conçue pour les réseaux sociaux.
- Hootsuite : en plus de son avatar hibou, Hootsuite est connu pour sa vue de tableau de bord qui vous permet de voir un certain nombre de fils d’informations différents simultanément, via plusieurs colonnes disposées sur votre écran. L’application Web vous permet d’attribuer différents rôles d’utilisateur, de programmer du contenu et de créer des pages de destination afin que vous puissiez créer des campagnes de réseaux sociaux complètes au sein de l’outil. Hootsuite est particulièrement fort dans les fonctionnalités de rapport et les interactions avec des tiers comme LinkedIn.
- Sprout Social : cette plateforme offre beaucoup de fonctionnalités similaires à celles de Hootsuite, avec quelques différences. En effet, elle combine tous vos différents comptes dans un seul flux plutôt que dans des colonnes distinctes, et elle prend également toutes les informations disponibles sur les personnes qui interagissent avec vous et les stocke dans un dossier accessible pour les recontacter. Sprout et Hootsuite sont uniquement basés sur le cloud.
Sélectionner un fournisseur de logiciel de gestion de contenu
Maintenant que vous avez fait un tour d’horizon de certains des outils courants de système de gestion de contenu disponibles, comment choisissez-vous ? Il y a quelques facteurs clés à garder à l’esprit lorsque vous élaborez vos critères de sélection et évaluez différentes alternatives :
- Quelle est la taille et quel est le niveau de dispersion de mon organisation ? Pensez au nombre d’utilisateurs que vous devez prendre en charge et à leur emplacement. Aurez-vous besoin de mondialisation et de plusieurs options linguistiques ? Plus les choses sont grandes et complexes, plus vous avez besoin d’une solution solide.
- Quel niveau d’assistance informatique puis-je fournir ? Si vous n’avez pas beaucoup ou pas du tout de personnel informatique à portée de main, vous devrez peut-être opter pour un système open source populaire pour lequel il existe de nombreuses ressources d’aide en ligne et des sous-traitants ou des agences à faible coût qui le soutiennent.
- Quel est mon budget ? C’est un facteur évident, mais, heureusement, il y a beaucoup de choix dans le spectre budgétaire. Les solutions open source peuvent être un bon choix pour les personnes qui n’ont pas beaucoup à dépenser, mais elles peuvent ne pas être assez solides et fiables pour les personnes ayant un besoin d’entreprise et un budget à la hauteur.
- Quelle quantité de contenu ai-je ? Pour les personnes ayant d’énormes quantités de contenu, une solution dotée de capacités de stockage et d’archivage étendues sera essentielle. D’un autre côté, ces mêmes solutions peuvent être fastidieuses et trop coûteuses pour les entreprises qui n’ont pas beaucoup de contenu et n’ont pas vraiment besoin d’accéder à des contenus plus anciens.
- Est-ce que je veux une solution basée sur le cloud ? Choisir entre une solution basée sur le cloud et une solution sur site peut être une autre décision importante. Les coûts et les ressources peuvent être de grands moteurs ici : si vous avez déjà des serveurs qui peuvent héberger votre système ainsi que des ressources informatiques pour le configurer et le maintenir, une solution sur site peut sembler être une meilleure option que d’avoir à payer des services d’abonnement annuels pour le cloud. Cependant, vous pouvez également être opérationnel plus rapidement et gérer la croissance plus facilement à l’aide d’une solution cloud.
- Mon secteur d’activité a-t-il des exigences particulières ? Les entreprises des secteurs de la santé ou de la finance peuvent avoir besoin d’en faire beaucoup plus pour garder les informations privées et sécurisées, et peuvent également avoir besoin de générer des types spécifiques de rapports pour les organismes gouvernementaux et d’autres parties prenantes. Il est certainement important de garder ces exigences à l’esprit lors de l’évaluation d’un système de gestion de contenu.
- Est-ce que j’aime l’interface utilisateur du système ? Tout comme la beauté, la facilité d’utilisation est subjective. Un système qui semble intuitif pour un utilisateur peut sembler beaucoup trop compliqué pour un autre, ou trop contraignant et simpliste. Assurez-vous que certaines des personnes qui utiliseront réellement le système l’évaluent avant de prendre des décisions définitives.
Conseils et bonnes pratiques pour la mise en œuvre d’un système de gestion de contenu
Vous devriez maintenant disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour créer une stratégie de gestion de contenu, et commencer à choisir et à mettre en œuvre un système de gestion de contenu. Mais comment pouvez-vous vous assurer que votre initiative réussira ? Ces astuces et bonnes pratiques devraient vous aider.
Le personnel est au centre. Bien qu’il soit facile de se concentrer uniquement sur tous les détails techniques, aucun système de gestion de contenu ne fonctionnera sans le soutien des bonnes personnes. De nombreuses parties prenantes peuvent ne pas être très enthousiastes à l’idée d’adopter un nouveau système : des personnes qui ne sont pas au fait des technologies et qui ont peur d’apprendre un nouveau système ; les « gardiens » qui craignent de perdre le contrôle ; et les penseurs créatifs qui ne veulent respecter ni norme ni guide de style.
Il sera essentiel pour votre réussite que ces personnes soient impliquées tôt, tout comme le sera le fait de s’assurer que ces personnes sont à l’aise avec leur rôle au sein du nouveau système. Par exemple, une personne à qui l’ont envoyait régulièrement de nouveaux contenus, à titre informatif, ne sera sans doute pas ravie de savoir qu’elle est devenue un approbateur requis qui devra examiner le contenu le plus rapidement possible pour éviter de retarder le processus. Une fois votre système configuré, la formation est essentielle pour faciliter l’adoption. Même les personnes qui n’utiliseront peut-être pas directement le système peuvent bénéficier d’une formation afin de comprendre les nouveaux processus que leur équipe suivra.
Allez-y étape par étape. Lorsque vous créez une stratégie de gestion de contenu, vous devez voir grand et prendre en compte tous les besoins actuels et futurs que vous prévoyez pour votre entreprise. Mais cette même approche peut ne pas fonctionner aussi bien lorsqu’il s’agit de mise en œuvre, surtout si, comme la plupart des entreprises, vous avez des ressources limitées et des délais serrés. Une approche progressive avec des améliorations progressives peut être beaucoup plus efficace qu’un « big bang », car elle permettra à votre entreprise d’étendre son investissement sur la durée et donnera également à l’équipe une chance de s’adapter progressivement à certains changements majeurs.
Testez, testez et testez à nouveau. Lorsque vous avez du retard sur le calendrier, la tentation de lésiner sur les tests peut être forte. Cependant, le lancement dans les temps avec un système bogué et peu fiable n’est pas un bon résultat. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps et de ressources pour les tests dès le début, et vérifiez que vous avez la flexibilité nécessaire pour prendre encore plus de temps si nécessaire.
Pièges à éviter. Il est bon de comprendre les bonnes pratiques et parfois encore mieux de découvrir les erreurs courantes que les gens font souvent. Voici quelques pièges importants à garder à l’esprit :
- Tenter l’impossible. Comme indiqué ci-dessus, un processus par étapes donnera probablement un meilleur résultat que d’en faire trop à la fois. Définissez une portée claire et réaliste et ne soyez pas victime d’un fluage de la portée.
- Chercher à faire trop d’économies. La mise en œuvre d’un système de gestion de contenu peut être un investissement majeur et il peut y avoir une grande pression à économiser. Cependant, il est préférable d’écouter votre fournisseur de solution et tout autre professionnel qui vous aide dans votre initiative et réduire la portée plutôt que de lésiner sur les éléments recommandés – ou de déléguer les tâches à des équipes internes qui peuvent ne pas être qualifiées ou pourraient être surchargées. Un élément souvent négligé est le temps qu’il peut prendre pour déplacer le contenu hérité dans le nouveau système. Lorsqu’il s’agit de gros volumes de contenu, des outils automatisés peuvent être utilisés pour réduire la tâche mais, sinon, il peut s’agir d’un processus manuel extrêmement chronophage. Assurez-vous d’avoir pensé à tout dans votre plan et budgétisé en conséquence.
- Penser que vous pouvez « configurer puis oublier ». Vous avez donc mis en place votre système et vous vous sentez maintenant en droit de passer à un autre projet après de longues vacances ? Détrompez-vous ! Même avec le meilleur plan possible, vous apprendrez inévitablement beaucoup au cours des premiers mois sur le fonctionnement de votre système dans le monde réel, et vous devrez ensuite ajuster et corriger. Il faudra du temps pour qu’il fonctionne comme un moteur bien réglé et, même dans ce cas, il y aura encore du travail à faire au fur et à mesure que votre entreprise évolue et que vos besoins en contenu évoluent. Assurez-vous de prévoir du temps et des ressources pour les évaluations continues et les mises à niveau du système.
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