Un simple outil de gestion de projets ? Access Information Management Corporation (« Access ») utilise Smartsheet pour gérer son expansion sur de nouveaux marchés et soutenir ses objectifs

Les feuilles de calcul Excel et SharePoint n’ont qu’une portée limitée, selon Jeni Hinds.

Cette conclusion a fini par s’imposer à la directrice de la gestion de l’intégration globale pour Access, le plus grand fournisseur privé de services de gestion des dossiers et des informations au monde. Jeni Hinds est responsable de l’intégration des entreprises acquises par Access et de la supervision des chefs de projets qui mettent en œuvre ces intégrations. 

Chaque acquisition est gérée comme un projet extrêmement complexe visant à intégrer des domaines fonctionnels clés (Finances, RH, informatique, etc.) dans la société mère tout en maintenant une expérience client fluide et positive.

Auparavant, les responsables Access suivaient ce processus par le biais de feuilles de calcul Excel publiées sur des pages SharePoint, ce qui était loin d’être idéal. D’après Jeni Hinds, les feuilles de calcul étaient difficiles à utiliser et modifiables uniquement en envoyant des tickets au service informatique. De ce fait, chaque chef de projets ne pouvait gérer pleinement qu’un voire deux projets d’intégration par an. 

Ces processus manuels ne soutenaient pas les ambitieux objectifs de croissance d’Access et n’étaient pas évolutifs.

Au-delà de la gestion de projets

Jeni Hinds avait déjà eu l’occasion de tester Smartsheet dans d’autres contextes professionnels et connaissait ses capacités en tant que solution de gestion de projets. Mais ce n’est pas pour cela qu’Access a adopté la plateforme. Jeni Hinds et ses collègues ont commencé par évaluer plusieurs technologies concurrentes avant de choisir Smartsheet.

« Nous avons choisi Smartsheet pour ses fonctionnalités qui dépassent le cadre de la gestion de projets, telles que la possibilité d’étendre et de partager facilement les processus avec divers services à travers l’entreprise », explique Jeni Hinds. « Smartsheet était également très rentable par rapport à d’autres solutions. De plus, j’ai beaucoup apprécié nos échanges avec Smartsheet dans le cadre des vérifications préalables que nous effectuons avant chaque contrat d’adoption. »

Access a commencé par mettre en place un tableau de bord ainsi que les rapports et métriques de soutien nécessaires. L’entreprise a fait appel aux services d’installation de Smartsheet pour accélérer le déploiement. Au bout de 45 jours seulement, 200 collaborateurs d’Access utilisaient Smartsheet. 

« Quatre mois après le lancement du processus Smartsheet au sein d’Access, ma productivité avait augmenté de 60 % », confie Jeni Hinds. « Nous sommes passés d’une fonction de chef de projets tactique à une fonction beaucoup plus stratégique. Grâce aux synthèses et aux automatisations de Smartsheet, chaque propriétaire d’une tâche peut mettre à jour son statut, tandis que le chef de projets peut garder un œil sur plusieurs projets à la fois.  Les chefs de projets n’ont plus besoin de parcourir SharePoint ligne par ligne pour créer manuellement un rapport récapitulatif. Ce qui prenait plusieurs heures, voire plusieurs jours, de travail manuel est désormais automatiquement résumé dans le tableau de bord Smartsheet. Auparavant, nous organisions un appel d’une heure avec chaque service pour faire le point sur ses tâches hebdomadaires. Aujourd’hui, nous faisons un point bimensuel global de 30 minutes avec tous les services en utilisant le tableau de bord et les rapports Smartsheet. Tous ces changements nous ont permis de redoubler d’efficacité et d’agilité pour hiérarchiser les activités. Nous sommes conquis ! »

Jeni Hind n’est pas la seule à avoir connu un boost de productivité. Alors qu’ils ne pouvaient gérer qu’un seul voire deux projets par an, les chefs de projets d’Access sont rapidement passés à 10 ou 12 projets, soit une productivité 5 à 12 fois supérieure. Et ils faisaient savoir à Jeni Hind qu’ils pouvaient en gérer d’autres. 

« Non seulement nos chefs de projet pouvaient en faire plus, mais ils avaient également développé une meilleure compréhension de leurs projets et de la façon dont les opérations des services comptable, financier et marketing étaient étroitement liées », précise Jeni Hinds. « Ces améliorations découlent directement de l’utilisation de Smartsheet et de la création de ces interdépendances. »

Exemple du service marketing

Le service marketing compte parmi les services d’Access qui ont adopté Smartsheet. Des modèles de calendrier et de budget y ont remplacé des calendriers isolés et parfois redondants. Les membres de l’équipe disposaient de calendriers indépendants aux formats Excel, Word et SharePoint pour gérer des projets marketing à travers les campagnes. Un membre de l’équipe disposait de son propre calendrier pour les envois d’e-mails de maturation, un autre pour les blogs, un troisième pour les webinaires, etc. 

« Chacun travaillait séparément. Aujourd’hui, nous simplifions la collaboration via des processus cohérents et rigoureux grâce à Smartsheet », analyse Jude O’Neill, directeur de la stratégie numérique et du marketing chez Access. Les spécialistes du marketing bénéficient ainsi d’une plus grande visibilité sur les calendriers des projets à travers les canaux et les produits. 

Bridge by Smartsheet favorise la collaboration internationale, la diversité culturelle et l’inclusion

Access est une entreprise de portée internationale basée en Amérique du Nord et en pleine expansion. Elle compte de plus en plus d’employés et de partenaires dont la langue maternelle n’est pas l’anglais. Access utilise Bridge afin de créer des flux de travail automatisés pour traduire des documents importants dans Smartsheet et combler les lacunes linguistiques. Ainsi, les employés hispanophones, lusophones, francophones et anglophones peuvent travailler de manière plus fluide et productive les uns avec les autres. 

Grâce à Bridge by Smartsheet, les informations clés des modèles sont désormais traduites automatiquement dans plusieurs langues par le module Google Traduction et les parties prenantes peuvent facilement accéder aux informations traduites des projets par le biais de leurs tableaux de bord Smartsheet, favorisant une communication productive.

« Les appels sont plus efficaces. Lorsqu’ils se terminent, tous les participants ont l’assurance que tout le monde a tout compris, même s’ils ne parlent pas tous la même langue », poursuit Jeni Hinds.

« Grâce aux services de traduction intégrés à Bridge by Smartsheet, les individus se sentent entendus et culturellement acceptés. Nous accordons une grande importance à la diversité et l’inclusion, et ces services nous permettent d’appuyer ces valeurs. »

Jeni Hinds et ses collègues ont configuré Bridge par Smartsheet avec un partenaire Smartsheet en quelques semaines. Ils n’ont éprouvé aucune difficulté à l’appliquer à de nouvelles feuilles et de nouveaux modèles par eux-mêmes. 

Une adoption rapide encourage une utilisation à l’échelle de l’entreprise

Access déploie désormais Smartsheet à plus grande échelle au sein de l’entreprise. Pour Jeni Hinds, « il s’est produit un véritable effet papillon : de plus en plus de collaborateurs utilisent Smartsheet dans de plus en plus de situations ». La technologie a su se faire apprécier des responsables des services professionnels, du bureau de gestion de projets, du service comptable, du service à la clientèle, etc.

« Smartsheet est si facile et intuitive à utiliser qu’elle se laisse adopter rapidement », confie Jeni Hinds.

Jude O’Neill n’en pense pas moins. « Avant Smartsheet, la plupart des spécialistes du marketing géraient les calendriers et d’autres fonctions à leur manière. Rien ne nous permettait d’affirmer qu’ils accepteraient de faire autrement. Et pourtant, notre équipe a rapidement constaté les avantages de Smartsheet, ce qui nous a incités à explorer d’autres fins auxquelles utiliser la plateforme, comme la budgétisation. »

La plateforme Smartsheet est devenue un outil utilisé naturellement par de nombreux employés d’Access pour travailler plus efficacement. 

« Désormais, les collaborateurs ont le réflexe d’ajouter leurs projets dans Smartsheet », conclut Jeni Hinds. « Et ils nous informent de manière proactive de toutes les modifications au niveau des processus, car ils comprennent que celles-ci ont une incidence sur les autres. Chacun participe de façon plus active aux processus et à leur amélioration à travers l’entreprise, et ce, grâce à Smartsheet. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.