Comment Twin Cities Habitat for Humanity coordonne les bénévoles et la collecte de fonds

La mission de Twin Cities Habitat for Humanity (TCHFH) consiste à mettre fin à la précarité des conditions de logement de la région métropolitaine de Minneapolis-Saint Paul (Twin Cities), et à faire du logement décent et abordable pour tous une question de principe. Pour remplir sa mission, l’organisation devait coordonner ses nombreux événements et ses bénévoles, en accordant la priorité à la collaboration.

Brian Juntti, directeur du marketing et des communications de Twin Cities Habitat for Humanity, avait besoin d’un outil qui l’aiderait à gérer divers programmes de communication marketing, des mises à jour du site Web aux campagnes de marketing.

« Les activités gérées au sein de l’organisation sont très variées, et vont de la sensibilisation des donateurs et de la planification d’événements à la construction de logements », explique-t-il.

Il avait également besoin d’une solution qui permettrait d’informer tout le monde. Lorsqu’il faut modifier les feuilles de calcul des événements, par exemple, il était essentiel que toute l’équipe en soit informée. Cette solution, c’est Smartsheet.

« Smartsheet nous permet de nous maintenir informés en permanence », souligne Brian Juntti. Il a récemment étendu son utilisation au-delà des calendriers des bénévoles, en ajoutant la gestion des événements grâce à Smartsheet, qui automatise des éléments clés du flux de travail.

Les formulaires Smartsheet sont un excellent moyen de gagner du temps. Brian Juntti a utilisé cet outil pour recueillir les réponses de centaines de personnalités, dont des membres du conseil d’administration, des donateurs importants, des sponsors et des fonctionnaires, quant à leur participation à la semaine d’événements liés au 27e projet de travail annuel Jimmy et Rosalynn Carter dans la région métropolitaine de Minneapolis-St Paul en octobre 2010.

Les formulaires Smartsheet recueillent les informations relatives à la présence fournies par les participants, et renseignent automatiquement les données dans une Smartsheet. Celles-ci peuvent ensuite être utilisées lors de l’enregistrement et pour le suivi de la campagne de fidélisation des donateurs. L’équipe définit également des alertes sur des lignes spécifiques. Ainsi, lorsque des informations sont modifiées, par exemple lorsque des photographes bénévoles téléchargent des photos sur une Smartsheet, les membres de l’équipe en sont informés par e-mail.

« Mes équipes peuvent ensuite publier immédiatement ces photos sur le site Web ou sur nos sites de médias sociaux », ajoute Brian Juntti. « Cela évite de passer des heures à les envoyer par e-mail. »