Toshiba Global Commerce Solutions commercialise rapidement ses innovations grâce à la PPM moderne de Smartsheet

Toshiba Global Commerce Solutions, qui est une entité du fabricant japonais Toshiba Tec Corp., fournit des solutions technologiques à certains des plus grands distributeurs du monde. L’entreprise a installé plus de trois millions de systèmes de point de vente et de paiement automatique dans le monde entier, aidant ainsi les enseignes de distribution à améliorer leurs performances, à renforcer leur contrôle opérationnel et à offrir une meilleure expérience à leurs clients.

L’entreprise tire parti de la PPM moderne de Smartsheet comme environnement d’exécution pour les processus de gestion des portefeuilles et des projets (PPM) de bout en bout. « La PPM moderne de Smartsheet nous aide à transposer notre stratégie en solutions spécifiques, aboutissant finalement à la commercialisation de nouveaux produits », explique Brian Taylor, directeur de la stratégie de solutions chez Toshiba Global Commerce Solutions. « L’ensemble de ce processus est transversal, impliquant toutes les unités commerciales de l’organisation. »

Pour B. Taylor et d’autres responsables, les processus de PPM étaient tout sauf rationalisés avant l’adoption de Smartsheet, car les nombreuses équipes de produits et de projets de l’organisation utilisaient un mélange disparate de bases de données, de feuilles de calcul, de référentiels de documents et d’outils de gestion de projet. « Toutes nos équipes géraient les processus différemment et il n’y avait pas suffisamment de cohérence », explique B. Taylor. « Nous avons également eu du mal à améliorer la visibilité de la direction concernant les risques, les problèmes et les actions de chaque projet. » Chaque équipe commerciale passait des heures chaque semaine à préparer des diapositives afin de montrer aux cadres les mises à jour de statut des projets. « D’une manière générale, notre environnement d’exécution de programme était loin d’être idéal, car il n’était ni automatisé ni normalisé entre les équipes, et ne permettait pas l’établissement de rapports de synthèse à l’intention des parties prenantes », explique B. Taylor. « Il en ressortait une incohérence et un manque de visibilité sur les projets. Il était donc difficile de surveiller l’avancement d’un projet et d’en résoudre rapidement les problèmes, ce qui entraînait parfois des problèmes et des retards. »

Toshiba Global Commerce Solutions avait besoin d’un processus capable d’accélérer les délais de mise sur le marché de nouveaux produits. « Nous avions besoin d’un meilleur outil pour transformer une idée nouvelle et innovante en un produit commercialisable », explique B. Taylor.

Suivre les portefeuilles de projets et les processus grâce à la PPM moderne de Smartsheet 

Toshiba Global Commerce Solutions avait déjà travaillé avec Smartsheet dans d’autres secteurs d’activité, ce qui rendait la solution attrayante pour les gestionnaires de programme.

« Smartsheet nous permet d’adapter des outils à nos processus plutôt que l’inverse », explique Scott Graham, responsable des gestionnaires de programmes chez Toshiba Global Commerce Solutions.

« Les modèles personnalisables de Smartsheet nous permettent de déployer rapidement des changements continus et progressifs dans les processus d’un projet à l’autre. »

L’entreprise utilise la PPM moderne de Smartsheet pour suivre plus de 40 projets au sein de son portefeuille et gérer les processus de lancement de nouvelles solutions. Toute unité commerciale peut démarrer un projet, en lançant un flux de travail de processus automatisé dans Smartsheet.  Chaque nouveau projet déclenche le déploiement d’un plan d’action dans Smartsheet Control Center, qui suit le projet du début à la fin. Par conséquent, les gestionnaires de programme, les équipes de vente et de marketing, les employés du service financier et les responsables du développement peuvent suivre les projets, les risques, les actions et les problèmes de manière normalisée. Les automatisations des flux de travail envoient également des rappels sur les jalons et les échéances clés du projet aux parties prenantes. 

Toshiba Global Commerce Solutions utilise les tableaux de bord de Smartsheet pour donner aux gestionnaires de programme un aperçu détaillé et immédiat de l’avancement des projets individuels. L’entreprise utilise également des tableaux de bord à l’échelle du portefeuille pour présenter des résumés instantanés de chaque projet aux responsables de portefeuilles et aux cadres de l’entreprise. « Nos équipes de direction peuvent utiliser Smartsheet pour obtenir une vue d’ensemble rapide de tous les projets du portefeuille, pour voir le statut, les risques ou les problèmes, et ce qui doit être fait si un projet est en retard ou n’est pas sur la bonne voie », explique S. Graham. 

Smartsheet Professional Services offre une solution PPM de bout en bout 

Lorsque Toshiba Global Commerce Solutions a adopté Smartsheet, la société s’est tournée vers Smartsheet Professional Services pour obtenir de l’aide par rapport à la configuration des modèles de Control Center. « Nous avions quelques idées initiales sur la façon dont nous voulions que notre environnement fonctionne, nous avons donc discuté avec l’équipe de Professional Services », explique S. Graham. « Les dirigeants souhaitaient notamment disposer d’un grand nombre d’indicateurs complexes. Certaines techniques ne nous seraient jamais venues à l’esprit, car nous ne sommes pas des experts. Nous avons donc fait appel à Smartsheet Professional Services qui est le spécialiste en la matière. Ils nous ont guidés pas à pas dans toutes les étapes, de l’affinement de l’architecture à la création et aux tests de l’environnement. Nous nous sommes retrouvés avec un système bien plus important que ce à quoi je m’attendais, et Smartsheet Professional Services nous a permis de disposer d’une solution plus durable, plus facile à gérer et plus évolutive. »

Tout au long de la conception et du déploiement de la solution, Smartsheet Professional Services a fourni un tableau de bord à Toshiba Global Commerce Solutions afin de visualiser rapidement le nombre d’heures investies ainsi que le planning détaillé de chaque phase du projet. « Si quelqu’un me demandait une mise à jour de statut, il me suffisait de récupérer les informations et de partager le récit utilisateur ou le diagramme d’architecture », explique S. Graham. 

Sans l’assistance de Smartsheet Professional Services, Toshiba Global Commerce Solutions n’aurait probablement pas été en mesure de créer sa propre solution dans les temps. « Même si Smartsheet est une solution facile à utiliser, nous ne sommes pas encore des experts et certaines manipulations peuvent sembler complexes », explique S. Graham. « Qui sait ce que nous aurions créé sans l’aide de Smartsheet Professional Services ? Cela aurait probablement été ingérable. Smartsheet Professional Services a été d’une aide précieuse pour nous aiguiller. »

Gestion de portefeuilles de projets normalisée et cohérente 

Grâce à la PPM moderne de Smartsheet, Toshiba Global Commerce Solutions dispose à présent de processus normalisés pour commercialiser ses solutions, offrant aux gestionnaires de programme et aux chefs de produit davantage de clarté et de cohérence quant aux tâches, aux rôles et aux responsabilités. Au lieu de s’appuyer sur différents outils et de se contenter d’une faible visibilité sur les projets, les équipes peuvent désormais facilement surveiller le statut de chaque projet du portefeuille de l’entreprise.

« Avec Smartsheet, tous nos projets ont des plans d’action, des méthodologies et des tableaux de bord cohérents pour assurer une gestion complète des programmes tout au long du processus », explique S. Graham. « Quelle que soit l’unité commerciale, nous sommes tous pleinement alignés sur nos projets. »

Mise sur le marché plus rapide des nouveaux produits

Toshiba Global Commerce Solutions a tiré parti de l’automatisation et de la cohérence de Smartsheet pour constituer des équipes de projet plus petites et agiles, capables de conceptualiser rapidement des solutions. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons expérimenter davantage, et créer et échouer rapidement », explique B. Taylor. « Smartsheet permet de passer de l’innovation à la commercialisation en intégrant toutes les divisions de la société : le marketing, les ventes, le développement de produit et l’assistance. En normalisant nos processus et en alignant nos équipes sur chaque projet, nos processus aboutissent désormais avec succès à la mise en production, ce qui nous permet de commercialiser de nouvelles solutions et de les rendre opérationnelles plus rapidement qu’auparavant. »

Objectif d’une plus grande valeur ajoutée pour l’entreprise 

Toshiba Global Commerce Solutions a tiré parti de l’automatisation et de la cohérence de Smartsheet pour constituer des équipes de projet plus petites et agiles, capables de conceptualiser rapidement des solutions. « En utilisant Smartsheet, nous avons gagné en efficacité en ce qui concerne la coordination des projets, l’établissement des rapports et l’organisation des réunions », explique B. Taylor. « Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de créer des présentations pour les différentes unités commerciales chaque semaine. Nous procédons désormais en temps réel. Par exemple, les employés peuvent facilement suivre les tâches et modifier les dates de livraison des projets, je n’ai donc pas besoin de les relancer pour connaître leur état d’avancement. »

Les gestionnaires de programme et les chefs de produit de l’entreprise ont réduit le temps qu’ils consacraient auparavant à la création de diapositives et à d’autres documents à présenter lors des réunions. « Nous avons constaté un gain d’efficacité de 25 % lors de l’utilisation de Smartsheet pour la gestion de programmes », explique B. Taylor.

« Par exemple, nous avons mené une enquête auprès des gestionnaires de programme, qui a révélé qu’ils consacraient environ quatre heures en moins chaque semaine à préparer des rapports de statut et des comptes-rendus de réunion. Avec plus de temps à leur disposition, les gestionnaires de programme peuvent contribuer au rayonnement de l’entreprise en se concentrant sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les gains de temps nous permettent également d’accepter davantage de projets, ce qui nous aidera à faire progresser l’entreprise en proposant de nouvelles solutions innovantes à nos clients. » 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.