Comment réaliser une rétrospective axée sur les résultats, étape par étape

Une rétrospective de projet est une réunion structurée qui permet à une équipe d’examiner, de réfléchir et d’apprendre de son travail sur un projet. Cet exercice peut se produire pendant et à la fin d’un projet ; il fait partie du cadre Agile de gestion de projet, qui vise à l’amélioration continue. 

Dans les domaines techniques, où Agile est apparu, la rétrospective a généralement lieu après chaque sprint, une période de deux semaines au cours de laquelle l’équipe s’attaque à un ensemble de travail prédéterminé, comme l’écriture de code logiciel pour certaines fonctionnalités. Pour en savoir plus sur Agile, consultez le « Guide complet de la gestion de projets Agile. »

Cependant, Agile s’est étendue à d’autres secteurs verticaux, notamment le marketing, l’ingénierie, la construction et les produits pharmaceutiques. Dans ces domaines, une rétrospective peut se concentrer sur l’exécution d’un projet spécifique et peut survenir sur un intervalle de temps (similaire à toutes les deux semaines d’un sprint), ou sur les jalons et les phases (par exemple, une fois que le calendrier de contenu est terminé, avant le début de l’écriture des affectations).

Pour que le temps de chacun soit bien investi, une rétrospective nécessite une bonne planification. Ce processus implique de choisir un format, d’identifier les autres activités souhaitées (comme un brise-glace), et de décider comment le groupe votera lors de la réunion. 

Les étapes ci-dessous vous aideront à préparer votre rétrospective :

1. Refléchir : Avant la rétrospective, identifiez qui participera à la réunion et demandez-leur de réfléchir à la période de travail récente. Qu’est-ce que l’équipe doit arrêter ou commencer à faire ? Qu’a appris l’équipe ?
2. Pensez à l’environnement : Prenez en compte votre équipe et le contexte de la réunion, et planifiez ce qui convient le mieux à ces conditions. Si vous vous réunissez à distance, regardez les idées et suggestions dans «17 activités pour les réunions rétrospectives à distance et distribuées. »  Les brise-glaces sont particulièrement importants pour les nouvelles équipes.
3. Limitez la durée de la réunion : Définissez une heure de début et de fin pour la réunion afin de la maintenir sur la bonne voie et d’aider les participants à rester impliqués. Les rétrospectives de mi-projet et de sprint ne doivent généralement pas durer plus d’une heure. Une bonne règle de base est de 30 minutes pour chaque semaine de travail. Les attributions de temps suggérées dans cet article sont basées sur une réunion d’une heure, bien que certaines équipes préfèrent standardiser sur une demi-heure. 
4. Rédiger un ordre du jour : Pensez à chaque partie de la rétrospective et à la façon dont vous la gérerez. Dans leur important livre Agile Retrospectives : Making Good Teams Great, les auteurs Diana Larsen, Esther Derby et Ken Schwaber divisent l’ordre du jour de la rétrospective en phases comme décrit ci-dessous :
   • Préparer le terrain (10 minutes) : Réfléchissez à vos paroles de bienvenue. Vous voulez mettre les participants à l’aise et les préparer à une discussion ouverte et respectueuse. Au début de la réunion, passez en compte les règles de base, comme la Prime Directive de Norm Kerth, qui convient que tout le monde considère que tous les participants ont fait le meilleur travail possible. Cela inculque l’idée d’une rétrospective « sans reproche ». Faites une activité pour vérifier que tout le monde est à l'aise, et un brise-glace.
   • Passage en revue (20 minutes) : À ce stade, recueillez des informations sur le travail du projet. Utilisez des sources objectives de données, telles qu’un diagramme de burndown, un tableau Kanban et une chronologie de projet. Votre format vous permettra souvent d’obtenir ces informations. Posez les questions clés suivantes : Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui doit être amélioré ? Qu’avons-nous appris ? Quels objectifs du projet ont été atteints, dépassés ou non atteints ? Quels sont nos plus grands défis ?
   • Brainstorming (10 minutes) : Encore une fois, votre format peut dicter la manière dont vous présentez ce processus. Dans votre ordre du jour, indiquez comment vous susciterez une forte participation et une libre circulation des suggestions.
   • Hiérarchisez (5 minutes) : Choisissez l’une des nombreuses activités de la liste des suggestions pour la réduire en deux ou trois éléments d’action qui seront les plus efficaces pour relever les défis identifiés précédemment.
   • Planification de l’action (10 minutes) : Demandez au groupe de désigner les personnes responsables de chaque action et de définir les dates de mise en œuvre. Dans l’ordre du jour, réfléchissez à la façon dont vous vous assurerez que les participants n’oublient pas leurs tâches après la réunion, par exemple en demandant aux gens d’écrire des notes pour eux-mêmes, de programmer des rappels par e-mail et de publier le plan à un endroit où tout le monde le verra.
   • Clôture (5 minutes) : Récapitulez la réunion et faites une activité qui recueille les commentaires des participants sur la rétrospective elle-même, comme choisir un émoji, marquer leurs sentiments sur un continuum entre étonnant et décevant, ou déposer une carte colorée dans un panier (rouge pour mauvais usage de leur temps, jaune pour OK, et vert pour ça valait le coup).

Une fois que vous avez jeté les bases d’une rétrospective productive avec votre ordre du jour, vous devez gérer la rétrospective du projet elle-même. Au fur et à mesure que la rétrospective avance, soyez prêt(e) à résoudre les problèmes courants, comme les collègues qui ne parlent pas, ceux qui monopolise la conversation, ou l'équipe qui s'engage sur trop d'éléments d'action.

Une rétrospective de sprint se concentre sur un ensemble de travail défini dans le temps, généralement deux semaines dans le monde de la haute technologie. Une rétrospective de projet peut également concerner un segment de travail défini dans le temps, mais elle peut plutôt se concentrer sur le travail par jalon ou par phase, plutôt que sur une période de temps. Cela dit, la substance d’une rétrospective de projet et d’une rétrospective de sprint est la même. 

Pour faire une bonne rétrospective, suivez votre ordre du jour et suivez ces étapes :

1. Accueil : Saluez les participants, et expliquez les règles de base, surtout s’il y a de nouveaux membres de l’équipe ou des personnes nouvelles dans les rétrospectives. Envisagez un brise-glace pour aider les gens à se sentir plus à l’aise, évaluez le tempérament de l’équipe, ou vérifiez si les participants se sentent en sécurité pour exprimer honnêtement leur opinion.

2. Passage en revue : Résumez ce que l’équipe a accompli, et citez des détails. Dressez également la liste des tâches programmées que les membres n’ont pas terminées. Demandez aux membres de l’équipe d’identifier les réussites, les défis et les obstacles, et de discuter des informations et des enseignements tirés. Pour le moment, appliquez votre idée ou format de rétrospective de projet, si vous en utilisez un. Les membres de l’équipe peuvent noter leurs commentaires sur des post-it qui vont sur un tableau blanc, avec des marqueurs, à l’aide de cartes d’index ou dans un outil en ligne.

Téléchargez ce modèle de rétrospective de sprint, et utilisez-le pour enregistrer les détails de ce qui s’est bien passé et de ce qui ne s'est pas bien passé. Vous pouvez utiliser cette fiche pour résumer les commentaires des groupes, ou donner à chaque participant une copie pour prendre des notes et contribuer à la discussion. 

Téléchargez le modèle de rétrospective de sprint

Microsoft Word 

3. Brainstorming : Sollicitez des idées pour résoudre les problèmes et intégrer des pratiques utiles. Assurez-vous que tout le monde a une chance de contribuer. Enregistrez toutes les suggestions.

4. Hiérarchisation : Utilisez une activité, comme le vote, pour réduire la liste des suggestions à trois idées maximum qui, une fois mises en œuvre, auront le plus grand impact.

5. Planification de l’action : Identifiez les actions pour mettre les idées en œuvre. Définissez les étapes et les procédures pour mettre en œuvre ces idées, et pour attribuer les échéances et les responsables.

6. Clôture : Récapitule ce qui s’est passé lors de la réunion et les étapes suivantes. Recherchez les commentaires des participants sur l’utilité de la rétrospective, ou réalisez une autre activité de clôture. Enregistrez des notes ou des minutes et le format de rétrospective que vous avez utilisé pour vous permettre de vous y référer. Ces enregistrements sont utiles pour voir combien de fois les membres de l’équipe soulèvent le même problème et pour vous assurer que vous ne réutilisez pas trop souvent le même format.

À mesure que votre équipe organise plus de rétrospectives et que vous acquérez plus d’expérience dans l'organisation de rétrospectives, les réunions deviendront plus productives. Ci-dessous, nous avons compilé des astuces pour tirer le meilleur parti de ces événements :

1. Assurez-vous que tout le monde puisse s'exprimer : Lors de votre ouverture, vérifiez l’humeur et le sentiment de sécurité de l’équipe. Si vous pensez que quelqu’un ne se sent pas assez à l’aise pour être honnête, organisez un brise-glace ou une autre activité pour favoriser la confiance (n’oubliez pas qu’il s’agit d’un processus sur le long terme). Envisagez également de solliciter des commentaires anonymes par écrit.

Pour atténuer cet inconfort, rappelez aux personnes qui précèdent la réunion ce qu’elles discuteront et demandez-leur de se préparer en réfléchissant aux sujets clés. Cela aidera les collègues moins bavards à s'exprimer.

Si vous avez des personnalités dominantes au sein de l’équipe, empêchez-les de monopoliser la conversation en faisant le tour de la pièce dans l’ordre. Si la réunion est un hybride à distance/en personne, veillez particulièrement à ce que les groupes soient sur un pied d’égalité, afin de ne pas laisser les participants en personne se concentrer uniquement les uns sur les autres.

Enfin, pensez à ne pas trop parler vous-même ni à orienter le résultat vers certaines conclusions. Votre rôle est de diriger le groupe dans la découverte de soi.

2. Respectez les délais : Notez le temps que vous consacrez à une activité ou à une partie de l'ordre du jour, et ne dépassez pas le temps alloué. Si cela est difficile à faire au cours de la réunion, nommez quelqu’un pour vérifier le temps passé. Si la rétrospective s’étend trop, les participants risquent de se déconcentrer.

Il est important que tous les participants sentent que le temps qu'ils y ont consacré a été respecté et bien utilisé. Si la réunion s'éternise ou se perd en digressions, l'équipe apportera moins de soutien au processus de rétrospective.

3. Gardez un ton constructif : Dans la phase d'accueil, expliquez les attentes de base pour la réunion, par exemple, que personne n'accusera les autres ou ne fera de critiques personnelles. Si les relations interpersonnelles ont été difficiles pour l’équipe, abordez ces tensions avant la rétrospective avec les personnes concernées. Au cours de la réunion, orientez la discussion sur les processus et les pratiques de l’équipe, plutôt que sur les personnalités ou les lacunes individuelles. Si la conversation commence à dévier sur des reproches, rappelez immédiatement au groupe les règles de base.

4. Ne réduisez pas les réussites: Les gens supposent souvent que puisque la rétrospective est un outil clé dans l’amélioration continue, la réunion ne doit couvrir que ce qui doit être amélioré. C’est une erreur.

Raconter les victoires et permettre aux membres de l’équipe de se remercier mutuellement et de se montrer leur reconnaissance peut être très motivant. Vous pouvez télécharger le modèle de cartes de félicitations ci-dessous pour encourager cette pratique, que vous pouvez utiliser numériquement, imprimer et partager. Elles offrent un espace pour écrire des détails sur la raison des félicitations et le nom de la personne qui les reçoit.

Télécharger le modèle de cartes Kudos Adobe

Microsoft Excel | Microsoft Word 

De plus, la rétrospective s’efforce de découvrir ce qui se passe bien et ce que l’équipe devrait faire davantage. Le fait de nommer ces pratiques permet de prendre conscience des facteurs de réussite.  

5. Soyez réaliste : Les équipes et les animateurs enthousiastes sont souvent pris dans le piège de s'engager dans trop d’actions ou d’être trop ambitieux, ce qui est contraire à l’objectif.

L’amélioration continue concerne les changements progressifs et continus. Si l’équipe veut trop faire à la fois, tout ne sera probablement pas fait. Cette incohérence affaiblit votre processus. Avec les listes d’actions trop chargées, les efforts pour mettre en œuvre les éléments peuvent également encombrer la tâche principale et avoir un impact négatif sur le projet.

Les actions trop ambitieuses peuvent être perturbatrices. Si vous demandez aux gens d’apporter d’énormes changements dans leur façon de travailler, l’adaptation devient difficile, et les choses qui fonctionnaient auparavant risquent de s’effondrer. Divisez les étapes ambitieuses en petites pièces que l’équipe peut mettre en œuvre au fil du temps.

6. Soyez orienté vers l’action : Assurez-vous que la réunion se termine avec des idées exploitables attribuées à des responsables et des échéances. Planifiez comment l’équipe gardera ces actions à l’esprit, qu’il s’agisse d’e-mails de rappel, de notifications d’agenda ou de signes à la machine à café.

Vous trouverez encore plus de conseils pour améliorer votre réunion rétrospective dans notre guide complet.

L’une des responsabilités les plus importantes mais difficiles de l’animateur de rétrospective est d’inciter les membres de l’équipe à identifier les domaines qui doivent être améliorés. La meilleure façon de le faire est de poser des questions qui suscitent la réflexion. 

Parfois, les participants ont l’impression que leur esprit est vide. Cela peut se produire car le même format a été utilisé à plusieurs reprises et n’invite plus à une réflexion significative. Les gens peuvent aussi être tellement habitués à certains problèmes et inefficacités qu’ils ne les voient même plus. Ou vous vous précipitez peut-être dans la rétrospective, si bien que les membres de l’équipe n’ont pas assez de temps. Enfin, si votre équipe ne met pas en œuvre les éléments d’action de façon cohérente, les participants peuvent perdre confiance dans le processus rétrospectif et se démotiver.

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