Decision Foundry utilise Smartsheet pour automatiser le suivi des projets et la communication avec les clients et stimuler sa croissance

En tant qu’intégrateur mondial de Salesforce, la célèbre plateforme de gestion de la relation client, Decision Foundry s’est spécialisée dans la connexion de points de données disparates afin d’aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs données. L’entreprise technologique basée à New York s’efforce de soutenir Salesforce Marketing Cloud, un fournisseur de logiciels et de services d’analyse et d’automatisation du marketing numérique. « Nous intégrons plusieurs sources de données aux applications que nous créons en complément de Salesforce pour les entreprises des secteurs de l’automobile, des médias, de l’édition, de la santé et des sciences de la vie », explique Ross Jenkins, directeur général de Decision Foundry.

Decision Foundry utilise le logiciel Smartsheet au quotidien pour gérer le flux de toutes les données relatives aux projets de mise en œuvre, en fournissant des informations en temps réel sur l’état d’avancement à tous les acteurs, des chefs de projet aux chargés de comptes en passant par les clients. « Smartsheet nous aide à automatiser le processus de communication et à assurer un degré élevé de transparence et de responsabilisation dans le cadre de projets de livraison de produits de données particulièrement complexes », explique Ross Jenkins. « Smartsheet permet à tous les acteurs de s’impliquer afin d’assurer un certain niveau de responsabilisation de ces derniers. »

Avant d’utiliser Smartsheet, Decision Foundry gérait ses projets à l’aide de différents outils, notamment des feuilles de calcul basées sur le cloud, des fichiers plats, d’anciennes feuilles de calcul et des diaporamas. Cependant, au fur et à mesure que l’entreprise se développait et que les mises en œuvre devenaient plus complexes, Decision Foundry a pris conscience qu’elle avait besoin d’une approche plus rationnelle de la gestion de projet. « La plupart de nos projets Salesforce durent quelques semaines, mais si nous devons concevoir des applications personnalisées pour d’importants événements, ils peuvent s’étendre sur plusieurs mois, voire plus, en raison des interdépendances et des différentes tâches à accomplir », déclare Ross Jenkins. « Il arrive fréquemment que 25 parties prenantes gèrent 50 à 60 projets par mois. Nous avons donc besoin de voir clairement quels sont les projets en cours, à quel rythme ils avancent et qui est responsable de chaque étape du processus. Ces informations étaient disponibles sur différentes plateformes et nous finissions par appeler ou envoyer des e-mails aux clients pour les tenir au courant, ce qui était inefficace. »

Suivi de jusqu’à 60 projets de mise en œuvre par mois grâce à Smartsheet

Fin 2020, Decision Foundry a commencé à utiliser Smartsheet pour suivre tous les projets de mise en œuvre et d’intégration dans leur intégralité. Pour cela, l’entreprise conserve les données du plan de projet et les informations budgétaires de l’énoncé des travaux de chaque client dans des modèles Smartsheet. Ces informations comprennent toutes les étapes et les responsables du projet.

« Désormais, nous commençons chaque réunion avec un client en ouvrant Smartsheet et en lui présentant l’intégralité du processus de mise en œuvre », précise Ross Jenkins. « Nous montrons au client comment nous suivons chaque étape, ce qui lui donne pleinement confiance en notre travail. »

Près de 125 analystes Decision Foundry travaillent quotidiennement sur Smartsheet, surveillant l’avancement de jusqu’à 60 projets par mois. L’organisation utilise des tableaux de bord Smartsheet pour permettre aux clients de suivre chaque projet, de l’intégration à la découverte en passant par la construction et la production. « Les tableaux de bord sont mis à jour quotidiennement et indiquent clairement dans quelle mesure nous sommes susceptibles de terminer un projet dans les délais », explique Ross Jenkins.

Decision Foundry a également mis en place des flux de travail Smartsheet automatisés qui se déclenchent dès lors qu’un chef de projet ou un analyste modifie ou met à jour un projet. Les modifications sont automatiquement signalées par e-mail aux chargés de comptes afin de les tenir informés. Un autre flux de travail Smartsheet automatisé déclenche une enquête envoyée par e-mail à chaque client au fur et à mesure que le projet avance. « Les enquêtes servent avant tout à demander l’avis des clients. Chaque étape est donc l’occasion pour nous de rectifier le tir si nécessaire », précise Ross Jenkins.

De plus, Decision Foundry utilise Smartsheet dans le cadre de campagnes de marketing liées au lancement de nouveaux produits et services. L’entreprise a également recours à Smartsheet pour gérer les données financières telles que les taux de facturation et la valeur transactionnelle des projets.

Communication automatisée et responsabilisation accrue 

Decision Foundry utilise Smartsheet pour automatiser la communication, tant en interne qu’avec ses clients, ce qui renforce la confiance dans la réalisation des projets.

« Dans un environnement où la communication n’est pas toujours efficace, Smartsheet nous a permis de développer cette compétence à grande échelle », déclare Ross Jenkins. « Grâce à la communication automatisée, nos chefs de projet et nos clients savent à tout moment où en sont les projets. En conséquence, nous améliorons la satisfaction des clients tout en augmentant les possibilités de revenus. »

Le fait d’automatiser la communication interne et externe permet à Decision Foundry de garantir plus facilement aux clients que les projets de mise en œuvre et d’intégration respectent les délais et le budget. « Peu importe que le client nous confie un projet de 100 dollars ou à sept chiffres, la responsabilisation est primordiale », assure Ross Jenkins. « À tout moment, je peux accéder à Smartsheet et consulter l’historique de chaque étape d’un projet jusqu’à aujourd’hui. Nous avons ainsi pu améliorer la productivité de notre entreprise, car nous bénéficions d’une meilleure visibilité sur les 60 projets que nous suivons chaque mois. » Le fait d’avoir accès à l’historique complet de chaque projet permet également à l’entreprise de gagner en efficacité. « Apprendre de nos erreurs passées nous aide à nous perfectionner », déclare Ross Jenkins. « Les entreprises accomplies ne se contentent pas de reproduire inlassablement la même chose : elles se basent sur les processus existants avant de les tester sous pression avec les clients et ainsi se perfectionner. »

Gain de temps hebdomadaire de plusieurs heures lors des présentations destinées aux clients

Grâce à l’automatisation de Smartsheet, Decision Foundry n’a plus besoin de consacrer des heures à la création de diaporamas en vue de chaque réunion avec les clients.

« En règle générale, il faut compter au moins cinq heures pour créer des diapositives à l’intention d’un client lors de chaque réunion », explique Ross Jenkins. « Nous organisons en moyenne deux rencontres hebdomadaires avec nos clients, en particulier au début des projets, ce qui nous permet de gagner plusieurs heures lors de la préparation des réunions pour tous nos clients chaque semaine. »

Decision Foundry met actuellement l’accent sur sa croissance. En effet, l’entreprise prévoit d’adopter de nouvelles fonctionnalités Smartsheet, telles que la gestion des ressources par Smartsheet, l’objectif étant d’automatiser davantage la gestion du pipeline de projets et de stimuler sa croissance. « Nous sommes une petite entreprise avec de grandes idées et des talents remarquables. Toutefois, nous avons aussi besoin de la bonne technologie, car notre budget est serré et notre marge d’erreur est réduite », observe Ross Jenkins. « Smartsheet joue un rôle clé dans notre croissance depuis 2020, et cette solution restera la plateforme d’automatisation et d’engagement des clients de notre entreprise. » 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.