Quiddity fait gagner des milliers d’heures par an à ses clients en leur fournissant des services d’entreprise efficaces grâce à Smartsheet

Jasmin Romic a su qu’il était temps de créer une nouvelle entreprise lorsqu’elle a réalisé que le service financier de 2,5 personnes de son entreprise familiale de construction accomplissait le même volume de travail que l’équipe de 10 personnes de l’entreprise de taille similaire d’un ami. Elle et sa sœur ont fondé Quiddity, avec pour mission initiale d’apporter aux petites et moyennes entreprises (PME) la même assistance professionnelle et la même efficacité que celles dont bénéficient les grandes entreprises. Ainsi, elles pourront finalement maximiser la valeur qu’une organisation de toute taille peut créer. 
    

« Une personne peut créer une entreprise avec très peu d’obstacles et avec très peu de formation, mais elle a l’obligation légale de savoir ce qu’elle ne sait pas, elle peut sinon embaucher à un poste clé et ne bénéficier que de la somme de son expérience individuelle », explique M. Romic. « Et elle peut se retrouver dans une situation où elle travaille beaucoup et crée peu d’impact ou de valeur. Je crois que toutes les entreprises ont besoin d’une assistance professionnelle avec une expérience plus large, dans tous les services, en s’appuyant sur des personnes qui savent ce qu’elles font. Nous fournissons la structure qui permet à nos clients d’avoir le contrôle financier de leur entreprise. Nous tirons parti des technologies et des solutions, et nous cherchons des moyens d’assister les entreprises à mettre en place des opérations évolutives. »

Quiddity utilise Smartsheet pour automatiser les processus métier, simplifier le travail quotidien, réduire les risques, mais aussi pour normaliser et documenter les tâches de chacun au sein de l’entreprise. La plateforme est essentielle à la mission de l’entreprise. Elle consiste à tirer parti des technologies et des solutions logicielles pour aider les PME à mettre en place des opérations évolutives et les grandes entreprises à optimiser leur croissance. Smartsheet a façonné la manière dont elles interagissent avec les clients et fonctionnent en tant qu’entreprise, dans le but d’atteindre des performances efficaces et de connaître une amélioration continue. 

« Une entreprise va rechercher et développer la propriété intellectuelle dans les domaines de son offre de produits, mais à mesure qu’une entreprise se développe et évolue, le service financier doit croître au même rythme. Les services financiers que nous gérons sont dotés d’une propriété intellectuelle intégrée », explique Romic. « Maintenant que les gens télétravaillent de plus en plus, il n’est plus aussi pertinent d’avoir une équipe financière assise au bureau. Cependant, il est toujours très important de trouver cette expertise ainsi qu’une solution par laquelle vous pouvez déléguer toute une fonction. Savoir que non seulement le travail sera livré, mais qu’il le sera selon une norme supérieure pour répondre aux besoins de l’organisation en pleine croissance. »

Normaliser pour permettre la mise à l’échelle et l’innovation 

Jasmin Romic a partagé trois des plus grandes réussites de Quiddity avec Smartsheet sur ENGAGE APAC. Le premier est un document de référence interne qui automatise le cycle de vie du client grâce à des flux de travail et des interdépendances qui garantissent que chaque détail est pris en compte. Les informations circulent des ventes à l’intégration du personnel, en passant par les opérations et la livraison, sans omettre la gestion de la qualité. Il existe même un moyen normalisé de gérer l’accueil ou l’intégration et le départ des clients et des employés.

Le document de portée générale utilise Dynamic View (Affichage dynamique) pour partager les informations applicables avec les clients, dans un format facile à utiliser. Selon Jasmin Romic, l’une des fonctions les plus importantes du document est de permettre une performance cohérente et un transfert efficace des informations, même lorsque les membres de l’équipe changent de rôle. 

« L’impact sur notre organisation, le niveau de visibilité et de contrôle par rapport au coût administratif de son fonctionnement, est absolument phénoménal » déclare Jasmin Romic. « Nous associons ce que nous faisons dans Smartsheet, les listes de tâches automatisées et centralisées, les rappels et les fonctionnalités de contrôle que Smartsheet a intégrés, à notre système de gestion des tickets. Vous avez alors une visibilité complète sur ce qui se passe dans l’organisation. Les listes de tâches des personnes sont toutes automatisées, mais cela ne les empêche pas d’être totalement créatifs et de modifier ou d’améliorer les tâches qui composent leur rôle. Au contraire, cela leur donne plus de temps pour être créatifs, car ils ne sont pas accablés par la charge administrative des réunions de répartition du travail. En tant qu’entreprise, nous pouvons conserver les flux de travail pour chaque rôle, car les meilleurs employés peuvent inévitablement partir. Le plus avantageux vient de la possibilité de voir instantanément le coût de chaque tâche et de pouvoir évaluer si les bénéfices l’emportent sur les coûts. Cette solution permet de supprimer les tâches superflues, de rendre les transitions entre les rôles transparentes, d’optimiser l’influence de chaque rôle et de maîtriser intelligemment les coûts administratifs, au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. »

Résoudre les problèmes financiers avant qu’ils ne deviennent des créances douteuses 

Quiddity utilise Smartsheet comme base d’une solution de gestion des débiteurs pour un client qui devait gérer des centaines de milliers de dollars par an en créances douteuses. Les anciens systèmes logiciels du client limitaient la surveillance et la gestion des problèmes liés aux comptes clients, ce qui rendait difficile toute action et la résolution des problèmes avant qu’ils n’atteignent le stade du recouvrement et du défaut de paiement. L’équipe de Quiddity a reconnu qu’un système clair d’alertes et de communications pouvait rendre la gestion des comptes proactive plutôt que réactive. Pour collaborer efficacement avec le client, ils avaient besoin d’une solution en mesure de localiser la communication sur une seule plateforme. Smartsheet présentait l’agilité et les caractéristiques conviviales qui convenaient.

« Il n’est pas efficace d’envoyer des e-mails de remontée à un gestionnaire occupé lorsqu’un compte client est en souffrance et à risque. Il est difficile pour quiconque de hiérarchiser un volume élevé de communications dans une boîte de réception encombrée », explique Jasmin Romic. « Il n’y avait pas de visibilité pour suivre toutes les communications sortantes, ni de personne responsable pour y répondre. Grâce à Smartsheet, nous pouvons faire remonter un compte en souffrance en attribuant la ligne de compte client qui comprend l’historique à la personne appropriée, et tout le monde peut voir quelle est la prochaine étape. Si votre liste est vide, vous avez fait tout ce que vous deviez faire. Si votre liste contient quelque chose, alors elle est exploitable. »

Quiddity a mis au point une solution Smartsheet qui permet aux gestionnaires de plusieurs services de visualiser et d’agir rapidement sur les données relatives aux débiteurs. Quiddity améliore la collaboration interne et favorise une approche systématisée et stratégique du recouvrement et de la communication avec les clients pour prévenir les problèmes de paiement éventuels. Les actualisations des données en temps réel dans la solution Smartsheet permettent de répondre rapidement aux clients et de voir comment les recouvrements progressent.

« Nous avons pu développer la solution progressivement, en ajoutant des améliorations potentielles au fur et à mesure qu’elles se présentaient et que les processus évoluaient, grâce à la nature flexible de Smartsheet », explique Jasmin Romic. « Comparez cela au fait de faire appel à des développeurs pour créer une solution. Combien de temps faudrait-il pour la développer et la maintenir ? Nous devons être capables de nous adapter aux opportunités que nous identifions au fur et à mesure que nous déployons une solution. Il s’agit d’exploiter en permanence les informations disponibles pour améliorer notre mode de fonctionnement, ce que nous pouvons fournir en plus, ainsi que la rapidité avec laquelle nous pouvons effectuer nos livraisons, et tout cela de manière mesurable. »

Jasmin Romic affirme que la solution de gestion des débiteurs a motivé l’équipe de recouvrement et a transformé les résultats de recouvrement du client. Aujourd’hui, seul un petit pourcentage de dettes est reporté d’un mois à l’autre et les créances douteuses devraient être réduites de plus de 80 % par rapport aux années précédentes.

Intégrer des plateformes pour dynamiser l’activité d’une startup 

À l’aide de Smartsheet, Quiddity a mis au point une solution opérationnelle de bout en bout, pour une startup dont le modèle économique consiste à louer des ressources à court terme dans plusieurs États. Le client n’avait pas de budget pour un logiciel personnalisé, Quiddity a donc collaboré avec lui pour créer une solution Smartsheet qui relie les équipes financières et opérationnelles, afin de rationaliser le paiement des entrepreneurs, la facturation, le suivi des baux et des revenus, ainsi que la planification des entrepreneurs et des ressources. 

La solution intègre l’outil gestion de la relation client CRM Pipedrive du client à Smartsheet via le connecteur d’application Zapier, alimentant ainsi les données dans Smartsheet et automatisant les flux de travail d’étape à étape pour faciliter le processus de location et d’installation des ressources. 

Les rendez-vous d’installation et la disponibilité des entrepreneurs sont gérés par la fonctionnalité d’agenda de Smartsheet. Les entrepreneurs reçoivent des informations sur les travaux sur leurs appareils mobiles, avec des photos des ressources, la validation des adresses Google, ainsi que des listes de contrôle de qualité conditionnelles. En outre, des signatures électroniques sont gérées par Appsheet et intégrées à Smartsheet. Quiddity a pu créer la solution rapidement, sans les délais et les coûts supplémentaires qu’entraînerait le recours à un développeur d’applications. La solution répond aux besoins de tous les services, y compris celui des finances.

« En quelques minutes, vous avez la possibilité de créer un formulaire Web et de le partager avec un client ou un utilisateur final, puis de commencer à recueillir des informations de manière efficace. Cela a un impact positif sur la réputation, car vous opérez de manière innovante et les avantages pour une organisation sont d’une grande portée », explique Jasmin Romic. 

« Lorsque vous pouvez tirer parti d’une telle technologie et que vous disposez du savoir-faire pour l’utiliser à résoudre des problèmes quotidiens, à améliorer l’efficacité de l’activité de votre client et à la rendre si simple, conviviale et transparente pour lui qu’il en devient dépendant, vous devenez presque synonyme de la solution. »

Des processus robustes qui fonctionnent sans la vigilance d’un responsable

Grâce à Smartsheet, Quiddity peut faire évoluer son entreprise en évitant les pertes de temps, les efforts redondants et les communications fragmentées. Les processus automatisés peuvent être reproduits et adaptés aux nouveaux besoins en vue d’une prestation de services cohérente. 

Selon Jasmin Romic, la véritable valeur de la solution est qu’elle permet à l’équipe de direction de se concentrer sur des objectifs plus stratégiques et de rester enthousiaste quant à l’orientation de l’entreprise. Pour la plupart des dirigeants, le fait de prendre de la distance avec la confiance et un sentiment de sécurité est crucial pour la croissance d’une organisation.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.