Qu’est-ce qu’une matrice de priorité ?
Une matricede priorité, aussi appelée matrice de hiérarchisation, est un outil personnalisable qui permet d’identifier les tâches ou projets essentiels. Une matrice de priorité peut être un diagramme simple qui compare l’urgence et l’importance, ou une grille complexe qui analyse de nombreux critères.
Une matrice de priorité est surtout utile lorsqu’elle est utilisée pour classer une liste de projets ou de tâches potentiels à venir par ordre d’importance. En définissant vos propres critères, vous pouvez créer et utiliser ces matrices pour vous aider dans un processus de sélection de projet qui répond aux besoins de votre organisation.
Lorsque vous utilisez une matrice de priorité, organisez les tâches ou les projets en quadrants qui représentent les catégories suivantes :
- Important et urgent
- Important mais pas urgent
- Urgent mais pas important
- Pas urgent et pas important
Cela permet à votre équipe de voir facilement les tâches qu’elle doit aborder en premier.
Pourquoi une matrice de priorité est-elle utile?
Une matrice de priorité est un outil utile pour vous aider à réduire votre liste d'options pour un projet ou une tâche, afin que vous et vos parties prenantes puissiez identifier les priorités. Les matrices de priorité facilitent également la prise de décisions, car elles sont personnalisables, simples à utiliser et faciles à lire.
Quand utiliser une matrice de priorité
Utilisez une matrice de priorité chaque fois que vous devez classer un groupe de projets ou de tâches par importance. Une matrice de priorité vous indiquera quelles tâches sont urgentes, lesquelles déléguer, et lesquelles peuvent être effectuées selon votre gré.
Qu’est-ce qu’une matrice de priorité dans la gestion de projet ?
Les matrices de priorité sont principalement utilisées dans la gestion de projets afin de faciliter la sélection des projets potentiels. De plus, les chefs de projet peuvent utiliser des matrices pour aider à déléguer des tâches à leur équipe, créer des plans de projet ou cartographier leurs tâches quotidiennes.
Les matrices de priorité créent également un suivi papier partageable pour les parties prenantes, qui ne sont peut-être pas directement impliquées dans le processus décisionnel. L’accès à ces documents aide à résoudre les désaccords en évitant les intentions cachées et en favorisant le consensus au sein d’un groupe. Lorsque vous autorisez les parties intéressées à passer en revue les critères de sélection impliqués dans la prise de décisions, vous augmentez la visibilité des projets et l’adhésion, ce qui favorise la cohésion et la réussite des activités.
Comment hiérarchiser les projets à l’aide d’une matrice de priorités
Il y quatre étapes à suivre pour hiérarchiser les projets avec une matrice de priorité. Tout d’abord, créez une liste de projets. Ensuite, choisissez les critères les plus importants à comparer. Ensuite, notez chaque critère pour chaque projet. Enfin, analysez et comparez les scores obtenus.
- Faites une liste des projets potentiels : Recueillez les commentaires des parties prenantes pour créer une liste de projets ou de tâches à hiérarchiser.
- Choisissez vos critères et donnez-leur un poids : « Évitez les priorités concurrentes pour être sûr d'accomplir parfaitement les tâches essentielles », conseille Harriet Chan, co-fondatrice de CocoFinder. Pour vous assurer que votre matrice est facile à utiliser et à lire, limitez vos critères de hiérarchisation à cinq éléments. Donnez un poids à vos critères en fonction de leur importance relative selon les membres de votre équipe de sélection.
- Attribuez des scores à chaque critère : Attribuez une valeur numérique à chaque critère pour chaque élément de la liste. Ces nombres indiqueront le niveau d’importance de chaque critère ; additionnez-le pour attribuer un score à chaque projet.
- Analysez et comparez les résultats : Comparez les scores de vos projets pour déterminer leur priorité. Généralement, plus un projet a un score élevé, plus il est important, mais pensez à vérifier que rien n'a été oublié. Si vos résultats ne semblent pas corrects, réévaluez vos critères et leur poids, puis réessayez.
Niveaux de priorité pour les projets
Au niveau le plus basique, vous pouvez diviser les projets entre importance élevée et faible importance. Beaucoup trouvent utile de catégoriser les projets en importance très élevée, très faible et modérée. Vous pouvez aussi penser qu'il est plus claire de comparer les projets par niveau d'urgence.
- Priorité élevée : Ces projets sont essentiels à l’organisation.
- Faire : Terminez les projets très importants et très urgent le plus tôt possible.
- Priorité moyenne : Ces projets sont généralement nécessaires, mais ils ne sont pas les plus importants à l’heure actuelle.
- Déléguer : Déléguez les tâches de faible importance et d’urgence élevée pour qu'elles soient effectuées dans des délais appropriés.
- Programmer : Planifiez des tâches très importantes mais peu urgentes pour les effectuer lorsque vous en aurez le temps.
- Faible priorité : Ces projets ne sont pas très importants pour le moment.
- Supprimer : Mettez de côté les projets peu importants et peu urgents. Vous pouvez décider de les revoir plus tard et d’évaluer si leur statut a changé au fil du temps.
Comment utiliser une matrice de priorité
Les entreprises utilisent des matrices de priorité pour diverses raisons, notamment pour les aider à déléguer des tâches, à classer les projets potentiels par importance, ou même à assurer la visibilité du projet en documentant le processus de sélection.
« Nous suivons des étapes spécifiques pour exploiter pleinement le potentiel de la matrice de priorité. Tout d’abord, nous faisons une liste des éléments qui doivent être prioritaires en actualisant notre product backlog. Ensuite, nous classons chaque élément en fonction de son impact sur l’entreprise et utilisons la même échelle pour mesurer chaque élément de la liste en fonction du niveau d’effort requis. Après avoir établi les éléments et les étapes à prendre, nous traçons stratégiquement nos activités dans les quadrants appropriés de la matrice et hiérarchisons, déléguons ou supprimons en conséquence », explique Chan.
Les étapes suivantes décrivent la méthode d’utilisation d’une matrice de priorité pour attribuer une priorité au projet :
- Choisissez les projets : Les matrices de priorité sont extrêmement utiles pour classer une liste de projets potentiels. En pesant soigneusement les critères de sélection, vous pouvez vous assurer que votre liste basée sur un modèle reflète la valeur réelle de chaque élément pour votre entreprise.
- Choisissez les prochaines tâches : Les matrices de priorité peuvent contribuer à organiser le calendrier d’un projet. En hiérarchisant les tâches principales de votre liste, vous vous assurez que le calendrier de votre business plan est aussi logique que possible.
- Hiérarchisez les éléments d’une liste : Utilisez une matrice de priorité pour organiser les éléments d’une liste, comme les critères de sélection possibles ou une liste de sites d’emploi potentiels. En ajustant vos critères de sélection ou la complexité de votre matrice, vous pouvez facilement hiérarchiser n’importe quel groupe d’éléments.
- Fournissez une ressource révisable aux parties prenantes : Utilisez et stockez les matrices de priorité pour référence ultérieure afin de fournir un suivi papier de votre processus de sélection aux parties intéressées. Vous pouvez également décider d’inclure des matrices terminées dans les rapports envoyés aux parties prenantes dans le cadre de votre plan de communication.
Comment créer une matrice de priorité de projet ?
Pour créer une matrice de priorité de projet, vous devez d’abord créer une liste de projets potentiels. Ensuite, déterminez vos critères de sélection et leur poids, puis saisissez les scores pour chaque élément. Enfin, comparez les scores pour décider de votre prochain projet.
Utilisez la matrice qui convient le mieux à la tâche. « Une bonne matrice de priorité doit être facile à utiliser et rapide à mettre en œuvre, elle doit donc être aussi simple que possible », conseille Faisal Nasim, directeur d'Exam Paper Plus.
- Déterminez vos objectifs : Décidez ce que vous souhaitez accomplir à l’aide de la matrice. Votre choix concerne-t-il un nouveau projet ou la tâche suivante au sein d’un projet ? Classez-vous une liste d’éléments en fonction de l’urgence ou de l’importance ? Cela vous aidera à déterminer le type de matrice à utiliser.
- Créez une liste : Consultez les parties prenantes et établissez une liste complète d’options.
- Déterminez les critères et leur poids : « Les meilleurs critères à mesurer sont les ressources et les résultats. Les ressources peuvent être des unités de temps, des ressources financières ou des efforts nécessaires pour accomplir une tâche. Les résultats sont essentiellement ce que le projet terminé apportera à votre entreprise. Mesurer les ressources par rapport aux résultats d'une tâche vous donnera sa position dans la matrice de priorité », explique Nasim. Une matrice de priorité simple mesurera les options de faible à haute importance et de faible à haute urgence, mais une matrice plus complexe peut évaluer chaque critère différemment.
- Déterminez la position de chaque option sur la matrice : Utilisez l’intersection de chaque ligne et colonne pour déterminer l’emplacement de chaque élément. Les éléments très urgents et très importants se trouveront en haut à droite du diagramme de priorité, tandis que les éléments les moins urgents et les moins importants se trouveront en bas à gauche.
- Analysez les résultats : Les éléments du quadrant supérieur droit doivent être les plus importants de la liste. Si quelque chose semble manquer, envisagez d’utiliser une matrice plus complexe pour restreindre vos choix.
- Choisissez votre prochain projet ou tâche : Regardez vos tâches les plus importantes et déléguez-les ou effectuez-les selon les besoins.
Exemple de matrice de hiérarchisation
Télécharger l’exemple de matrice de priorité
Ce modèle contient des exemples de données matricielles pour la liste de tâches quotidiennes d’un chef de projet. Vous pouvez facilement le personnaliser pour répondre à vos propres besoins en matière de priorisation de projets ou de tâches.
Pour obtenir des modèles téléchargeables plus complexes, consultez nos « Modèles gratuits de matrice de priorité et de hiérarchisation des projets. »
Atouts de l’utilisation d’une matrice de priorité
Les organisations choisissent des matrices prioritaires pour leur facilité d’utilisation, leur potentiel de personnalisation et leur capacité à classer un grand nombre de tâches diverses. Nous avons compilé une liste des principaux atouts de l’utilisation d’une matrice de priorité ci-dessous :
- Possibilité d’organiser un grand nombre de tâches importantes : De nombreuses équipes ont du mal à hiérarchiser un grand nombre de tâches sans utiliser un outil de hiérarchisation. Il peut être difficile de commencer à voir les éléments d’une liste de tâches importantes comme étant « plus importants » et « moins importants ». Les matrices de priorité peuvent être utilisées pour hiérarchiser davantage une liste de tâches importantes afin que vous puissiez les aborder plus efficacement.
- Facilité de mise à jour et de modification : Vous pouvez facilement mettre à jour les critères, leur poids et les projets sur une matrice. Il est ainsi simple de voir comment la priorité d’un élément peut changer au fil du temps.
- Personnalisation : Les matrices de priorité peuvent être très simples ou aussi complexes que nécessaire. Vous pouvez théoriquement comparer un nombre illimité d’options et de critères à l’aide d’une matrice assez grande ; Cependant, la meilleure matrice est celle qui répond le plus simplement aux besoins de la tâche.
- Facilité d’utilisation : Même les modèles complexes de matrices de priorité sont faciles à utiliser. Saisissez simplement votre liste, choisissez vos critères et saisissez vos scores ; la matrice révélera les résultats.
- Grande variété de cas d’utilisation :
David Attard, consultant numérique et concepteur web chez CollectiveRay, utilise des matrices de priorité pour créer des emplois du temps quotidiens. « Chaque jour se termine par l’organisation et l’écriture de mes matrices de priorité pour que je sois prêt à démarrer le lendemain matin. Je commence à les préparer en fonction de réponses à des questions telles que : "Quelle tâche est la plus urgente ? Quelles sont celles qui sont axées sur les objectifs et qui auront le plus d’impact ?", et ainsi de suite. De cette façon, je ne manque pas ce qui est important en luttant mentalement pour hiérarchiser les tâches. »
- Aide à la gestion de projets : « Les matrices de priorité aident les chefs d’équipe et les responsables à choisir rapidement et efficacement la façon de déléguer le travail. Elles contribuent à optimiser les résultats d’une équipe en concentrant les efforts sur les tâches les plus rentables », explique Nasim.
- Suppression des biais : Une matrice bien conçue peut aider à supprimer les biais personnels du processus de sélection. « La matrice de hiérarchisation divise les problèmes complexes et peut fonctionnement objectivement sans bagage émotionnel », explique Chan.
- Simplicité de compréhension : Les matrices de priorité sont très faciles à comprendre en un coup d’œil. Leur conception intuitive permet d’identifier facilement les options plus ou moins importantes en fonction de leur position sur le diagramme ou de leur score final.
Faiblesse d'une matrice de priorité
Les matrices de priorité présentent quelques faiblesses potentielles. Vous remarquerez peut-être des biais dans vos résultats ou des projets très différents avec un score à égalité. Vérifiez toujours que les résultats de votre matrice semblent logiques par rapport aux objectifs de votre entreprise ou de votre projet.
- Possibilité d'auto-sélection : Le résultat de votre matrice dépend entièrement de l’auto-évaluation des critères et de leur poids. Si vous créez une matrice sans adopter une perspective neutre, le biais du créateur peut devenir apparent.
- Scores à égalité : Des projets très différents peuvent parfois obtenir le même score, même lorsque vous sélectionnez et évaluez soigneusement vos critères. Dans cette situation, il est préférable de créer une nouvelle matrice avec de nouveaux critères spécifiques pour les deux options à égalité, et de réessayer.
- Rigidité : Pour certaines organisations, les matrices de priorité peuvent être trop rigides. Si toute votre équipe est très petite et soudée, il n’est peut-être pas nécessaire de passer trop de temps à créer des matrices pour hiérarchiser et attribuer des tâches.
- Courbe d’apprentissage : De nouvelles méthodes nécessitent une formation. Assurez-vous que les nouveaux adoptants savent quelles tâches relèvent de quel quadrant en les formant à la mission de votre entreprise. Il peut également être utile d’expliquer la logique derrière vos critères de hiérarchisation afin que chaque membre de l’équipe les aborde de la même manière.
- Possibilité de retards critiques dans le projet : « L’utilisation de matrices de priorité peut parfois conduire à délaisser des tâches importantes jusqu’à la dernière minute. En répartissant différents projets selon leur retour sur investissement respectif, les chefs d'équipe vont naturellement vers les plus rentables. Avec un mauvais management, les tâches nécessaires mais peu gratifiantes peuvent avoir tendance à être oubliées au profit de projets plus simples et plus voyants », prévient Nasim. Vous trouverez des modèles de retour sur investissement dans cette liste.
Types de matrices de priorité
Les matrices de priorité peuvent être aussi complexes que vous en avez besoin. Le type de matrice et de processus que vous sélectionnez dépend de votre cas d’utilisation, de la complexité des éléments que vous comparez et de votre familiarité avec ceux-ci.
| Matrice d’Eisenhower | Utilisez-la si vous hiérarchisez des tâches simples uniquement en fonction de leur importance et de leur urgence. |
| Kanban | Utilisez-la si vous vous intéressez à la visibilité du projet et au mappage visuel de l’ensemble d’un projet. |
| Comparaison par paires | Utilisez-la si vous devez rapidement classer de nombreuses tâches d’importance similaire. |
| Modèle de notation | Utilisez-le si vous hiérarchisez un grand nombre de tâches ou de projets variés avec de nombreux critères de sélection. |
| Six Sigma | Utilisez-le si vous devez vous assurer que les décisions sont prises logiquement, avec les meilleures pratiques de l’organisation et le consensus de l’ensemble du groupe. |
Matrice d’Eisenhower vs. Matrice de priorité
La matrice d'Eisenhower est l’une des matrices de priorité les plus simples. Un carré de deux sur deux répartit les projets en grande importance, faible importance, priorité élevée et faible priorité. Vous pouvez utiliser une matrice d'Eisenhower pour classer rapidement les listes, mais elle n’a pas la nuance de matrices plus complexes.
La matrice d’Eisenhower fournit un processus défini pour hiérarchiser une liste d’éléments en fonction de l’urgence et de l’importance. Elle convient surtout aux tâches plus petites et fonctionne moins bien pour classer les projets complexes. Avec seulement deux variables, il peut devenir difficile de différencier l’importance d’éléments plus complexes au sein des quatre catégories.
Pour en savoir plus sur la hiérarchisation des tâches, lisez le guide de hiérarchisation des tâches.
Matrice de priorité vs. modèle de notation
Un modèle de notation est une matrice de priorité qui attribue un score numérique à plusieurs éléments d'une liste à l’aide de critères définis et évalués par l’utilisateur. Les décideurs choisissent parmi une liste de projets selon divers critères financiers, stratégiques et d’évaluation des risques.
C’est l’une des formes les plus complexes de matrice de hiérarchisation et il est préférable de comparer des concepts complexes, tels que des projets entiers, plutôt que des tâches au sein de projets.
Matrice de priorité et Kanban
La méthode Kanban vise à assurer la visibilité du projet en visualisant chaque étape du plan et du processus du projet. Les matrices de priorité sont des outils essentiels pour améliorer la méthode Kanban, car elles représentent l’ensemble du processus de hiérarchisation des tâches et des projets.
Le Kanban met l’accent sur la visualisation des tâches au sein d’un projet, et les matrices de priorités peuvent aider à attribuer des tâches prioritaires aux ressources les meilleures et les plus disponibles. Au fur et à mesure que le travail supplémentaire est présenté ou terminé, de nouvelles tâches peuvent être attribuées et visualisées en fonction de la priorité.
Pour en savoir plus sur le processus Kanban, consultez notre guide de la méthodologie Kanban.
Matrice de priorité et Six Sigma
Le Six Sigma est un système élaboré pour améliorer les processus opérationnels et vous assurer que vous respectez toujours les meilleures pratiques. Les matrices de priorité sont un outil d’analyse utilisé dans le cadre du Six Sigma pour s’assurer que les décisions sont prises logiquement et avec le consensus du groupe.
Dans Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices, l’auteur Lynne Hambleton aborde trois types de cas d’utilisation prioritaires de la matrice :
- Critères analytiques complets : Il s’agit de la matrice la plus complexe de la boîte à outils Six Sigma. Choisissez jusqu’à 10 critères et évaluez-les pour générer un score qui permet de hiérarchiser une liste de variables complexes comme les projets.
- Critères de consensus : Cette matrice utilise les saisies de plusieurs membres de l’équipe pour générer un score numérique moyen pour chaque variable choisie. Cela peut aider à pondérer chaque variable, car les éléments à score plus élevé sont plus importants pour un plus grand nombre de membres du groupe.
- Matrice d'association : Cette matrice fonctionne de la même manière qu’une comparaison par paires, mais mesure également l’effet de chaque variable l’une sur l’autre. Étant donné que la matrice comprend des symboles et des flèches pour indiquer la force de l’effet et la direction, les utilisateurs expérimentés peuvent créer un diagramme de cause à effet et hiérarchiser les actions.
Utilisez les matrices de priorité pour rationaliser la sélection et l’exécution des projets dans Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.