Guide essentiel de la réunion de lancement de projet, avec kit de démarrage

Une réunion de lancement de projet est la première réunion entre l’équipe du projet et le client, au cours de laquelle vous établissez des attentes et des objectifs, ainsi qu'un mode de communication. La réunion permet aux deux parties de définir l’objectif du projet et ce qu’elles considèrent comme une réussite. 

De plus, l’investisseur obtient un aperçu de la façon dont l’argent sera dépensé et des raisons pour lesquelles ce projet est bénéfique

Une réunion de lancement de projet doit comprendre les éléments suivants :

• Présentations : Laissez chacun se présenter et annoncer le rôle qu’il aura dans le projet.
• Ordre du jour : Répétez le plan de la réunion, avec les points à discuter et le temps prévu.
• Synthèse : Passez en revue le contexte et l’objectif global du projet.
• Portée du projet : Passez en revue l’énoncé du travail (SOW ou statement of work), les objectifs, le calendrier, le budget et les contraintes.
• Livrables : Définissez les objectifs matériels du projet ou les éléments envoyés au client.
• Définissez la réussite : Alignez la vision du client et de l’équipe de projet afin de vous assurer que toutes les parties comprennent les indicateurs de réussite.
• Questions : Laissez assez de temps pour répondre aux questions des deux parties.
• Fournissez des canaux de communication : Donnez au client un point de contact, et dites à l’équipe du projet comment elle communiquera en interne.
• Étapes suivantes : Passez en revue les actions de suivi nécessaires après la fin de la réunion.

Une présentation de lancement de projet est un document présentant l’ordre du jour ou les sujets abordés lors de la réunion. La présentation fournit un support visuel aux participants et des conseils pour le présentateur. Elle permet également de faire avancer la réunion et de poursuivre les discussions sur le sujet. 

Une présentation bien préparée peut laisser une impression durable sur le client et les investisseurs, assurant professionnalisme et confiance.

Une réunion de lancement de projet doit commencer par des présentations pour tous les participants. Indiquez votre nom et votre rôle dans le projet, ainsi qu’un petit fait personnel ou une anecdote. Cela permet à chacun de se connaître et de trouver des points communs. 

Lorsque vous vous adressez au groupe, soyez conscient de votre langage corporel et de la façon dont vous vous présentez. En gardant les bras ouverts et sur les côtés lorsque vous parlez, et en établissant un contact visuel avec les gens, vous montrez que vous êtes ouvert, à l’écoute et engagé. Répétez votre présentation avant la réunion, ce qui vous permettra de vous assurer que vous êtes confiant et enthousiaste pour votre rôle dans le projet.

Hassan Osman, chef de projet et auteur de Project Kickoff: How to Run a Successful Project Kickoff Meeting in Easy Steps, partage ce qu’il pense être les sujets les plus importants à aborder lors d’une réunion de lancement de projet.

Selon Osman, une réunion de lancement de projet efficace devrait atteindre les trois objectifs suivants :

1. Informer tout le monde des objectifs du projet.
2. Présenter les parties prenantes les unes aux autres afin qu'elles soient conscients des rôles et responsabilités de chacun.
3. Générer de l’enthousiasme parmi les membres de l’équipe, et motiver tout le monde à commencer le projet.

Une réunion de lancement a généralement lieu au début du cycle de vie du projet, avant le début des travaux du projet.

Lorsque vous planifiez votre réunion de lancement, il est essentiel de répondre aux questions suivantes :

• Quelle doit être la durée de la réunion ?
• Qui doit y assister ?
• Quels sujets aborder ?
• Où doit-elle se tenir ?
• Quels documents devez-vous imprimer ?

Il est également important d'envisager le meilleur moment pour toutes les parties concernées. Vous pouvez le faire en créant un sondage ou en envoyant une invitation par e-mail permettant aux participants de suggérer d’autres heures, si nécessaire. Une fois que vous avez fixé une date de réunion, envoyez un e-mail d’annonce de la réunion lancement de projet à tous les participants.

L’ordre du jour d’une réunion fournit un aperçu du calendrier de réunion proposé. L'ordre du jour de la réunion vous aide à garder la réunion sur la bonne voie et à vous assurer que l’équipe discute de tous les sujets nécessaires. Lorsque vous créez l’ordre du jour de votre réunion, voici quelques points à prendre en compte :

• Combien de temps avez-vous pour la réunion ?
• De quoi avez-vous besoin pour communiquer avec le client ?
• De quoi avez-vous besoin pour communiquer avec l’équipe ?
• Qui est en charge de parler de chaque élément ?
• Combien de temps devez-vous consacrer à chaque élément ?
• Avez-vous besoin de répondre à des questions lors de la réunion ?
• Quel est le résultat prévu de ce projet ?
• De quelles ressources avez-vous besoin ?
• Avons-nous déjà réalisé des projets similaires ? Si oui, qu’avons-nous appris d’eux ?

Il est également important d'envisager comment l’ordre du jour pourrait varier lorsque vous organisez des réunions de lancement avec votre équipe, les parties prenantes ou un client. 

« L’ordre du jour est assez similaire pour les différents types de réunions de lancement, dans le sens où les objectifs sont les mêmes », explique Osman. « Toutefois, si vous organisez une réunion de lancement pour un client, la réunion de lancement interne est un peu différente d’une réunion de lancement externe. 

Considérez la réunion de lancement interne comme un tour d'essai pour la réunion de lancement externe, au cours de laquelle vous passerez en revue la présentation et vous vous assurerez que votre équipe est sur la même longueur d’onde avant la réunion externe. [Une réunion interne] aide également les présentateurs à s’entraîner à la réunion avec un public réel et à apporter des modifications à l’ordre du jour (si nécessaire). »

Une réunion de lancement de projet interne est essentielle pour s’assurer que toute l’équipe du projet est familiarisée avec le projet et prête à rencontrer le client. Voici quelques étapes utiles pour mener à bien une réunion de lancement de projet interne :

1. Présentations : Demandez à chacun de se présenter et de présenter son rôle dans le projet. Permettre à l’équipe de se connaître aidera à créer de la camaraderie et de l’enthousiasme pour le projet. Les présentations sont également une excellente occasion d’essayer des exercices de brise-glace.
2. Discutez des antécédents, des parties prenantes et des problèmes du client : Familiarisez l’équipe avec le client et le ou les problèmes auxquels il est confronté afin qu’il puisse mieux comprendre ses besoins.
3. Discutez de l’objectif du projet : Passez en revue l’objectif du projet ; cela permet à l’équipe de s’orienter et de se préparer à développer des solutions stratégiques.
4. Discutez des solutions proposées : Discuter des solutions en interne aidera l’équipe à préparer et à présenter la meilleure solution au client. Lancez cette session avec une activité de brainstorming pour trouver des solutions créatives et stratégiques. C’est aussi un excellent moment pour la cartographie mentale ou le storyboard.
5. Consultez la portée du projet : La portée du projet est un élément essentiel de la réunion de lancement, et doit comprendre un énoncé des travaux, les objectifs, le calendrier du projet, le budget, les contraintes éventuelles et la date d’achèvement.
6. Consultez le plan d’action : Le plan d’action doit couvrir la gestion des tâches, la façon dont l’équipe suit les jalons et le programme de gestion du travail que l’équipe utilisera.
7. Discutez des risques, des hypothèses, des problèmes, des interdépendances (RAID) : Communiquez avec l’équipe sur la manière dont vous envisagez de résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Il est essentiel de le faire pour atténuer les risques qui pourraient empêcher l’équipe d’atteindre la date limite, le budget ou les objectifs du projet.
8. Consultez les outils de collaboration et de communication : Déterminez les outils de communication que votre équipe utilisera pour communiquer entre elle et rester informée de l’avancement du projet.
9. Discutez des rapports : Discutez de la façon dont chaque équipe fera le suivi de ses jalons et créera des rapports sur son avancement.
10. Ordre du jour de la réunion de lancement avec le client : Commencez la discussion des points à inscrire à l’ordre du jour de la réunion. L’accent doit être mis sur les sujets qui doivent être examinés ou clarifiés avec le client.
11. Questions : Pour le moment, demandez à l’équipe d’exprimer toute question ou préoccupation avant de rencontrer le client.

Tout ce dont vous avez besoin pour une réunion de lancement de projet est présent dans notre kit de lancement de projet, qui comprend une annonce de lancement de projet, un ordre du jour, un calendrier, une checklist de réunion, des procès-verbaux de réunion et un modèle de présentation dans un seul fichier facile à télécharger.

Téléchargez le kit de démarrage du projet

Après une réunion de lancement de projet, partagez les résultats avec l’équipe et planifiez les tâches de suivi. Ces tâches peuvent inclure la distribution de notes, la prise de contact avec le client et la planification d’une réunion avec l’équipe du projet.

Après avoir examiné vos notes de lancement du projet, procédez comme suit :

• Partagez des notes de réunion ou un résumé avec tous les participants.
• Envoyez un e-mail de suivi au client et invitez-le à vous faire part de ses questions ou préoccupations.
• Planifiez une réunion de suivi interne pour discuter plus avant de la réunion et du projet avec l’équipe.

Une réunion de lancement réussie sera différente selon le projet, l’équipe et le client. Toutefois, vous pouvez prendre des mesures clés pour mettre votre équipe sur la voie du succès. Voici quelques conseils d’experts sur le suivi de l'ordre du jour, la prise de notes, la communication et la présentation :

• la réunion doit rester courte, en utilisant un calendrier limité et un agenda ciblé. En allouant des heures pour chaque sujet de l’agenda, vous pouvez aider à garder la discussion sur la bonne voie. En respectant les délais, votre réunion sera brève, ce qui aidera à maintenir l’implication et la motivation. Les points de l’ordre du jour qui nécessitent plus de temps ou qui exigent plus de détails doivent être discutés plus avant lors d’une réunion de suivi.
• Établissez la clarté et la motivation avec le client et l’équipe du projet. En présentant chaque point de l’ordre du jour et en permettant à l’équipe du projet et au client de partager leurs réflexions, chacun sera sur la même longueur d’onde et connaîtra clairement les attentes. Exprimez l’enthousiasme avec un langage du corps ouvert, du dynamisme et de la confiance. Le client doit avoir le temps d’exprimer sa vision et pourquoi il est enthousiasmé par le projet, et l’équipe du projet doit exprimer son enthousiasme quant à son rôle dans la réalisation de cette vision.
• Demandez à une personne dédiée de prendre les minutes de la réunion ou d’enregistrer la réunion (avec autorisation). Les procès-verbaux de la réunion permettront aux deux parties de passer en revue votre discussion. Ils permettent également un suivi sans effort et servent de point de référence pour l’équipe du projet et le client. Le procès-verbal de la réunion doit prendre note des éléments suivants :
  • Date et heure de la réunion
  • Noms des participants et des absents à la réunion
  • Tous les ajouts à l’ordre du jour actuel
  • Mesures prises ou décidées
  • Discussion ouverte ou participation à chaque point de l’ordre du jour
• Fournissez une plateforme ouverte qui invite à exprimer des idées, des opinions, des questions et des préoccupations. Faites une pause après chaque point de l’ordre du jour pour permettre à tous les participants d’y participer. Il est essentiel de s’assurer que chacun a l’impression d’avoir une chance de parler pour créer une plateforme ouverte. Il peut être utile de donner aux participants les instructions suivantes :
  • Y a-t-il des questions avant de passer à la suite ?
  • Des réflexions avant de passer à la suite ?
  • Quelqu’un a-t-il une idée qu’il aimerait partager ?
  • Des questions, des préoccupations ou des commentaires ?
  • Nous aimerions avoir votre contribution.
  • Nous apprécions toutes les idées ou suggestions sur ce sujet.
• Créez un plan de communication pour votre équipe. Indiquez à quelle fréquence et sur quelles plateformes la communication se fera avec le client, à la fois en interne et en externe. La mise en œuvre d’un système qui crée un flux de travail efficace entre les équipes est importante pour rendre la communication accessible et optimisée. Un modèle de lancement de projet est utile pour tenir tous les membres de l’équipe et les parties prenantes informés du statut actuel du projet.
• « Soyez bien préparé et pratiquez la présentation à l’avance, car votre réunion de lancement est votre principale chance de laisser une première impression positive », explique Osman.
• Si vous le pouvez, organisez la réunion de lancement sur votre terrain, afin d'avoir un meilleur contrôle de l’expérience du client et de bien connaître l’équipement de présentation. Si vous vous présentez dans un nouvel environnement, prenez le temps de l'examiner au préalable. Notez ce dont vous aurez besoin et entraînez-vous à utiliser tout équipement concerné.

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