Ogilvy optimise la gestion de projets avec Smartsheet

Ogilvy, l’une des plus anciennes et des plus grandes agences de communication marketing du monde, façonne des campagnes médias innovantes pour les plus grandes marques mondiales. La nature même de la publicité et des médias a considérablement évolué depuis la création de l’agence en 1948, et ces changements se produisent à une cadence toujours plus rapide. Pour un leader respecté, il n’est pas toujours facile de changer de vitesse et d’évoluer rapidement dans un nouveau paysage médiatique, mais Smartsheet aide Ogilvy à cartographier ce parcours.

« Le secteur connaît de nombreuses perturbations. Le modèle publicitaire a totalement changé. En tant que grande institution, il peut être difficile de suivre le rythme », nous confie Mame McCutchin, directrice des programmes d’Ogilvy. « Nos grandes marques sont comme nous : leur marge de manœuvre immédiate est limitée, mais elles s’attendent à ce que nous les guidions en matière de technologie et de changements dans notre façon de travailler. Smartsheet s’est avérée être la solution à de nombreuses reprises et dans tous les domaines. »

« Tout à portée de main »

L’équipe de Mame McCutchin est en pleine évolution. Elle passe des anciens modèles publicitaires de placement dans la presse écrite et audiovisuelle à une nouvelle stratégie de médias numériques, laquelle assure la cohérence de la marque et de son message sur de très nombreux canaux en ligne. Des publicités vidéo sur les services de streaming aux GIF animés de 6 secondes sur les médias sociaux, les campagnes d’aujourd’hui exigent plus de visuels, plus d’éléments multicanaux et plus de ressources en données que par le passé. Mame McCutchin et son équipe utilisent Smartsheet pour suivre les ressources médiatiques composant les projets de ses clients. Ainsi, elles visualisent en un coup d’œil le statut de la moindre tâche et respectent les délais.

« Tout est vraiment à portée de main », se réjouit Mame McCutchin. « Vous pourriez penser qu’un lecteur partagé l’est également ; certes, mais pour trouver quoi que ce soit, vous aurez besoin d’une lampe de poche et d’une carte. Ici, il est bien plus facile d’explorer et d’accéder à vos propres données. C’est simplement plus efficace. »

En utilisant Smartsheet, Mame McCutchin peut confirmer que les versions finales des fichiers d’images numériques sont prêtes à être partagées avec les clients et elle peut suivre les progrès de chaque élément à l’approche des échéances. Elle peut joindre des formulaires de décharge confirmant que les différents protagonistes ont approuvé l’utilisation de leurs images et de leurs voix dans les médias de la campagne. Les vues du tableau de bord lui permettent de visualiser le statut de plusieurs éléments simultanément pour s’assurer que les membres de son équipe disposent de ce dont ils ont besoin pour résoudre les problèmes, qu’il s’agisse de changer les ampoules dans un espace de travail ou de réduire les étapes et les délais d’un processus de production. Plus important encore, ses collègues peuvent suivre et actualiser leurs propres tâches et prendre des mesures en cas de question ou de problème, ce qui est particulièrement important lorsque des projets font intervenir plusieurs bureaux partout dans le monde.

« L’une des premières choses que j’ai faites avec ma nouvelle équipe a été d’établir un planning de ce sur quoi nous devions travailler, de la date de démarrage à la date de livraison. Smartsheet est parfaite pour ça », déclare Mame McCutchin. « Les employés peuvent utiliser des filtres pour consulter uniquement leurs marques, et personnellement, je peux voir l’ensemble. Les cases à cocher nous permettent de tout quantifier : Avons-nous terminé ? Est-ce expédié ? Oui, c’est bon. Les gens peuvent laisser des commentaires et des pièces jointes, et nous utilisons tout cela. Pour la première fois sur ce projet, nous disposons d’une vue complète jusqu’à son terme. »

La « sérénité Smartsheet »

En plus du suivi des médias de campagne, Mame McCutchin utilise Smartsheet pour gérer les détails financiers de l’équipe, comme les dépenses par rapport aux budgets des clients et les demandes de frais non facturables. Elle a également mis sur pied un pôle d’intégration pour les équipes, rassemblant les documents et les coordonnées au même endroit. Les nouveaux employés peuvent en profiter alors qu’ils prennent leurs fonctions. Plus elle recueille et partage des informations en utilisant Smartsheet, plus son équipe peut travailler en toute confiance, sachant que les réponses aux questions les plus urgentes sont faciles à trouver.

« Nous avons une sérénité qui n’existait pas avant la création de ce planning. Cela compte vraiment pour l’équipe », affirme Mame McCutchin. « Aujourd’hui, tout le monde dispose d’une vision claire de nos projets ; nous ramons tous dans la même direction. Avant, nous ne savions jamais à quoi nous attendre. Aujourd’hui, nous planifions tous la même chose et partageons les mêmes objectifs en utilisant Smartsheet. Qui ne voudrait pas d’une “sérénité Smartsheet” dans sa vie ? »

Une équipe plus sereine est à la fois plus productive et plus motivée. Mame McCutchin a constaté que la « sérénité Smartsheet » a permis de livrer dans les temps des médias de marque de haute qualité aux clients d’Ogilvy. Elle a également remarqué que cela ouvre la voie à la communication au sein des équipes et entre elles, ce qui permet une plus grande transparence à mesure que les créateurs et les stratèges collaborent entre eux, et ce, quel que soit le fuseau horaire. Lorsque tous les membres de l’équipe disposent des données dont ils ont besoin, on constate moins de malentendus et un plus grand sentiment d’appropriation du projet chez tous les participants.

Mame McCutchin travaille à l’élaboration d’une feuille qui offrira une transparence similaire aux clients : une vue de tableau de bord qui montrera l’avancement du projet par rapport aux délais. Cette approche est similaire à ce que les entreprises de services publics proposent pour montrer aux clients la quantité d’énergie consommée chaque mois ou par rapport aux moyennes locales. Elle observe que le secteur évolue vers une plus grande transparence. Avec Smartsheet, elle peut aider Ogilvy à montrer la voie et à donner le ton en matière de communication claire et de confiance. Les clients sont satisfaits, et les employés de l’agence sont heureux de leur travail.

« Si vous courez après quelque chose, que vous ne faites que réagir et tentez de faire au mieux, alors votre travail s’en ressent. Vous ne produisez pas ce qu’il y a de mieux dans ces conditions », affirme Mame McCutchin. « Si vous restez souvent au bureau jusqu’à minuit, ce n’est bon pour personne. Rester le soir peut être excitant occasionnellement… mais si ça devient la norme, c’est juste un fardeau. Mais si vous optimisez vos projets, il n’existe pas de sensation comparable à ce que vous ressentez lorsque vous avancez, que vous êtes productif et que votre travail est bon. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.