Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?
Le calendrier de gestion de projet est un document qui décrit ce qu’il faut faire, l’ordre dans lequel il doit être fait, les ressources requises, la façon dont elles seront distribuées et la durée des différentes parties du travail. Le calendrier aide les chefs de projet à communiquer et à collaborer avec les membres de l’équipe et les parties prenantes, et à maintenir le projet sur la bonne voie.
Plus précisément, un calendrier de projet couvre :
- Étapes importantes du projet
- Livrables
- Tâches requises pour terminer les livrables
- Dépendances entre les tâches et les étapes
- Ressources nécessaires et leur attribution
- Échéances, calendriers et durées des tâches
Les calendriers des projets sont utilisés tout au long du cycle de vie de la gestion de projet, ainsi que dans la gestion du portefeuille de projets (le processus de détermination du retour sur investissement des projets). Dans les secteurs qui entreprennent fréquemment de grands projets complexes, comme l’ingénierie et la construction, la création et la maintenance du calendrier sont un travail à temps plein, géré par un planificateur de projet ou une équipe de planification. Les sous-calendriers peuvent également être utilisés dans des projets complexes où des détails supplémentaires sont nécessaires.
Comme pour de nombreux aspects de la gestion de projet, la planification se fait en itérations. Lors de la création d’un calendrier, les chefs de projet estiment le travail, le calendrier et les ressources qu’ils prévoient. Toutefois, toutes ces informations sont susceptibles d’être modifiées une fois le projet en cours. Le calendrier est généralement créé au cours des premières étapes d’un projet, mais il est mentionné tout au long de son cycle de vie.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet pour créer un calendrier peut aider les chefs de projet et les membres de l’équipe à communiquer, suivre et réviser le calendrier plus efficacement. Ces plateformes proposent généralement des modèles et des exemples de calendriers pour vous guider. Elles peuvent également être dotées de fonctionnalités de planification capables d’automatiser une grande partie du processus, de vérifier la disponibilité des ressources, de vous aider à calculer la durée des tâches, etc.
Avantages d’un calendrier de gestion de projet efficace
Il y a de nombreux avantages à des calendriers de projets bien conçus. Ils permettent aux responsables, aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de suivre les progrès, de définir et de gérer les attentes, de communiquer et de collaborer. Les tâches et les livrables peuvent être surveillés et contrôlés afin d’assurer une livraison en temps opportun et, si des retards surviennent, vous pouvez facilement évaluer leur impact et effectuer les ajustements nécessaires.
Le temps et les ressources sont deux des facteurs qui influencent le plus le budget d’un projet. Ainsi, un calendrier efficace vous aide à calculer, suivre et rendre compte des coûts. Il vous permet également de déterminer la meilleure façon de répartir le personnel et les autres ressources afin d’atteindre les objectifs du projet. Des ressources supplémentaires peuvent être attribuées à des projets où elles sont le plus nécessaires, et les membres de votre équipe peuvent partager le travail afin que personne ne soit trop isolé.
Comparaison entre le calendrier du projet et la structure de répartition du travail
La structure de répartition du travail (WBS) est un élément important du calendrier de votre projet. C’est le reflet hiérarchique de tout le travail à accomplir pour créer les livrables, ou les produits finaux, d’un projet. La principale différence entre le calendrier du projet et la WBS est que la WBS se concentre sur les livrables, tandis que le calendrier est plus complet, incluant les besoins en ressources et les affectations, les échéances et durées, les hypothèses et les risques.
Il y a des opinions différentes sur la WBS parmi les experts en gestion de projet et les organisations. Ils ont des opinions variées quant à savoir si la WBS est un document indépendant du calendrier du projet, et jusqu’à quel degré le travail est réparti. C’est à votre organisation de décider comment gérer la WBS.
“The project schedule relates to the work breakdown structure in that they are inherently one and the same, if utilized efficiently,” says Alona Rudnitsky, Managing Partner at digital marketing agency Helix House. “The two compliment each other, resulting in clear communication, tasks, and goals.”
D’autres experts en gestion de projet ne font pas la distinction entre les deux documents, mais incluent simplement la WBS comme une section du calendrier du projet.
“The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC. Other project management experts do not distinguish between the two documents, but rather, simply include the WBS as one section of the project schedule. “The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC.
Toutefois, vous choisissez d’approcher la planification du projet, créez la WBS en commençant par l’objectif ultime du projet. Ensuite, utilisez le processus de décomposition pour diviser le travail en petites parties, plus faciles à suivre et à gérer. Il existe différents niveaux de décomposition qui peuvent être utilisés : Certaines organisations ne décrivent que les livrables dans leur WBS, ce qui permet d’enregistrer des descriptions plus granulaires du travail pour le calendrier. D’autres décomposent les livrables en listes de tâches ou d’activités spécifiques dans la WBS elle-même.
Par exemple, dans un projet où l’objectif ultime est de produire un nouvel appareil électroménager, la stratégie marketing du produit peut être l’un des livrables. Certaines organisations s’arrêteraient là et enregistreraient la répartition des tâches de stratégie marketing pour le calendrier. D’autres organisations diviseraient la stratégie marketing en tâches telles que la création de brochures publicitaires et de publicités télévisées.
Sumit Bansal, fondateur de la plateforme de formation Excel Trump Excel, utilise la WBS pour décomposer les tâches, mais propose également d’utiliser à la fois la WBS et le calendrier du projet, en présentant différents documents à différents publics. Bansal conseille : « Dans le cadre des bonnes pratiques, lorsque vous discutez du projet avec des cadres supérieurs, utilisez le calendrier du projet, mais lorsque vous travaillez avec des équipes clientes ou du personnel au niveau du projet, utilisez la structure de répartition du travail. »
Les tâches ou les activités sont les éléments de travail les plus bas qui peuvent être inclus dans une WBS. Les termes utilisés peuvent également varier selon l’organisation : Certains classent les « tâches » comme des groupes d’activités, les « activités » étant le niveau de travail le plus bas ; d’autres organismes font le contraire ; et d’autres encore n’utilisent que l’un de ces termes pour décrire le plus petit élément de travail. Les termes « comptes de contrôle » ou « tâches récapitulatives » peuvent être utilisés pour décrire les niveaux de décomposition qui contiennent plusieurs tâches.
Si vous incluez des tâches ou des activités dans votre WBS, chacune ne doit avoir qu’un seul responsable. Cela permet non seulement de maintenir l’organisation du document, mais aussi de déterminer si d’autres décompositions sont nécessaires. Si une tâche ou une activité est trop importante à gérer pour une seule personne, alors vous savez que vous devez diviser encore plus cet élément de travail.
Enfin, certaines organisations créent des « listes d’activités » indépendantes de la WBS et du calendrier du projet. Celles-ci décrivent tous les livrables de la WBS ainsi que les activités spécifiques requises pour les produire. Encore une fois, vous pouvez choisir la méthode qui convient à votre organisation et à votre projet.
Pour en savoir plus sur la WBS et télécharger un modèle, consultez notre page WBS.
Types de calendriers de gestion de projet
Avant de commencer à créer votre calendrier, vous devez déterminer quel type utiliser. Le type de calendrier dont vous avez besoin dépend en grande partie de la complexité de votre projet, en règle générale, plus le projet est complexe, plus votre calendrier doit être exhaustif. Le type de calendrier de projet que vous choisissez peut également dépendre de l’utilisateur principal et/ou du stade de développement du projet. Créer une sorte de visualisation pour votre calendrier peut également aider les membres de l’équipe et les parties prenantes à évaluer l’avancement en un coup d’œil.
Il existe trois types de calendriers, avec des niveaux croissants de complexité:
1. Calendrier de projet principal
Ce type de calendrier est le meilleur pour les projets simples. Le format comprend une liste de base d’éléments de travail, une chronologie et/ou un calendrier. Le calendrier de projet principal est développé au début de la planification d’un projet. Il comprend un aperçu général des principaux livrables et activités/tâches, ainsi que le temps nécessaire pour les terminer.
Étant donné que le calendrier de projet principal est une représentation simple et directe d’un projet, il est utile de l’utiliser lorsque vous communiquez avec des chefs de projet, des parties prenantes et des membres de l’équipe, ou lorsque vous essayez de gagner de leur adhésion. Il peut également être utilisé lors de réunions d’équipe ou de brainstormings. Par exemple, un chef de projet peut créer ce type de calendrier initialement, puis le développer en un calendrier plus complexe avec l’aide de l’équipe.
Vous pouvez télécharger notre exemple de modèle ici.
2. Calendrier des étapes
Il s’agit d’un calendrier plus avancé qui convient mieux aux projets plus importants, comportant plusieurs échéances clés. Il peut également être appelé « calendrier récapitulatif » et utilise généralement des diagrammes à barres qui tracent l’action au fil du temps. Il donne au chef de projet un aperçu des étapes importantes, et est généralement utilisé tout au long du cycle de vie d’un projet.
Le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus courants pour visualiser des calendriers de projets plus complets. Il s'agit de diagrammes à barres en deux dimensions qui représentent les tâches d’un projet et le temps requis pour les terminer. Il est également bon de noter les étapes du projet sur ce diagramme, y compris les dates de début et de fin du projet. De cette façon, les responsables, les membres de l’équipe et les parties prenantes peuvent suivre l’avancement des tâches et étapes individuelles, et comparer l’avancement réel de l’ensemble du projet avec des dates estimées, ou « de référence ».
Les diagrammes de Gantt sont particulièrement utiles pour présenter des rapports d’avancement ou pour organiser des réunions d’équipe. Si vous avez besoin d’aide pour commencer, nous avons créé un modèle de diagramme de Gantt que vous pouvez télécharger.
3. Calendrier de projet détaillé
Il s’agit d’un calendrier détaillé qui convient le mieux aux grands projets complexes. Il peut également être utilisé tout au long du cycle de vie du projet. En fonction de la complexité du projet, le calendrier peut être divisé en étapes ou en phases et chacune peut avoir ses propres sous-calendriers.
Les chefs de projet utilisent des calendriers détaillés pour :
- Suivre et gérer le travail tous les jours, toutes les heures ou chaque semaine
- Communiquer les progrès aux parties prenantes
- Identifier, suivre et planifier les relations (ou « dépendances ») entre les éléments de travail
- Identifier, suivre et planifier les contraintes liées aux ressources, aux éléments de travail ou aux échéances
- Gérer les ressources plus efficacement pour garder les projets sur la bonne voie
Les diagrammes PERT (que l’on peut aussi désigner sous le nom de « diagrammes de réseau », de « diagrammes d’analyse de réseau » ou de « réseaux d’activité ») sont souvent utilisés pour visualiser des calendriers détaillés. Tandis qu’un diagramme de Gantt représente simplement les tâches et les étapes au fil du temps, un diagramme PERT représente des réseaux de tâches et d’étapes, ainsi que les dépendances entre elles au fil du temps.
Les diagrammes PERT utilisent souvent des flèches pour indiquer les relations entre prédécesseurs et successeurs (par exemple, la tâche A est le prédécesseur, et doit être effectuée pour que la tâche B puisse commencer ; la tâche C, le successeur, ne peut pas commencer tant que les tâches A et B ne sont pas terminées). La représentation de ces relations permet d’identifier les dépendances et les contraintes. Pour obtenir de l’aide et créer un diagramme PERT, téléchargez notre modèle.
Bien sûr, le type de calendrier et de visualisation que vous utilisez est finalement basé sur ce qui est le mieux pour communiquer avec votre équipe et les parties prenantes.
“Sometimes, for smaller, iterative projects ... the best visual aid is an ever-changing whiteboard, because it helps us sketch out a timeline or wireframe and send it for approval, so we can keep moving,” says Leigh Anne Bishop, Digital Project Manager at brand experience firm BrandExtract. “Whatever type of methodology you choose, it needs to be documented so your team is aware of the project goals, it’s easily accessible, and your team can keep moving forward.”
Bansal de Trump Excel confirme que la visualisation que vous choisissez dépend du projet. « La représentation visuelle doit être soigneusement choisie en fonction de la nature du projet et du client concerné », explique-t-il. « Par exemple, si vous avez un projet... court, avec des processus standard, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt simple, un diagramme d'étapes, voire un tableau simple pour détailler les tâches et les livrables. Toutefois, si vous avez un projet long impliquant de nombreuses ressources/équipes différentes, il est conseillé d’opter pour un plan de projet détaillé. »
10 étapes essentielles pour créer un calendrier de projet
Une fois que vous avez déterminé le type de calendrier de projet à utiliser, vous pouvez commencer à le créer. Ce processus peut varier en fonction de votre secteur d’activité, de votre organisation ou de votre type de projet. Toutefois, la plupart des experts en gestion de projet recommandent de suivre les étapes suivantes :
1. Organisez une réunion. La plupart des experts recommandent de commencer le processus de planification par une réunion d’équipe, qui peut inclure ou non d’autres parties prenantes. Vous pouvez créer un aperçu approximatif du calendrier ou une liste d’idées pour commencer la discussion. Cependant, l’objectif principal de la réunion est de solliciter les commentaires des personnes qui travailleront réellement sur votre projet.
“Ask those responsible for doing the work for a list of the tasks they need to complete, an estimate of how long each will take, how much effort is involved, and what input they need from others,” recommends Donna Duncan, Owner and Consultant at SEO firm B-SeenOnTop. “The role of the scheduler is then to organize responses into a single, cohesive and interconnected plan.”
Les membres de votre équipe ont un aperçu unique de la durée du travail et de leurs propres capacités. De plus, en les impliquant dès cette étape, vous pouvez emporter leur adhésion au projet.
“If you can include the people DOING the work in the planning, it will be more effective,” says Susan Fennema, CEO of process development and consulting firm Beyond the Chaos. “They will help you know what you ... overlooked, and can give you a feel for how long each step might take.”
Vous pouvez également demander des commentaires au client et à d’autres parties prenantes. Ils peuvent avoir un point de vue différent sur des facteurs extérieurs à votre organisation qui pourraient avoir une incidence sur le calendrier (par exemple, les règles et règlements de l’entreprise ou de l’industrie d’un client).
À cette étape, il est bon de faire référence à certains des autres documents connexes énumérés ci-dessus. Ceux-ci peuvent vous donner une meilleure idée des objectifs, de la portée, des contraintes, des livrables, des critères de réussite et des attentes de vos parties prenantes.
2. Déterminez des étapes claires et mesurables. Une étape est un événement ou un marqueur qui indique un point important du projet. Par conséquent, elle n’a pas de durée définie, de sorte qu’un livrable peut être considéré comme une « étape » mais pas une tâche. Une tâche est plutôt le travail nécessaire pour atteindre un étape ou terminer un livrable.
Les étapes majeures comprennent le lancement et l’achèvement du projet. D’autres étapes peuvent survenir à la fin d’une tâche ou d’une activité ; à la fin des phases/étapes ; ou à tout moment où les travaux doivent être terminés ou approuvés. Lorsque des sous-traitants sont impliqués, les étapes peuvent correspondre au moment où les paiements sont effectués.
Voici quelques exemples d'étapes pour un projet de développement de produit ou de logiciel :
- Lancement du projet
- Approbations de conceptions et de prototypes
- Réalisation de différentes phases de tests
- Mise en œuvre
- Lancez des campagnes de marketing et de publicité
- Expédition aux clients
- Clôture du projet
3. Créez une WBS qui inclut tous les livrables du projet. Comme décrit ci-dessus, la WBS (qui peut faire partie d’un calendrier de projet) doit détailler tous les livrables du projet. Elle peut inclure ou non une répartition des tâches nécessaires à la production des livrables, selon votre organisation. La WBS peut être une section de votre calendrier de projet, ou il peut s’agir d’un document autonome auquel on fait référence lors de la création de l’échéancier.
À ce stade, explique Bansal, vous devriez « contacter le client pour élargir la portée du projet et finaliser les livrables. Cela permet d’éviter une déviation du projet (la tendance des clients à augmenter la portée du projet) à l’avenir. »
4. Définissez et séquencez toutes les tâches/activités. Encore une fois, cela est soit inclus dans la WBS, soit détaillé dans le calendrier lui-même, selon votre organisation. Où que vous mettez ces informations, il est important de documenter clairement toutes les tâches nécessaires pour terminer les livrables. Cela évitera la confusion quant à ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs et respecter les échéances une fois le projet en cours.
Une fois que vous avez défini toutes les tâches à accomplir, utilisez les interdépendances pour les séquencer. Pour ce faire, tenez compte de la relation entre les tâches, ainsi que des contraintes de temps ou de ressources sur les tâches.
Il y a deux types de dépendances :
- Finir pour commencer : La tâche précédente (tâche A) doit être terminée avant que la tâche qui lui succède (tâche B) puisse commencer.
- Commencer pour commencer : La tâche suivante (tâche B) commence en même temps que la tâche précédente (tâche A).
Une façon de déterminer les interdépendances de tâches est d’utiliser la « logique du réseau », un processus qui organise les tâches dans l’ordre dans lequel elles tomberaient logiquement. Il peut être utile de commencer par les tâches les plus difficiles d’abord. Définir la priorité de chaque tâche permet également de s’assurer que les tâches les plus importantes sont terminées en premier. Avec une image claire de l’ordre des tâches et des relations entre elles, vous serez mieux paré pour résoudre les conflits de planification plus tard.
5. Définissez le chemin critique. Aussi connu sous le nom d’« analyse du chemin critique », il s’agit du processus qui consiste à déterminer le meilleur chemin à suivre pour mener à bien toutes les tâches/activités afin de terminer un projet dans les temps. Il s’agit d’examiner le projet à un niveau global, de le diviser en tâches les plus critiques et de calculer le temps nécessaire pour terminer l’ensemble du projet en fonction du temps nécessaire pour accomplir ces tâches. La gestion du chemin critique est un élément essentiel de la gestion de projet ; si les tâches critiques ne sont pas terminées, votre échéance finale peut être retardée.
L’analyse du chemin critique consiste à déterminer les moments de début et de fin des tâches critiques, au plus tôt et au plus tard, et à estimer les interdépendances entre elles. Vous devez également tenir compte de la disponibilité du personnel et d’autres ressources susceptibles d’avoir un impact sur le calendrier (par exemple, l’équipement nécessaire pour commencer la phase d’installation ou de mise en œuvre d’un projet). De cette façon, vous identifiez la plus longue séquence possible de tâches impliquées dans la fin du projet.
6. Estimez la durée de la tâche. C’est l’une des parties les plus difficiles de la planification des projets, mais c’est aussi l’une des plus importantes car elle a un impact énorme sur le coût du projet. Le terme « durée » fait référence au nombre d’heures de travail, de jours, de semaines ou de mois dont vous estimez que les membres de l’équipe auront besoin pour accomplir une tâche.
Dans Smartsheet, vous pouvez définir la durée d’une tâche par incréments de minutes, d’heures, de jours ou de semaines. Dans Microsoft Project, il existe trois options de durée différentes pour estimer les coûts et les temps :
- Travail fixe : Lorsque le travail est basé sur une quantité prédéterminée, telle que la livraison d’un nombre donné de produits, ou le travail d’un certain nombre d’heures.
- Durée fixe : Cette désignation est utilisée pour les réunions d’équipe ou les séances d’examen des étapes.
- Unités fixes : Il s’agit du paramètre par défaut, qui reflète le nombre de ressources attribuées à une tâche donnée, et le pourcentage de temps qu’elles peuvent consacrer à cette tâche. Par exemple, un membre de l’équipe affecté à une tâche 20 heures par semaine (sur une semaine de travail de 40 heures) aurait une unité fixe de 50.
L’estimation correcte de la durée est importante pour les deux parties, car elle permet de satisfaire à la fois les clients, car le travail avance dans les temps, et les membres de l’équipe, car ils peuvent facilement respecter les échéances. Toutefois, sous-estimer la durée des tâches est une erreur courante de gestion de projet. Cela provoque une « frénésie » où l’équipe se met à accomplir trop de travail en trop peu de temps, et que le client doit compenser avec des fonds supplémentaires. Dans ce cas, la qualité en souffre, et le moral diminue de part et d’autre.
« Assurez-vous de garder un peu de temps tampon dans le calendrier », suggère Bansal. « Les choses se passent rarement comme prévu, et ce temps tampon vous aide à remettre les choses sur la bonne voie. »
De nombreux facteurs ont une incidence sur la durée des tâches, tels que :
- Plannings individuels des membres de l’équipe
- Jours fériés nationaux, fermetures de bureaux et urgences de dernière minute
- Réunions d’équipe et de clients et temps passé à collaborer
- Niveaux de compétence, d’expérience et d’efficacité des membres de l’équipe
- Erreurs et mauvaise communication au cours de la planification et du développement des projets
Cependant, vous pouvez faire certaines choses pour améliorer l’efficacité de la planification:
- Reconnaissez que la plupart des gens ne travaillent pas efficacement 100 % de leur temps, et estimez la durée en conséquence
- Consultez l’historique des projets ayant des portées et des besoins en ressources similaires pour faire des estimations de temps
- Consultez des experts externes et/ou faites des recherches sur des projets similaires réalisés par d’autres organismes si aucune donnée interne n’est disponible pour servir de base
En effet, explique Gailliard de Orchestrating Your Success, « Vous baser sur des informations antérieures pour créer un calendrier vous permet de prendre un temps d'avance. Il est beaucoup plus facile de modifier et de changer que de commencer avec rien. »
7. Estimez les ressources. Une autre étape importante consiste à déterminer quelles ressources sont disponibles pour travailler sur votre projet. Certains membres de l’équipe peuvent travailler sur plusieurs projets à la fois, ce qui peut causer des conflits de planification. L’attribution des ressources peut vous aider à éviter de manquer des échéances et à alourdir la charge de travail des membres spécifiques de l’équipe.
Pour estimer la disponibilité des ressources, tenez compte des éléments suivants :
- L’ordre dans lequel les tâches doivent être terminées
- Restrictions de temps, comme les vacances des membres de l’équipe et autres tâches, ainsi que les jours fériés et les fermetures de bureaux
- Les restrictions de coûts, telles que le nombre, les niveaux de compétence et les exigences horaires des membres de l’équipe couverts par le budget du client
- Comment les compétences et l’expérience des membres de l’équipe affectent leur capacité à accomplir leur travail dans certains délais
L’utilisation de logiciels de gestion de projets dotés de fonctionnalités de gestion des ressources peut faciliter considérablement cette étape. Par exemple, le tableau de bord des ressources de Smartsheet vous permet d’afficher la disponibilité du personnel sur plusieurs projets en un coup d’œil. Dans Microsoft Project, vous pouvez également afficher la disponibilité et attribuer des ressources à des tâches individuelles à l’aide du diagramme de Gantt. Si vous ne disposez pas d’un programme de gestion de projet, consultez les calendriers des projets, des entreprises et des individus pour déterminer la disponibilité.
« Assurez-vous de prendre en compte les week-ends, les jours fériés, les vacances dans le calendrier et n’oubliez pas que les gens pourraient aussi tomber malades. Donc, prévoyez autant de temps tampon que possible. » conseille Fennema.
Comme mentionné dans la section WBS ci-dessus, il peut être utile de décomposer les tâches afin que chacune d’elle puisse se voir attribuer une ressource dont il sera « responsable ». Cela permet un contrôle plus granulaire du travail effectué.
8. Notez les hypothèses. Enregistrez les hypothèses formulées pendant la planification qui pourraient avoir un impact sur le calendrier. Cela donne de la transparence et facilite les changements ultérieurement.
« Énoncez clairement les hypothèses », conseille Bansal, de Trump Excel. « Par exemple, dans l’un de mes projets, nous avons supposé que le client recevrait les rapports requis, tandis que le client présumait du contraire. Cela a conduit à une incidence énorme sur les coûts. »
Par exemple, si l’on suppose qu’un membre expérimenté de l’équipe accomplirait une tâche donnée, cela doit être noté dans le calendrier. De cette façon, si un membre de l’équipe ayant moins d’expérience est ensuite attribué à la tâche, le chef de projet verra l’hypothèse initiale et allouera donc davantage de temps à la tâche pour s’adapter. Ne pas inclure cette hypothèse pourrait retarder le projet, car le travailleur moins expérimenté terminera probablement la tâche plus lentement.
9. Déterminez et documentez les risques. L’analyse des risques liés à votre projet peut vous aider à planifier en conséquence. Assurez-vous d’inclure du temps supplémentaire dans votre programme pour faire face aux risques identifiés et non identifiés.
Voici des exemples de risques :
- Indisponibilité des ressources
- Estimations de durée incorrectes
- Tâches effectuées par des membres moins expérimentés de l’équipe
- Utilisation de nouvelles technologies mal connues des membres de l’équipe
- Malentendus entre votre équipe et le client au sujet des éléments de la portée ou du calendrier du projet
Une bonne pratique consiste à ajouter un « multiplicateur de risques » aux tâches où vous avez identifié des risques. Un multiplicateur de risque est un pourcentage de temps qui sera ajouté au calendrier, en fonction de la gravité du risque et de l’importance d’achever la tâche dans les temps. Pour les projets particulièrement risqués, vous pouvez inclure une tâche supplémentaire dans le calendrier uniquement pour la gestion des risques, de sorte que des fonds supplémentaires peuvent être réservés pour couvrir les retards potentiels.
Fennema, de Beyond the Chaos, note l’importance de cette étape. « Assurez-vous de prévoir du temps dans votre programme pour aborder l’inconnu et l’inattendu. Aucun projet ne fonctionnera parfaitement », dit-elle.
Bishop de BrandExtract vous recommande également d’identifier les risques potentiels avant de finaliser un calendrier de projet. Si je prévois une semaine d’examen, mais que le client sait qu’il lui faudra deux semaines pour obtenir des approbations... nous devons travailler cela dès le départ. »
10. Passez en revue et modifiez le calendrier. Félicitations, vous avez terminé votre programme ! Maintenant, il est temps de tout revoir, de s’assurer qu’il est exact et d’apporter les modifications nécessaires.
Vérifiez votre calendrier pour vous assurer que :
- Les dates de début et de fin des tâches s’alignent sur la disponibilité du personnel
- Les étapes, les livrables et les dates de début et de fin des tâches sont réalistes
- Les bonnes ressources sont attribuées aux bonnes tâches
- Les contraintes liées au calendrier, comme les vacances, les jours fériés et la disponibilité de l’équipement, ont été prises en compte
- Toutes les tâches ont des interdépendances
- Il n’y a pas de gros morceaux de travail sans étapes intermédiaires
- Un temps supplémentaire est inclus pour anticiper les risques identifiés et non identifiés
- Votre calendrier s’aligne sur l’analyse du chemin critique du projet
Rencontrez votre équipe avant et après avoir créé le calendrier afin d’obtenir leurs commentaires sur sa faisabilité. Gailliard recommande de « vérifier les tâches, les ressources et les coûts avec l’équipe du projet. » Vous pouvez également demander aux membres de l’équipe d’estimer le temps, les tâches et les ressources, puis voir s’ils s’alignent sur les vôtres.
Fennema propose également de consulter votre client et propose : « Une fois que vous aurez développé le calendrier avec les personnes qui feront le travail, assurez-vous d’obtenir l’adhésion des personnes qui attendent la livraison, de vous assurer qu’elles sont disponibles et capables de travailler pendant les temps de test ou de lancement, etc. »
Si vous avez distribué des ressources de façon incorrecte, vous pouvez utiliser une technique connue sous le nom de « nivellement des ressources. » Cela implique de réorganiser la séquence et/ou l’affectation des tâches afin que le travail soit divisé uniformément entre les membres de l’équipe, et aide à se préparer aux ressources potentiellement indisponibles. Certaines plateformes de logiciels de gestion de projet peuvent effectuer un nivellement des ressources pour vous, ou vous pouvez le faire manuellement, à l’aide d’agendas pour vérifier la disponibilité.
Une autre façon de vérifier votre emploi du temps consiste à analyser le scénario « et si ». Il s’agit d’utiliser une simulation pour mesurer les risques de différents scénarios négatifs, tels qu’un retard de projet ou un dépassement de coûts. Ensuite, vous pouvez comparer l’impact de ces risques, et préparer des plans d’urgence en cas de survenir. Encore une fois, assurez-vous d’ajouter des multiplicateurs de risques pour les tâches à risque élevé. Certains systèmes logiciels peuvent également faire une analyse « et si » pour vous.
Lorsque votre analyse est terminée et que votre calendrier a été approuvé, vous disposez désormais d’un « calendrier de référence ». Étant donné que le calendrier est un document vivant, il peut être révisé à différents moments tout au long du cycle de vie du projet, mais le calendrier de base sera utilisé pour commencer la phase d’exécution. Une fois le projet en cours, vous pouvez comparer les échéances et les coûts réels avec ceux prévus dans le calendrier de référence.
Ressources et documents connexes pour la planification de projets
Certaines parties du calendrier du projet peuvent être étroitement liées à d’autres documents importants de gestion de projet (ci-dessous). Ce qui distingue le calendrier du projet de ces documents, c’est qu’il fournit une chronologie et un calendrier complets, détaillant tout le travail à accomplir, ainsi que les ressources à utiliser, pour livrer le projet dans les temps.
Ces documents connexes peuvent vous guider lors de la création de votre calendrier de gestion de projet :
- Diagramme du projet : document préliminaire qui couvre les objectifs du projet, répertorie les membres et les responsabilités de l’équipe, nomme les parties prenantes, identifie le chef de projet et les autorise à commencer le travail.
- Énoncé de travail : décrit la façon dont le travail d’un projet sera effectué, ainsi que les lignes directrices que les sous-traitants et les collaborateurs doivent suivre.
- Structure de répartition du travail (WBS) : répartition des livrables du projet ; elle peut également couvrir le travail requis pour les terminer.
- Liste des exigences en matière de données relatives aux contrats (CDRL) : document utilisé dans les marchés publics contenant les exigences en matière de données autorisées pour le projet.
- Plan d’action : liste des tâches/activités à accomplir pour atteindre un objectif.
- Analyse de réseau/analyse du chemin critique : analyse qui montre les relations entre les tâches et aide à tracer la meilleure voie pour terminer un projet dans les temps.
- Agendas personnels et de projets : calendriers des responsables, des membres de l’équipe et des parties prenantes, ainsi que ceux établis pour l’ensemble du projet, qui peuvent aider à déterminer la disponibilité des ressources et à planifier les échéances importantes.
- Énoncé ou définition de la portée : il couvre les principaux objectifs du projet, met en évidence les éléments livrables clés et donne un aperçu du travail à accomplir.
- Listes d’activités et de ressources requises : certaines organisations peuvent créer des listes des activités ou des tâches nécessaires à l’exécution des livrables, et/ou des listes de ressources requises pour le projet (y compris leur niveau de compétence et leur disponibilité).
- Analyse des risques : une analyse formelle des risques consiste à consulter des informations relatives aux projets, à l’organisation et à l’industrie afin d’identifier les risques pour votre projet et de déterminer leur gravité.
Meilleures pratiques pour la planification de projet
Maintenant que vous avez appris à créer un calendrier de gestion de projet, nous allons passer en revue les meilleures pratiques en matière de planification. Celles-ci sont basées sur les conseils d’une organisation professionnelle renommée, l’Institut de gestion de projet (PMI), ainsi que d’autres ressources et experts notables en gestion de projet.
Soyez clair et détaillé. Les experts soulignent l’importance d’être aussi clair et précis que possible dans votre calendrier. « C’est probablement l’aspect le plus important de tous. Si vos employés savent quoi faire, et quand le faire, chacun est tenu responsable de la réalisation de son travail dans les temps », explique Rudnitsky de Helix House.
Bansal de Trump Excel est d’accord, ajoutant que plus votre calendrier est détaillé, plus il sera efficace. Il ajoute : « Détaillez les livrables exacts avec des échéanciers, le nombre de [ressources] travaillant sur le projet, des appels de suivi pour discuter du projet, ... [et] les interdépendances.”
Toutefois, si vous devez être clair et descriptif, vous devez également veiller à ne pas surcharger votre équipe et les parties prenantes d’informations.
« Vous voulez avoir assez de détails pour savoir quand le projet pourrait être à risque, mais pas trop pour ne pas vous enliser, ne pas reconnaître ni résoudre les problèmes tôt et rapidement », explique Duncan de B-SeenOnTop.
Suivez les normes de l’industrie. Un bon calendrier devrait couvrir les cinq groupes de processus traditionnels répertoriés dans « Guide du corps de connaissances en gestion de projet » (connu sous le nom de guide PMBOK): le guide standard du secteur sur les meilleures pratiques en matière de gestion de projets. Ces cinq groupes de processus sont :
- Initiation : Cela comprend la première phase de la gestion de projet, où le projet est autorisé, la portée est déterminée à un niveau élevé, et le chef de projet et les parties prenantes clés sont nommés. Ces éléments doivent être référencés dans le calendrier que vous créez.
- Planification : Détaillez la portée complète du projet, y compris son budget, ses étapes, sa synthèse et ses risques. C’est généralement à ce moment que le calendrier est créé.
- Exécution : À ce stade, le projet est en cours et le travail réel est fait. Ce groupe de processus comprend des révisions du calendrier, en fonction des retards, de la disponibilité des ressources et/ou des ajustements des coûts qui se produisent une fois le travail commencé.
- Surveillance et contrôle : Ce groupe de processus comprend toutes les étapes du cycle de vie du projet, puisqu’il s’agit de vérifier vos plans et calculs, d’apporter des ajustements au calendrier et à d’autres documents, de comparer les estimations avec les travaux réels, et de faire des rapports sur l’avancement.
- Clôture : C’est le groupe de processus final dans lequel le projet obtient l’approbation finale du client et est officiellement fermé. Votre calendrier doit également inclure des échéances et des détails pour ces processus.
Assurez-vous que votre calendrier suit toutes les meilleures pratiques supplémentaires propres à votre organisation ou à votre secteur d’activité. Par exemple, l’Association pour l’avancement de l’ingénierie des coûts (AACE) et le gouvernement américain élaborent leurs propres normes régissant les processus d’acquisition et de comptabilité de gestion de projets.
Assurez-vous que la charge de travail de votre programme est équilibrée. Il est important d’attribuer les bonnes personnes aux tâches, et que la charge de travail soit répartie uniformément afin que personne ne se sente lésé. Encore une fois, demandez aux membres de l’équipe de revoir le calendrier pour s’assurer que la charge de travail leur semble raisonnable. C’est particulièrement crucial dans les organisations où les budgets sont serrés et/ou où le personnel a une disponibilité limitée.
Bishop recommande également de faire un examen régulier général de tout ce sur quoi votre équipe travaille pour s’assurer que la distribution est appropriée. « Une fois par trimestre, je publie un diagramme de Gantt « Sites Web en un coup d’œil » à code couleur... pour notre équipe, nous sommes donc en mesure de voir simultanément la portée et le calendrier complets de plusieurs projets, [et] de planifier et de gérer nos équipes sans surcharger un seul employé », explique-t-elle. « Nous devons voir ces projets collectivement, afin de voir quel service est surmené et où le changement des affectations est nécessaire. »
Créez votre calendrier autour des livrables et des étapes, et non autour des tâches. Il peut être instinctif de construire le calendrier autour des tâches, car elles représentent le travail réel de votre équipe, mais vous devriez résister à cette envie. Si le calendrier est construit autour de tâches, il est difficile de savoir si les modifications demandées par les parties prenantes entrent dans le champ d’application du projet.
Les tâches peuvent être effectuées de différentes manières et avoir divers résultats. Les livrables et les étapes, quant à eux, sont quantifiables et comportent certaines normes et critères qu’ils doivent respecter. De plus, l’élaboration de votre calendrier autour de ces éléments vous aide à rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Pour vous aider à distinguer les tâches, les étapes et les livrables, Fennema fournit un exemple. « Imaginons que vous prévoyiez... un dîner. Votre étape sera peut-être de terminer le gâteau pour le dessert la veille de la fête. Mais, la répartition [de la tâche] comprendrait des choses comme acheter les ingrédients, préparer et cuire le gâteau, le laisser refroidir, faire un glaçage, etc. » Dans cet exemple, le gâteau est le livrable.
Divisez le travail avec des étapes. Comme nous l’avons mentionné, des étapes régulières vous aident à suivre les projets et à mesurer l’avancement de votre équipe vers l’achèvement. Par exemple, si vous ratez des étapes clés dès le début, vous saurez bien à l’avance que la livraison finale sera retardée.
Les étapes aident également à mettre le projet en perspective. Parvenir à des victoires régulières permet à l'équipe de garder le moral, tandis que l’engorgement de tâches sans éclaircie à l’horizon peut être décourageant et démoralisant. Toutefois, lors de la construction du calendrier, ne commencez pas avec la date d’achèvement du projet pour travailler à reculons. Cela peut entraîner des estimations inexactes de la durée et des échéances. Au lieu de cela, créez-le autour des livrables et des étapes.
Préparez-vous au changement. Il ne s’agit pas de savoir si le calendrier changera, mais à quel point et comment il changera. Les besoins, les événements, les risques et les tâches des parties prenantes changent constamment dans la gestion de projet. Au fur et à mesure que le projet est en cours, le calendrier passera d’une prévision à un plan, et vous devrez le mettre à jour à mesure que de nouvelles informations apparaîtront.
Lors de la création de votre calendrier, faites des hypothèses quant aux changements qui pourraient se produire quand, et quel type d’effet ceux-ci auraient sur le projet. Inclure des multiplicateurs de risques et du temps supplémentaire pour des tâches importantes vous permettra d’apporter des modifications sans que le projet ne sorte des rails.
Toutefois, vous devez également créer des contrôles afin d’empêcher l’approbation de modifications qui sortiraient de la portée du projet. Par exemple, tout changement du client qui retarderait un projet de plus d’un jour pourrait automatiquement être transféré à un panel de clients et de représentants de l’équipe pour examen.
Cherchez les « isolés ». Toutes les tâches doivent comporter au moins un prédécesseur et un successeur. Assurez-vous que votre calendrier ne comporte pas d'éléments « isolés », qui sont des tâches et des étapes sans interdépendances. Les éléments isolés brisent le flux du projet et perturbent l’analyse du chemin critique, alors assurez-vous d’ajouter les tâches de prédécesseur ou de successeur manquantes lors de l’examen de votre calendrier. Les étapes marquant le début et la fin du projet sont les seules à ne pas nécessiter ces deux interdépendances.
Utilisez la compression des calendriers pour respecter les échéances. Les techniques de compression programmées vous aident à accomplir certaines tâches plus rapidement. L’« écrasement » est une méthode de compression de calendrier dans laquelle des ressources supplémentaires sont attribuées à une tâche. Le « suivi rapide » est une autre méthode, où les tâches et les activités sont réorganisées afin qu’elles puissent être terminées simultanément au lieu de l’être l’une après l'autre. Cependant, cette méthode comporte le risque de négliger des tâches et des changements, alors utilisez-la avec prudence.
Divisez les calendriers en étapes/phases. Il peut être utile de diviser votre calendrier en étapes ou phases, lorsqu’un livrable est terminé ou qu’un jalon est atteint à la fin de chaque étape. En particulier dans les grands projets complexes comportant de nombreuses tâches et jalons, cette approche peut aider les membres de l’équipe à suivre les progrès, à rester motivés et à résoudre les problèmes avant qu’ils n’affectent les étapes futures et aient un impact sur la date limite du projet.
Fennema croit en cette approche, affirmant qu’elle préfère « diviser les projets en phases plus petites dont ils n'auraient pas besoin habituellement. »
Bansal va plus loin, en faisant des sous-calendriers pour chaque phase du projet, et conseille : « Une bonne pratique ici consiste à diviser le projet en petites parties, et d’avoir un calendrier pour chaque partie. »
Bishop décrit comment cette approche est utilisée dans son entreprise : « Commencez par une vue d’ensemble de votre projet, et divisez-le en compartiments pour chaque phase du projet. ... Ensuite, une fois que vous commencez chaque phase, vous pouvez diviser encore davantage au début de chaque phase. Commencez à une vue très globale, puis adoptez une vue plus précise et détaillée au fur et à mesure. »
Voici un exemple d’étapes que Bishop pourrait utiliser dans le cadre d’un projet BrandExtract :
- Découverte
- Stratégie de contenu et architecture de l’information
- Conception et production de contenu
- Développement
Organisez des réunions d’équipe régulières. Des réunions régulières avec votre équipe, le client et les parties prenantes clés vous aideront à gérer votre calendrier plus efficacement. Au cours de ces sessions, toutes les parties peuvent poser des questions, obtenir des mises à jour sur l’avancement des tâches et des projets, et prendre des décisions concernant les estimations et le travail. Vous voudrez peut-être créer un agenda et désigner un leader pour chaque réunion afin de le suivre.
En plus de la première séance de commentaires, les réunions Scrum quotidiennes de 15 minutes sont la pierre angulaire du développement des projets Agile. Ces réunions aident les responsables et les membres de l’équipe à rester impliqués et conscients de tout changement ou défi. Au cours d’une réunion Scrum, chaque membre de l’équipe met rapidement à jour le groupe sur ses avancées, sur ce qu’il prévoit de faire ensuite et sur les obstacles qu’il a rencontrés.
Evan Harris, co-fondateur de la société d’investissement SD Equity Partners, recommande également de tenir une réunion de brainstorming de mi-projet. « Nous avons constaté qu’à mi-parcours du projet, il y a souvent de nouvelles informations qui ont un impact sur le résultat, et la plupart des groupes incluent ces nouvelles données de façon non organisée », dit-il. « Certaines parties prenantes développeront des idées intéressantes à mi-chemin du projet, et ne les partageront pas à moins qu’il n’y ait une session structurée. Nous demandons à tout le monde de nous faire savoir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et comment nous pouvons améliorer le projet actuel dans son ensemble. »
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