Grâce à Smartsheet, l’EIS simplifie la gestion du programme de santé, y compris les tests PCR pendant les Jeux olympiques de Tokyo

L’English Institute of Sport est basé à Manchester, au Royaume-Uni. Cette institution gouvernementale fournit des services dans le domaine des sciences et de la médecine du sport aux athlètes de haut niveau du Royaume-Uni, notamment aux participants britanniques aux Jeux olympiques et paralympiques. 

Les services de l’EIS se sont développés de manière exponentielle depuis sa création il y a 20 ans. L’institution a débuté ses activités par des services traditionnels de soutien aux sportifs, tels que la médecine, la physiothérapie et la force et le conditionnement, pour les étendre à d’autres services tels que la biomécanique, l’innovation en matière de performance, le mode de vie performant et la santé mentale. Forte de ses 350 employés travaillant auprès de plus de 40 sports à travers le pays, l’organisation a contribué à remporter plus de 1 000 médailles olympiques et paralympiques. 

Organiser les tests PCR pour les Jeux olympiques avec l’aide de Smartsheet

À la suite de la pandémie de COVID-19 dans le monde entier, de nombreux événements sportifs ont été annulés ou ont dû être organisés dans des circonstances très difficiles. Les organisations sportives se sont tournées vers les outils numériques pour simplifier les flux de travail et améliorer leur efficacité. Utilisant déjà Smartsheet pour nombre de ses programmes internes, l’équipe chargée de la santé des athlètes d’EIS a souhaité utiliser l’outil pour répondre aux nouveaux cas d’utilisation engendrés par la pandémie. 

« En 2021, nous avons été désignés pour gérer tous les tests PCR effectués sur les athlètes, le personnel, les parties prenantes et les sponsors se rendant à Tokyo pour les Jeux olympiques et paralympiques. Les tests devaient être effectués par des cliniciens de tout le pays dans un délai spécifique prévu pour les événements : 14 jours, 96 heures et 48 heures avant le départ », se souvient Faye Hodson, coordinatrice de l’équipe chargée de la santé des athlètes à l’English Institute of Sport. Le défi était de taille : plus de 500 athlètes à tester, ainsi que 600 membres du personnel de soutien. « Sans Smartsheet, la tâche aurait été pratiquement impossible pour nous. »

S’efforçant de toujours fournir des prestations de niveau international, Faye Hodson et son équipe ont créé un plan de projet à l’aide de Smartsheet. Les diagrammes de Gantt intégrés leur ont permis d’attribuer des tâches accompagnées d’échéances et d’automatiser les rappels. Toutes les informations ont été collectées et rassemblées en un seul endroit. Les athlètes, les cliniciens et les autorités ont ainsi pu se tenir informés, où qu’ils se trouvent.

Faye Hodson se rappelle : « Sans l’outil adéquat, de nombreux e-mails et différentes feuilles auraient circulés. Quelqu’un aurait fini par les télécharger et n’aurait pas pu les mettre en ligne correctement. Mais avec Smartsheet pour rendre compte des tests PCR, tout s’est déroulé sans problème. » 
Le but était de recueillir des données, mais aussi de fournir un outil accessible et pratique. « Un avantage des formulaires était que nous pouvions les envoyer aux athlètes sous forme de message WhatsApp », ajoute Faye Hodson. « Ils adorent ça ! Tout le monde a son téléphone sur soi, mais pas forcément un ordinateur portable. » Cette facilité d’utilisation a permis à l’EIS d’accomplir sa mission en douceur.

Gérer la santé des athlètes à partir d’une ressource unique 

L’EIS utilise Smartsheet depuis des années déjà, longtemps avant les jeux de Tokyo. En 2018, l’organisation a constitué une équipe chargée de la santé des athlètes pour réduire les maladies et les blessures parmi ces derniers. Ce groupe d’experts s’occupe de la santé physique et mentale, de la santé respiratoire, de la santé féminine et des données de performance des athlètes. Les missions incluent des analyses tout au long de l’année pour suivre l’évolution de la population des athlètes, en tenant compte d’éléments comme la catégorie sportive ou la saison. « Nous disposons même d’un système de dossiers médicaux sur mesure appelé système de gestion des données de performance (PDMS) », ajoute Faye Hodson.

En raison de la complexité de son travail, les gestionnaires de l’équipe ont rapidement compris qu’ils avaient besoin d’une solution logicielle de collaboration et de gestion de projet rentable. Comme Faye Hodson l’explique : « Nous avions besoin d’un outil accessible aux parties internes et externes dans un environnement hautement sécurisé, car nous traitons avec les parties prenantes internes de l’EIS, mais aussi avec les athlètes et leurs équipes d’entraînement. J’ai étudié différentes options pendant quelques semaines, et Smartsheet s’est toujours imposé. C’est un outil facile à utiliser, auquel on peut accéder de manière sécurisée en interne et en externe. Il peut également être utilisé pour la gestion de projets et s’inscrit dans notre budget. »

L’équipe s’est rapidement mise au travail pour intégrer les projets et les données. Une fois l’écosystème mis en place, les gens ont commencé à utiliser la nouvelle solution et ont découvert d’autres façons d’accomplir les tâches quotidiennes. 

« Avec Smartsheet, nous pouvons créer des tableaux de bord pour les cadres supérieurs qui veulent juste un aperçu et non un formulaire complet », précise Faye Hodson.io « Vous pouvez également consulter les autorisations dans une seule cellule, ce qui est utile pour le RGPD. Si vous avez besoin d’une actualisation, il suffit d’envoyer un e-mail et tout le monde peut le faire directement, sans avoir à se connecter à un autre système. De plus, son intégration dans Microsoft Teams a été très bénéfique pour nous en termes de collaboration. »

Suivre l’activité et l’engagement à long terme

En dehors de circonstances extraordinaires telles qu’une pandémie, l’équipe chargée de la santé des athlètes consacre beaucoup de temps au suivi des activités et de l’engagement. Pouvoir accéder à des données en temps réel est indispensable à ce travail. « Le directeur peut consulter un tableau de bord en temps réel de nos dépenses. C’est très utile », affirme Faye Hodson. 

Toutefois, selon Faye Hodson, le plus grand avantage de Smartsheet réside dans la précision des données. « Utiliser Smartsheet a réduit le nombre d’erreurs commises, car les données se trouvent à un seul endroit à tout moment », déclare-t-elle. 

« Nous utilisons la solution depuis 2018 et nous découvrons encore de nouvelles fonctionnalités », poursuit-elle. « Nous souhaitons améliorer la planification des projets et des ressources, poursuivre le suivi des activités et le suivi budgétaire. Nous envisageons également d’utiliser les formulaires pour obtenir des retours sur nos activités. Par exemple, nous pouvons demander aux organisations sportives et aux athlètes de nous donner leur avis sur nos performances, et nous en servir pour analyser notre travail. »

Après avoir constaté que Smartsheet a permis d’accroître l’efficacité des projets de l’équipe chargée de la santé des athlètes, l’EIS prévoit également de mettre en œuvre l’outil dans d’autres processus et services de l’organisation.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.