Autodesk utilise Smartsheet pour rationaliser la gestion de projet et la gestion financière et favoriser la collaboration internationale

Autodesk change la façon dont le monde est conçu et fabriqué. La technologie de l’entreprise s’applique à l’architecture, à l’ingénierie, à la construction, à la conception de produits, à la fabrication, aux médias et au divertissement, et permet aux innovateurs du monde entier de relever des défis de toutes tailles. Les logiciels Autodesk aident les clients à concevoir et à créer un monde meilleur pour tous, qu’il s’agisse de bâtiments plus écologiques, de produits plus intelligents ou de superproductions fascinantes.
L’équipe des opérations juridiques d’Autodesk fait confiance à Smartsheet pour automatiser la gestion des projets et suivre les prévisions. Elle utilise également l’application Agenda de Smartsheet pour apporter une visibilité sur les formations et les événements du service juridique.

« Nous avons une meilleure visibilité des projets et des prévisions grâce à Smartsheet », déclare Joyce Levy, directrice des opérations juridiques chez Autodesk. « Nous disposons également d’un espace unique pour nos données, ce qui augmente leur précision et améliore la collaboration. »

L’objectif de l’équipe des opérations juridiques est d’aider l’organisation juridique d’Autodesk à optimiser son impact en rendant les services juridiques plus efficaces et évolutifs en apportant son expertise en matière d’amélioration des processus et de la technologie. « Nous essayons de simplifier les choses pour notre équipe en proposant de nouvelles technologies innovantes et en remplaçant les processus manuels par des processus automatisés », indique Joyce Levy. « Avant de mettre en œuvre la technologie Smartsheet, les mises à jour manuelles des projets étaient fréquentes, ce qui entraînait des incohérences. Nous apprécions également beaucoup la fonctionnalité du tableau de bord pour ses mises à jour de statut en temps réel. Nous avons ainsi pu remplacer nos mises à jour de projets hebdomadaires, auparavant envoyées par e-mail. » « En outre, notre équipe juridique chargée des ventes directes utilisait SharePoint pour mettre à jour manuellement les statuts des affaires et les données de négociation. Cette méthode entraînait des inexactitudes supplémentaires, car les avocats devaient se souvenir de suivre manuellement les données en plus de leur emploi du temps déjà chargé », explique Tamara Cook, cheffe de projet pour l’équipe des opérations juridiques chez Autodesk.

La collaboration était un autre enjeu. Autodesk est une entreprise internationale, dont les employés travaillent dans différents pays et fuseaux horaires. « Nous sommes une grande entreprise internationale, c’est pourquoi nous nous intéressons aux solutions qui permettent de renforcer la collaboration et la connexion à distance », affirme Tamara Cook. « Au cours des deux dernières années en particulier, nous nous sommes engagés à travailler plus efficacement et de manière asynchrone dans des environnements virtuels. »

Utiliser Smartsheet pour rationaliser les projets, la gestion financière et les événements

Pour relever ses défis, l’équipe des opérations juridiques d’Autodesk a fait appel à Smartsheet pour mieux suivre les projets. Au départ, les projets juridiques étaient planifiés et exécutés de manière ad hoc, sans processus formalisé, suivis au cas par cas par des ressources de projet individuelles et faisant l’objet de rapports manuels. « Nous avions besoin d’un processus normalisé pour la réception et l’exécution des projets, d’un outil centralisé de suivi des projets et de plus de cohérence », explique Joyce Levy. L’équipe des opérations juridiques y est parvenue en élaborant une méthodologie de gestion de projet dans Smartsheet, en utilisant des modèles et des outils de suivi automatisés. L’équipe a également créé un tableau de bord qui comprend des liens permettant aux parties prenantes de consulter librement l’état d’avancement de chaque projet. Cette fonctionnalité a remplacé les mises à jour manuelles contenues dans l’e-mail de mise à jour hebdomadaire. « Nous disposons désormais d’un pôle d’opérations juridiques, avec toutes les informations relatives aux projets regroupées en un seul endroit », poursuit Tamara Cook. « Si un membre de l’équipe est absent et que je dois couvrir son projet à sa place, je peux simplement aller dans l’espace de travail des opérations juridiques dans Smartsheet et commencer immédiatement à travailler dessus. »

L’équipe des opérations juridiques a également utilisé Smartsheet pour élaborer un nouveau processus de gestion financière, qui automatise et met à jour les données de régularisation et de prévision des conseillers juridiques externes. « Auparavant, il s’agissait d’un processus manuel : les avocats envoyaient des e-mails aux cabinets juridiques pour obtenir des données prévisionnelles », indique Joyce Levy. « Désormais, les avocats peuvent examiner les données prévisionnelles et effectuer des modifications qui sont immédiatement intégrées dans notre tableau de bord centralisé. L’ensemble du processus est automatisé. »

L’équipe de Levy a également utilisé le connecteur Smartsheet pour Salesforce pour intégrer les données de vente de la solution de gestion de la relation client (CRM) Salesforce dans Smartsheet. Ainsi, l’équipe juridique peut facilement consulter les données actualisées sur les opportunités de vente et voir quel partenaire juridique travaille sur une affaire spécifique. « Désormais, au lieu de rappeler manuellement aux avocats très occupés de saisir et de mettre à jour ces données, l’équipe juridique commerciale peut être sûre que ceux-ci consultent nos données de transaction à partir de Salesforce et ajoutent des données juridiques spécifiques sur lesquelles ils établissent des rapports en interne », explique Tamara Cook. 

L’équipe des opérations juridiques utilise également Smartsheet WorkApps pour créer rapidement des applications utilisant des données provenant de sources externes. Elle profite de l’intégration de Smartsheet avec Microsoft Teams et SharePoint pour améliorer la collaboration globale. Autodesk s’appuie sur l’application Agenda de Smartsheet pour gérer et partager les calendriers d’événements des différentes équipes juridiques. L’entreprise utilise également Smartsheet Dynamic View (affichage dynamique) pour permettre à l’équipe juridique commerciale d’Autodesk en Asie-Pacifique de suivre et de mettre à jour les transactions et les négociations de vente.

Des données plus précises et une meilleure prise de décision

En utilisant Smartsheet pour automatiser des processus auparavant manuels, Autodesk peut présenter une source unique de vérité pour les données de l’entreprise. « Smartsheet est une solution de feuille de calcul poussée à un niveau exceptionnel. Tout est conçu pour que notre équipe des opérations juridiques puisse automatiser les flux de travail et faciliter les demandes de mise à jour et les rappels. Grâce aux automatisations intégrées à Smartsheet, nos données juridiques sont mises à jour automatiquement, ce qui augmente la précision des données », souligne-t-elle. 

« Grâce aux automatisations que nous avons créées en utilisant Smartsheet, nous sommes plus aptes à élaborer des analyses de rentabilité et à planifier notre prochaine année stratégique sur la base des données dont nous disposons actuellement », indique Joyce Levy. « Avec Smartsheet, je peux prendre de meilleures décisions en fonction des données, et déterminer les domaines dans lesquels nous pouvons nous désengager ou dans lesquels nous devons investir. Auparavant, nous n’avions pas suffisamment de données pour permettre cela. »

Améliorer la collaboration entre les équipes internationales

Avant de déployer Smartsheet, l’équipe des opérations juridiques manquait de visibilité sur les projets spécifiques et les tâches d’assistance sur lesquels les membres de l’équipe travaillaient. En utilisant Smartsheet, l’équipe a non seulement amélioré son mécanisme de suivi, mais a également augmenté le service client proposé par ses collègues du monde entier. Par exemple, un membre de l’équipe juridique basé à Singapour peut remplir un formulaire de demande d’admission dans Smartsheet, qui est ensuite repris par n’importe quel membre de l’équipe d’assistance des opérations juridiques mondiales. « N’importe quel membre de l’équipe peut prendre en charge la demande, de sorte que les clients n’attendent pas pour obtenir une réponse », explique Joyce Levy. « Cette démarche est simple dans Smartsheet, car nous avons toutes les demandes en un seul endroit. Nous pouvons ainsi centraliser le triage et l’acheminement de la demande vers la bonne personne chargée de l’assistance. »

L’équipe des opérations juridiques a également commencé à partager les connaissances de Smartsheet avec d’autres départements d’Autodesk et à fournir des conseils technologiques hebdomadaires à propos des fonctionnalités de Smartsheet et la façon de les utiliser au service juridique. « Plus j’utilise Smartsheet, plus je me rends compte de tout ce que nous pouvons accomplir grâce à cette solution », affirme Tamara Cook. « Chaque fois que je suis confronté à un défi d’automatisation, je suis accompagné par Smartsheet pour résoudre le problème. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.