Climate Pledge Arena et le Kraken de Seattle simplifient la gestion des événements et la vente de billets avec Smartsheet et Brandfolder

La Climate Pledge Arena, située au Seattle Center dans le centre-ville de Seattle, dans l’État de Washington, est au centre de la scène sportive et du divertissement de la ville depuis plus de 50 ans. D’abord ouvert sous le nom de Seattle Center Coliseum lors de l’exposition universelle de Seattle en 1962, le bâtiment a été rénové et baptisé KeyArena en 1995 avant d’être à nouveau réimaginé de façon ultramoderne et ouvert en tant que Climate Pledge Arena en 2021.

Aujourd’hui, la salle accueille le Kraken de Seattle de la Ligue nationale de hockey et le Storm de Seattle de la WNBA (ligue américaine professionnelle de basket-ball féminin), ainsi que des centaines de concerts et d’autres événements chaque année. Le complexe est également très attaché à la durabilité et est la première salle de spectacle certifiée « zéro émission nette » au monde. Elle est alimentée exclusivement par des énergies renouvelables. Le Sports Business Journal a nommé la Climate Pledge Arena installation de l’année en 2022. 

L’équipe marketing de la Climate Pledge Arena, très active, s’attache à stimuler la vente de billets et à faire en sorte que tous les événements se déroulent sans problème. « Notre objectif est de faire partie du top 5 des salles de spectacle du pays en termes de vente de billets », indique Rosie Selle, vice-présidente du marketing de la Climate Pledge Arena. « Nous voulons vendre autant de billets que possible tout en offrant à nos fans et à nos invités une expérience extraordinaire pendant leur visite. » De même, l’équipe de vente et de service du Kraken de Seattle s’efforce d’augmenter les ventes de billets pour la saison et pour les matchs individuels de l’équipe, ainsi que les ventes de suites premium pour les matchs et autres événements organisés dans la salle. « Nous réfléchissons constamment à des stratégies nouvelles et différentes pour augmenter les ventes de billets pour les matchs et les événements », explique Dan Souder, vice-président des ventes et du service pour le Kraken de Seattle. L’équipe marketing de la salle et l’équipe de vente et de service du Kraken utilisent toutes deux Smartsheet pour organiser toutes les informations relatives aux événements en temps réel, gérer les calendriers des événements et collaborer avec les autres membres de l’équipe pour s’assurer que les projets sont sur la bonne voie.

« Smartsheet nous permet de gagner en efficacité pour tout, de l’annonce des concerts à la vente des billets », affirme Rosie Selle. Kim Jurgensen, directrice du service premium et de l’accueil du Kraken de Seattle ajoute : « Smartsheet nous permet de rester organisés et nous donne un point central où chacun peut accéder aux dernières informations du projet. »

Avant d’adopter Smartsheet, l’équipe marketing de la salle s’appuyait sur des tableurs traditionnels et sur l’envoi d’e-mails pour gérer les événements et communiquer entre eux. Cependant, les difficultés de programmation liées à la pandémie ont rendu la gestion de projet difficile. « Pour chaque concert, nous avons quatre dates importantes à suivre : l’annonce de l’événement, la prévente des billets, la vente effective et l’événement lui-même. Nous devons souvent gérer toutes ces dates pour pas moins de sept artistes par semaine », explique Janice Jimenez, directrice du marketing de la Climate Pledge Arena. « Un de nos artistes a changé de date sept fois. Ce genre de situation nécessite beaucoup de communication par e-mail, ce qui n’était pas idéal. » L’équipe marketing a également utilisé les e-mails et des applications de dépôts en ligne pour stocker et partager des ressources créatives, telles que des graphiques et d’autres ressources numériques utilisés pour promouvoir chaque événement. Les envois multiples par e-mail de fichiers numériques volumineux prenaient du temps et étaient inefficaces. « Le système était toujours constitué de liens vers un référentiel, et l’envoi et la réception de fichiers étaient souvent lents », confirme Janice Jimenez. 

L’équipe de vente et de service du Kraken de Seattle dépendait également de la messagerie électronique et des tableurs, ce qui rendait la communication difficile. « Nous travaillons tous les jours avec des équipes distinctes pour la billetterie, les ventes, le marketing, les opérations et la salle. Il était donc difficile de communiquer avec tout le monde », poursuit Kim Jurgensen. 

Suivre les événements, les ressources numériques et la disponibilité des suites avec Smartsheet

L’équipe marketing de la Climate Pledge Arena a intégré Smartsheet à son flux de travail créatif et à ses processus de gestion des événements pour surmonter ses difficultés. L’équipe utilise désormais une feuille d’organisation exhaustive qui contient toutes les informations mises à jour sur les événements, y compris les quatre dates clés de chaque événement. Lorsqu’un membre de l’équipe de marketing ajoute ou met à jour un événement, les informations alimentent une feuille d’événement marketing qui déclenche une liste de contrôle de 18 ressources différentes qui doivent être construites avant d’annoncer un nouvel événement. « La feuille d’événement est le point de départ de tout projet », explique Beth Baker, responsable de l’art, de la conception et de la création au sein de l’équipe de marketing de la Climate Pledge Arena. Beth Baker et son équipe utilisent également des flux de travail automatisés dans Smartsheet pour être avertis lorsqu’un nouveau projet est saisi dans une feuille.

Les employés du marketing de l’Arena utilisent également Brandfolder, le système primé de gestion des ressources numériques de Smartsheet, pour stocker toutes les ressources de marque de la salle et des événements, telles que le kit média numérique de la Climate Pledge Arena.

« Une fois que nous avons effectué toute la préparation de l’annonce de l’événement, nous partageons les ressources numériques avec l’équipe ou l’artiste dans Brandfolder », déclare Beth Baker. « Cela permet à nos partenaires de trouver rapidement les ressources de marque dont ils ont besoin. »

L’équipe de vente et de billetterie du Kraken de Seattle profite de Smartsheet pour gérer son inventaire de billets de suite premium, y compris les horaires, la disponibilité, la commande de nourriture, l’offre de suites gratuites et les contacts principaux. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons voir rapidement combien de suites sont disponibles pour chaque événement, quel est le coût et quels services sont inclus dans la location », indique Janice Jurgensen. Janice Jurgensen et son équipe utilisent des codes couleur dans Smartsheet pour offrir une meilleure visibilité aux équipes de billetterie et d’accueil du Kraken. En outre, l’équipe utilise l’application mobile Smartsheet pour avoir accès en temps réel aux données relatives à la disponibilité des suites depuis leur téléphone portable. 

Programmer des événements et vendre des billets et des suites plus efficacement 

Grâce à Smartsheet, le service marketing de la Climate Pledge Arena a simplifié et automatisé ses processus de gestion des événements et de vente de billets. « Il est très important pour cette équipe d’avoir une bonne visibilité sur ce qui se passe et ce qui se prépare. Smartsheet nous donne l’aperçu dont nous avons besoin pour suivre facilement chaque concert et événement sportif et nous assurer que tout se déroule comme prévu. », explique Rosie Selle. « Ce simple outil nous donne toutes les informations sur l’événement, notamment les dates clés et les ventes de billets, en un seul endroit auquel plusieurs services peuvent accéder à tout moment. Smartsheet nous permet d’être plus efficaces dans tous nos processus. Récemment, nous avons annoncé cinq événements et les avons tous mis en vente, avec 18 ressources pour chaque événement. Ce processus a été très fluide grâce à Smartsheet. »

Avec Brandfolder, l’équipe de marketing a simplifié la gestion et le partage des ressources numériques. « Brandfolder et Smartsheet simplifient le processus, de sorte que nous n’avons plus besoin d’envoyer des e-mails à un tas de personnes chaque fois qu’un nouvel événement est annoncé », déclare Beth Baker. « C’est une chose de moins à faire lorsque nous annonçons un événement. Nos partenaires savent où aller pour télécharger les ressources dont ils ont besoin. Je me fie entièrement à Smartsheet pour accomplir mes tâches quotidiennes et pour veiller à ce que mon équipe accomplisse également les siennes. »

L’équipe de vente et de service du Kraken de Seattle constate également l’efficacité de Smartsheet pour le suivi des ventes de suites. « Nous pouvons trouver toutes les informations relatives à nos suites en un seul endroit dans Smartsheet, au lieu de devoir consulter un tas de dossiers et d’e-mails pour trouver des informations actualisées », affirme Janice Jurgensen. L’équipe profite également de rapports personnalisés dans Smartsheet. Cela lui permet de gagner 4 à 5 heures par semaine, un temps qui était auparavant consacré à la création manuelle de rapports de billetterie.

« Nous gagnons du temps en utilisant Smartsheet, et cela nous donne plus de temps pour réfléchir à d’autres défis et peut-être trouver de nouvelles façons de stimuler les ventes », déclare Dan Souder.

Une meilleure communication, en interne et en externe 

Le service marketing de la Climate Pledge Arena a amélioré la communication entre ses membres et avec les fournisseurs externes grâce à Smartsheet. Par exemple, le fait de disposer d’un espace unique pour la mise à jour des données relatives aux billets et aux ventes permet à tous les membres de l’équipe d’être sur la même longueur d’onde à tout moment. « Les dates des événements changent tout le temps, et lorsque cela se produit, la feuille de référence de Smartsheet actualise immédiatement toutes les autres feuilles avec les dates correctes », explique Beth Baker. « Les données sont toujours exactes à 100 %, ce qui est primordial dans notre secteur. »

L’équipe de vente et de service du Kraken de Seattle a également amélioré la communication grâce à l’application mobile Smartsheet. « Nous utilisons l’application mobile Smartsheet sur nos téléphones lorsque nous nous promenons dans le complexe pendant les événements. Cela nous permet de communiquer facilement avec le service clientèle et le personnel d’accueil pour connaître les besoins de nos clients, sans avoir à retourner au bureau pour consulter ces informations », déclare Janice Jurgensen. L’équipe peut ainsi communiquer plus rapidement et offrir une meilleure expérience à ses clients.

« En tant qu’organisation, nous voulons faire les choses différemment des autres salles », affirme Dan Souder. « Avec Smartsheet, nous pouvons utiliser l’application mobile et aller au-devant des gens et les saluer plus souvent. Nous pouvons ainsi nous concentrer davantage sur les relations que nous entretenons avec nos clients. » 

Climate Pledge Arena envisage maintenant de déployer Smartsheet à d’autres services, afin de renforcer l’efficacité de l’organisation dans son ensemble. « Dans ce secteur, nous travaillons à un rythme rapide, parfois difficile à suivre », précise Rosie Selle. « Un outil comme Smartsheet nous donne un peu de répit, car il facilite notre travail. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.