Modèles gratuits de gestion des changements

‌  Téléchargez le modèle Excel

Une proposition de changement détaillée décrit pourquoi le changement est nécessaire, les résultats et impacts attendus, le temps et les ressources nécessaires, ainsi que tout autre facteur qui doit être examiné. Comme son nom l’indique, une proposition de changement peut être la première étape d’un processus de gestion des changements, elle décrit le type et l’ampleur d’un changement et cherche à obtenir l’approbation pour avancer dans la mise en œuvre. Ce modèle prévoit de la place pour ajouter des informations descriptives ainsi que des sections pour calculer les coûts et les avantages.

‌  Téléchargez le modèle Excel

Un plan de communication efficace est essentiel à chaque étape d’un projet, et il peut être particulièrement important de communiquer avec les parties prenantes au sujet des changements. Tout comme l’analyse des parties prenantes fait partie de la planification initiale du projet, le plan s’applique à tout changement qui doit être mis en œuvre au cours du cycle de vie d’un projet. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer un plan de communication de gestion des changements qui sera intégré à votre plan au sens plus large.

‌  Téléchargez le modèle Excel

Un journal de gestion des changements permet de suivre qui a demandé quels changements et quand, le statut de la demande de changement, sa priorité et les informations de résolution. En fonction de la précision dont vous avez besoin pour le journal, d’autres détails tels que le type et l’impact de la modification peuvent être inclus. Ce modèle de journal est conçu pour suivre les informations essentielles afin que les demandes de changement puissent facilement être hiérarchisées, traitées et référencées ultérieurement.

‌  Téléchargez le modèle Excel

Avant qu’une demande de changement ne puisse être approuvée, elle doit être analysée pour en déterminer l’impact potentiel. Une analyse d’impact détermine les personnes, les systèmes et les processus qui seront affectés par un changement ainsi que le niveau d’impact probable. Elle peut examiner le moment de l’impact, les risques qui doivent être pris en compte, et les mesures qui peuvent aider à atténuer l’impact. Ce modèle peut être utilisé pour évaluer les changements par lui-même ou en annexe d’un plan de gestion en tant qu’information complémentaire.

‌ Téléchargez le modèle de plan de gestion des changements organisationnels - WORD

Les changements organisationnels affectent les individus, les groupes et l’organisation dans son ensemble. La planification stratégique peut aider à anticiper la résistance des employés ou d’autres parties prenantes et donner un aperçu de la gestion de toute résistance qui ne peut pas être évitée. Avoir un plan de communication clair peut être utile parce qu'il permet de recueillir les commentaires des employés et de veiller à la participation active des promoteurs du projet et des autres responsables. Les mécanismes de planification, de mise en œuvre et de renforcement sont tous des aspects importants du succès du changement organisationnel, tant en termes de processus de transition en douceur que de création de changements durables. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer un plan détaillé de gestion des changements organisationnels qui traite de tous les aspects du processus de changement.

Téléchargez le modèle de demande de changement

Un formulaire de demande de changement est une documentation standard dans la gestion des changements et peut inclure des informations sur le projet, le changement demandé, les détails de l’évaluation et la résolution. Ce formulaire peut être utilisé pour lancer un processus de contrôle des modifications et pour documenter les demandes de modification clôturées. Vous pouvez modifier ce modèle de demande de changement pour y inclure les détails nécessaires à votre processus de changement spécifique.

Téléchargez le modèle de processus de gestion des changements 

Word

Remplissez ce diagramme pour refléter votre processus de gestion des changements, allant des flux de demandes de changement à la mesure et à la création de rapports sur le résultat. Vous pouvez inclure ce diagramme dans votre plan de gestion des changements pour une représentation visuelle du processus. L’affichage d’une répartition de chaque étape permet de simplifier le processus et fournit un instantané pour une référence facile.

‌ Téléchargez le modèle de politique relative à la gestion des changements - WORD

Ce modèle de politique relative à la gestion des changements fournit un aperçu de la façon dont un changement sera géré, allant de la définition du type et de la portée d’un changement aux rôles et responsabilités des personnes impliquées, en passant par l’évaluation des facteurs de risque. Vous pouvez fournir des informations détaillées sur votre processus de contrôle des changements et sur les procédures à suivre. Ce modèle peut également être utilisé pour créer un plan de gestion des changements pour un projet spécifique.

La portée d’un projet comprend tout le travail requis pour atteindre le résultat final. Lorsque les modifications apportées à la portée du projet ne sont pas correctement documentées et contrôlées, une « déviation de la portée » peut en résulter, celle-ci commence souvent par de petits ajustements à un projet qui n’ont pas été examinés et approuvés et qui deviennent ainsi problématiques au fil du temps. Afin d’éviter les problèmes liés aux échéances et aux résultats du projet, toute modification de la portée du projet doit être examinée attentivement afin d’apporter les ajustements appropriés et de tenir les projets sur la bonne voie. Même un changement en apparence mineur peut avoir une incidence sur plusieurs composantes d’un projet, il est donc important que les chefs de projet identifient et répondent aux demandes de changement au fur et à mesure qu’elles surviennent, y compris qui ou ce qui peut être affecté par le changement, qu’il s’agisse des membres de l’équipe ou d’autres membres du personnel, des clients, des exigences technologiques ou des opérations commerciales. 

Une évaluation des demandes de changement examine ces impacts, ainsi que les risques et avantages du changement proposé, les exigences pour la mise en œuvre du changement et d’autres facteurs. Une fois qu’une demande de changement a été approuvée par le Conseil de contrôle des changements ou les promoteurs de projets, les références du projet doivent être modifiées pour y répondre, et les modifications doivent être documentées et communiquées aux parties prenantes au besoin. Un plan de gestion des changements décrit toutes les étapes de ce processus, et permet de s’assurer que les changements sont traités efficacement et avec un risque minimal.

Il existe de nombreux domaines au sein d’un organisme de santé où le changement peut améliorer l’efficacité des processus, améliorer la satisfaction des patients et renforcer la sécurité des données et des informations. La planification de ces changements et l’examen de leur impact sur votre activité peuvent vous assurer que ces changements sont les bienvenus et utiles.

Au fur et à mesure que des changements surviennent au sein des organismes de santé, ces entreprises doivent acquérir et maintenir l’expertise nécessaire pour accomplir des tâches et fournir des soins optimaux aux patients et aux clients. De plus, les entreprises de santé doivent respecter des mesures de sécurité strictes, en veillant à ce que tous les processus, données et informations de santé soient stockés, suivis et conservés en toute sécurité. Pour gérer et s’adapter à tous les changements, vous avez besoin d’un outil puissant, en temps réel et sécurisé pour maintenir l’efficacité de l’entreprise et la sécurité des données.

Smartsheet est une plateforme d’exécution du travail qui permet aux entreprises du secteur de la santé d’améliorer l’efficacité du travail, d’adapter les processus répétitifs, de stocker et de partager en toute sécurité des informations de santé protégées. Rationalisez la documentation, améliorez la communication des changements au sein de votre organisation et modifiez les processus de santé pour le mieux, tout en maintenant une sécurité des données de haut niveau conforme aux exigences réglementaires de l’HIPAA. Suivez l’avancement des changements dans les processus individuels à l’aide de rapports détaillés et de tableaux de bord centralisés en temps réel.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Smartsheet peut vous aider à optimiser vos efforts ? Découvrez Smartsheet pour les soins de santé. 

Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.