Qu’est-ce que la planification des capacités ?
La planification des capacités est la faculté de prendre des décisions éclairées pour savoir si vous avez suffisamment de ressources disponibles pour un projet. L’objectif de la planification des capacités consiste à optimiser la prestation des services et à respecter les accords de niveau de service.
Pourquoi la planification des capacités est-elle importante ?
La planification des capacités est importante pour la satisfaction globale des clients. Ce processus permet à une entreprise de faire correspondre les capacités actuelles en fonction des demandes à venir, car l’analyse des données des capacités garantit que les équipes sont productives et que les projets ne prennent pas de retard ou ne dépassent pas le budget.
Richard Gimarc, consultant indépendant et auteur spécialisé dans la gestion des capacités, partage son point de vue concernant l’importance de la planification des capacités : « Si une entreprise fournit un service à ses clients, la planification des capacités permet de s’assurer que les clients bénéficient d’un service réactif et qu’il y a une compréhension totale du coût de l’infrastructure numérique requise pour fournir ce niveau de service. »
Avantages de la planification des capacités
La planification des capacités permet de savoir sur quoi l’équipe travaille, quelles sont ses compétences et quelle est sa disponibilité. L’avantage numéro un de la planification des capacités est qu’elle permet aux équipes de livrer des projets dans les délais et le budget.
Voici les quatre principaux avantages de la planification des capacités :
- Économies de coûts : La planification des capacités permet d’identifier le moyen le plus rentable d’utiliser les ressources.
- Disponibilité des ressources : La planification des capacités aide les organisations à identifier le moyen le plus rentable de répondre aux besoins en ressources humaines et informatiques
- Vérification de l’inventaire des compétences : Assurez-vous que l’équipe possède les compétences nécessaires pour mener à bien vos initiatives stratégiques.
- Acquisition de talents : Des décisions en matière de dotation en personnel fondées sur des données peuvent rapidement combler les lacunes critiques en matière de talents.
Gimarc explique : « Dans un monde idéal, les planificateurs de capacités travaillent avec leurs partenaires commerciaux pour prévoir l’impact de la demande commerciale sur la disponibilité et l’évolutivité de leur infrastructure numérique, puis pour déterminer le moyen le plus rentable d’optimiser la prestation des services et de respecter les accords de niveaux de service. La planification des capacités constitue l’unique source de vérité pour le processus opérationnel en question. »
Il donne l’exemple suivant : « Dans quelle mesure l’infrastructure numérique prend-elle en charge les accords de niveaux de service ainsi que la disponibilité des applications, et à quoi ressemblera l’avenir en fonction de la demande des entreprises ? Sommes-nous proches d’un point de rupture de l’infrastructure numérique, introduisons-nous de nouveaux services commerciaux ou continuons-nous à faire comme d’habitude ? »
Quelles sont les quatre éléments clés à prendre en compte lors de la planification des capacités ?
La planification des capacités nécessite la collaboration entre les équipes de l’entreprise, des applications, de l’informatique et des installations. La communication entre chacun de ces silos a tendance à être un défi important.
Dans leur document de recherche, « The Language of Capacity Planning: Business, Infrastructure, and Facilities » (Le langage de la planification des capacités : Entreprises, infrastructures et installations), Gimarc et Amy Spellman, ancienne directrice des pratiques mondiales, chez 451 Research Advisory Services, décrivent les quatre silos clés à prendre en compte pour promouvoir la planification des capacités et discutent de l’importance du rôle du planificateur de capacités dans la fusion des communications.
« Le planificateur de capacités d’aujourd’hui doit travailler avec tous les secteurs de l’infrastructure numérique d’une entreprise, y compris les propriétaires d’entreprise, les équipes d’application, le groupe d’infrastructure et les installations. Dans un sens, c’est une bonne nouvelle. En tant que point de contact central pour la planification et la coordination, le planificateur de capacités est bien placé pour s’assurer que les capacités sont suffisantes dans toute l’étendue et la profondeur de l’infrastructure numérique afin de satisfaire la demande des entreprises de manière rentable. »
Comment gérer la planification des capacités ?
La planification des capacités n’est pas une activité unique et cloisonnée. Au contraire, elle est collective et continue. Les objectifs de l’entreprise et l’aperçu de la croissance future sont essentiels à la gestion des capacités. Pour réussir, vous devez continuellement mesurer, analyser les données et anticiper le plan futur.
« Le groupe de planification des capacités travaille pour l’entreprise. Essayez de démarrer avec un secteur d’activité directement associé aux recettes, comme les ventes », suggère Gimarc. « La meilleure manière de gérer la planification des capacités est de se concentrer sur un propriétaire d’entreprise qui est prêt à travailler avec vous. Une fois que vous avez obtenu l’adhésion du propriétaire de l’entreprise, examinez les métriques et l’infrastructure qui sont spécifiques à ce secteur d’activité. »
Quelles sont les étapes de la planification des capacités ?
La planification des capacités réduit les erreurs coûteuses. Les équipes peuvent commencer par mesurer les capacités actuelles, puis prévoir la demande, analyser les lacunes et planifier l’avenir.
- Mesurer les capacités actuelles des ressources : Calculez la capacité de vos ressources actuelles. Pour déterminer la capacité des ressources humaines, multipliez le nombre d’heures au cours d’une période de travail par le nombre de ressources, puis soustrayez la quantité de temps non travaillé.
- Estimer de la demande prévisionnelle : Faites une estimation éclairée des besoins en ressources de chaque projet. Pour estimer la demande, certaines organisations s’appuient sur la demande passée, mais les solutions d’analyse prédictive d’aujourd’hui tiennent compte de variables inconnues qui peuvent avoir un impact significatif sur la demande.
- Analyser les exigences en matière de capacités : Utilisez les mesures initiales pour évaluer si vous disposez des ressources dont vous avez besoin pour accomplir le travail estimé. Vous pouvez le faire dans une feuille de calcul ou un autre outil qui calculera la différence entre vos capacités actuelles et la demande attendue.
- Aligner la capacité sur la demande : Si votre équipe ne peut pas répondre à la demande prévisionnelle, utilisez la feuille de calcul ou l’outil de planification des capacités pour déterminer si davantage de membres de l’équipe, d’heures supplémentaires ou d’horaires décalés permettront de réaliser les projets.
Utilisez ces modèles de planification des capacités pour mesurer, estimer et analyser les capacités.
Exemple de planification des capacités
La planification des capacités est une pratique précieuse, quelle que soit la taille de l’industrie ou de l’entreprise, car elle permet de planifier les ressources humaines, les outils de production et les ressources informatiques. Vous trouverez ci-dessous une feuille de travail pour les nouveaux praticiens.
Utilisez cet exemple de feuille de calcul de planification des capacités Agile conçue par Nicole Eiche, consultante principale Agile et ingénieure en solutions chez Method, pour équilibrer les capacités de l’équipe par rapport à la charge de l’itération et arriver à une vitesse d’équipe. Eiche suggère que l’équipe « effectue la planification des itérations avant de commencer chaque itération, au cours de laquelle votre équipe définit les objectifs en fonction de la quantité de backlog sur laquelle elle peut s’engager. »
Quels sont les types de planification des capacités ?
Une entreprise peut utiliser la planification des capacités pour s’assurer que les ressources essentielles sont disponibles pour répondre aux demandes du projet. Voici quelques types courants de planification des capacités :
- Produit : Un plan des capacités du produit consiste à s’assurer qu’un nombre suffisant de produits sont disponibles pour répondre aux livraisons.
- Effectif/équipe : Un plan efficace de capacités des effectifs peut vous permettre de vous assurer que vous avez prévu un nombre adéquat de membres de l’équipe et d’heures de travail pour le projet.
- Outil : Un plan de capacités d’outil garantit que vous disposez des outils nécessaires pour un projet.
- Besoins : La planification des besoins en capacités vous permet d’établir, de mesurer et d’ajuster les limites ou les niveaux de capacité.
- Agile : La planification agile des capacités aide les équipes à déterminer le nombre d’heures disponibles et productives pour un sprint à venir. Vous trouverez des modèles Agile de planification des capacités dans ce tour d’horizon de modèles.
- Technologies de l’information - Informatique : La planification des capacités pour l’informatique consiste à équilibrer les coûts et les capacités, puis l’offre et la demande.
- Bibliothèque pour l’infrastructure des technologies de l’information (ITIL) : La planification des capacités pour les services ITIL vise à atteindre les objectifs de niveaux de services convenus dans le respect du budget et des échéances.
- Planification sommaire des capacités : La planification sommaire des capacités (RCCP) vérifie que vous avez suffisamment de capacité pour répondre aux exigences du calendrier de production principal.
Qu’est-ce que la planification des capacités dans la gestion de projets ?
Les capacités de gestion de projets font référence à la quantité maximale que les ressources peuvent produire ou accomplir dans un délai donné. La planification des capacités dans la gestion de projets vise à ajuster les ressources pour répondre à la demande, dans le but d’améliorer les capacités tout en réduisant les coûts.
Quelle est la différence entre la planification des capacités et la planification des ressources ?
La planification des capacités et des ressources est connexe et complémentaire. La planification des capacités équilibre les besoins futurs en ressources par rapport aux capacités des ressources. Le processus de planification des ressources permet de répartir les personnes et les équipes pour répondre aux exigences de vos projets et programmes.
Consultez ce guide de planification des ressources pour en savoir plus.
Meilleures pratiques en matière de planification des capacités
Les entreprises peuvent bénéficier de la planification des capacités, en particulier lorsque les ressources disponibles ne répondent pas continuellement aux exigences des travaux du projet. Pour une planification optimale, vous devez d’abord obtenir un aperçu des capacités actuelles et de la demande future. Vous trouverez ci-dessous des conseils de la part d’experts du secteur à partir de leurs expériences pratiques.
Cindy VanEpps, consultante principale chez Project and Team, suggère que la planification des capacités se déroule en équipe : « La planification des capacités ne se résume pas à la somme des estimations de chaque membre de l’équipe. La combinaison des estimations accompagnée de la création d’équipes performantes qui se concentrent sur le même produit ou résultat permet à l’équipe de collaborer et d’identifier les éléments perturbateurs. »
VanEpps propose une citation du livre de Donald G. Reinertsen, intitulé The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development (Les principes du flux de développement de produits : le développement simplifié de produits de deuxième génération) : « Exploiter un processus de développement de produits à un niveau proche de la pleine utilisation est un désastre économique. »
De cette affirmation, VanEpps ajoute ceci : « Reinertsen a raison : la planification à 100 % des capacités est un désastre économique. L’équipe doit comprendre suffisamment le projet pour tenir compte de la variabilité imposée par l’apprentissage. En travaillant par lots plus petits et plus faciles à gérer, l’équipe peut tenir compte de la variabilité potentielle. »
Voici d’autres conseils en matière de planification des capacités :
- Alignement des activités : Alignez le travail sur les objectifs de l’entreprise pour que vos équipes restent concentrées sur ce qui compte le plus.
- Prévisions d’équipe : Pour que la planification basée sur les rôles se traduise par un travail d’équipe significatif, prévoyez la demande totale au niveau de l’équipe.
- Compréhension des capacités actuelles : Analysez les capacités actuelles pour planifier et savoir si vous pouvez répondre plus précisément aux exigences actuelles et futures.
- Évaluation des scénarios potentiels : La planification de scénarios peut permettre de déterminer la combinaison d’investissements et de types de travail la plus utile, en accord avec les objectifs stratégiques de votre organisation.
- Prise en compte des distractions : Ayez conscience des distractions qui se faufilent dans le mélange. Un suivi cohérent peut aider vos équipes à rester concentrées sur le travail essentiel.
- Anticipation des changements : Attendez-vous aux changements et anticipez les ajustements en cours, souvent en raison d’estimations inexactes. Vous devrez peut-être réaffecter des ressources pour stabiliser les charges de travail et éviter régulièrement les goulets d’étranglement.
- Flux de planification continu : La planification continue est nécessaire, car le changement est inévitable. La planification des capacités doit également être un processus proactif.
- Planification proactive : Faites toujours preuve de proactivité dans la réduction des tâches multiples, la diminution des distractions et la rationalisation des processus afin d’augmenter la productivité.
Erreurs à éviter lors de la création d’un plan des capacités
En l’absence d’informations historiques et de perspectives commerciales, les planificateurs de capacités ne disposent pas des données nécessaires pour prendre des décisions intelligentes, et la planification échoue sans données. Vous trouverez ci-dessous des conseils d’experts du secteur sur les erreurs à éviter lors de la création d’un plan de capacités.
Joao Natalino De Oliveira, président régional et responsable international chez Computer Measurement Group, explique que la première erreur qu’il constate chez les jeunes entreprises est l’absence de plan de développement des capacités. « 85 % des jeunes entreprises échouent parce qu’elles n’analysent pas et ne planifient pas la demande », explique-t-il. « Les entreprises disposent de planificateurs de capacités dédiés. Au début, ces entreprises préféraient travailler avec de grandes batteries de serveurs et des sous-systèmes de disque pour se maintenir pendant les pics. Après plusieurs pannes, ils se sont tournés vers la planification des capacités. »
Il donne un exemple précis : « J’ai visité une banque numérique comportant un grand nombre de ressources dans le cloud, mais sans planificateur de capacités dédié. Des coûts élevés ont commencé être observés. La banque a constaté une amélioration radicale grâce à un planificateur des capacités qui se concentrait sur une meilleure répartition.
Travailler de manière cloisonnée est une autre erreur qu’il est possible d’éviter. Comme l’explique Gimarc, « la planification des capacités doit être un point d’intersection pour les équipes de l’entreprise, des applications, de l’informatique et des installations. Ignorer les progrès technologiques constitue une autre erreur. Les planificateurs de capacité doivent utiliser les informations d’observabilité plutôt que de dépendre de la documentation ad hoc et des diagrammes de flux obsolètes. Enfin, un planificateur des capacités doit employer un langage adapté qui est compréhensible au niveau de l’entreprise, des applications, de l’infrastructure et des installations. »
Voici d’autres erreurs à éviter :
- Ne pas disposer de données historiques : Demandez toujours des informations historiques, pas seulement les besoins actuels.
- Ne pas comprendre les objectifs de l’entreprise : Une bonne compréhension des capacités de votre organisation est essentielle.
- Ne pas comprendre l’impact du changement : Même les petits changements comptent, alors veuillez porter une attention particulière à la planification afin de réduire le stress des employés.
- Ne pas définir correctement les échéances et le périmètre : Une bonne compréhension des échéances et du périmètre éliminera le risque de dépasser le délai et le budget.
Stratégies de planification des capacités
Il existe quatre stratégies principales en matière de planification des capacités. Vous choisirez une approche de retard (« lag »), d’anticipation (« lead »), de correspondance (« match ») ou dynamique pour aider à optimiser les capacités.
Voici comment fonctionne chaque stratégie :
- Retard : N’ajoutez des capacités que lorsque la demande réelle est observable.
- Anticipation : Ajoutez des capacités en prévision de la forte demande liée au produit.
- Correspondance : Ajoutez de petites quantités de capacités en fonction des signaux de demande anticipés et du potentiel de marché actuel du produit.
- Dynamique : Une approche de la planification des capacités axée sur les prévisions qui implique d’ajuster la production à l’avance.
Planification des capacités en 2021 et au-delà
Disposer des bonnes ressources pour prévoir et gérer la demande des clients n’est pas un concept nouveau. La planification des capacités est plus cruciale que jamais. Heureusement, des outils d’IA sont disponibles pour facturer avec précision, optimiser le personnel et planifier efficacement les projets futurs.
Les outils modernes axés sur la planification des capacités promettent une plus grande visibilité sur les projets, les ressources et les équipes, ainsi que la hiérarchisation et la gestion efficaces des charges de travail. Selon Gimarc, il ne serait pas surprenant qu’un nouveau terme fasse son apparition pour la planification des capacités : « Les termes planification des capacités et gestion des capacités ont été introduits il y a plus de 50 ans, et ils ne recueillent pas toujours des opinions positives. »
Quant à ce que l’avenir réserve, De Oliveira affirme que « dans un avenir proche, la planification des capacités signifiera économiser de l’argent, survivre et sortir vainqueur de la jungle informatique. » Il s’attend à voir plus d’IA, d’apprentissage profond et d’apprentissage automatique pour automatiser la planification des capacités : « Le traitement des applications d’entreprise qui ciblent les capacités et la planification de celles-ci continuera de s’étendre du secteur des ordinateurs centraux vers d’autres plateformes, y compris l’informatique de périphérie. »
Quels outils utilisez-vous pour planifier les capacités ?
Les experts affirment qu’il n’existe pas d’outil de référence pour la planification des capacités. Certains considèrent la planification des capacités comme dépassée et obsolète. Pourtant, voici trois outils couramment utilisés pour la planification des capacités : les tableaux Kanban, le chemin critique et les diagrammes de Gantt.
- Tableau Kanban : Un tableau Kanban affiche visuellement la progression et réduit le gaspillage grâce à un suivi du flux de travail. Les tableaux Kanban contribuent également à la planification des capacités en indiquant le nombre de tâches prises en charge par une équipe.
- Chemin critique : La méthode du chemin critique peut déterminer les capacités de calcul nécessaire pour prendre en charge un service ou un groupe de services. L’outil aide à analyser les performances et les exigences de capacité critiques des applications.
- Diagramme de Gantt : Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres permettant de planifier et de planifier des projets afin de décrire les informations sur les tâches. Connectez le diagramme aux feuilles de calcul Google. L’outil extraira des données et les affichera en vue d’un partage d’informations, d’une collaboration ou d’une discussion avec d’autres personnes.
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