Smartsheet aide l’Association des Scouts à proposer des programmes inspirants au Royaume-Uni

Chaque semaine, les Scouts aident les jeunes à acquérir des « compétences pour la vie », en développant leur vie personnelle par l’amitié et les activités de plein air. Ses Castors, Louveteaux, Scouts et Explorateurs, âgés de 6 à 18 ans, font du camping, de la randonnée, de la natation, de la descente en rappel, du vélo et du canoë, et collaborent pour relever de nouveaux défis.

Lorsque Dirk Grobler, chef de projets principal, a rejoint le siège des Scouts, situé dans les anciennes forêts d’Epping Forest, il souhaitait une plateforme qui permette à son équipe de collaborer avec des volontaires en première ligne du mouvement. Et pour avoir une compréhension approfondie de ce que les Scouts accomplissent chaque mois, Grobler avait besoin de la solution pour agir comme une source centrale de vérité pour un portefeuille diversifié de projets et comme un outil pour générer des rapports cohérents et précis.

Fort de son expérience en matière de gestion de projets, M. Grobler avait utilisé Microsoft Project, mais il craignait que la plateforme soit trop « lourde » pour les bénévoles, qui manquent de temps, mais également trop coûteuse pour que l’association puisse évoluer. Le besoin d’une plateforme facile à déployer, nécessitant très peu de formation et permettant de réaliser des économies l’a poussé à conduire Smartsheet au sein de son équipe.

Après trois mois de tests, Smartsheet a été la solution de gestion de projets choisie par l’Association des Scouts au Royaume-Uni. « Il s’agissait d’un processus d’amélioration continue, mais Smartsheet a apporté une telle valeur ajoutée que je n’ai eu aucune réticence à l’adopter dans tous nos processus », déclare M. Grobler.

Smartsheet a aidé les Scouts à proposer efficacement des aventures qui changent la vie et à accroître leur influence au Royaume-Uni.

Améliorer la mise en œuvre de sa stratégie

Grâce à la fonctionnalité de récapitulatif de feuille de Smartsheet, M. Grobler et son équipe ont une vue d’ensemble de chaque projet actif et peuvent détecter les signes précurseurs de retard. Cette solution aide également les personnes impliquées dans la gouvernance des projets en leur permettant d’accéder aux informations les plus détaillées, qui offrent des informations exploitables pour maintenir l’élan de leurs tâches.

Un autre exemple de la manière dont la gestion de projets a été améliorée avec Smartsheet est l’utilisation de modèles formalisés. Par exemple, les chefs de projets collaborent avec les responsables volontaires pour créer un document de démarrage du projet simplifié, lequel regroupe des données pertinentes avec un planning à jour qui prévoit les délais.

« L’utilisation de modèles permet aux volontaires de ne pas partir d’une page blanche. Ils savent comment commencer. Et que les résultats reportés sont enregistrés et normalisés comme jamais auparavant », déclare M. Grobler.

Extension de l’approche « numérique avant tout » du mouvement

Smartsheet est utilisé pour soutenir les progrès numériques passionnants des Scouts, par exemple pour le recrutement et la fidélisation des membres. L’Association utilise une série de nouveaux outils et formulaires dans Smartsheet permettant désormais de recueillir et de traiter les nouvelles demandes.

Innover en matière de reporting avec Smartsheet

En plus de recentrer ses fonctions de gestion opérationnelle et de RH, Smartsheet a aidé l’équipe de gestion de projets à améliorer la génération de rapports. Les rapports mensuels sont désormais plus faciles à recueillir, grâce à l’automatisation. Ils présentent des données cohérentes grâce à des modèles normalisés. Les équipes sont en mesure d’apporter des corrections opportunes à leurs performances ou d’affiner leurs stratégies en recevant les mises à jour effectuées au niveau du projet, puis transférées au niveau du portefeuille. Cela permet de garantir que des informations précises en temps réel sont disponibles à tous.

« La génération de rapports et la gestion de notre portefeuille sont devenus beaucoup plus intelligentes. Tout le monde, du président à l’équipe de gestion du portefeuille, voit exactement les mêmes informations et dans le même format, ce qui facilite la responsabilisation », déclare M. Grobler. Il a ajouté que la génération de rapports mensuelle, qui prenait auparavant une semaine entière, ne prend plus que quelques heures.

Témoins des possibilités de Smartsheet, d’autres services des Scouts ont commencé à explorer son potentiel dans leurs propres solutions. Et grâce à un coût de propriété attractif, l’utilisation de Smartsheet pour les Scouts est passée de 25 à 130 licences. Ce qui montre à quel point Smartsheet est apprécié dans toute l’organisation.

Smartsheet a permis aux Scouts de déployer de nouveaux processus évolutifs et de donner aux équipes de gestion de projets une plus grande visibilité des projets et une génération de rapports facilitée. Smartsheet a aidé les bénévoles à organiser des événements attrayants, a permis à des équipes dispersées de collaborer et a apporté le progrès numérique à l’un de ses processus clés. Avec une plateforme dynamique à ses côtés, le mouvement est prêt à atteindre ses objectifs et à continuer à faire la différence dans la vie des jeunes.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.