Le processus de mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
Le processus de mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets (GPP) est une entreprise organisationnelle. L’entreprise établit un plan d’action et un cadre de gouvernance, puis normalise les nouvelles pratiques autour de ces éléments. Pour réussir la mise en œuvre de la GPP, vous devez stimuler le changement à tous les niveaux.
« Sur le plan opérationnel, la plupart des organisations concentrent leurs efforts sur la sélection, la gouvernance et la supervision des projets. La sélection de projets est le processus qui consiste à examiner les demandes ou propositions de projets et à décider quels projets poursuivre en fonction de l’alignement stratégique, du retour sur investissement ou d’autres facteurs spécifiques à l’entreprise. La gouvernance et la supervision sont les processus permettant de créer des modèles de livraison standardisés, de rendre compte des performances des projets, et de prendre des mesures correctives si nécessaire », explique Alan Zucker, directeur et fondateur de Project Management Essentials.
La gestion de portefeuille de projets est un outil de gouvernance efficace pour la coordination et la gestion de nombreux projets. Pour en savoir plus sur la GPP, lisez ce guide sur la gestion de portefeuille de projets.
Comment mettre en œuvre la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets est une philosophie sans méthodologie unique et universelle ; toutefois, toutes les approches de mise en œuvre exigent l’adhésion de l’ensemble de l’organisation, le respect du cadre choisi, et une considération attentive des objectifs et des valeurs de l’entreprise.
Certains responsables ont une approche simple et à but unique de la gestion de portefeuille, tandis que d’autres préfèrent l’adaptabilité qu’offrent les approches Agile. Votre premier objectif est de faire le bon choix pour votre entreprise.
« En ce qui concerne la gestion de portefeuille de projets, vous avez un seul objectif : identifier et améliorer les rendements d’un projet. L’identification d’une approche doit provenir des questions que vous avez concernant le projet à l’étude, qu’il s’agisse de [questions de] productivité, de qualité ou de rentabilité globale. Lorsque vous avez votre objectif à l’esprit, identifier les domaines d’amélioration et d’amplification devient évident », explique Alex Mastin, fondateur et PDG de Home Grounds.
Pour décrire votre approche de la gestion de portefeuille, définissez d’abord vos objectifs : « Fixez très clairement les objectifs dès le début », suggère Jake Carroll, fondateur de Create Kaizen. Il poursuit : « Assurez-vous que les objectifs, les exigences en matière de rapports, etc. sont clairs dès le début – un changement même minime à ces [considérations] pourrait considérablement modifier la façon dont vous rendez compte de la gestion de portefeuille. »
De plus, la mission de votre entreprise (ainsi que sa taille et son secteur d’activité) joue un rôle important dans la façon dont vous gérez votre portefeuille. La volonté de votre entreprise de s’adapter au changement est un autre facteur qui aide à déterminer votre approche de la GPP. De plus, vous devez choisir une approche qui rend votre calendrier et d’autres objectifs raisonnables et, par conséquent, réalisables.
Assurez-vous dès le début que tous les membres de l’équipe sont au service de votre approche. La meilleure façon de le faire est d’identifier un défenseur de votre processus qui est un leader dans l’entreprise. Si vous avez le soutien de la direction, le reste suivra bientôt. Il est également essentiel d’obtenir le soutien d’autres chefs de service et responsables, car la gestion de portefeuille exige des processus cohérents et standardisés. Si une équipe fait les choses différemment, votre approche sera beaucoup plus difficile à mettre en œuvre.
« Chaque organisation configure ses pratiques de gestion de portefeuille un peu différemment. Les petites entreprises peuvent avoir un seul portefeuille, tandis que les grandes entreprises peuvent en avoir plusieurs. Généralement, un cadre supérieur doit diriger l’équipe de gestion de portefeuille. L’équipe peut faire partie du service des finances, de la planification ou de la technologie, mais les membres doivent toujours relever d’un cadre supérieur », recommande Zucker.
Établissez un cadre pour votre approche de gestion de portefeuille de projets qui met l’accent sur ce que votre entreprise estime le plus. Définissez un calendrier pour la hiérarchisation, et comprenez que vous devrez peut-être revoir continuellement la hiérarchisation des mêmes projets au fil du temps. Le cadre doit décrire les objectifs les plus importants que vous avez pour la gestion de portefeuille, et vous devez prendre toutes les décisions en tenant compte de ce cadre.
Les six étapes de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
La mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets repose sur six étapes. Tout d’abord, vous devez définir votre approche et obtenir le soutien de la direction. Ensuite, présentez votre plan à l’équipe. Puis recueillez les données du portefeuille et hiérarchisez-les. Enfin, surveillez et gérez votre portefeuille.
Étape 1 : définissez votre approche de gestion de portefeuille de projets
Définissez votre approche de gestion de portefeuille de projets en déterminant les objectifs de votre entreprise, en établissant votre cadre et en analysant la volonté et la capacité de votre entreprise pour changer afin de créer un calendrier réaliste pour votre travail.
« La première étape consiste à décider de ce qui est important pour l’organisation en termes de sélection et de supervision de l’exécution de projet. La seconde consiste à concevoir et à mettre en œuvre un processus de base qui répond à ces besoins minimaux. Utilisez des outils sur papier ou légers pour mettre en œuvre la première itération du processus, car vous devez être en mesure de mettre en œuvre rapidement des mises à jour ou des modifications du processus, au fur et à mesure que vous en apprenez », explique Zucker.
Étape 2 : assurez le soutien de la direction pour votre plan de portefeuille de projets
Les changements organisationnels exigent un fort soutien et des exemples de la part de la direction. S’assurer que vos cadres supérieurs sont prêts à adopter de nouvelles pratiques est le meilleur moyen d’encourager les autres à coopérer.
Étape 3 : assurez le soutien de l’équipe pour votre plan de portefeuille de projets
Une fois que vous avez l’appui de cadres supérieurs, contactez d’autres responsables de la direction et des services pour les attirer. La gestion de portefeuilles de projets influe sur tous les projets et toutes les équipes, donc vous devez établir un précédent précoce pour vous assurer de répondre aux nouvelles normes au sein de l’entreprise.
Étape 4 : recueillez les données du portefeuille
Créez une liste complète des projets actuels et potentiels de l’entreprise. Assurez-vous de disposer de données sur ces projets, telles que les calendriers, les jalons, les risques potentiels, les besoins en ressources et le retour sur investissement.
Étape 5 : hiérarchisez votre portefeuille de projets
Hiérarchisez les projets en fonction de votre cadre. Vous pouvez choisir de favoriser les projets avec un retour sur investissement plus élevé, quel que soit le risque, ou vous pouvez préférer une approche plus prudente. Quelle que soit l’approche que vous choisissez, faites preuve d’objectivité, en gardant les objectifs de l’entreprise à l’esprit.
Étape 6 : apprenez et évoluez à partir de votre portefeuille de projets
Les situations changent au fil du temps, et les portefeuilles aussi. Il est essentiel d’évaluer votre portefeuille de façon récurrente afin de vous assurer que votre cadre et votre approche actuels continuent de s’aligner sur les objectifs de l’entreprise.
N’ayez pas peur d’apporter des modifications au besoin : « Une fois que vous avez acquis une certaine expérience du processus, évaluez-le. Sollicitez les commentaires des cadres supérieurs, de la direction et des équipes de projet. Les « bons » projets sont-ils sélectionnés ? Le processus est-il transparent et léger ? En fonction des commentaires, ajustez au besoin », recommande Zucker.
Lisez ce guide sur le processus, les étapes et les flux de gestion de portefeuille de projets pour en savoir plus sur la gestion du portefeuille après la mise en œuvre.
La stratégie de mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
Développez votre stratégie de mise en œuvre afin d’offrir les meilleurs résultats dans le temps le plus raisonnable possible. Prévoyez une certaine flexibilité pour fournir différents livrables à plusieurs services, mais assurez-vous de conserver la même approche fondamentale.
Organisez vos portefeuilles à l’aide de critères de classement cohérents dans tous les domaines. Assurez-vous de rapporter les mêmes informations et d’organiser les mêmes réunions clés concernant tous les projets potentiels et en cours.
La feuille de route de mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
Une feuille de route de mise en œuvre est une version simplifiée et facile à lire de votre plan de mise en œuvre. Définissez votre approche, assurez le soutien de la direction, faites en sorte que l’équipe soit impliquée, recueillez des informations sur les projets, organisez et hiérarchisez ces projets, et faites évoluer continuellement votre approche au besoin.
Les coûts de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
L’objectif ultime de la gestion de portefeuille de projets est d’apporter des changements aux processus qui sont plus précieux que vos coûts.
Ces coûts ne sont pas seulement financiers ; ils peuvent inclure la formation, les logiciels et l’investissement en temps. Toutefois, les bénéfices d’une mise en œuvre réussie sont une plus grande réussite du projet, un meilleur retour sur investissement et une efficacité accrue.
Pat Khumprakob, consultant indépendant en produits informatiques et en innovation, partage son expérience concernant le coût de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets : « Les coûts sont énormes, en particulier pour les organisations qui sont fortement réglementées ou qui fonctionnent de façon fixe depuis longtemps. Bien qu’il y ait des coûts associés à l’arrivée de nouveaux employés, je vois des coûts plus importants concernant le changement du personnel existant pour s’adapter à de nouveaux modèles. »
Khumprakob ajoute : « Beaucoup de choses ont changé dans la technologie au cours des 20 dernières années, et demander aux employés titulaires de s’adapter à des choses comme la méthode Agile, les opérations de développement, le design thinking (la conception créative), etc. peut les mettre très mal à l’aise. Ils sont habitués à un système dans lequel, s’ils font leur travail, le font bien, et livrent dans les temps, ils perçoivent leurs primes et des augmentations. Essayer quelque chose de nouveau met ce système de récompense directement en danger.
« Beaucoup de coûts reviennent au changement », poursuit Khumprakob. « Comment encourage-t-on le changement au niveau des employés, des processus, des systèmes et bien plus encore afin de s’adapter aux nouvelles pratiques et techniques ? Comment pouvons-nous coacher, former et encadrer le personnel pour comprendre l’écosystème, tout en leur permettant de mettre leurs points de vue frais ou leurs années d’expertise sur la table ? C’est très difficile. »
Khumprakob explique : « J’ai travaillé pour une entreprise qui m’a sollicité pour créer une organisation de produits numériques au niveau de l’équipe. Lorsque j’ai commencé le travail, j’ai rapidement découvert qu’il n’y avait pas de soutien aux plus hauts niveaux pour cette initiative. Les activités et l’informatique n’étaient pas alignées (et il s’agissait d’une initiative informatique) ; il n’y avait pas d’orientation au niveau de la direction ou d’état d’esprit en place, et cela s’est transformé en cauchemar. Les employés qualifiés sont rapidement partis parce qu’ils se sont rendu compte que l’infrastructure de réussite n’était pas en place.
« Lorsque vous mettez en œuvre une nouvelle structure de gestion, vous devez commencer en haut avec quelqu’un qui a la vision, la direction et l’influence pour intégrer d’autres responsables. À partir de là, vous pouvez commencer à faire des boucles ou à recruter les meilleurs talents pour stimuler la vision. Ensuite, vous suivez cette étape en incluant les jeunes talents, que vous pouvez coacher et encadrer.
« Lorsqu’elle est bien faite, une nouvelle structure de gestion peut fournir d’excellents résultats. Lorsqu’elle est mal faite, cela peut coûter plus que quelques recrues clés », conclut Khumprakob.
Pour en savoir plus sur les avantages et les défis de la GPP, lisez cette comparaison des avantages et des inconvénients de la gestion de portefeuille de projets.
Modèle de plan de mise en œuvre de gestion de portefeuille de projets
Télécharger le modèle de plan de mise en œuvre de gestion de portefeuille de projets
Vous pouvez utiliser ce modèle pour organiser la mise en œuvre de votre plan de gestion de portefeuille. Utilisez-le pour définir vos objectifs et votre cadre, identifier les membres clés de votre équipe, et répertorier et organiser facilement votre portefeuille de projets.
Consultez cette page de modèle pour plus de modèles gratuits de gestion de portefeuille de projets.
Les défis de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
La mise en œuvre de gestion de portefeuille de projets peut être un processus difficile et compliqué. Les responsables de portefeuille doivent surmonter de nombreux défis, de l’embauche de nouveaux employés à la formation de l’équipe sur de nouvelles procédures, en passant par l’organisation et la hiérarchisation des projets et des données existants.
Voici les principaux défis auxquels vous faites face lors de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets :
- Obtenir l’adhésion. Il peut être difficile d’obtenir l’adhésion des cadres et des chefs de service ou de projet. Vous devez associer différents styles et diverses exigences de gestion d’une manière qui répond aux besoins de tous. « La mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets s’accompagne de difficultés de déploiement de plus en plus nombreuses. Assurez-vous d’indiquer clairement quel sera le coût opérationnel pour les parties prenantes clés et d’obtenir l’adhésion avant la mise en œuvre », prévient Carroll.
- Utiliser une approche universelle. Tous les projets sont différents, donc supprimer les nuances dans le processus de gestion et de hiérarchisation peut produire des résultats positifs comme négatifs. S’assurer que votre cadre de hiérarchisation reflète vraiment les valeurs de votre entreprise peut contribuer à améliorer le positif et à réduire le potentiel négatif.
- Former et restructurer. L’embauche et la formation sont coûteuses. Les nouvelles stratégies de gestion de portefeuille de projets peuvent vous obliger à embaucher de nouveaux responsables de portefeuille et exigeront certainement la formation des chefs de projet de service existants sur toutes les nouvelles procédures.
- Connaître vos limites. Comprendre les limites de vos ressources et de votre équipe est essentiel lors de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets. « Vous devez savoir où vous pouvez étendre vos ressources et où vous devez vous en abstenir. Vos revenus dépendent non seulement de la durée d’un projet, mais aussi de la quantité de ressources que vous investissez dedans. Les variables font partie des affaires, et vos ressources peuvent être variables. Il est très important de rester adaptable et ouvert au changement », explique Mastin.
- Gérer la complexité. « Il est très facile de se retrouver complètement dépassé lors de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets en créant un système complexe dont le maintien représente plus de travail qu’il n’en vaut la peine. Ce problème est double : premièrement, vous obscurcissez vos données et vos résultats, ce qui conduit à une mauvaise prise de décision ; deuxièmement, vous diminuez l’importance perçue de la gestion de portefeuille au sein de votre entreprise. La gestion de portefeuille de projets est un outil très puissant, mais une prise de décision mal informée peut mener à un long et difficile chemin vers l’adoption et la reprise », souligne Carroll.
- Collecter des données. Lorsque vous commencez de zéro avec la gestion de portefeuille de projets, vous disposez d’une énorme quantité de données à recueillir et à organiser, toutes probablement sous différents formats avec différentes structures de dénomination sur différents serveurs dans différents services. « Analysez les données sur une période donnée avant de prendre des décisions. L’une des erreurs que la plupart des responsables de portefeuille de projets font est de brûler les étapes quant à la prise de décision. La patience est récompensée par des résultats plus calibrés. Vous devez identifier les bénéfices à long terme pour assurer la pérennité de l’entreprise », note Mastin.
- Faire face à l’évolution des priorités des projets. Il est difficile de gérer des projets selon un nouveau modèle. Par exemple, si vous gérez actuellement plusieurs projets en cours lorsque les dirigeants décident d’attribuer une priorité plus élevée à d’autres projets, vos projets autrefois prioritaires peuvent être reportés ou complètement abandonnés.
- Assumer les coûts en argent et en temps. La mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets est coûteuse en termes d’argent et de temps. La planification et la collecte de données, l’embauche et la formation de nouveaux employés, le paiement de leurs salaires continus, le temps de changer de processus, et les investissements dans de nouveaux logiciels sont tous des exemples de coûts associés à la mise en œuvre.
| Défis | Solution |
|---|---|
| Obtenir l’adhésion | Commencez par le niveau de la direction. L’adhésion précoce de haut niveau encourage la coopération de niveau inférieur et interservices. |
| Adopter une approche universelle | Assurez-vous que votre cadre de hiérarchisation reflète vraiment les besoins et les objectifs de votre entreprise. Cela permet aux meilleurs projets de se démarquer et garantit ainsi que vous dépensez les ressources de la manière la plus efficace. |
| Former et restructurer | L’embauche, la formation et la restructuration sont coûteuses, mais elles sont nécessaires à la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets. La mise en place d’un plan de mise en œuvre solide et la coopération de tous les services peuvent aider à réduire ces coûts continus. |
| Connaître vos limites | Comprendre les limites de vos ressources et de votre équipe nécessite de l’expérience et des compétences. Surveillez de près les projets en cours afin de vous assurer que vous ne poussez pas votre équipe au-delà de ce qu’elle peut accomplir avec succès |
| Collecter des données | Mettez en œuvre une structure de dénomination et de stockage à l’échelle de l’entreprise pour les projets et les rapports, quel que soit le service. Cela vous aide à garder les projets et les rapports organisés et accessibles. Vous devez également créer un système de rapports standardisé, afin de pouvoir comparer certains ICP entre les projets. |
| Faire face à l’évolution des priorités des projets | Démarrez le processus de mise en œuvre lentement et, si possible, attendez que les projets importants soient terminés avant de lancer des changements à grande échelle. Commencez de nouvelles procédures de rapport et de hiérarchisation lorsque de nouveaux projets commencent, plutôt que de mettre en œuvre ces procédures lorsque les projets sont déjà en cours. |
| Assumer les coûts en argent et en temps | La mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets est, en soi, un projet à grande échelle. Estimez les coûts et les ressources dont vous avez besoin pour la mise en œuvre comme vous le feriez pour tout autre projet, et assurez-vous que votre budget permet toutes les ressources et dépenses nécessaires. |
Conseils pour la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
Vous pouvez utiliser de nombreuses stratégies pour assurer la réussite de la mise en œuvre de la gestion de portefeuille, de la création d’un plan détaillé à la facilitation de la communication visible et ouverte. Vous trouverez ci-dessous une liste de conseils d’experts :
- Créez un plan détaillé. Créez un plan de mise en œuvre détaillé avec un cadre qui reflète les objectifs de votre entreprise. Donnez à votre plan une chance de fonctionner, mais n’ayez pas peur de changer les choses au besoin.
- Facilitez la visibilité et la communication ouverte. Dès le début, informez toutes les personnes concernées sur la nature du plan et, pendant la mise en œuvre, gardez l’avancement visible.
- Créez une équipe de mise en œuvre. Choisissez plusieurs champions à plusieurs niveaux dans plusieurs services qui relèvent tous d’un seul dirigeant. Vérifiez souvent et assurez-vous que les choses sont sur la bonne voie.
- Utilisez les logiciels disponibles. Choisissez un outil logiciel de gestion de portefeuille de projets qui complète votre approche. « Il existe de nombreux récits que vous pouvez tirer des données, et l’infrastructure que prend votre outil de gestion de portefeuille de projets reflétera les données finales que vous obtiendrez de [cette infrastructure]. Faites vos recherches et choisissez l’outil qui s’adaptera à votre équipe et à votre processus, et non l’inverse », propose Carroll.
- Tirez parti de la culture d’entreprise existante. Consultez les processus et la culture existants de votre entreprise, et créez un plan qui fonctionne au sein de cette structure. « Lors de la mise en œuvre d’un programme de gestion de portefeuille de projets, il est important de comprendre le contexte organisationnel et culturel. De nombreux nouveaux programmes échouent parce qu’ils établissent des pratiques hors contexte. Les programmes réussis établissent des objectifs commerciaux clairs en fonction de la culture existante. Ensuite, ces programmes établissent des processus et des pratiques qui commencent à faire avancer l’organisation dans la nouvelle direction », observe Zucker.
- Faites simple. La gestion de portefeuille de projets est un processus complexe qui peut rapidement devenir difficile à gérer. « Trouvez des solutions avec les moyens les plus simples et les plus flexibles pour servir vos cas d’utilisation. Faites simple. Les outils et les processus peuvent rapidement devenir complexes alors, pour garantir l’agilité au fil du temps, n’oubliez pas qu’il est préférable de simplifier », suggère Carroll.
- Organisez. Organisez toutes les données de projet existantes, et créez une structure de dénomination et d’organisation pour stocker les données et faire référence aux projets à l’avenir.
- Automatisez autant que possible. Plus vous pouvez automatiser les rapports de gestion de portefeuille de projets pour un chef de produit ou un responsable d’équipe, plus la qualité de vos données sera élevée ; meilleures sont les données, plus vous pourrez faire confiance aux informations que vous glanez à partir de ces données.
- Faites des ajustements si nécessaire. Donnez aux choses une chance de fonctionner, mais sachez quand apporter des modifications. « Les déploiements d’outils et de processus se passent rarement comme prévu, alors assurez-vous d’établir des points de contact tôt et souvent. De cette façon, vous pouvez obtenir des commentaires, afin de pouvoir pivoter tant que les choses sont encore flexibles », souligne Carroll.
- Soutenez vos équipes. Votre équipe est l’une de vos ressources les plus précieuses, et elle ne fait que gagner en expérience et en valeur au fil du temps. « L’un de nos principes fondamentaux est de "financer les équipes, plutôt que le projet". Cela signifie que nous finançons les équipes de livraison de projets, puis que nous décidons quelles équipes doivent exécuter quel travail ou quels projets. Cette pratique réduit le détachement et la dissolution de nos équipes de projet. Des processus de gestion de portefeuille de projets légers vous permettent de hiérarchiser rapidement les projets. Lorsque les équipes terminent un projet, vous attribuez le projet suivant (c’est-à-dire celui en haut de leur pile hiérarchisée) », explique Zucker.
Étude de cas sur la mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets
Blackboard, un géant du logiciel d’entreprise dans le secteur de l’éducation, avait besoin d’un outil pour l’aider à organiser et à gérer ses nombreux portefeuilles de projets.
Avec des milliers d’utilisateurs – chacun ayant ses propres besoins et défis – Blackboard avait besoin d’une solution facile à utiliser et à mettre en œuvre dans de nombreux écosystèmes divers. L’entreprise a choisi Smartsheet comme logiciel pour répondre à ses besoins.
Avant d’adopter Smartsheet, l’équipe a eu des problèmes avec la gestion de portefeuille de projets à grande échelle. Le récit client comprend le témoignage suivant de David Minutella, PMP (Project Management Professional, ou professionnel de gestion de projet certifié) et directeur principal des services à la clientèle chez Blackboard Transact :
« Nous envoyions beaucoup d’e-mails et nous travaillions à partir de documents Excel. Il était vraiment compliqué et difficile de gérer le contrôle des versions dans cet outil », explique-t-il. « Ce problème donnait au client une impression de non-professionnalisme. »
La mise en œuvre de Smartsheet en tant qu’outil de gestion de portefeuille de projets a permis à Blackboard d’apporter deux améliorations cruciales : d’une part, l’entreprise a pu mieux établir ses attentes avec les clients potentiels ; et, d’autre part, elle a été en mesure d’offrir aux clients existants et actuels une meilleure visibilité sur les processus de projet (tout au long de la durée de vie d’un projet).
Depuis que ces deux changements ont été apportés, Blackboard est mieux armé pour distribuer les charges de travail concernant de nombreux clients et est en mesure d’améliorer la visibilité pour les parties prenantes clés. L’entreprise économise des milliers d’heures de réunion par an en recueillant les mises à jour et les rapports d’avancement au même endroit en temps réel.
Grâce à l’amélioration de ces processus, l’entreprise présente désormais un visage plus professionnel aux clients potentiels et, par conséquent, génère des ventes plus élevées et l’adoption de sa propre plateforme.
Pour en savoir plus sur la GPP d’entreprise, lisez ce guide complet sur la gestion de portefeuille de projets.
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