RMIT University, l’Institut royal de technologie de Melbourne, saisit et visualise les données des projets pour la planification stratégique et l’affectation des ressources avec Smartsheet

RMIT Studios travaille en collaboration avec toutes les écoles et facultés de RMIT University, l’une des deux plus grandes universités d’Australie, et soutient le côté non académique de l’enseignement universitaire. Lorsque RMIT Studios a réorganisé son modèle opérationnel pour mettre en place une gestion de projet agile, le département avait besoin d’un outil technologique qui s’adapterait à la nouvelle façon de travailler et permettrait de saisir les données essentielles en un seul endroit. Smartsheet a permis à RMIT Studios d’avoir une meilleure visibilité sur l’avancement des projets, les ressources en personnel et la préparation de l’avenir.

« Je fais partie d’une équipe chargée de la stratégie, de la planification et des prestations au sein de RMIT Studios », explique Kara Robinson, coordinatrice des partenariats chez RMIT Studios. « RMIT Studios propose des services et dirige des projets qui se concentrent sur la manière dont les étudiants apprennent, plutôt que sur le contenu qu’ils apprennent. Notre équipe est passée d’un modèle opérationnel très statique de type « waterfall » à l’adoption et à la mise en œuvre d’une nouvelle méthodologie « Scaled Agile » pour la gestion de l’ensemble de nos projets ainsi que pour la prestation de services dans tout le département. Pour soutenir cette nouvelle façon de travailler, nous avions besoin d’une solution qui prenne en charge de nombreuses nouvelles idées, et qui soit évolutive et flexible pour nous aider à faire face à l’inconnu. »

Le département regroupait des équipes spécialisées dans les technologies d’apprentissage, la conception, l’employabilité et les carrières, ainsi que l’analyse des données et la stratégie, ce qui signifie que les membres d’un groupe ne savaient pas toujours ce que faisaient les autres ou comment ils devaient prioriser leur collaboration sur différents projets en cours.

« Nous n’avions pas de processus approprié », déclare Kara Robinson. « C’était juste des silos ; les différentes équipes faisaient des choses différentes, c’est pourquoi nous avions besoin d’une solution unifiée. Cette année, nous avons restructuré l’ensemble de notre département et nous avons adopté ce nouveau modèle opérationnel. Cela a été l’occasion pour nous de dire que tout le monde devait collaborer, être responsable, mais aussi de mettre toutes les données en un seul endroit pour mieux nous entraider et voir réellement ce qui se passe. »

RMIT Studios avait également besoin d’un moyen plus facile de communiquer avec un grand nombre de parties prenantes dans toute l’université, chargées d’approuver les budgets et les décisions stratégiques pour des projets allant d’une semaine à plus d’un an. L’un des collègues de Kara Robinson, expert en méthodologie agile, lui a recommandé Smartsheet comme plateforme flexible permettant la visualisation, le suivi et la création de rapports sur des volumes de données complexes.

« Smartsheet nous a permis de capturer toutes nos demandes de projets et de services, nos calendriers et nos feuilles de route, et d’intégrer toutes ces données dans des tableaux de bord », explique Kara Robinson. « L’une des choses les plus importantes dont nous avions besoin était de pouvoir relier toutes nos données, depuis les demandes et approbations initiales jusqu’à la prestation de services et la réalisation de projets. Grâce au suivi, à la création de rapports et aux tableaux de bord de Smartsheet, tous les membres de notre personnel, qu’ils soient internes ou externes à notre équipe, ont pu accéder à ces informations selon leurs besoins. Nous avions besoin d’un outil qui convienne à plus de 80 membres du personnel ainsi qu’à des personnes extérieures, et qui puisse gérer plus de 90 projets cette année. »

Une feuille de route unique pour un ensemble d’équipes spécialisées

Kara Robinson et ses collègues ont conçu une solution Smartsheet qui prend en charge un processus unifié de mise en place et de gestion des projets. Les formulaires Smartsheet capturent les détails du projet requis et les incorporent dans des modèles ; la soumission d’un projet envoie une alerte au promoteur commercial et financier du projet, qui peut l’approuver ou le rejeter. Une fois approuvés, les projets sont automatiquement renseignés dans les feuilles et apparaissent sur la feuille de route globale de l’équipe.

La feuille de route permet de visualiser l’ensemble du portefeuille de projets de l’équipe, de sorte que l’équipe de Kara Robinson peut examiner l’état d’avancement des projets et les progrès accomplis dans les différentes catégories. Selon Kara Robinson, les tableaux de bord ont transformé la façon dont RMIT Studios peut gérer et prioriser le travail effectué par les équipes du département. La disponibilité et la charge de travail des membres de l’équipe font également l’objet d’un suivi, de sorte que les parties prenantes peuvent voir d’un seul coup d’œil ceux qui sont disponibles pour de nouveaux projets, ceux qui pourraient être réaffectés à un projet plus prioritaire ou ceux qui sont surchargés et pour qui certaines tâches doivent être réaffectées.

« L’objectif était de faire en sorte que notre équipe de direction puisse tout planifier 12 mois à l’avance, voire plus », explique Kara Robinson. « Elle pouvait ainsi voir où des personnes étaient nécessaires, par exemple, déterminer que nous pourrions avoir besoin de trois concepteurs pédagogiques sur un projet plutôt que d’un seul, ou encore identifier si certaines personnes allaient se trouver partagées entre des projets et des demandes de service plus courtes, ou si une tâche de trois jours allait retirer une personne de l’équipe. Nous avons pu disposer d’un planning complet pour l’ensemble de notre personnel en un seul endroit, au lieu qu’il se trouve sur un tableau blanc dans un bureau ou dans la tête de quelqu’un. »

Une plateforme conçue pour une « passionnée des formules »

Kara Robinson a tiré parti de la puissance des formules de Smartsheet pour créer les vues des ressources et les informations de planification dont RMIT Studios avait besoin. Celle qui se décrit elle-même comme une « passionnée des formules », capable de décrire en détail ses formules préférées, apprécie la façon dont les formules et la mise en forme conditionnelle ont permis à l’équipe de hiérarchiser les projets en fonction des paramètres les plus importants, de définir les étapes de processus les plus fondamentales pour l’achèvement d’un projet et de signaler les problèmes potentiels à un stade précoce, afin qu’ils puissent être résolus sans retarder les résultats.

Pour les utilisateurs qui ne sont pas particulièrement passionnés des formules, Smartsheet est toujours aussi performant. Kara Robinson explique que sa simplicité et sa flexibilité permettent à son équipe de jouer sur les points forts de chaque utilisateur plutôt que de les forcer à s’adapter à un système qui ne correspond pas à leur style de travail.

« L’une des meilleures fonctionnalités était de disposer d’un mode grille, d’un mode Gantt et d’un mode carte dans une seule et même feuille », explique Kara Robinson. « Le fait d’avoir ces différents types de représentation visuelle sur un projet a considérablement facilité l’implication des personnes en permettant de tenir compte de leurs compétences et de leur degré d’aisance avec la technologie. Vous pouvez orienter quelqu’un en fonction de sa méthode de travail. Quelqu’un d’autre regardera la même feuille d’une manière complètement différente, mais qui correspondra à son style de travail. »

La puissance de la communauté Smartsheet

Il a été assez facile pour Kara Robinson et ses collègues de créer une solution Smartsheet pour RMIT Studios, d’une part parce que la plateforme est facile à apprendre et à comprendre, et d’autre part parce que la communauté Smartsheet est une formidable ressource d’aide et de dépannage. La plupart des questions peuvent être résolues par une recherche rapide ; comme le dit Kara Robinson, « quelqu’un a certainement déjà rencontré ce problème ». RMIT Studios a également acheté plusieurs heures de conseil, ce qui a permis à ses collaborateurs de discuter de leurs objectifs et de leurs questions avec des experts pouvant leur offrir des conseils personnalisés.

« Le rôle de notre consultant n'était pas de résoudre tous nos problèmes en une seule heure. Plutôt, elle nous a laissé discuter de ce que nous voulions réaliser, puis elle nous a fait diverses suggestions », explique Kara Robinson. « À un moment, j’ai décrit un problème que nous avions et elle a dit que nous devrions essayer la formule de la hiérarchie. Cette seule formule a permis de résoudre par inadvertance tant de petits problèmes que nous avions ; cela a énormément aidé. Et maintenant, c’est une formule que nous utilisons tout le temps sur presque toutes les feuilles. Notre consultante a vraiment écouté ce que nous faisions et a compris tous les éléments que nous essayions de relier ensemble. »

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Smartsheet par RMIT University, regardez la présentation de Kara Robinson lors de la conférence virtuelle ENGAGE APAC 2020 ou lisez notre étude de cas.