lumenomics améliore la visibilité, rationalise la communication et économise 200 000 $ en gérant des projets d’installation d’éclairage avec Smartsheet

Basée à Seattle, dans l’État américain de Washington, lumenomics est une entreprise d’éclairage naturel centrée sur l’humain et spécialisée dans la conception, l’installation et l’entretien de systèmes d’éclairage pour les bâtiments commerciaux. L’entreprise s’appuie sur une technologie intelligente pour aider les propriétaires de bâtiments à gérer plus facilement l’efficacité énergétique et à optimiser l’utilisation de la lumière naturelle.

La diversité est un élément clé du fonctionnement de lumenomics. L’entreprise est dirigée par des femmes et des personnes LGBT, avec des effectifs composés à 41 % de minorités ethniques et à 46 % de femmes. « Mon objectif est d’inclure des personnes qui ne sont pas couramment présentes dans le secteur de la construction », explique Marti Hoffer, fondateur et PDG de lumenomics. « Bon nombre de nos postes de direction et de gestion sont occupés par des femmes, des personnes de couleur et des membres de la communauté LGBTQ. »

Chaque jour, lumenomics s’appuie sur le logiciel Smartsheet pour gérer les projets de conception et d’installation, et pour communiquer et collaborer de manière transparente. « Nous adorons Smartsheet, car elle fonctionne même pendant notre sommeil. », affirme M. Hoffer. « La plateforme est constamment à l’œuvre en arrière-plan, s’assurant que tous nos projets sont à jour. » lumenomics a longtemps eu recours aux e-mails et aux feuilles de calcul pour la gestion de projets et la communication en interne et avec les clients. Il était donc difficile d’organiser efficacement les informations du projet et de créer des rapports pour les équipes de direction. « Nous n’avions pas une bonne visibilité sur le statut des projets », explique M. Hoffer. « Nos employés sur les chantiers des clients recevaient des dizaines de SMS avec des photos d’installations d’éclairage, ce qui rendait difficile l’établissement rapide de rapports. Les clients étaient donc parfois mécontents, car ils ne recevaient pas les nouvelles informations à temps. »

Pour résoudre le problème, lumenomics voulait trouver un meilleur moyen de gérer les projets. « Nous avions besoin d’outils agiles et dynamiques », explique M. Hoffer.

Un suivi de A à Z de l’ensemble des installations d’éclairage grâce à Smartsheet 

En 2019, M. Hoffer a découvert Smartsheet, ce qui lui a permis de relever les défis auxquels l’entreprise était confrontée. « J’ai trouvé cet outil incroyable, et j’ai consacré plusieurs heures par jour à remodeler notre activité autour de Smartsheet », explique-t-il. Le reste de la société a rapidement adopté Smartsheet. En effet, les chefs de projet et les équipes de comptabilité, de finance et de marketing s’appuient sur le logiciel pour suivre les projets du début à la fin.

Les chefs de projet lumenomics sont les plus gros utilisateurs de Smartsheet. Ils utilisent l’application mobile Smartsheet sur les chantiers pour mettre à jour les données après les visites et les photos des dispositifs d’éclairage, et rendre compte aux responsables du bureau principal. Chaque feuille Smartsheet contient une colonne d’achèvement de projet qui est marquée comme terminée lorsque les chefs de projet ont suivi un processus de contrôle de la qualité. Ces données sont intégrées dans un rapport d’achèvement soumis aux dirigeants, avec des informations clés sur le projet et des photos miniatures montrant l’installation d’éclairage finale.

« Les cadres peuvent utiliser Smartsheet pour vérifier rapidement le statut de chaque projet, et ils peuvent également accéder aux détails du projet en un coup d’œil », explique M. Hoffer. 

Une fois qu’un projet est marqué comme terminé dans Smartsheet, l’équipe en charge de la comptabilité de l’entreprise utilise une intégration qui relie Smartsheet à Acumatica, la solution de planification des ressources d’entreprise de lumenomics, pour effectuer un calcul indiquant le pourcentage d’avancement de chaque tâche. De plus, les employés chargés de la production à lumenomics utilisent les tableaux de bord Smartsheet pour vérifier rapidement à quel stade se trouvent les produits de stores dans l’atelier d’assemblage. « Nous utilisons Smartsheet sur le terrain pour afficher un planning actualisé, et toutes nos équipes peuvent le visualiser dans l’outil », explique M. Hoffer.

Une meilleure visibilité des projets et une communication renforcée 

Avec Smartsheet, lumenomics dispose d’une solution simple et facile à utiliser pour suivre tous les projets. « Prenez l’exemple d’une carte qui vous montre l’emplacement de tous les dispositifs d’éclairage d’un bâtiment et qui les numérote : Smartsheet affiche tous les luminaires dans une grille accessible à tous », explique M. Hoffer. « Ensuite, les chefs de projet sur le terrain joignent simplement une photo qui montre le travail terminé pour chaque numéro. Ils peuvent également faire des commentaires sur chaque dispositif d’éclairage et indiquer s’il est terminé ou non. C’est aussi simple que cela. » 

Une meilleure visibilité conduit également à une meilleure communication entre les équipes. Par exemple, un chef de projet peut laisser un commentaire dans Smartsheet pour que les directeurs des installations puissent voir quels projets sont terminés. « Auparavant, la communication entre le chantier et le bureau se faisait uniquement par SMS », explique M. Hoffer.

« Il était extrêmement difficile de gérer 30 projets actifs avec 100 photos pour chaque projet sur votre téléphone. Désormais, le service de comptabilité peut visualiser un statut mis à jour dans Smartsheet et déterminer rapidement pourquoi un projet a dépassé le budget, par exemple. Cela nous aide à mieux comprendre les projets d’un point de vue budgétaire. »

Des mises à jour plus rapides et plus faciles pour les clients

lumenomics profite d’une meilleure visibilité et de données de projet plus précises pour informer les clients plus rapidement et plus facilement sur l’avancement des installations. « Nous avons un client du secteur de la santé pour qui nous fabriquons des couvre-fenêtres ; un simple coup d’œil dans Smartsheet nous permet de lui dire quelles commandes sont à l’étape de la coupe du tissu et de lui indiquer la production supplémentaire nécessaire », explique M. Hoffer. « Nous pouvons également les informer de la date exacte à laquelle nous prévoyons de leur expédier les commandes. Auparavant, nous ne pouvions pas transmettre immédiatement ces informations aux clients. À présent, c’est possible. »

Plus de 200 000 $ d’économies

En utilisant Smartsheet pour suivre les projets et les budgets, lumenomics réduit également les coûts d’exploitation.

« Nous avions une grande installation qui regroupait 30 projets et intervenants différents dans cinq fuseaux horaires », explique M. Hoffer. « Auparavant, cela nécessitait 4 à 5 chefs de projet, mais Smartsheet nous permet de réduire ce nombre de 75 %, car la plateforme rationalise tout et offre à chacun une visibilité sur l’ensemble du processus. En réduisant nos effectifs de 75 %, nous économisons plus de 200 000 $ sur ces tâches, ce qui entraîne une augmentation de notre chiffre d’affaires. »

Par ailleurs, lumenomics prévoit d’étendre son utilisation de Smartsheet pour soutenir la croissance continue de l’entreprise. « Au fur et à mesure de notre croissance et de notre partenariat avec Smartsheet, nous espérons utiliser davantage d’outils et de fonctionnalités Premium », explique M. Hoffer. « Notre objectif est toujours de rendre la gestion de projet plus efficace et plus rentable, et Smartsheet nous aide à y parvenir. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.