Le guide ultime des outils de communication et de collaboration asynchrones

L’e-mail est l'incontournable de la boîte à outils de communication asynchrone, et reste la méthode de communication la plus utilisée sur le lieu de travail. L’e-mail est le meilleur outil pour les annonces, les changements de calendrier, la résolution de problèmes et autres interactions qui peuvent et doivent être documentées.

L'e-mail présente les avantages suivants :

• Il est fiable.
• Il ne coûte quasiment rien (en particulier par rapport d’autres formes de communication plus récentes).
• Il est facile à utiliser et à adopter.
• La plupart des gens utilisent déjà les e-mails et sont expérimentés en la matière.
• Il prend en charge les pièces jointes et les images.

L’e-mail présente les inconvénients suivants :

• Il peut laisser certains membres de l’équipe hors des conversations importantes.
• Les gens peuvent devenir trop dépendants à l’e-mail pour les communications importantes.
• Les délais de réponse raisonnables peuvent varier (et être trop longs).

Astuces pour utiliser l’e-mail comme principale forme de communication asynchrone

• Créez un modèle pour les e-mails de base.
• Prévoyez une quantité appropriée d’informations, telles que les échéances, les images et liens, et le contexte d'envoi de l’e-mail. 
• Ne vous attendez pas à une réponse immédiate.
• Définissez des attentes quant au délai de réponse nécessaire, généralement entre 24 et 48 heures.
• Donnez le contexte dans la ligne d'objet de votre e-mail afin que le destinataire sache ce qu’il contient et puisse facilement le retrouver plus tard.
• Écrivez des e-mails courts et concis.

Pour en savoir plus sur d’autres outils de communication à distance, comme l'e-mail, consultez notre guide des outils de collaboration à distance.

Modèle d’e-mail de base pour la communication asynchrone

Utilisez ce modèle d’e-mail de base pour communiquer de façon asynchrone avec les membres de l’équipe. Dans ce modèle, vous trouverez une ligne d’objet concise et pertinente, un modèle de ce qu’il faut inclure dans votre e-mail et une formule de politesse et une signature appropriées.

Téléchargez le modèle d’e-mail de base pour la communication asynchrone 

Microsoft Word

Exemple d’e-mail de base pour la communication asynchrone

Ce modèle présente un exemple d’e-mail asynchrone efficace, avec des informations essentielles comme une ligne d’objet courte et concise, une présentation rapide du sujet et des éléments d’action, et une proposition d'échéance. Utilisez ce modèle pour créer votre propre e-mail, spécifique à la communication asynchrone.

Téléchargez l’exemple d’e-mail de base pour la communication asynchrone

Microsoft Word

Les outils de chat sont très utiles pour une communication asynchrone efficace, car ils permettent aux membres de l’équipe de coopérer, de partager facilement des idées et de collaborer sur des projets, et de définir des stratégies sur les objectifs de l’entreprise... le tout sans parler en personne.

Les outils de chat sont un moyen facile d’envoyer des messages instantanés et de déplacer les conversations traditionnellement tenues par e-mail ou lors de réunions, dans un environnement de messagerie plus dynamique. Tout cela permet aux équipes réparties de communiquer encore plus facilement.

Les outils de chat présentent les avantages suivants pour la communication asynchrone :

• Plusieurs membres de l’équipe peuvent communiquer entre eux simultanément, sans avoir à tenir de réunion.
• Les salles de discussion virtuelles et les forums de discussion favorisent une meilleure collaboration.
• Ils vous permettent d’organiser des conversations et des discussions réparties par canaux ou sujets.
• Les outils de chat peuvent aider à la communication informelle. 

Les outils de chat présentent les inconvénients suivants :

• Les membres de l’équipe peuvent être facilement distraits lorsque plusieurs chats ont lieu simultanément et nécessitent une réponse rapide.
• Ils peuvent se sentir rapidement submergés par les nombreuses conversations simultanées.
• Il peut être difficile de documenter et d’archiver les conversations une fois qu’elles ont eu lieu, ce qui peut conduire à des communications répétées et à encore plus de réunions. 

Astuces pour utiliser efficacement les outils de chat en communication asynchrone

• Donnez du contexte dans vos notifications de chat. 
• Implémentez une ou deux applications de chat seulement au sein de votre organisation. Le fait d'avoir trop d’applications peut causer de la confusion et limiter l’adoption.
• Ne vous attendez pas à une réponse immédiate lorsque vous utilisez des applications de chat. Au lieu de cela, laissez les gens répondre par eux-mêmes.
• Discutez uniquement pendant les heures de travail afin de promouvoir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Vous cherchez d’autres outils de communication d’équipe à distance, comme les outils de chat ? Lisez notre guide des outils de collaboration à distance.

Les organisations qui veulent optimiser leur communication asynchrone adoptent de plus en plus des outils de chat vidéo. Ces outils aident les membres de l’équipe à se connecter visuellement n’importe où, ce qui permet d'organiser des réunions et des événements sans réunion physique.

Professionnellement, les outils de chat vidéo et de conférence sont utilisés pour les réunions virtuelles, mais même à titre personnel, les outils vidéo permettent de se connecter à distance avec des proches. Avec les outils vidéo, vous pouvez discuter et voir plusieurs personnes à la fois, ce qui rend la communication d’autant plus efficace.

Les outils de chat vidéo présentent les avantages suivants :

• Ils sont généralement faciles à télécharger et à utiliser.
• Ils offrent une alternative durable aux réunions traditionnelles, ce qui est de plus en plus nécessaire avec les changements dans le monde et notre mode de travail.
• Vous pouvez utiliser des outils de chat vidéo sur pratiquement n’importe quel ordinateur de bureau, tablette ou appareil mobile.
• La plateforme est un moyen rapide de contacter et de voir ses interlocuteurs, ce qui est plus personnel qu’un appel téléphonique traditionnel.
• La plupart des outils vidéo proposent des fonctionnalités synchrones, comme le partage d’écran et les transferts de documents.

Les outils vidéo présentent les inconvénients suivants :

• Le nombre de personnes pouvant assister à une conférence audio ou visio est souvent limité. 
• Certains outils limitent le temps que vous pouvez consacrer à un appel vidéo, surtout si vous utilisez la version gratuite d’un service.
• Les outils vidéo peuvent être coûteux à utiliser et nécessiter l'ajout des licences. 

Astuces pour la mise en œuvre d’outils vidéo sur le lieu de travail

• Déterminez le nombre de personnes participants à l'appel et la durée de la réunion pour pouvoir choisir le meilleur outil.
• Définissez un ordre du jour pour profiter au maximum de votre temps. 
• Assurez-vous que votre connexion Internet est stable et fiable, car les appels vidéo peuvent nécessiter beaucoup de bande passante. 

Il existe de nombreux autres outils de communication d’équipe à distance, comme la visioconférence, répertoriés dans notre guide des outils de collaboration à distance.

Les outils de partage de fichiers sont particulièrement utiles pour la communication asynchrone, car ils permettent aux membres de l’équipe de travailler sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations à différents moments, à différents endroits.

De plus, les outils de partage de fichiers permettent de modifier le document en temps réel et de laisser des commentaires à d’autres personnes pour qu’ils les traitent plus tard. Cette fonction favorise la collaboration, même si les membres de l’équipe ne travaillent pas dans le même espace physique. Les outils de partage de fichiers offrent un moyen facile de partager, de collaborer et de stocker des fichiers dans le cloud, qui peuvent être synchronisés sur plusieurs appareils.

Les outils de partage de fichiers présentent les avantages suivants :

• Ils offrent un moyen de collaborer avec d’autres personnes dans des espaces distincts et à des moments différents.
• Ils servent de source unique de vérité. 
• Les outils de partage de fichiers peuvent surmonter les obstacles à la productivité posés par les limites physiques ou les fuseaux horaires. 

Les outils de partage de fichiers présentent les inconvénients suivants :

• Certains ne disposent pas d’un espace de stockage illimité, ou nécessitent de payer pour un stockage supplémentaire.
• Les modifications peuvent être lentes à se synchroniser avec le cloud et à s’afficher pour d’autres, ce qui peut causer un travail répétitif ou des informations non actualisées.

Astuces pour utiliser les outils de partage de fichiers

• Choisissez un seul outil à utiliser comme service de partage de fichiers principal et utilisez-le dans l’ensemble de l’organisation afin que chacun puisse facilement accéder à toutes les ressources et les partager.
• Nommez correctement tous les documents et dossiers, et donnez suffisamment de contexte aux personnes qui recherchent des informations.
• Assurez-vous que tout le monde a accès aux fichiers appropriés. À l’inverse, protégez les informations personnelles et sensibles importantes en actualisant régulièrement les autorisations.

Pour plus d’informations sur les outils de partage de fichiers qui pourraient vous aider dans votre culture asynchrone, consultez notre guide des outils de collaboration à distance.

Les forums de discussion permettent aux membres de l’équipe d’interagir et de collaborer sur le matériel du projet et le contenu connexe. Ces outils imitent le type de collaboration qui se produit lors d’une réunion en personne.

En règle générale, vous pouvez également archiver les messages du forum de discussion afin qu’ils puissent être consultés ultérieurement. Cela permet aux personnes qui ne faisaient pas partie de la discussion initiale de prendre en compte ou de revoir les commentaires des autres. Vous pouvez mettre à jour les paramètres des discussions pour permettre de partager des informations publiquement, ou de rendre certains documents privés. 

Les forums de discussion les plus efficaces posent des questions perspicaces, suscitent des discussions intéressantes, favorisent les nouvelles idées et identifient les problèmes potentiels. 

Les forums de discussion présentent les avantages suivants :

• Ils donnent aux personnes qui hésitent à s’exprimer au cours des discussions traditionnelles l’occasion de partager des idées et des réflexions via ce forum en ligne.
• Les forums de discussion offrent une bonne occasion de réfléchir aux réponses et de faire des recherches sur certains sujets si besoin.
• Ces outils peuvent mener à des réponses de meilleure qualité et à des discussions plus informées.

Les tableaux de discussion présentent les inconvénients suivants :

• Certains membres de l’équipe peuvent éviter de participer aux discussions.
• Les discussions peuvent devenir alambiquées et hors sujet.

Astuces pour la mise en œuvre des forums de discussion

• Encouragez la participation de tous les membres de l’équipe. 
• Définissez des lignes directrices claires pour les discussions.
• Encouragez les participants à se préparer à chaque discussion et à ne publier que des réponses bien pensées. 
• Les messages doivent rester concis et pertinents.
• Évitez de publier uniquement des réponses ou un simple accord ; posez plutôt des questions ou faites des commentaires.
• Respectez les idées et les pensées des autres.

Pour obtenir d’autres outils, comme les forums de discussion, qui sont bénéfiques pour les équipes asynchrones, lisez toute notre section sur les outils de collaboration à distance dans notre guide de collaboration à distance.

Les outils de prise de notes permettent aux membres de l’équipe de créer, modifier, trier et partager toutes les notes et de les rendre accessibles à tous, quand ils en ont besoin.

Les outils de prise de notes présentent les avantages suivants :

• Ils permettent d'organiser les réflexions, les idées et les minutes de réunion et de les partager avec d’autres personnes.
• Ils améliorent la productivité des membres de l’équipe en leur permettant de passer moins de temps à écrire et à documenter des choses déjà notées.
• C'est un moyen simple et peu coûteux de créer et de partager des notes.

Les outils de prise de notes présentent les inconvénients suivants :

• Ces outils peuvent facilement être désorganisés, ce qui peut submerger quelqu’un qui essaie à la fois d’organiser et de retrouver des notes. 
• Afin de tirer le meilleur parti de ces outils, vous avez besoin d’un moyen utile et rationalisé de catégoriser toutes les notes.

Meilleures pratiques pour l’utilisation d’outils de prise de notes

• Créez une manière unique d’organiser et de catégoriser les notes, et tenez-vous-y.
• Datez toutes les notes.
• Tenez-vous au courant de l’organisation de vos notes, et faites une purge ou un audit une fois par an de tous les documents inutiles que vous pouvez archiver.

Vous cherchez plus d’informations sur les outils de prise de notes et d’autres outils de collaboration à distance utiles ? Vous trouverez une liste complète dans notre guide des outils de collaboration à distance.

Les outils collaboratifs de brainstorming permettent de réfléchir collectivement à des problèmes et des idées sans avoir à être ensemble physiquement. Ces outils peuvent contribuer à susciter de nouvelles idées et à identifier des problèmes qui n’ont pas été évoqués ou reconnus auparavant, ce qui peut conduire à une meilleure productivité et à une plus grande innovation.

Les outils collaboratifs de brainstorming sont particulièrement utiles pour les équipes créatives, de design et de développement qui dépendent beaucoup des activités de brainstorming pour leur travail. Parmi les outils collaboratifs de brainstorming, on peut citer les tableaux blancs virtuels et les cartes mentales.

Les outils collaboratifs de brainstorming présentent les avantages suivants :

• Ils peuvent débloquer les pannes de créativité. 
• Vous pouvez les utiliser pour susciter de nouvelles idées.
• Ils constituent une manière organisée de réfléchir à des idées sans être dans un bureau.
• En ajoutant du texte, des images et d’autres médias directement au tableau de brainstorming, vous pouvez mettre en évidence les idées utiles et donner plus de couleur à chaque sujet.

L'inconvénient des outils de brainstorming est qu’ils peuvent causer de la confusion quand tout le monde donne des idées simultanément, ce qui génère une quantité écrasante d’informations et des doublons.

Astuces utiles pour utiliser les outils collaboratifs de brainstorming

• Définissez des objectifs précis sur ce que vous souhaitez obtenir de cette session.
• Prévoyez plusieurs espaces ou sessions pour la collaboration, de sorte qu’il n’y ait pas trop de sujets de discussion au même endroit.

Vous trouverez une liste plus détaillée des outils collaboratifs de brainstorming dans cette section de notre article sur les outils de collaboration à distance.

Les outils audio et vidéo sont un élément clé d’une équipe asynchrone efficace. Utilisez-les pour créer des expériences ou des événements virtuels personnalisés pour des publics cibles afin de promouvoir un produit ou un service.

Ces types d’outils sont particulièrement utiles pour des conférences, des événements marketing, ou des réunions générales avec un large public, comme une réunion de tout le personnel de l'entreprise. Les outils de streaming, ou transmission en continu, servent d’alternative aux réunions, conférences ou événements en personne, ce qui est particulièrement important dans cet environnement moderne de télétravail, où une réunion physique n'est tout simplement pas envisageable.

Ces outils peuvent également être difficiles à utiliser et complexes à configurer, alors faites un essai du service de streaming avant de l’implémenter dans votre organisation.

Astuces pour les outils de streaming audio et vidéo :

• Connaissez votre public cible et adaptez vos messages à ses besoins.
• Recherchez le meilleur outil pour votre cas d’utilisation spécifique, car toutes les options de diffusion en continu ne sont pas les mêmes.

Les blogs, aussi appelés weblogs, sont des forums ou des journaux en ligne où l'on peut publier des idées, des réflexions, des avis ou des commentaires généraux sur des sujets précis. Ils servent également de moyen de collaborer et de partager des idées avec d’autres personnes par le biais de commentaires et de réponses. 

L'utilisation de blogs dans le cadre de votre communication asynchrone présente les avantages suivants :

• Fournir une source d’informations et de collaboration dynamique et en constante évolution.
• Susciter des commentaires et le partage de réflexion.
• Créer un espace pour une véritable réflexion sur le travail, sans contraintes de temps ou de distance.

L’utilisation de blogs pour une communication asynchrone présente les inconvénients suivants :

• Ils sollicitent souvent des réponses informelles, en raison de la possibilité de répondre et de commenter à tout moment.
• Certains peuvent avoir une certaine réticence à partager leurs pensées en raison de la nature publique des blogs.

Astuces pour utiliser les blogs

• Faites en sorte que les gens se sentent à l’aise et encouragés à partager des pensées et des réflexions sur les billets.
• Montrez l’exemple et publiez des réflexions bien formées qui encouragent les autres à répondre.
• Mettez en place un rythme de publication régulier

Les réseaux sociaux sont une méthode efficace pour créer et publier de nouveaux contenus sur différents canaux, comme LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Instagram, etc. Ces outils offrent un moyen facile d’analyser et de créer des rapport de performances de publications et de campagnes spécifiques par rapport à d’autres. 

Les outils de réseaux sociaux présentent les avantages suivants :

• Généralement, ce sont des outils intuitifs faciles à utiliser. 
• Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux pour augmenter la notoriété de la marque via de nombreux canaux différents.
• Les réseaux sociaux peuvent contribuer à conserver la cohérence du message et du design de la marque.
• Ces outils peuvent vous aider à planifier et programmer les contenus. 

L'inconvénient de l’utilisation des outils de médias sociaux est qu’ils peuvent être coûteux, surtout si vous recherchez des fonctions et des fonctionnalités avancées.

Meilleures pratiques pour l’utilisation des outils de réseaux sociaux 

• Faites des recherches pour trouver l'outil qui fonctionne le mieux avec vos campagnes sur les réseaux sociaux.
• Formez les membres de l’équipe qui utiliseront cet outil.
• Hébergez tout le contenu des réseaux sociaux dans un outil plus large de gestion de contenu ou de documentation. 

Créez un calendrier de réseaux sociaux et élaborez un emploi du temps ou un rythme de publication pour chaque chaîne.

Les enquêtes et les sondages permettent de recueillir des informations provenant de sources externes, d'identifier les tendances, d'impliquer votre public et d'obtenir des commentaires utiles. Vous pouvez également les utiliser pour évaluer la satisfaction des employés et des clients, et pour mener des études de marché afin d’améliorer vos produits et services. 

Les enquêtes et des sondages présentent les avantages suivants :

• Ils constituent un moyen simple de recueillir des commentaires d’un large public de manière automatisée.
• Ils vous permettent de cibler un public spécifique.
• Vous pouvez créer et envoyer des enquêtes vous-même, et analyser les données une fois l’enquête terminée.

L'inconvénient de l’utilisation d’enquêtes et de sondages est qu’il sera généralement plus coûteux d’accéder à des fonctionnalités plus avancées, comme la logique d’enquête et les exportations de données.

Astuces pour utiliser les enquêtes et les sondages 

• Élaborez un objectif final pour l’enquête et déterminez à quelles questions vous souhaitez que votre public cible réponde. 
• Réduisez judicieusement le nombre de questions d’une enquête ou d’un sondage. N’oubliez pas, moins c'est mieux.
• Si possible, tenez-vous-en à des questions en oui ou non, ou des questions avec le moins de réponses possibles.

Un wiki est un outil en ligne qui permet de travailler ensemble sur des projets, de collaborer sur des idées et de partager des images, des médias et d’autres ressources.

Les wikis sont surtout reconnus pour leur fonction d’édition ouverte, qui donne la possibilité de « co-créer » des messages et de d'apporter des informations de façon continue. Cet outil crée finalement une ressource construite par de nombreux contributeurs et leaders d’opinions.

Les wikis présentent les avantages suivants :

• On peut les utiliser et y contribuer gratuitement.
• Vous pouvez inclure de nombreux types de médias dans les publications, comme des images, du texte et du son.
• Vous pouvez contrôler l’accès aux wikis à l’aide d’un mot de passe.
• La formation nécessaire pour participer à un wiki est vraiment minime.

Les wikis présentent les inconvénients suivants :

• Ils peuvent manquer de crédibilité et d’exactitude en raison de la fonctionnalité de co-création et du manque de vérification des sources et des faits avant la publication d'informations.
• Avec autant de contributeurs, il peut devenir difficile de naviguer et de trouver des informations.
• Le travail peut accidentellement être supprimé par d’autres co-créateurs.

Astuces pour utiliser les wikis comme moyen de communication

• Ne publiez jamais d’informations personnelles sur les wikis, car ces pages peuvent être facilement accessibles à tous, même si elles ne sont pas totalement publiques.
• Essayez de publier uniquement des choses qui sont connues comme vraies.
• Citez vos sources.
• Demandez l’autorisation d’utiliser des photos, de la musique, des citations ou d’autres supports. 
• Gardez la même mise en forme dans l'ensemble de votre wiki et essayez de conserver une cohérence dans l'esthétique.