DIRECTV utilise Smartsheet pour soutenir la transformation stratégique en simplifiant et en centralisant la gestion de projet d’entreprise

Des millions de personnes utilisent chaque jour DIRECTV pour regarder des événements sportifs et de divertissement sur leurs téléviseurs, appareils de streaming et applications mobiles. Le service de télévision payante propose des centaines de chaînes de vidéo premium payantes et de contenu télévisé à la demande par satellite ou via une connexion Internet.

Sous la direction du bureau de la transformation, DIRECTV s’efforce de réaliser la transformation stratégique à l’aide de projets et d’initiatives qui soutiennent les priorités stratégiques de l’organisation.

« La gestion de notre clientèle de base est l’une de nos priorités. Nous servons des millions de clients et cherchons donc constamment des moyens d’améliorer le service et d’offrir plus de contenu », explique Amber Grossman, directrice de la gestion technique des projets chez DIRECTV. « Une autre priorité majeure est d’attirer de nouveaux clients grâce à de nouvelles campagnes de marketing et d’autres initiatives. »

Il existe près de 200 projets qui correspondent parfaitement aux priorités stratégiques de l’entreprise, et le bureau de la transformation s'appuie sur Smartsheet pour suivre le cycle de vie complet de chaque projet. Et les projets de ce portefeuille continuent de se développer, d’évoluer et de se concrétiser.

« Avec Smartsheet, nous disposons d’un outil de gestion de projet très robuste qui nous aide à gérer un portefeuille de projets stratégiques à toutes les étapes, de la création à la mise en œuvre », explique Mme Grossman.

Auparavant, les projets étaient gérés à l’aide d’une série de feuilles de calcul et d’autres outils.

« Il existe de nombreux outils logiciels facilitant la gestion des tâches. Mais il est beaucoup plus difficile de suivre efficacement les indicateurs clés de performance ainsi que les données financières, et de relier ces données à chaque projet. »

Suivi des projets critiques du début à la fin grâce à Smartsheet

La gestion de projets de cette taille et de cet impact constitue un processus complexe du fait de la nature intrinsèquement transversale des programmes et initiatives de grande envergure. Smartsheet rationalise ce processus en automatisant les tâches manuelles et en garantissant l’efficacité à chaque étape.

Les nouvelles idées et les nouveaux problèmes rencontrés par les dirigeants d’entreprise sont présentés à l’équipe de transformation, qui définit l’énoncé du problème, la cause profonde et l’objectif avant que le projet ne soit envoyé à l’équipe de faisabilité, composée d'experts en la matière provenant des parties prenantes, notamment le service informatique, l’ingénierie et les finances.

Une fois approuvé, chaque projet passe par un processus de gouvernance avant d’être suivi par l’équipe de Mme Grossman. « Chaque projet correspond à l’une de nos priorités stratégiques à l’échelle de l’entreprise », explique-t-elle. « Par exemple, sur tous les projets que nous suivons actuellement chez Smartsheet, 15 % sont liés à la priorité de gestion de notre base de clients. »

Une fois qu’un projet est officiellement approuvé et prêt pour le suivi, le bureau de la transformation saisit les données du projet dans une feuille de type «  travail en cours » dans Smartsheet, où les projets sont regroupés. Chaque utilisateur dispose ensuite de son propre «  tableau de bord » de la page d’accueil de Smartsheet, dans lequel il peut gérer ses initiatives spécifiques. Les chefs de projet peuvent également obtenir une vue d’ensemble du statut d’un projet, y compris des informations comme les coordonnées du propriétaire du projet, les échéances et les données financières mises à jour.

DIRECTV utilise l’automatisation de flux de travail dans Smartsheet pour déclencher les approbations de projets et alerter différentes équipes lorsque les informations sont mises à jour ou qu’une échéance est passée. « Smartsheet fait avancer tous nos projets à chaque étape », explique Mme Grossman. L’équipe de transformation utilise également Data Shuttle by Smartsheet pour décharger les données de projet entre le système de base de données de l’entreprise et Smartsheet. « Nous devons parfois envoyer des identifiants de prise en charge de projet uniques à d’autres équipes, mais en déplaçant uniquement les données de projet approuvées, par exemple », explique Amber Grossman. Mme Grossman utilise également Smartsheet pour copier et coller automatiquement les informations relatives aux indicateurs clés de performance (ICP) entre les feuilles de calcul.

Une vue centralisée de près de 200 projets

DIRECTV utilise Smartsheet pour obtenir d'un coup d’œil un aperçu centralisé de l’état d’avancement de près de 200 projets, ce qui améliore la visibilité pour les dirigeants et les cadres. Smartsheet aide également les chefs de projet à s’impliquer davantage, en leur montrant comment leur travail contribue aux priorités stratégiques.

« On nous demande régulièrement, parfois tous les jours, où en est un projet », déclare Mme Grossman. « Grâce à Smartsheet, je peux rapidement créer des rapports ad hoc et synthétiser un projet dans un tableau de bord afin que nos dirigeants puissent assimiler les données et prendre des décisions. » L’équipe de transformation peut également facilement mettre à jour les projets à mesure que les jalons changent ou que de nouvelles informations sont ajoutées. 

« Obtenir des mises à jour de projet dans Smartsheet est un processus très simple. Les membres de notre équipe n’ont pas besoin de consulter différents documents ou diverses feuilles de calcul, car tout ce dont ils ont besoin est capturé au même endroit sur le tableau de bord de l’utilisateur. »

Accès rapide aux informations financières

En utilisant Smartsheet, DIRECTV passe moins de temps à recueillir des données financières pour différents projets.

« Smartsheet a la capacité d’automatiser les formules et les calculs. Je passais beaucoup de temps à filtrer et à exporter les données des ICP dans des rapports pour afficher des comparaisons mensuelles ou annuelles entre les objectifs et les chiffres réels. Maintenant, je me contente de les couper-coller et de les exporter, ce qui me fait gagner beaucoup de temps », explique Mme Grossman.

En automatisant les processus autrefois manuels, les responsables de DIRECTV disposent d'un accès plus rapide aux données financières et aux performances, ce qui facilite la prise de décision des équipes de direction de l’entreprise.

DIRECTV s'appuie également sur Smartsheet pour faire avancer les projets et les aligner étroitement sur les priorités stratégiques de l’entreprise.

« Smartsheet nous aide à identifier les projets le plus performants, à identifier les éléments positifs et, si possible, à reproduire cette méthode efficace dans d’autres domaines. À l’inverse, si le projet n’est pas sur la bonne voie, Smartsheet nous aide à cibler les obstacles qui entravent le projet et à résoudre le problème. Nous pouvons facilement extraire des informations pour isoler les projets qui sont sur la bonne voie et ceux qui ont besoin d’un peu plus d’attention », précise Mme Grossman. 

« En respectant les délais, nous pouvons mieux atteindre nos objectifs financiers. Nos clients en profitent, car nous pouvons investir dans des fonctionnalités et du contenu supplémentaires. Combinées aux connaissances de nos équipes, les capacités de Smartsheet nous aident à soutenir nos objectifs stratégiques, ce qui se traduit par un impact positif sur nos clients. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.