JLL utilise Smartsheet pour relier les systèmes des entreprises et établir des relations plus étroites avec les clients

Comme de nombreuses grandes entreprises internationales, JLL, leader de l’immobilier d’entreprise, a investi des ressources considérables pour mettre en place des solutions personnalisées en matière de données afin de gérer ses activités. Mais lorsqu’un client commercial important a demandé à ne pas utiliser le système de JLL en raison de problèmes d’interopérabilité avec sa propre technologie propriétaire de gestion de projet, JLL a eu besoin d’un autre outil pour extraire les données, gérer ses programmes et générer les rapports sur ces derniers. Le client a recommandé Smartsheet pour combler ce fossé numérique. Aujourd’hui, Smartsheet s’est révélé à la hauteur pour simplifier le processus de partage et de suivi de grands volumes de données relatives aux projets immobiliers entre les deux sociétés.

« Nous réalisons des projets de construction dans tout le pays », explique Betsy Solomon, responsable de compte à JLL. « Nous gérons l’ensemble des activités prévues et la collaboration au sein des organisations clientes, de leur équipe juridique immobilière à l’équipe d’exécution en passant par l’équipe de stratégie. Nous veillons à ce que tout le monde ait accès aux activités en cours, à celles que nous exécuterons dans un ou deux ans et à ce que nous avons réalisé par le passé. »

B. Solomon et Becca Fecht, chef de projet adjointe, collaborent étroitement avec leur client international afin de gérer une longue liste de propriétés commerciales, du début du processus d’achat à la fin de la construction, en passant par la rénovation et le développement. Elles doivent être informées en permanence des détails concernant les projets, comme les performances des entrepreneurs généraux, les permis de construire, le respect des réglementations municipales ou régionales en vigueur, le statut des biens immobiliers prévus, etc. Elles doivent également pouvoir partager les informations pertinentes avec plusieurs équipes internes de JLL et des équipes du client.

« L’information constitue la tendance de ces dernières années pour la plupart des secteurs : des données et des analyses », déclare B. Solomon. « Que pouvons-nous faire de toutes les données que nous recueillons et comment peuvent-elles être utiles pour nos projets ? L’état d’esprit qui prévaut dans le secteur en ce moment consiste à former les gens à aller à la source des données plutôt que de produire les données nous-mêmes et de les envoyer. »

Pour que toutes les personnes concernées puissent facilement accéder aux données essentielles, B. Solomon et B. Fecht extraient les informations du système du client et les importent dans une solution Smartsheet qui comprend des alertes concernant les délais, des tableaux de bord, etc. Les fonctionnalités de Smartsheet permettent à B. Solomon et à B. Fecht de capturer les moindres détails, de les agréger dans des affichages les plus petits détails, de les agréger dans des affichages détaillés et d’utiliser les tableaux de bord pour les partager avec les parties prenantes presque en temps réel.

« Cette méthode évite d’extraire les informations », explique B. Fecht. « Nous les avons déjà toutes rassemblées et il suffit qu’elles y accèdent. Auparavant, nous recevions des demandes ponctuelles. Toutes les informations sont désormais disponibles dans le tableau de bord, il nous suffit d’y renvoyer les personnes. Cela a permis de réduire le nombre d’e-mails échangés »

Avant d’utiliser Smartsheet, B. Solomon et B. Fecht rassemblaient les données dans des tableurs et distribuaient des mises à jour hebdomadaires et mensuelles. Aujourd’hui, les données des clients saisies dans Smartsheet sont à jour et tous les utilisateurs peuvent obtenir des informations précises à partir d’une source unique. A lieu de mettre à jour des feuilles de calculs et d’établir des rapports, B. Solomon et B. Fecht peuvent se concentrer sur le conseil stratégique et la supervision du portefeuille de projets du client. B. Solomon reconnaît qu’elle craignait de perdre le contrôle des données. En fait, elle a gagné en compréhension et en visibilité, tout en en fournissant une meilleure ainsi qu’une plus grande responsabilité aux équipes qui en ont le plus besoin, tout en simplifiant la communication entre les deux organisations.

« J’étais stressée à l’idée d’accorder l’accès à la source de donnée aux 225 utilisateurs de notre compte Smartsheet principal, mais j’ai été surprise », déclare B. Solomon. « Je pense que l’un des plus grands bénéfices de Smartsheet a été que le client a pu faire collaborer plus efficacement différents groupes qui travaillaient en silo au sein de sa propre entreprise, ce qui a eu des effets bénéfiques sur les projets que nous exécutions. »

B. Solomon et B. Fecht ont pu prendre du recul et examiner de plus près la signification des chiffres au lieu de se contenter de les communiquer. Elles peuvent analyser l’ensemble du portefeuille et identifier si le nombre de lancements de projets prévus pour une période est trop élevé, ce qui pourrait entraîner des goulets d’étranglement lors des phases d’examen par le client. Elles peuvent faire des zooms avant pour vérifier si les travaux avancent normalement dans une région donnée ou se concentrer sur certains sites pour découvrir les raisons du retard ou de l’avance des travaux. Les flux de travail automatisés leur permettent d’adresser assez tôt les problèmes potentiels aux bonnes personnes au sein de JLL ou bien dans les équipes juridiques ou d’exécution du client pour éviter des retards importants dans le projet.

Smartsheet a également permis de simplifier l’établissement des rapports destinés aux clients et au management de JLL. B. Solomon et B. Fecht peuvent apporter leurs propres idées basées sur les affichages de Smartsheet qui sont simples à comprendre et qu’il est possible d’explorer au niveau du détail. Il est facile d’étayer les évaluations et les recommandations par des faits concrets et de passer plus rapidement de l’analyse à l’action, car les documents et les images peuvent être chargés dans l’outil de suivi de projet.

« Les chiffres ne mentent pas », déclare B. Solomon. « Si vos interlocuteurs peuvent voir les chiffres et les données, il n’est pas nécessaire de passer du temps à discuter de la raison pour laquelle nous sommes ici ; nous pouvons passer à la résolution du problème. Ils commencent à voir certaines des possibilités et espèrent maintenant que nous allons prendre les données et continuer à leur en donner plus. »

Pour plus d’informations

Pour plus d’informations sur Smartsheet, rendez-vous sur https://www.smartsheet.com/.

Pour plus d’informations sur JLL, rendez-vous sur https://www.us.jll.com/.