Delivery Hero utilise Smartsheet pour améliorer sa visibilité et son efficacité organisationnelle

Delivery Hero a toujours un certain nombre de projets passionnants, innovants et stimulants en cours. Avant, l’entreprise utilisait un ensemble de solutions de gestion de projets disparates (ou même aucune solution) pour gérer cela, avec un effet variable. Cela entraînait des problèmes tels que des processus trop manuels, la nécessité de courir constamment après les collègues pour obtenir des mises à jour et une visibilité limitée sur les statuts des projets. Pendant ce temps, la génération de rapports destinés aux parties prenantes principales était un processus lourd, chronophage et parfois inexact, qui variait d’un mois à l’autre.

Lorsque le chef de projets principal Tomasz Kowalski a rejoint l’équipe, il souhaitait une plateforme complète pour renforcer les capacités de gestion du travail de son équipe et améliorer la génération de rapports destinés aux parties prenantes. Son expérience passée avec Smartsheet a immédiatement motivé son choix de solution.

« À mon avis, Smartsheet peut contribuer de manière significative à la croissance d’une entreprise, » déclare-t-il. « En tant que chef de projets expérimenté, j’ai utilisé de nombreux outils au cours de ma carrière et je suis convaincu que Smartsheet est la plateforme qui offre la combinaison parfaite entre fonctionnalités, intégrations et possibilités de faire évoluer et accélérer à la fois mon propre travail, la réussite de mon équipe et de l’entreprise au sens large. »

Smartsheet était déjà utilisée de manière limitée, mais Tomasz Kowalski souhaitait étendre son utilisation à l’échelle de l’entreprise. Pour que Delivery Hero puisse tirer le maximum de valeur de l’utilisation de la plateforme au plus vite, l’équipe a décidé de collaborer avec Agile Management Experts (AMX), un partenaire Smartsheet Platinum basé en Europe. « AMX a été en mesure d’examiner notre utilisation actuelle de la plateforme, de fournir une formation personnalisée et de nous rendre visite en personne pour mettre en place des structures qui optimiseraient notre utilisation de Smartsheet, » déclare Tomasz Kowalski.

« Nous sommes ravis d’avoir collaboré avec Delivery Hero pour exploiter le réel potentiel de Smartsheet au sein de l’entreprise et nous sommes enthousiastes à l’idée de travailler avec l’équipe pour aller de l’avant et continuer à accomplir davantage. » ajoute Sebastian Paasch, directeur général d’AMX.

Désormais, les employés de Delivery Hero ont les moyens de travailler plus intelligemment et plus efficacement, grâce à une plateforme de gestion du travail qui facilite activement le travail dynamique, stimule la croissance et s’intègre efficacement aux applications clés déjà utilisées, comme Slack. Des gains de temps ont été réalisés dans l’ensemble de l’entreprise. D’après les calculs de Tomasz Kowalski, la consolidation de la tâche de génération des rapports de projet et de statut dans Smartsheet plutôt que PowerPoint et Google Sheets a permis à son équipe de gagner en moyenne quatre heures par semaine. Cela lui permet de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée et sur la croissance de l’entreprise.

Entre-temps, le directeur principal mondial de la Gouvernance, du Risque et de la Conformité (GRC) de Delivery Hero, Babak Mohtachemi, rapporte que : « Notre nouveau plan de route et le tableau de bord de génération de rapports destinés à la direction, créés grâce à Smartsheet, génèrent un gain de temps hebdomadaire de 25 %. Smartsheet me permet également de collaborer plus efficacement avec les responsables GRC du monde entier, ce qui me fait gagner 35 % de temps par mois en moyenne, représentant un résultat fantastique. »

Cependant, les cas d’utilisation vont bien au-delà de la simple gestion efficace du travail : par exemple, la plateforme Smartsheet a été utilisée pour améliorer et centraliser les processus de paie, en rassemblant des informations disparates provenant de différentes entités, pour les intégrer à une source unique d’analyse. La plateforme a même été utilisée de manière innovante pour améliorer la culture d’équipe, des sociétés de l’entreprise aux activités de socialisation, ce qui est de plus en plus important pour les équipes à distance avec le contexte actuel. Dans l’ensemble, Smartsheet est devenu un outil extrêmement précieux dans toute l’organisation, en procurant plusieurs avantages clés.

Une meilleure visibilité et une génération de rapports plus intelligente :

Pour une grande organisation comme Delivery Hero, une visibilité étendue et une génération de rapports efficaces sont essentiels. Au niveau de l’équipe, Smartsheet permet aux employés de suivre efficacement les statuts des tâches et des projets en cours, quelle que soit leur complexité, avec des rappels programmés et des drapeaux à code couleur lorsque des problèmes potentiels surviennent. Cela permet de gagner des heures précieuses, de rendre la gestion du travail plus facile et moins stressante, ainsi que de s’assurer que chaque projet se déroule comme prévu.

Smartsheet a également transformé la génération de rapports. Auparavant, la génération de rapports destinés aux parties prenantes principales était un processus manuel qui prenait beaucoup de temps. Désormais, les employés de Delivery Hero peuvent présenter des tableaux de bord semi-automatisés, qui sont à la fois simples et rapides à créer, mais qui donnent également aux équipes la liberté de les modifier facilement. Cela leur permet de mettre en évidence les gains clés et les achèvements de jalons. Par exemple, le directeur marketing (CMO) a maintenant la supervision d’un tableau de bord évolué et automatisé, lequel compile les informations clés sur les projets, les jalons et les achèvements. En bref, une amélioration significative de la façon dont la génération de rapports fonctionnait auparavant.

Une solution complète :

Smartsheet offre une solution tout-en-une, avec la puissance nécessaire pour gérer des exigences complexes, mais suffisamment flexible pour répondre aux exigences variées de Delivery Hero. La plateforme a fait ses preuves dans les différents services de l’entreprise, s’adaptant continuellement pour répondre aux besoins des employés de Delivery Hero, quel que soit leur fonction ou leurs ambitions. L’équipe de gestion du bureau, par exemple, a intégré toutes ses tâches de gestion dans Smartsheet et a constaté un gain de temps de 25 % par rapport à G Suite.

En plus de permettre un gain de temps impressionnant, la plateforme s’intègre parfaitement à des applications essentielles comme Slack. Cela simplifie le travail et permet de communiquer sans effort entre les plateformes. Parallèlement, l’application mobile permet aux employés de suivre leurs tâches lorsqu’ils sont en déplacement.

Transformation culturelle et des équipes :

Avec Tomasz Kowalski à sa tête, Smartsheet est devenu un outil indispensable chez Delivery Hero. La soif d’apprendre les fonctionnalités de Smartsheet est telle que Tomasz Kowalski organise désormais tous les trimestres des formations Smartsheet mondiales, conçues par des experts. Ces formations garantissent que tout le personnel a accès aux ressources qui peuvent l’aider à travailler de manière dynamique, à gagner en visibilité et à maximiser les performances quotidiennes. Tomasz Kowalski a développé un programme d’études complet qui peut être dispensé à distance. Il partage son expertise avec l’ensemble de l’entreprise pour s’assurer que chaque employé de Delivery Hero puisse optimiser son utilisation de la plateforme. Plus l’utilisation de Smartsheet se démocratise à travers les services, plus les bénéfices sont importants. Tomasz Kowalski se réjouit d’aider de nombreux autres collègues à libérer le potentiel de Smartsheet.

Ailleurs, Smartsheet a été utilisée comme outil puissant pour nourrir la culture d’entreprise. Par exemple, le groupe LGBTQ+ de Delivery Hero, Proud Heroes, s’appuie sur Smartsheet pour planifier les réunions, suivre les budgets, partager les informations et mettre les collègues en contact les uns avec les autres dans une communauté accueillante. Voici un autre exemple illustrant à merveille la façon dont Smartsheet est utilisée pour renforcer la culture d’entreprise. Pendant la pandémie de COVID-19, Smartsheet a été utilisée pour planifier, organiser et animer un quiz de pub en équipe. Des modèles ont été mis à disposition pour que les autres équipes de l’entreprise puissent s’amuser à leur tour.

En fin de compte, Smartsheet a joué un rôle fondamental en aidant Delivery Hero à rationaliser ses activités, à améliorer sa gestion du travail, à renforcer sa visibilité et à créer une valeur réelle dans toute l’organisation. Avec de plus en plus de collègues dans l’organisation qui adoptent la plateforme, Delivery Hero se réjouit de pouvoir continuer à aller de l’avant avec des projets plus importants et encore mieux gérés.

Modèle gagnant du concours :

Kowalski a été récompensé en tant que gagnant du concours de modèles ENGAGE'22 de Smartsheet, qui récompense les solutions qui ont renforcé le lieu de travail de manière simple et efficace. Sa solution PopQuiz est un jeu-questionnaire en équipe entièrement créé dans Smartsheet. A l'ère du télétravail, cette solution PopQuiz permet de remonter le moral des équipes et de gamifier le travail. "Ce fut un tel succès dans notre département qu'il a été reproduit dans d'autres et utilisé pour divertir et intégrer les employés", déclare Tomasz Kowalski. Kowalski a converti sa solution PopQuiz en un modèle, désormais disponible en téléchargement pour les utilisateurs dans la galerie de modèles Smartsheet.

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