Qu’est-ce qu’un flux de travail de contenu ?
Un flux de travail de contenu est une série d’étapes que vous prenez pour planifier, développer et gérer votre équipe et tout le contenu qu’elle crée. En créant un modèle et un processus pour votre équipe, grâce à un flux de travail de contenu solide, vous aidez vos créatifs et vos spécialistes du marketing à s’approprier le projet. Voici un organigramme simple du marketing de contenu qui montre le flux de travail de base d’un article.
La gestion de contenu n’est pas seulement une partie essentielle du marketing de contenu. Le marketing de contenu adopte une approche stratégique pour créer et distribuer du contenu pertinent (pages Web, livres blancs, articles de blog) à votre public. La gestion de contenu est la façon dont vous organisez, publiez, stockez et passez en revue chaque ressource. Pensez-y ainsi : la gestion de contenu est le moyen de structurer votre contenu ; le marketing de contenu évalue les performances de ce contenu.
Obtenez un guide complet des systèmes de gestion de contenu et des étapes clés de la création d’une stratégie de gestion de contenu en lisant « Content Management 101 : découvrez les meilleures approches et techniques ». Développez votre stratégie de marketing de contenu, avec des modèles pour vous guider, en lisant « Modèles de stratégie de contenu gratuits et comment les utiliser pour créer un plan réussi ».
Pourquoi avez-vous besoin de définir votre flux de travail de contenu ?
Chaque équipe de marketing de contenu utilise des flux de travail, mais toutes les équipes n’ont pas pris le temps d’identifier ou de mettre à jour clairement la liste des tâches. Un flux de travail de contenu défini indique à tous les membres du projet ce qu’est le processus, quand leur tour intervient dans ce processus, ce qu’ils doivent faire pour répondre aux besoins du projet, et quand ils doivent être livrés. Un flux de travail de contenu peut améliorer votre travail et votre vie professionnelle des manières suivantes :
- Organisation de votre équipe
- Élimination des cloisonnements et rationalisation de la collaboration
- Amélioration de la productivité, de l'efficacité et de la quantité
- Amélioration des résultats en obtenant la meilleure qualité possible
- Réduction du stress
- Gain de temps en évitant les doublons et les révisions sans fin
- Budgétisation du temps de l’équipe (et de chaque membre de l’équipe)
- Maintien des projets sur la bonne voie et dans les délais, ce qui vous aide à respecter les échéances
- Aide aux responsables à l'identification des goulots d’étranglement
Cela commence par votre processus. « Il est extrêmement utile de créer des modèles ou des processus standards et de les dupliquer afin de ne pas avoir à réinventer la roue à chaque fois », explique Kayla Pendleton, propriétaire et fondatrice de Make Her Mark, un espace de coworking et une communauté pour les femmes entrepreneures.
Les flux de travail de contenu aident les éditeurs et toute personne responsable de la planification et de la gestion du contenu, comme les responsables des réseaux sociaux. Ils aident également les personnes qui produisent et examinent le contenu, y compris les rédacteurs, les designers et les relecteurs. Obtenez un guide complet du rôle des flux de travail dans la gestion de projet en lisant « Gagnez du temps en prenant le temps : créer des flux de travail ».
Comment développer un flux de travail de marketing de contenu
Les flux de travail de marketing de contenu peuvent ne pas plaire à votre équipe de la même manière que la création d’idées de contenu, mais le marketing de contenu ne peut pas fonctionner sans un flux de travail solide. Pour définir n’importe quel flux de travail marketing, identifiez toutes les tâches et le temps que chacune prend. Ensuite, répertoriez tous les rôles et responsabilités des membres de l’équipe. La dernière étape consiste à placer les personnes et les tâches dans un ordre logique. L’objectif est de développer un processus durable pour créer, publier et distribuer de nouveaux contenus.
« Tout commence par la décomposition en projets, listes de contrôle et tâches connexes », explique Pendleton. « L’important est de ne pas utiliser quelque chose qui finit par être une liste de tâches géante. C’est le meilleur moyen de se laisser submerger ». L’une des plus grandes erreurs que vous pouvez faire, prévient-elle, est d’écrire ce que vous devez faire sans penser à la vue d’ensemble et au résultat que vous souhaitez.
« Parfois, j’ai littéralement commencé à le dessiner sur papier, ou à réfléchir à mes projets comme si je les avais dans un classeur. Si vous faites des listes de tâches, c’est comme si vous ouvriez ce tiroir, et si ce n’est qu’un tas de journaux et qu’il n’est pas organisé, alors vous serez complètement submergé », dit-elle. « Alors que si, au lieu de cela, vous avez tout organisé, par projet, date, sujet ou client, c’est comme si vous disposiez de votre classeur contenu avec des onglets, des notes, des index, etc. »
Pour en savoir plus sur les flux de travail marketing, lisez « Le guide complet des flux de travail marketing ».
Choisissez votre approche de flux de travail
Une fois que vous avez rassemblé toutes vos tâches, vos calendriers et les membres de l’équipe, il est temps d’organiser le flux de travail d’une manière qui fonctionne pour votre organisation. Il existe trois approches :
- En fonction du statut : organisez votre flux de travail en fonction du statut d’un élément de contenu.
- En fonction de la tâche : organisez votre flux de travail en fonction de la tâche requises pour un élément de contenu.
- La présentation en couloir : organisez les tâches entre les rôles et au fil du temps.
Flux de travail en fonction du statut
Dans cette approche, chaque élément de contenu se voit attribuer un statut, ce qui indique où se trouve le contenu et où il va ensuite dans le processus. Les chefs de projet et les éditeurs sont fortement impliqués dans les différentes étapes du flux de travail.
Vous serez confronté à des défis si vous ne concevez pas le flux de travail soigneusement : il peut être difficile d’obtenir une image complète du statut global du projet. Les membres de l’équipe qui n’utilisent pas le système peuvent être confus parce qu’ils ne connaissent pas le système. Évitez cela en obtenant rapidement l’adhésion de votre équipe. Voici quelques unes des meilleures pratiques d’utilisation d’un flux de travail en fonction du statut :
- Définissez clairement chaque statut pour tous les membres de l’équipe.
- Faites en sorte que les membres de l’équipe se souviennent facilement de ce que chaque terme signifie.
- Formez les membres de l’équipe à mettre à jour le flux de travail à chaque étape avec le bon statut afin d’éviter une supervision excessive des responsables.
- Créez un système flexible qui peut gérer les exceptions au flux de travail.
Flux de travail en fonction de la tâche
Vous constaterez peut-être qu’il est plus logique de définir votre flux de travail par fonction plutôt que par statut ou dans l’ordre chronologique. Un flux de travail en fonction de la tâche fonctionne comme une liste de tâches. Les membres de l’équipe s’attribuent des tâches au fur et à mesure que le contenu passe dans le flux de travail, et les éditeurs savent qui travaille sur chaque tâche, mais ils peuvent passer moins de temps à la microgestion du statut de chaque tâche dans le projet.
L’un des défis de cette approche est qu’un membre de l’équipe peut savoir qu’il a été affecté à une tâche, mais qu’il n’a peut-être pas accès à toutes les informations dont il a besoin pour faire le travail. Les flux de travail en fonction de la tâche peuvent également ne pas fournir les objectifs stratégiques du contenu, ce qui laisse aux rédacteurs et aux concepteurs la tâche de créer du contenu qui respecte l’échéance, mais qui nécessite une révision chronophage pour atteindre les objectifs de la campagne. Voici quelques unes des meilleures pratiques d’utilisation d’un flux de travail en fonction de la tâche :
- Écrivez la tâche dans un langage clair.
- Assurez-vous que les membres de l’équipe savent ce que l’on attend d’eux, et fournissez des détails sur la tâche et une échéance définie.
- Fournissez un visuel clair afin que l’équipe puisse voir l’avancement de diverses tâches, y compris les tâches restantes.
- Créez des déclencheurs qui alertent les membres de l’équipe lorsqu’une tâche leur a été déléguée.
- Créez un système flexible qui peut gérer les changements.
La présentation en couloir
Les présentations en couloirs organisent des projets qui comprennent différents services ou rôles. Les diagrammes affichent généralement les rôles dans les colonnes verticales et les tâches dans des lignes horizontales. Cela vous aide à voir ce que font les membres de l’équipe, afin d’éviter de dupliquer des tâches et d’identifier rapidement les goulots d’étranglement. Vous pouvez également voir la capacité d’une équipe à gérer d’autres tâches.
Meilleures pratiques et conseils d’experts
Les flux de travail de marketing de contenu les plus efficaces combinent des flux de travail en fonction du statut avec des listes de contrôle en fonction de la tâche. Lorsque vous commencez à définir vos flux de travail, assurez-vous d’inclure chaque étape du processus de marketing de contenu. Cette liste de contrôle peut vous aider à vous assurer que vous avez couvert toutes les bases.
Téléchargez la liste de contrôle des flux de travail de marketing de contenu
Grâce à tous les détails de vos flux de travail de marketing de contenu, vous pouvez désormais suivre ces conseils et meilleures pratiques :
- Mettre en place un processus de bout en bout : Shakun Bansal, responsable du marketing chez Mercer | Mettl, utilise ces étapes. Tout d’abord, définissez le but ou l’objectif du contenu, comme la sensibilisation aux produits ou le leadership éclairé. Obtenez des données internes sur votre public pour soutenir votre contenu. « Les informations fondées sur le nombre fonctionneraient mieux que le contenu sans elles », indique-t-il. Ensuite, définissez la structure, les systèmes et les processus du flux de travail et créez votre calendrier de contenu, avec des échéances. La communication entre les services est essentielle. « Configurez des réunions de collaboration entre les chefs de marketing et de produit et les designers, et définissez des indicateurs qui indiquent le succès ou l’échec », explique-t-il. Ces données sont essentielles pour orienter les efforts futurs.
- Soyez visuel : les diagrammes de Gantt, les cartes Kanban ou les diagrammes de notation de modélisation des processus d’entreprise (BPMN) donnent à votre équipe un affichage visuel du flux de travail et de votre progression.
- Soyez flexible : aucun flux de travail ne doit être gravé dans la pierre. Avec chaque projet, soyez prêt à adapter votre flux de travail pour s’adapter aux nouvelles circonstances. Assurez-vous que les outils que vous utilisez pour suivre votre flux de travail peuvent gérer les changements pendant le processus de marketing de contenu.
- Utilisez les bons outils de flux de travail : Allison Hott, spécialiste du marketing de contenu chez Nameboy, souligne l’importance de cette étape. « Les outils de flux de travail marketing vous aideront à créer des flux de travail marketing détaillés et vous permettront de voir toutes les tâches et l’avancement des membres de votre équipe en temps réel. Il existe également des outils de flux de travail marketing pour des domaines spécifiques du marketing, comme Hootsuite pour les flux de travail de marketing sur les réseaux sociaux ».
Comment trouver votre meilleur calendrier de travail
Un flux de travail ne se contente pas de répertorier l’ordre et le temps de chaque tâche, il comprend également le transfert entre les membres de l’équipe et la charge de travail de chaque personne. La séquence des étapes doit prendre en compte les autres projets dans les tâches de chacun. Voici quelques tactiques pour vous aider à créer votre calendrier de flux de travail :
- Soyez réaliste quant à la durée de chaque tâche : par exemple, un rédacteur peut dire que cela prend quatre heures pour rédiger le contenu. Demandez s’il s’agit d’un bloc de quatre heures ou de quatre heures sur plusieurs jours, ou si d’autres projets empêchent celui-ci de commencer. Ayez une bonne formule pour estimer la durée de chaque tâche du flux de travail.
- Commencez par votre date limite et travaillez à l’envers : si vous chargez le calendrier avec beaucoup de temps de recherche et d’écriture, vous n’aurez peut-être pas le temps pour les relectures et les révisions. Soit vous raterez des échéances parce que vous devez passer du temps à modifier, soit vous publierez un travail de qualité inférieure. Vous connaissez la date de publication, et vous savez combien de temps prend chaque tâche. Si vous commencez votre calendrier par la date d’échéance finale, vous pouvez ajuster l’heure de chaque tâche dans l’ordre inverse tout en respectant votre échéance. Cela vous aide également à laisser de la place à la fin du projet pour les révisions finales, plutôt que de publier du contenu qui n’est pas tout à fait prêt.
- Soyez au courant quand les tâches sont terminées : votre flux de travail doit indiquer clairement qu’une tâche est terminée et qu’elle est prête pour l’étape suivante du processus. Réfléchissez à la façon dont vous enverrez ces alertes afin que tout le monde connaisse sa charge de travail et son échéance.
- Tenez tout le monde au courant : communiquez avec tous les services impliqués dans votre flux de travail, car vous devez connaître leur bande passante pour gérer les projets entrants. Et vous devez cartographier toutes les interdépendances entre les services afin que toute l’équipe puisse voir les échéances interdépendantes.
Quelles sont les étapes de la gestion de projets de marketing de contenu ?
Le marketing de contenu produit toutes sortes de contenu. Mais le plus grand défi n’est pas de générer le contenu, mais d’établir des flux de travail pour gérer les personnes et les échéances qui créent les livrables. Vous pouvez vous appuyer sur une approche traditionnelle de gestion de projet adaptée au marketing de contenu :
- Première étape : concevoir l'idée
- Deuxième étape : planifier et attribuer
- Troisième étape : créer
- Quatrième étape : examiner et approuver
- Cinquième étape : publier et promouvoir
- Sixième étape : mesurer et archiver
Utilisez ce modèle de flux de travail de marketing de contenu pour gérer votre propre marketing de contenu. Il comprend les étapes du processus, avec de l’espace pour définir vos tâches de flux de travail spécifiques, la durée de chaque tâche, qui est responsable de chaque tâche (par rôle ou par nom), et qui examinera et approuvera chaque tâche.
Téléchargez le modèle des flux de travail de marketing de contenu
Pourquoi devriez-vous documenter votre flux de travail de marketing de contenu
Vous ne pouvez pas savoir si votre flux de travail vous aide à produire du contenu s’il n’est pas documenté. Commencez par créer des flux de travail pour chaque format de contenu et partagez-les avec tous les membres de l’équipe. Ensuite, suivez chaque étape afin que tout le monde puisse voir le travail que vous faites : vous gagnerez en transparence et en responsabilité avec votre équipe, votre organisation et vos clients. Vous obtiendrez également ces avantages en documentant votre flux de travail :
- Normalisez votre flux de travail : tout le monde travaillera dans le même ordre, avec les mêmes directives, à chaque fois.
- Améliorez votre processus : découvrez où vous respectez ou non les échéances, et identifiez les obstacles éventuels. Vous serez en mesure de voir où faire des révisions pour rationaliser votre processus.
- Créez une base de connaissances : aucun membre de l’équipe n’est le seul détenteur du savoir, la personne dont vous dépendez pour vous dire comment les choses fonctionnent. Maintenant, vous avez un processus standard qui n’est plus vulnérable si un membre de l’équipe part.
- Facilitez l’intégration : si votre intégration repose sur le fait qu’une personne dit à une autre personne comment les choses fonctionnent, vous créez des variations dans ce que vous faites. Les flux de travail standards garantissent que les nouveaux membres de l’équipe reçoivent toutes les informations dont ils ont besoin pour respecter vos échéances et vos normes.
Automatisez votre processus de création de marketing de contenu
Lorsque vous définissez et documentez votre processus de création de marketing de contenu, vous découvrirez des tâches banales et répétitives qui font perdre un temps précieux à votre équipe. L’automatisation de ces tâches élimine le chaos de la création de contenu, simplifie votre processus, réduit les erreurs et rationalise les tâches.
Brian Koenig, spécialiste principal du marketing digital chez Smile Marketing, met en garde contre l’utilisation de logiciels qui ne sont pas faciles à utiliser. « Cela pourrait amener les membres de l’équipe à revenir aux e-mails et autres formes traditionnelles de communication. À son tour, les éléments clés d’un projet peuvent se perdre dans le remaniement d’autres projets et tâches ».
Les flux de travail automatisés pour votre création de marketing de contenu vous donnent de la flexibilité sans chaos. Par exemple, envisagez d’utiliser un modèle pour vos demandes de marketing de contenu. Le formulaire permettra à la personne qui fait la demande de choisir parmi les thèmes, sujets et types de contenu standards. La personne qui examine le formulaire peut ajouter une recherche de mots-clés pertinente afin que l’auteur ait un point de départ. Le responsable peut ajouter des dates clés pour le calendrier de contenu, et l’équipe numérique qui publie le contenu sait ce qui se passe.
Explorez d'autres façons d’utiliser l’automatisation en lisant « Comment l’automatisation des flux de travail peut renforcer l'efficacitéde votre organisation ».
Outils de gestion du marketing de contenu pour simplifier votre flux de travail
Une gamme d’outils et de logiciels peut vous aider à produire un contenu de haute qualité qui s’inscrit dans votre flux de travail et respecte vos échéances.
- Gestion de contenu : un système de gestion de contenu (CMS) facilite la rédaction, la modification et la publication de contenu. Vous pouvez également envisager des outils spécialisés comme les systèmes de gestion des actifs numériques (DAM). Les options comprennent WordPress, Squarespace et Wix.
- Tableaux de bord : les tableaux de bord de marketing de contenu vous donnent un aperçu du fonctionnement de vos campagnes. Ils recueillent des indicateurs clés de performance (KPI) et d’autres données provenant de diverses sources et les affichent à un endroit central, à l’aide de visuels et de texte. Voici quelques outils de tableau de bord à prendre en compte : Cyfe, GoodData, Qlik, Sisense, ClearStory Data, Databox et Segment. Pour en savoir plus sur la définition des KPI et la création de tableaux de bord, consultez ce guide.
- Calendriers éditoriaux : les calendriers permettent à tout le monde d’être sur la bonne voie grâce à votre calendrier de publication. De nombreux systèmes de gestion de contenu et de projet, tels que WordPress, DivvyHQ et Kapost, ont une fonction de calendrier. Smartsheet dispose d’une collection de calendriers éditoriaux, y compris un calendrier de marketing de contenu.
- Gestion des projets et des flux de travail : il faut beaucoup d’organisation pour coordonner les tâches et les échéances. Les logiciels vous aident à rationaliser et à numériser vos processus, ainsi qu’à collaborer et à coordonner.
- Réseaux sociaux : de solides outils de réseaux sociaux vous aident à planifier, optimiser et partager plus de contenu sur les canaux. Vous pouvez vous concentrer sur la création de contenu et laisser les outils gérer les aspects techniques.
Stuart Leung, vice-président du marketing chez Breazy, explique : « Hootsuite est un excellent outil pour ceux qui souhaitent accroître leur engagement sur les réseaux sociaux. Il peut être géré par plusieurs membres de votre équipe et vous permettre de déléguer des tâches à chacun d’entre eux. Vous pouvez également gérer plusieurs plateformes de réseaux sociaux à la fois et programmer des publications à l’avance. Lorsque vous élaborez de nouvelles stratégies, vous pouvez afficher vos analyses et utiliser les fonctionnalités de création de rapports si vous souhaitez un document professionnel sur l’avancement de vos réseaux sociaux ». Envisagez Yoast et Ahrefs pour rédiger du contenu axé sur le référencement et les recherches de mots-clés. Buffer vous aide à programmer des publications sur toutes les plateformes. En plus d’une plateforme logicielle en ligne, Mailchimp s’intègre à des boutiques de commerce en ligne et à des plug-ins.
- Révision et relecture : Rahul Khosla, directeur de Point & Quack Web Design, affirme que cela commence par l’écriture. « Un élément clé de notre succès est d’avoir des rédacteurs à portée de main pour des secteurs distincts. Au cours des dernières années, nous avons soigneusement construit un large éventail de rédacteurs que nous savons crédibles pour écrire, au sein des secteurs respectifs. Nous avons remarqué que cela va vraiment loin, non seulement pour la visibilité de nos clients, mais aussi pour leur classement dans Google, car les informations sont pertinentes ».
Un autre conseil pour trouver des rédacteurs : « Si vous voyez un article en ligne et que vous aimez la façon dont il est écrit, établissez un contact avec ce rédacteur sur Twitter ou LinkedIn. De plus, cet auteur est déjà établi, ce qui peut faire avancer les choses ». Bien que rien ne puisse remplacer un autre regard sur votre contenu, certains outils peuvent vous aider avec une partie du travail. Khosla recommande Grammarly, un outil automatisé pour vérifier et résoudre la plupart des problèmes de grammaire, et Copyscape pour la vérification anti-plagiat. Hemingway note votre écriture, afin que vous sachiez quel niveau d’évaluation votre article atteindra. Les rédacteurs peuvent télécharger leur contenu sur Boom Essays, où il peut être modifié par un autre auteur. - Visuels : votre contenu est en concurrence avec des millions d’images et de vidéos chaque jour. Vous avez besoin d’une stratégie intelligente et flexible pour atteindre votre public et d’outils qui vous aident à exécuter cette stratégie rapidement. Utilisez Visio de Microsoft, qui fait partie de la suite Office, pour les diagrammes et les graphiques vectoriels. Canva et Skitch sont des outils faciles à utiliser pour créer des designs pour le contenu Web et les images des réseaux sociaux. Animoto utilise un outil de glisser-déposer pour vous aider à créer rapidement et facilement des vidéos d’aspect professionnel.
- Systèmes et logiciels d’influenceurs : le marketing d’influence, parfois appelé marketing de défense, fait appel à des personnes ayant un large public d’abonnés pour promouvoir les produits et le contenu. Les célébrités, les gourous des réseaux sociaux, les YouTubeurs et autres ont pris la place du marketing traditionnel de bouche à oreille à l’ère du numérique. Certaines plateformes et logiciels qui fournissent du contenu à diverses sources comprennent GaggleAMP, dlvr.it et Triberr.
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Les meilleures équipes de marketing savent combien il est important de disposer de campagnes gérées efficacement, d'opérations de création cohérentes, et d'une logistique fiable pour les événements. Smartsheet vous aide à réussir sur ces trois plans, afin que vous puissiez être plus efficace et accomplir plus. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.