Découvrir les structures de répartition du travail (WBS)

Le Corpus de connaissances de la gestion de projet, un recueil international de processus et de domaines de connaissances considérés comme les meilleures pratiques pour l’exercice de la gestion de projet, définit la structure de répartition du travail comme une « décomposition hiérarchique de la portée totale du travail à accomplir par l’équipe de projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les livrables requis. » Avec une WBS, vous commencez par le résultat ou le produit souhaité, que vous décomposez en éléments livrables ou tâches plus petits qui sont nécessaires à la livraison finale.

Dans une WBS, le livrable peut être un objet, un service ou une activité. En se concentrant sur les livrables plutôt que sur les méthodes, le quoi plutôt que le comment, une structure de répartition du travail aide à éliminer le travail inutile pour obtenir le résultat prévu. Une WBS bien pensée aide à programmer, estimer les coûts et déterminer le risque. Il s’agit généralement d’un diagramme qui indique la chronologie et le processus d’un projet tout en capturant chaque tâche, sous-tâche et livrable qui sera créé et exécuté tout au long du projet. Elle a souvent la forme d’un plan, comme une table des matières, mais peut être organisée à l’aide d’onglets ou d’autres systèmes organisationnels visuels.

Rod Baxter, co-fondateur de Value Generation Partners et auteur du manuel Project Management for Success Handbook, considère la WBS comme « un élément nécessaire au cycle de vie de la gestion des produits. Il faut des compétences et de la pratique pour la créer, mais elle est essentielle pour vous aider à respecter les délais et à devenir efficace. »

En 1957, le programme de missiles balistiques (Polaris) des Forces navales des États-Unis avait pris du retard et il fallait trouver une solution pour résoudre le problème. L’équipe a développé une formule pour déterminer les tâches et estimer l’effort nécessaire à un projet en fonction des résultats, qui est devenu connu sous le nom de PERT (technique d’évaluation et d’examen des programmes).

Avec la PERT comme modèle, le département de la Défense (DOD) et la NASA ont publié la première description du processus de structure de répartition du travail en 1962, mais la première référence par son nom n’est arrivée qu’en 1968. Les structures de répartition du travail pour les éléments du matériel de défense (MIL-STD-881) ont établi des structures de répartition du travail comme norme dans l’ensemble du DOD, avec des modèles publiés pour des applications militaires spécifiques, comme les aéronefs ou les navires. Même les sous-traitants civils qui travaillent avec le DOD doivent utiliser le modèle de structure de répartition du travail approprié.

En 1987, l’Institut de gestion de projet, par l’intermédiaire de PMBOK, a établi des structures de répartition du travail comme pratique standard pour une gamme d’applications non militaires. Le terme « structure de répartition du travail » a été introduit en 1993 pour les demandes dans le cadre de projets d’entreprise et d’autres projets organisationnels.

En juin 1999, le programme des normes PMI a publié une charte de projet pour développer la norme de pratique pour la structure de répartition du travail (WBS). Selon le PMI, le groupe des processus de planification commence par trois étapes essentielles : la planification de la portée (3.2.2.2), la définition de la portée (3.2.2.3) et l’élaboration de la structure de répartition du travail (3.2.2.4).

De nombreuses organisations négligent l’étape de la création d’un plan WBS, ou d’un dictionnaire, dans l’intérêt de la souplesse et de l’agilité, ou parce qu’on leur demande de « construire un avion pendant qu’il vole. » Bien qu’il soit possible de réaliser un projet sans planification ni visibilité adéquates, cela aura probablement un impact sur les membres de l’équipe et, finalement, sur la qualité des livrables. Ces risques ne sont pas supportables sur la durée, de sorte que l’utilisation d’une WBS autant que possible est toujours préférable.

Avec la collecte et l'analyse de davantage de données par les entreprises et la nécessité d’anticiper l’impact des données sur un projet après son lancement, il est clair que la WBS et la planification attentive continueront d’être des éléments critiques. D’autres variables à prendre en compte sont la mondialisation, les fluctuations des devises, les changements politiques et les réglementations, de sorte qu’un projet solide doit faire l’objet d’une planification avancée pour naviguer dans ces interdépendances potentielles.

Les bonnes ressources sur la WBS comprennent « The ABC Basics of the WBS » de Paul Burek et « The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Précurseur to Effective Project Management », par Homer & Gunn, 1995.

Bien que souvent ignorée dans le processus de planification, une structure de répartition du travail ou un dictionnaire est un outil puissant pour terminer les projets efficacement et dans les temps. Voici quelques-uns des avantages et avantages de la création d’une WBS :

• Représenter visuellement toutes les parties d’un projet
• Offrir une vue continue pour la direction et les membres de l’équipe sur l’avancement de l’ensemble du projet
• Définir des résultats précis et mesurables
• Diviser le travail en morceaux maîtrisables
• Offrir un moyen de répéter les expériences réussies
• Jeter les bases de l’estimation des coûts et de l’allocation des ressources humaines et autres
• Garantir qu’il n’y a pas de chevauchement et qu’il n’y a pas de lacunes en matière de responsabilité ou de ressources
• Réduire le risque d’ajouter des éléments en dehors de la portée du travail ou d’oublier un livrable critique

De plus, les organisations ont trouvé d’autres avantages à utiliser les structures de répartition du travail. Ces avantages peuvent être atteints via un projet spécifique, mais peuvent aussi aider à améliorer les processus et la culture de l’ensemble de votre organisation. Les voici :

• En tenant compte de la WBS de chaque projet, l’organisation peut rapidement calculer le budget de tous les services.
• Les équipes peuvent rapidement déterminer le calendrier et le budget du projet.
• Au fur et à mesure que le projet avance, les équipes peuvent suivre des sections spécifiques de la structure de répartition du travail afin de déterminer la performance des coûts du projet et signaler les problèmes et les problèmes au sein de l’organisation.

Une structure de répartition du travail bien conçue peut faire fonctionner votre équipe comme une machine bien huilée avec ces avantages :

• Améliorer la productivité
• Aider les chefs de projet à prévoir les résultats en fonction de divers scénarios
• Faciliter l’organisation de projets
• Aider à décrire la portée du projet aux parties prenantes
• Aider à répartir les responsabilités
• Permettre une estimation correcte des coûts, des risques et du temps
• Augmenter la communication
• Favoriser la créativité et le brainstorming
• Se concentrer sur les objectifs finaux
• Organiser les détails
• Empêcher éventuellement les problèmes
• Résoudre les problèmes de planification
• Aider à gérer les risques
• Allouer des tâches
• Offrir de la flexibilité aux équipes
• Éliminer la confusion
• Donner à chaque membre de l’équipe des descriptions claires des tâches
• Aider à rédiger et à soutenir l’énoncé du travail
• Fournit les bases d’un rapport d’avancement clair sur le projet, car chaque ensemble de travail est une unité mesurable

L’avantage visuel des structures de répartition du travail

Le diagramme de structure de répartition du travail ou le dictionnaire affiche facilement les détails et le statut du projet. Pour présenter votre travail, vous avez quelques options. La vue WBS classique est le diagramme de structure en arborescence, mais vous pouvez également utiliser des listes ou des tableaux numérotés. Le schéma est l’une des meilleures façons de représenter la structure de répartition de travail. Vous trouverez ci-dessous d’autres types de formats utiles pour différents types de projets.

Pendant le projet, les éléments de la structure de répartition du travail peuvent être codés avec des couleurs pour indiquer leur statut : par exemple, les objectifs peuvent être notés en vert, les retards en rouge et les risques en jaune et les éléments terminés en bleu. Le codage en couleur peut vous aider à identifier les risques liés à la planification en un coup d’œil.

Une structure de répartition du travail ou un dictionnaire fiable et utile doit rassembler les éléments critiques d’un projet, ainsi que son calendrier, son coût et ses ressources. Les plans de WBS les plus utiles contiennent les éléments suivants :

• Identification de l’organisation, du service ou de la personne responsable de chaque élément de tâche spécifique
• Dates de début et de fin prévues
• Ressources requises
• Coût estimé du projet
• Numéros de charge
• Détails du contrat, exigences et jalons
• Protocole pour le contrôle de la qualité, les exigences et les normes
• Informations techniques et ressources nécessaires pour obtenir les résultats souhaités

À un niveau supérieur, la WBS peut également servir des rôles directionnels et organisationnels. Un plan de WBS complet peut servir à :

• aider les ressources humaines à gérer les tâches de l’équipe
• gérer le calendrier et déterminer le calendrier du projet
• gérer et mesurer la qualité
• anticiper les facteurs environnementaux de l’entreprise
• identifier les ressources des processus organisationnels
• suivre l’historique des versions
• établir des interdépendances
• suivre l’avancement global d’un projet

Les chefs de projet d’entreprise utilisent des structures de répartition du travail pour garantir une vue organisée et visible de leurs projets et de leurs composantes. Ces équipes peuvent également bénéficier de l’utilisation de structures de répartition du travail :

• Groupes face aux clients : Les responsables de compte comptent sur les structures de répartition du travail pour démontrer les avancées (ou les freins) à leurs clients. Une WBS crée une « étoile Polaire » pour les livrables et jalons d’un projet, qui devient à son tour un outil utile pour montrer aux clients comment les choses se passent.
• Groupes créatifs : Tout le monde sait que les concepteurs, les rédacteurs, les stratèges de contenu et autres créateurs ont besoin d’aide pour concentrer leur créativité. Une structure de répartition du travail crée des garde-fous utiles pour que les idées circulent de manière pertinente et centrée sur les projets.
• Groupes de projets à distance et internes : La visibilité d’un WBS aide toutes les personnes impliquées, même de façon tangentielle, à comprendre qui fait quoi et quand.
• Groupes techniques : Les équipes techniques peuvent utiliser une WBS comme feuille de route pour leurs tâches de développement. Ces équipes opèrent souvent déjà avec des « couloirs » visuels ou d’autres types architecturaux de jalons de gestion de projet.

En plus des paramètres d’agence et d’entreprise, d’autres champs dépendent des structures de répartition du travail :

• Planificateurs de projets commerciaux : Une WBS peut capturer tous les éléments mobiles d’un grand projet commercial, non seulement les projets de l’entreprise principale et les tâches des membres de l’équipe, mais aussi ceux des fournisseurs et des sous-traitants. Elle peut également capturer les dépendances pour obtenir les autorisations nécessaires, suivre l’avancement avec les approbations gouvernementales, et bien plus encore.
• Organisateurs d’événements : Une WBS divise un événement complexe en tâches et sous-tâches, et leur attribution aide à faire avancer plusieurs équipes dans des délais serrés.
• Chefs de projets résidentiels et de construction : En plus des tâches et des membres de l’équipe impliqués dans un projet commercial régulier, les chefs de projet de construction peuvent utiliser une WBS pour suivre les étapes du travail des services publics, les approbations de zonage, les approbations environnementales, etc.
• Responsables de la planification de la portée : Lorsqu’une agence fait appel à un nouveau client, les planificateurs de ressources et les administrateurs doivent avoir au moins une vue approximative du calendrier et des ressources nécessaires au projet avant de lui attribuer un budget et une portée.
• Développeurs de logiciels : Souvent, les développeurs de logiciels divisent déjà leurs projets en phases ou en étapes. Une WBS qui comprend d’autres membres de l’organisation aide les développeurs à rester au fait des livrables les plus importants, tout en donnant de la visibilité au reste de l’équipe.
• Ingénieurs système : Les ingénieurs système sont chargés de détenir la vue d’ensemble de leurs configurations et de les maintenir fonctionnelles et à jour pour des performances optimales. Une WBS leur donne un document organique qui capture les plus petits détails qui font les opérations des systèmes plus importantes. Le fait de savoir qu’ils ont ces informations à portée de main peut les rassurer en leur permettant de se concentrer sur les questions opérationnelles plus importantes.

Au sein d’une organisation qui a déjà un plan de projet ou un plan de répartition du travail en place à long terme, les structures de répartition du travail sont utiles pour un prédécesseur d’un projet afin de voir comment le projet a progressé pendant son absence. Pour les successeurs d’un projet, la WBS les aide à voir à la fois ce qui a fonctionné et ce qui ne l’a pas fait dans les jours précédents du projet et à suivre les interdépendances et leurs résultats. En bref, toute personne exerçant un rôle de supervision qui doit planifier la division du travail sur un projet peut bénéficier de l’utilisation d’une structure de répartition du travail.

Parfois, les termes « structure de répartition du travail » et « structure de répartition des projets » sont utilisés de façon interchangeable. En fait, les structures de répartition du travail sont le plus souvent utilisées comme outil de gestion des projets, du début à la clôture. Mais les structures de répartition du travail peuvent théoriquement aider à gérer des sous-projets, des sous-tâches, des contributions de fournisseurs et d’autres ensembles de tâches connexes qui ne sont pas spécifiquement liées à la gestion d’un projet entier. Ainsi, une répartition de projet est une répartition du travail qui désigne entièrement un seul projet.

Qu’est-ce qui est inclus dans une structure de répartition de travail ? Les fonctions suivantes sont créées dans le processus WBS, ainsi que des termes connexes.

• Éléments terminaux (alias ensembles de travail) : Les éléments terminaux, généralement appelés ensembles de travail, sont les parties les plus basses d’une WBS, au-delà desquelles un livrable ne peut plus être décomposé. Les ensembles de travail doivent être indépendants des autres tâches, et ils ne doivent pas être dupliqués ailleurs dans le projet. Vous pouvez également considérer les ensembles de travail comme la plus petite tâche gérable pouvant être exécutée par une personne ou une équipe. Si vous divisez encore la tâche, vous courez le risque d’une microgestion par les membres de l’équipe.
  
  En règle générale, les ensembles de travail doivent fournir des tâches qui peuvent être effectuées par un membre de l’équipe ou d’une équipe au cours d’une période donnée. Si vous organisez des réunions hebdomadaires pour connaître la progression du projet, le travail doit être terminé dans un délai d’une semaine. Une autre façon de déterminer l’effort est de suivre la règle 8/80, qui stipule qu’un sous-tâche ne doit pas prendre moins de 8 heures ou plus de 80 pour être achevée.
  
  Un ensemble de travail efficace définit le travail, la durée et les coûts des tâches requises pour chaque livrable. Les ensembles de travail ne doivent pas durer plus de 10 jours. Les ensembles de travail sont indépendants les uns des autres dans le flux de travail, et ils doivent être uniques et non dupliqués dans l’ensemble du projet.
• Codage de la WBS : Les éléments de la structure de répartition du travail sont généralement numérotés en séquence décimale du haut vers le bas. Par exemple, un élément intitulé « 1.1.1.3 » se trouve au quatrième niveau de la hiérarchie. Avec une telle numérotation, il est plus facile d’identifier le niveau de la tâche que représente l’élément lorsqu’il s’agit d’y faire référence en dehors du contexte du diagramme WBS.
• Dictionnaire de la WBS : Le dictionnaire WBS (voir ci-dessous) décrit en détail chaque composant ou tâche de la hiérarchie WBS. Il peut même créer un lien vers des documents qui définissent et prennent en charge l’élément. Le dictionnaire WBS soutient le principe de l’exclusivité mutuelle du travail, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de chevauchement, car chaque livrable, chaque sous-livrable est tellement bien défini que toute duplication de travail ou de responsabilité est pratiquement impossible.
• Niveau d’effort : Une composante du niveau d’effort (LOE) d’un projet est une activité qui soutient les fonctions principales du projet. Cela peut inclure le travail administratif de réponse et d’acheminement des appels téléphoniques des clients.
• Arbre axé sur les résultats : Il s’agit d’un modèle qui démontre les résultats souhaités à mesure qu’ils sortent des étapes du projet décrites dans une WBS.
• Structure de répartition du travail d’un contrat : Celle-ci permet de saisir tous les types de contrats et le travail du fournisseur à faire sur le projet.
• Structure de répartition de synthèse de projet : Elle décrit le résumé du projet et des sous-projets afin que d’autres livrables puissent y être cartographiés.
• Énoncé de travail : L’énoncé du travail (SOW) est l’accord signé qui décrit exactement ce que l’entreprise livrera au client, y compris les jalons, et le budget que chaque partie a accepté.
• Calendrier du projet : Il s’agit du calendrier de tous les éléments d’un projet, qu’ils soient livrés de façon séquentielle ou se chevauchent. Il comprend des jalons et des livrables, ainsi que le coût des ressources de chaque composant.
• Base d’estimation : Une base d’estimation (BOE) est un outil développé par les chefs de projet, les cadres et les responsables financiers qui prend en compte les coûts du travail et des ressources qui peuvent être nécessaires dans un projet. À l’aide de la BOE, une entreprise peut estimer ce qu’il en coûtera pour créer et livrer un projet à un client.
• Structure de répartition des ressources : Elle répertorie visuellement la hiérarchie des ressources nécessaires et utilisées tout au long d’un projet, y compris lorsqu’elles entrent et sortent du projet, et précisent leurs rôles.
• Structure de répartition des risques : Un bon plan comprend la prise en compte des interdépendances et des risques. Il s’agit notamment des risques qui peuvent survenir si l’équipe est retardée ou qui ne sont pas sous le contrôle de l’équipe, comme les catastrophes naturelles.
• Structure de répartition de l’organisation: La structure de répartition de l’organisation (OBS) est également connue sous le nom d’organigramme. Elle répertorie les chefs de projet et indique qui collabore avec qui et dans à quel poste.

Plusieurs types de formats s’appliquent aux documents de structure de répartition du travail. Les voici :

• Format du diagramme : Met l’accent sur la vue visuelle du projet.
• Format du diagramme : Met l’accent sur la vue visuelle du projet.
• Structure hiérarchique : Place les éléments les plus importants d’un projet en haut pour une meilleure visibilité.
• Structure du plan : Présente un calendrier, des interdépendances ou des éléments d’éléments plus importants d’un projet.
• Vue tabulaire : Permet aux membres de l’équipe de naviguer facilement vers les sections les plus pertinentes pour eux.

Tous les projets ne nécessiteront pas le même type de format. Cela peut et doit être adapté au type de projet et aux types de membres de l’équipe qui doivent y accéder.

Une fois que la portée du projet est disponible, la WBS doit être le premier livrable. Une fois la WBS définie, il est alors possible de définir d’autres ressources, y compris les ressources humaines, les compétences particulières, les ressources matérielles (comme l’équipement et l’espace) et les installations. L’équipe peut ensuite créer le calendrier de base, établir des listes de tâches et fournir des affectations.

Lorsque vous gérez des projets similaires, la structure de répartition du travail devient plus facile et peut devenir la base d’une meilleure gestion de la livraison. Pour les projets uniques où vous et l’équipe n’avez aucune expérience antérieure, la structure de répartition du travail peut vous aider à définir exactement quels livrables et tâches sont nécessaires pour le produit final.

Une structure de répartition du travail ne peut pas être développée de façon isolée. Il est rare qu’une personne sache tout ce qu’il faut pour mener à bien un projet, en particulier un chef de projet, qui n’est peut-être pas un expert en la matière. La création de la WBS est un travail d’équipe.

Préjugés sur les structures de répartition du travail

Une WBS ne spécifie pas comment ni quand les tâches seront effectuées. Ce n’est ni un plan ni un calendrier. Il ne s’agit pas d’une liste de toutes les activités ou responsabilités, ni d’un organigramme typique. Les chefs d’équipe tentent parfois de citer toutes les tâches nécessaires à un projet au sein de la WBS. Il peut en résulter des tâches omises, ce qui peut entraîner un retard dans l’exécution des projets.

La WBS n’est pas non plus un document élaboré à partir de rien qui peut ou non être utilisé pour le projet. C’est un élément important de vos documents de gestion de projet. Vous devez noter toute modification des livrables prévus dans la WBS, qui doit être soumise au processus de contrôle des changements de votre entreprise.

Dessiner une structure de répartition du travail peut être simple. Cependant, les astuces suivantes sont des principes de conception qui vous aideront à obtenir les meilleurs résultats.

Concentrez-vous sur les livrables, et non sur les méthodes. En d’autres termes, planifiez les résultats, et non les actions. Pensez au quoi, pas au comment. L’objectif principal d’une structure de répartition du travail est de définir le livrable principal selon les petits éléments qui le composent. Si le livrable n’est pas un produit, il doit fournir un résultat précis et mesurable. Par exemple, si vous créez une WBS pour un service professionnel, définissez les produits ou les résultats de ce service.

Lorsque vous vous concentrez sur un livrable précis, quel que soit le niveau de la répartition, l’équipe ou le responsable individuel doit savoir exactement ce qui est attendu et à quoi ressemble un bon travail. Vous êtes moins enclin à ajouter des éléments qui ne sont pas du champ d’application du projet, ce qui peut être le cas lors de la création d’une liste de tâches. Lorsque les membres de l’équipe se concentrent sur un livrable, plutôt que sur la vérification des éléments de la liste de tâches, ils sont encouragés à utiliser leur sens de l’initiative et leurs compétences en résolution des problèmes pour favoriser l’innovation.

Pas de chevauchement (c’est-à-dire l’exclusivité mutuelle). Ne faites aucun chevauchement de tâche dans la WBS dans la définition de la portée. Cela pourrait avoir deux résultats possibles : cela doublerait les efforts de votre équipe et créerait une confusion quant à la responsabilité, aux efforts et à la comptabilité. Un dictionnaire WBS qui décrit chaque composant en détail peut aider à annuler l’exclusivité mutuelle.

Suivez la règle des 100 %. Pour éliminer les tâches qui ne contribuent pas au livrable, assurez-vous que la somme de toutes les ressources dans la WBS, qu’il s’agisse de temps, d’argent ou d’un autre élément, soit de 100. En d’autres termes, les éléments du niveau deux totalisent 100%, et les éléments de niveau trois et inférieurs se retrouvent dans le pourcentage de niveau deux. Votre projet terminé ne doit jamais être différent de 100.

Regardez le niveau de détail. En règle générale, les ensembles de travail doivent fournir des tâches qui peuvent être effectuées par un membre de l’équipe ou d’une équipe au cours d’une période donnée. Si les réunions sont hebdomadaires, le travail doit être terminé dans un délai d’une semaine. Une autre façon de déterminer l’effort est d'appliquer la règle 8/80 (expliquée ci-dessus).

Voici d’autres facteurs à prendre en compte pour déterminer le niveau de détail des éléments :

• Si votre équipe est moins expérimentée et a besoin de plus de supervision, rendez les ensembles de travail plus petits et plus courts.
• Si vous avez un livrable qui pourrait prendre plus de temps ou coûter plus que prévu, divisez le projet en livrables plus petits avec un temps de travail plus court. En passant plus de temps et plus souvent à la création de rapports et d’examen, vous pouvez faire apparaître des problèmes et les résoudre plus rapidement.

Enfin, tenez compte de ces autres principes importants au fur et à mesure que vous avancez :

• Faites les affectations au début du projet, mais autorisez la création de nouvelles tâches au besoin au cours d’un projet.
• Assurez-vous que chaque livrable est conforme aux normes.
• Ne vous inquiétez pas si votre structure n’est pas complètement symétrique ou équilibrée ; de nombreuses tâches et livrables vous fourniront plus de détails que d’autres.
• Assurez-vous que les tâches ne sont pas répertoriées de façon séquentielle.

Si certains livrables ne sont pas connus, vous pouvez saisir toutes les informations dont vous disposez à l’heure actuelle, puis mettre à jour le document à mesure que vous en apprendrez plus.

La première étape de la création d’une structure de répartition du travail consiste à réunir l’équipe. Que votre équipe travaille sur site ou à distance, il est essentiel que les membres participent à l’identification des sous-livrables. Rod Baxter ajoute : « Vous ne pouvez pas créer de structure de répartition du travail sans quelqu’un de votre équipe qui est un expert en la matière (SME). Il faut des gens de l’équipe qui savent vraiment ce qui se passe. » Les SME peuvent aider à répertorier toutes les tâches requises dans une WBS et identifier les responsabilités qui se chevauchent ou les lacunes dans le diagramme terminé.

Vous devrez également rassembler ces documents clés pour commencer le développement de la WBS : la charte du projet, l’énoncé du problème du projet ou la définition de la portée, toute la documentation applicable relative aux contrats et accords, ainsi que les processus de gestion de projet existants au sein de votre organisation.

Une structure efficace de répartition des tâches doit contenir chacun des éléments ou éléments suivants :

• Un énoncé de vision de projet
• Des phases de projet définies qui dépendent de la taille du projet
• Une liste de tâches avec livrables

Larry Bennett, ingénieur civil, chef de projet et auteur de quatre livres, voit au moins deux avantages à la création d'une structure de répartition du travail par l’équipe : « Il y a un potentiel pour de grandes quantités de points de vue différents, et la responsabilité qui résulte de la participation. »  

Vos outils de capture d’informations peuvent être aussi simples qu’une pile de cartes 5 par 3 ou un pavé de feuilles autocollantes que vous utilisez pour écrire les livrables et les éléments connexes. Ensuite, vous pouvez les organiser sur un tableau blanc, un tableau en liège ou même un mur. Les équipes virtuelles peuvent effectuer une activité similaire grâce à un logiciel de tableau blanc collaboratif.

Pour commencer à créer une WBS, définissez le premier niveau, le livrable principal du projet. Ensuite, ajoutez autant de détails que possible au niveau deux avant de passer à des morceaux de travail plus petits, au niveau trois et ainsi de suite, si nécessaire. Essayez toujours de définir ce qui est requis au niveau précédent avec le plus de détails possible avant de passer aux niveaux suivants.

Comment créer une WBS : la vue globale

Avant de plonger dans les détails de la structure de répartition du travail, il est important de commencer à la perfectionner à un niveau global. Prenez d’abord ces étapes préliminaires importantes :

1. Déterminez et décrivez l’énoncé du projet
2. Mettez en évidence toutes les phases nécessaires du projet
3. Créez et répertoriez les livrables (ainsi que la façon dont le succès sera mesuré)
4. Divisez les livrables en tâches gérables
5. Attribuez chaque section et assurez-vous que chaque responsable est habilité à livrer

Outils de création d’une WBS et informations pouvant être associées

Bien que vous puissiez capturer votre WBS à l’aide de cartes d’index ou de stylo et de papier, les modèles et outils électroniques facilitent l’enregistrement, la modification et la diffusion du diagramme aux membres de l’équipe, puis son enregistrement à l’aide des paramètres de contrôle des documents afin que les mises à jour soient enregistrées dans le cadre du processus de contrôle des modifications.

Les modèles simplifient le travail. Votre équipe ou votre entreprise possède peut-être déjà un modèle. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez créer votre propre WBS ou télécharger l’un des modèles depuis le Web et le personnaliser. Recherchez ces fonctionnalités utiles dans un modèle :

• Champ de codage WBS
• Champ Étiquette de composant
• Bloc de logo de l’entreprise
• Espace pour le nom de l’équipe
• Section du nom du chef de projet

Les informations suivantes peuvent généralement être liées à chaque élément d’une WBS afin qu’elle soit encore plus utile, dynamique et partageable pour l’équipe :

• Numéro de la WBS : Il s’agit du numéro de plan ou d’index attribué à chaque composant ou étape du processus. Par exemple, dans la section que vous nommez « 1 », les tâches et les livrables qui suivent sous cette section ou phase d’un projet sont nommés « 1.1 », « 1.2 », etc.
• Titre de chaque élément : Il s’agit du nom abrégé convenu de chaque jalon ou livrable qui est organisé et indiqué dans la WBS.
• Définition : Une étiquette courte et concise est inutile si elle n’est pas claire pour vos parties prenantes, il est donc important de préciser, le plus brièvement possible, ce que chaque nom signifie. Par exemple, vous devrez peut-être clarifier ce que signifie « Clôture de projet ». Cela signifie-t-il que les dernières factures sont payées ? Que le projet final, avec des détails supplémentaires, est livré ? S’il y a un risque qu’une personne ne soit pas sûre de ce que l’un des titres signifie ou si vous les ajustez à chaque WBS, indiquez-le.
• Noms et rôles des parties prenantes : Liste les noms de chaque intervenant et son rôle (participant, responsable, à tenir informé, approbation requise, etc.).
• Activités et tâches : Indiquez les étapes requises pour accomplir chaque jalon et à qui elles sont attribuées, surtout s’il s’agit de contributeurs extérieurs à votre équipe principale.
• Définition de « Fait » :  Décrivez les exigences pour l’achèvement de chaque tâche et jalon. Qu’est-ce qu’il doit voir, qu’est-ce qu’il doit contenir, qui doit le voir et où va-t-il ensuite ?
• Format du livrable : Décrivez à quoi il ressemblera, par exemple, un document Word d’une longueur d’environ 10 pages fourni par voie électronique, ou un modèle PDF ou UX envoyé par e-mail ou en tant que document partagé.
• Interdépendances ou risques : Saisissez tous les risques et interdépendances qui pourraient affecter la livraison de chaque jalon. Il peut s’agir de risques internes (un client souhaitant davantage de vérifications, par exemple) ou externes (une panne de courant qui affecte la livraison de certains éléments).
• Budget prévisionnel : Il doit tenir compte de toutes les demandes concernées, du coût de la dotation en personnel, des ressources matérielles et logicielles, et d’autres facteurs.
• Phase ou cycle de vie du projet : C’est facultatif, mais il peut être utile pour des projets plus longs ou plus complexes. Pour certains livrables, une phase ou un cycle de vie peut être conçu de façon détaillée qui n’est pas nécessaire pour d’autres éléments ou jalons du projet.

Bien que les structures de répartition du travail soient et doivent être flexibles et adaptées à chaque projet, ces conseils aideront les chefs de projet et les organisations à créer les WBS les plus utiles:

1. Organisez une séance de brainstorming entre les différents services impliqués dans le projet.
2. Si vous le souhaitez, autorisez les équipes de projet à utiliser des outils de faible technologie comme un tableau blanc, des cartes de notes ou des notes collantes pour identifier les principaux livrables, sous-livrables et ensembles de travail spécifiques.
3. Profitez d’outils qui soutiennent la cartographie mentale et le brainstorming.
4. Adoptez une structure standard pour fournir des informations descriptives pour chaque élément WBS dans le dictionnaire WBS afin d’assurer la cohérence.
5. Personnalisez la quantité de détails. Le niveau de détail fourni doit être inférieur pour les éléments WBS plus élevés dans la hiérarchie et supérieur pour les éléments de niveau inférieur.
6. Assurez-vous de fréquentes révisions. Parce que la WBS est un document organique, revisitez fréquemment son contenu et ajustez-le en conséquence afin d’assurer la performance et la livraison correctes des projets.
7. Assurez-vous de capturer la documentation et les cycles de révision, y compris le temps qu’ils prennent, ainsi que la formation au début du projet et les tests à la fin.
8. Notez les livrables de gestion de projet, y compris la production d’un plan de projet. Indiquez les livrables que le client ou une partie externe doit réaliser ou livrer. Vérifiez l’approche du projet décrite dans la charte du projet pour connaître les activités qui doivent être incluses dans la WBS.

Une structure efficace de répartition du travail ne peut pas être appliquée du jour au lendemain ou par une seule personne. Pour être vraiment efficace, une WBS doit :

• Définir tout ce qui est lié à la création et à la réalisation du projet, y compris tous les livrables et jalons.
• Être créée par le chef de projet et les personnes directement impliquées dans le projet et non, par exemple, remis à un chef de projet par la direction ou par un client. De cette façon, ceux qui seront tenus responsables précisent ce qu’ils feront, et ils peuvent adhérer complètement à ce qui sera livré et comment.
• Exprimer toutes les informations visuellement, afin que les concepts soient facilement saisis et organisés.
• Être un document vivant ; Les interdépendances et les risques peuvent avoir une incidence sur le calendrier et/ou la portée, de sorte que la WBS doit être traitée comme un guide organique, qui fonctionne comme le « nord géographique » du projet, tout en étant adapté et modifié au besoin
• Être adaptable à n’importe quel format ou plateforme, afin que les membres de l’équipe puissent rapidement y accéder et agir, où qu’ils se trouvent, sur n’importe quel appareil

Téléchargez le modèle de dictionnaire de structure de répartition du travail

La structure WBS, ou dictionnaire, est un document fluide, mais inclura toujours certaines informations. Voici les éléments d’un dictionnaire WBS complet et fiable. Notez que les éléments qui ont lieu dans chaque phase peuvent être déplacés ou ajustés comme vous le souhaitez. Voici un exemple, impliquant le développement de logiciels, mais remarquez que le projet ne se résume pas aux phases de création et de test de logiciels.

1. Titre du projet
2. Lancement
3. Élaboration d’une charte de projet
   A - Livrables : soumettre la charte du projet
   B - Le sponsor du projet passe en revue la charte du projet
   C - La charte du projet est signée et approuvée
4. Planning
   A - Créer l’énoncé de portée préliminaire
   B - Déterminer l’équipe du projet
   C - Réunion de lancement de l’équipe de projet
5. Plan du projet
   A - Développer le plan de projet
   B - Soumettre le plan du projet
   C - Jalon : Approbation du plan de projet
6. Exécution
   A - Réunion de lancement du projet
   B - Vérifier et valider les exigences des utilisateurs
   C - Concevoir le système
   D - Se procurer le matériel et les logiciels
   E - Installer un système de développement
7. Phase de test
   A - Installer un système en direct
   B - Faire de la formation des utilisateurs
8. Lancement en réel
9. Contrôle
10. Gestion de projet
    A - Réunion de statut du projet
    B - Actualiser le plan de gestion de projet
    C - Gestion des risques
11. Clôture
12. Audit des approvisionnements
13. Documenter les leçons tirées
14. Mettre à jour les fichiers et les enregistrements
15. Obtenir l’acceptation de la mise en forme
16. Archiver les fichiers et toute la documentation

Autres éléments du dictionnaire :

• Date d’achèvement : Date à laquelle le livrable WBS a été remis.
• Statut des livrables : Cela peut s’appliquer à des livrables individuels ou à des jalons au sein du projet, ou refléter le statut global des livrables du projet.
• Interdépendances et risques : Décrivez les interdépendances qui ont une incidence sur l’achèvement des livrables.
• Date estimée d’achèvement : Date à laquelle vous pensez qu’il est raisonnable que le travail soit terminé.
• Journal des problèmes : Liste des problèmes qui ont actuellement un impact sur le livrable (engagement réactif).
• Pourcentage d’avancement à ce jour : Progression de l’achèvement des livrables exprimé en pourcentage à une date donnée, par exemple, 20 % le 14 décembre 2020.
• Commentaires sur l’avancement : Champ de mémo qui permet de conserver un journal de progression quotidien/hebdomadaire.
• Personne responsable : Cette personne est chargée d’achever le livrable. Il ne s’agit peut-être pas nécessairement de la personne ou de l’équipe qui fait le travail, mais d’un responsable fonctionnel.
• Journal des risques : Liste des éléments ou facteurs possibles susceptibles d’avoir un impact négatif sur les options livrables et de planification (engagement proactif).
• Date de début : Indiquez quand le projet commence ; cela peut être la date de signature d’un projet, et incluez d’autres « dates de début », comme la création d’une charte de projet, le lancement officiel des travaux, etc.

Comment créer un diagramme WBS dans Microsoft Project

1. Dans Microsoft Project, ajoutez le nom du livrable principal dans le champ Nom de la tâche.
2. Ajoutez la liste des sous-livrables dans le champ Nom de la tâche. Pour mettre en retrait les sous-éléments, utilisez la flèche vers l’avant du Projet.
3. Continuez à ajouter et à retrait automatique des éléments de liste jusqu’à ce que vous atteigniez le niveau d’ensemble de travail.
4. Microsoft Project ajoute automatiquement les codes de la WBS, en fonction de la structure de chaque tâche ou activité. Toutefois, vous pouvez créer des codes spécifiques en cliquant sur l’onglet Projet, en choisissant WBS dans la barre de menu, et en cliquant sur Définir le code.

Avec la sensibilité requise pour éviter les listes de tâches et garder les ensembles de travail gérables, mesurables et axés sur les livrables, comment un nouveau responsable de programme ou une nouvelle structure de répartition du travail gagne-t-il en compétence ?

Michelle Watkins, a solutions consultant for Smartsheet, has over 20 years’ experience in project management. “Start with templates,” she suggests. “Something with a baseline, and make your adjustments from there.”

Rod Baxter says, “You just keep practicing.” According to Baxter, a good project manager needs training and skill in risk management, communications management, and work breakdown structure. Project managers can gain confidence through mentoring newbies as they work their way through the ranks from such positions as project analyst to associate program manager.

Dr. Bennett echoes this notion that practice is the key to mastering work breakdown structures.

“How does one develop confidence in any new endeavor?” he asks. “There are no magic formulae. But confidence is built through a combination of study, getting close to those who are using the method successfully, watching, asking questions, doing it oneself, soliciting feedback, learning from that feedback, and doing it again.”

Bennett says the best way to learn is probably from finding out where and how the WBS was used to create a good result. This type of information probably isn’t in scholarly publications. “Look for ‘real world’ practitioners who discuss their experience at professional meetings,” he says.

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