La planification des émissions de Fox Sports en Australie est 10 à 20 % plus efficace

Planifier et organiser la diffusion TV de 1 000 événements sportifs en direct chaque année exige une organisation et une supervision sans faille des moindres détails. L’équipe responsable des émissions extérieures de Fox Sports en Australie souhaitait simplifier et automatiser ses processus. Avec l’aide des consultants en productivité de 6STEP, et les caractéristiques et fonctionnalités de Smartsheet, Fox Sports économise du temps et des efforts dans son travail de diffusion des programmes sportifs à un pays de fans passionnés.

« Notre objectif principal est de capturer l’essentiel de chaque événement et de ne rien oublier », déclare Steve Barnes, responsable des émissions extérieures chez Fox Sports. « Smartsheet a très bien fonctionné pour nous : l’automatisation de la gestion des changements est efficace. Les producteurs enregistrent les informations, et je peux laisser cela de côté pour me concentrer sur le problème du jour. Lorsque nous nous occupons de réunions stratégiques et de tâches urgentes ici et là, c’est un soulagement de savoir que Smartsheet est en arrière-plan et qu’il nous aide à rester cohérents. »

Une solution pour gérer les changements constants

Steve Barnes est à la tête d’une équipe qui comprend des groupes spécialisés dans le domaine du sport et qui planifie la diffusion et le commentaire en direct de matchs de l’Australian Football League (AFL), du Super Rugby, de la boxe, de la voile, du hockey, des fléchettes, etc. Chaque événement diffusé s’accompagne d’une longue liste d’éléments à gérer : heures de début et de fin de l’événement, heures de début et de fin de la diffusion, nombre de caméras à déployer, commentateurs, équipement physique tel que le bureau ou le pupitre du commentateur, et drones à envoyer pour les images aériennes en direct. Les collègues de Fox Sports coordonnent les différentes équipes pour planifier les détails de la couverture, l’archivage et l’enregistrement, la compilation des statistiques, la connexion par satellite ou par fibre optique et la publicité préalable.

Les changements sont constants, et les suivre était autrefois une tâche fastidieuse en soi. Les coéquipiers devaient rechercher manuellement les nouvelles mises à jour dans des feuilles de calcul, ou compter sur leurs collègues pour compiler et envoyer des e-mails. Les équipes spécialisées dans les sports varient de 10 ou 20 personnes à plusieurs centaines pour les sports les plus populaires, de sorte que le nombre de mises à jour et d’e-mails peut être vertigineux.

« Nous n’avons pas encore transféré notre service responsable du cricket », indique Steve Barnes. « Les membres de l’équipe envoient toujours une énorme feuille de calcul, très complète, avec une page de garde indiquant les changements apportés. En pleine saison, ils envoient trois ou quatre de ces e-mails par jour. Vous devez donc interrompre votre journée : lire l’e-mail, regarder ce qui a été modifié et réfléchir à ses conséquences. Et vous ne pouvez pas garantir que les gens vont les lire tous les jours. Nous attendons avec impatience d’intégrer le service dans Smartsheet afin de pouvoir recevoir toutes ces alertes en temps réel. »

Steve Barnes a entrepris de rechercher un partenaire de solution capable de comprendre les besoins uniques de Fox Sports. Un contact de la société de production NEP Group lui a recommandé 6STEP, un partenaire platine de Smartsheet dans la région Asie-Pacifique. Le fondateur et PDG Rohann Chapman et son équipe ont travaillé avec Steve Barnes pour concevoir une solution capable de rationaliser la planification des émissions et d’être rapidement mise en œuvre pour éviter toute interruption dans la planification et la couverture.

Les tableaux de bord donnent aux équipes une vue en temps réel des informations essentielles

Steve Barnes et son équipe à Fox Sports utilisent un ensemble de tableaux de bord Smartsheet pour gérer la couverture en direct. Chaque équipe sportive configure ses codes de diffusion de manière légèrement différente. La solution Smartsheet utilise DataMesh pour regrouper et alimenter les données dans les tableaux de bord afin de créer des options d’affichage normalisées sans les reformater. L’application Agenda, un module complémentaire premium, permet aux équipes de planifier les émissions à venir par mois, semaine ou jour pour répondre aux besoins immédiats.

L’automatisation a transformé les méthodes de travail de l’organisation des émissions extérieures. Chaque actualisation ou échéance déclenche une alerte pour les personnes concernées par ces détails. Plus besoin de créer un nouveau fil de discussion par e-mail lorsqu’une liste de sportifs est mise à jour ou qu’une rencontre décisive est reprogrammée. Plus de risque non plus d’oublier d’informer toutes les personnes dont les tâches seront affectées. Le personnel logistique sait que toutes les nouvelles demandes ont été reçues et traitées bien avant son arrivée dans un stade. De plus, les commentateurs en direct reçoivent des programmes personnalisés à temps pour se préparer au match.

Comme Smartsheet est facile d’accès via un appareil mobile, les dernières actualisations sont toujours à portée de main des membres de l’équipe. Par le passé, les équipes sur place devaient se contenter d’imprimer le dernier programme et de l’accrocher dans la cabine de diffusion, en l’annotant à la main au fur et à mesure des changements de dernière minute. Désormais, le personnel de l’événement peut vérifier la suite des opérations sans avoir à traverser la moitié de la salle. Il gagne ainsi du temps, chose précieuse lors des retransmissions en direct.

« Smartsheet sur mobile est très, très utile… », confirme Steve Barnes « Ce samedi, je ne travaille pas, mais nous avons 15 émissions extérieures à diffuser ce jour-là. Je peux consulter Smartsheet rapidement et voir à quelle heure elles sont diffusées, voir que nous sommes à l’antenne, que les graphiques fonctionnent, que tout se présente bien. Ainsi, je peux continuer à faire mes courses ou ce que je suis en train de faire. »

Une source centrale pour les détails augmente l’efficacité de 10 à 20 %

Selon Steve Barnes, le plus grand avantage de Smartsheet est que la plateforme permet de gagner du temps tout en améliorant la précision. Les actualisations étant immédiatement visibles dans le tableau de bord, il n’est pas nécessaire de fouiller dans les e-mails pour confirmer les changements, et il n’y a pas de risque de travailler à partir d’un plan obsolète. La collaboration est simplifiée, car les éléments dont sont responsables les différentes équipes sont clairement identifiés et accessibles aux collègues. Steve Barnes estime que son équipe travaille 10 à 20 % plus efficacement.

« Avant Smartsheet, je consacrais mes journées à répondre à des appels téléphoniques de personnes qui vérifiaient l’heure de début ou de fin d’un événement », explique-t-il. « Dans notre secteur, il y a une heure de début de l’événement, mais l’heure de diffusion à l’antenne peut être différente, et celle de la diffusion mondiale peut également être différente. De plus, nous sommes soumis à différents fuseaux horaires en Australie, ce qui nécessite des recoupements. Tout cela est maintenant clairement renseigné dans Smartsheet. Nous n’avons plus à répondre à ces appels téléphoniques répétés. Rien que pour moi, c’est une heure de travail économisé chaque jour, et j’ai une équipe de sept personnes qui répondaient à davantage de ces questions que moi. »

Steve Barnes se réjouit également du fait qu’en nommant un employé à temps plein comme super-utilisateur désigné pour former les autres, il n’a pas eu à embaucher de personnel supplémentaire pour intégrer les équipes dans le système de tableau de bord. La collaboration de son équipe avec Rohann Chapman et ses experts 6STEP a permis de créer une plateforme qui peut facilement évoluer au fur et à mesure que d’autres équipes sportives sont intégrées.

« Le projet a pu être mené à bien grâce à l’engagement de l’organisation Fox Sports en faveur de cette initiative », explique Rohann Chapman. « Chez 6STEP, nous avons construit des solutions pour l’industrie manufacturière, l’éducation, la recherche, le divertissement, la médecine et d’autres secteurs. C’était un peu un acte de foi pour Fox Sports et pour Steve de nous engager dans le secteur de la diffusion en réseau, mais notre rôle est de nous assurer que tout ce que nous produisons et construisons avec nos clients fonctionne pour eux à tout moment. La solution est désormais totalement intégrée à leur système.  Sur le marché australien, nous constatons que les défis rencontrés par l’industrie sont assez similaires, même s’ils peuvent être décrits différemment. 6STEP a créé un large portefeuille de produits à utiliser comme des solutions prêtes à l’emploi, ou à fournir comme point de développement avancé pour le développement de solutions sur mesure. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.