Le guide ultime de l’estimation des coûts des projets

Pour créer des estimations précises, les estimateurs de coûts utilisent une combinaison de techniques d’estimation qui permettent de varier les niveaux de précision. Bien que l’estimateur de coûts vise toujours à créer l’estimation la plus précise possible, il peut être nécessaire de commencer par des estimations moins précises et de réviser une fois que la portée du projet et les livrables sont étoffés. Les techniques d’estimation des coûts les plus utilisées sont :

L'estimation analogue : À l’instar du jugement d’un expert, l’estimation analogue, aussi appelée estimation descendante ou calcul des coûts historiques, s’appuie sur les données historiques des projets pour constituer des estimations pour de nouveaux projets. L’estimation analogue s’appuie sur les données de projet historiques, souvent spécifiques à une organisation. Si une organisation exécute à plusieurs reprises des projets similaires, il devient plus facile de faire des parallèles entre les livrables du projet et leurs coûts associés, et de les ajuster en fonction de l’échelle et de la complexité d’un projet.

L’estimation analogue peut être assez précise si elle est utilisée pour établir des estimations pour des projets similaires et si les experts peuvent évaluer précisément les facteurs affectant les coûts. Par exemple, un projet similaire mené il y a trois ans pourrait servir de base à une nouvelle estimation des coûts du projet. Ajustez l’estimation à la hausse en cas d'inflation, à la baisse pour la quantité de ressources requises, et à nouveau à la hausse pour le niveau de difficulté du projet. Ces ajustements sont généralement indiqués sous forme de changements en pourcentage, car un nouveau projet peut nécessiter 10 % de temps de préparation en plus et 15 % de ressources en plus. Cependant, Rupen Sharma, professionnel de la gestion de projets, souligne la nécessité de s’assurer que les projets sont vraiment comparables, car des projets qui semblent similaires, comme la construction de routes, peuvent en fait coûter des montants très différents en fonction d’autres facteurs, par exemple, les paysages et les climats locaux.

L'estimation ascendante : Aussi appelé estimation analytique, il s’agit de la technique d’estimation la plus précise, si une structure de répartition complète du travail est disponible. Une structure de répartition du travail divise les livrables du projet en une série de lots de travaux ou work package (chaque lot de travaux comprend une série de tâches). L’équipe du projet estime le coût de l’exécution de chaque tâche, et crée enfin une estimation des coûts pour l’ensemble du projet en totalisant les coûts de toutes ses tâches et lots de travaux qui le constituent, d’où le nom ascendant ou bottom-up. Les estimations ascendantes peuvent s’appuyer sur les connaissances des équipes de projet expérimentées, qui sont mieux équipées pour fournir des estimations des coûts des tâches.

Bien que les techniques déterministes d’estimation telles que l’estimation ascendante soient sans aucun doute les plus précises, elles peuvent aussi prendre du temps, en particulier dans les projets de grande envergure et complexes comportant de nombreux éléments de structure de répartition du travail. Il n’est pas rare que les estimations définitives utilisent également des techniques telles que l’estimation stochastique, paramétrique et fondée sur un jugement d’expert (si elles se sont avérées correctes dans les premières estimations). Ceci dit, l’estimation ascendante est également la technique d’estimation la plus polyvalente et vous pouvez l’utiliser pour de nombreux types de projets.

Estimation paramétrique : Pour les projets qui impliquent des tâches similaires avec un degré élevé de répétabilité, utilisez une technique d’estimation paramétrique pour créer des estimations très précises à l’aide des coûts unitaires. Pour utiliser l’estimation paramétrique, divisez d’abord un projet en unités de travail. Ensuite, vous devez déterminer le coût par unité, puis multiplier le nombre d’unités par le coût par unité pour estimer le coût total. Ces unités peuvent être la longueur en mètres de pipeline à poser, ou la surface en mètres carrés de plafond à peindre. Tant que le coût par unité est exact, les estimateurs peuvent faire des estimations assez précises et exactes.

Cependant, comme l'indique le professionnel de la gestion de projet Dick Billows, directeur général de 4PM.com, l’estimation paramétrique ne fonctionne pas bien avec les projets créatifs ou ceux avec peu de répétabilité. Il est difficile, par exemple, de trouver un coût précis par chapitre pour l’édition d’un livre écrit par 12 auteurs différents, car chaque chapitre est susceptible de nécessiter une quantité de travail différente. De même, une auteure qui écrit un roman fantastique sur commande peut avoir du mal à faire avancer l’histoire à certains moments et être dans une frénésie d'écriture à d'autres. Par conséquent, l’estimation paramétrique est un bon choix uniquement pour les projets basés sur les compétences avec des tâches uniformes et répétables.

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Comparez les forces et faiblesses de l’estimation des coûts analogues, ascendants et paramétriques  

Coût de la qualité : Le coût de la qualité est un concept utilisé dans la gestion de projets (et plus largement dans la fabrication de produits) pour mesurer le coût financier correspondant à l'assurance que les produits répondent aux spécifications convenues. Il comprend habituellement les coûts liés à la prévention, à l’identification et à la gestion des défauts. En tant qu’aspect de la gestion de la qualité, le coût de la qualité est généralement un coût indirect du projet.

Estimation de coût Delphi : Technique d’estimation empirique fondée sur un consensus d’experts, l’estimation Delphi peut aider à résoudre les écarts entre les estimations des experts. Un coordinateur demande aux experts de préparer des estimations anonymes des coûts avec des justificatifs ; Une fois ces estimations anonymes soumises, le coordinateur prépare et distribue un résumé des réponses et les experts créent un nouvel ensemble d’estimations anonymes. Cet exercice est répété à plusieurs reprises. Le coordinateur peut permettre ou non aux experts de discuter des estimations après chaque cycle. Au fur et à mesure que l’exercice avance, les estimations doivent converger (ce qui indique un consensus croissant entre les estimateurs). Lorsqu’un consensus sur l’estimation a été atteint, le coordinateur termine l’exercice et prépare une estimation définitive fondée sur un consensus.

Méthodes empiriques d’établissement des coûts : Les méthodes empiriques de calcul des coûts s’inspirent des expériences antérieures de projets utilisant des systèmes logiciels ou sur papier. Ces méthodes fonctionnent bien pour des projets similaires et fréquemment réalisés dans certains secteurs d'activité. Un chef de projet qui souhaite obtenir une estimation empirique des coûts remplit un formulaire détaillant les caractéristiques et les paramètres du projet, et le système estime un coût en fonction du type de projet. Étant donné que les méthodes empiriques de calcul des coûts s’appuient sur des données existantes et sont de plus en plus automatisées, elles constituent des choix précis et efficaces dans le temps pour des projets moins complexes. Le Building Cost Information Service (BCIS) de la Royal Institution of Chartered Surveyors, qui calcule les coûts de reconstruction des maisons, est un exemple de méthode empirique d’établissement des coûts.

Jugement d’experts : Le plus souvent utilisé pour les estimations d’ordre de grandeur et les estimations intermédiaires, l’estimation par jugement d’experts est réalisée par des spécialistes qui savent combien les projets similaires ont coûté dans le passé. En tant que tel, il s’appuie principalement sur des parallèles entre les projets passés et futurs pour créer et ajuster les estimations. Étant donné qu’il est peu probable que deux projets soient identiques et que le travail du projet est généralement complexe, les estimations par jugement d’experts sont présentées sous la forme d’une plage d'estimation. Bien qu’une plage large signifie généralement que ces estimations ont un usage limité, Billows, professionnel de la gestion de projet, souligne que de telles estimations générales ne sont destinées qu’à indiquer la faisabilité du projet et à fournir un chiffre approximatif pour responsabiliser les chefs de projet. À cet égard, elles « valent plus que des engagements que vous ne pouvez pas tenir », dit Billows.

Analyse des réserves : L’analyse des réserves est un terme générique pour un certain nombre de méthodes utilisées pour déterminer l’importance des réserves d’urgence, qui sont des affectations budgétaires pour l’incidence des risques connus. Un des résultats de l’analyse des réserves est une technique appelée padding (rembourrage), qui consiste à augmenter le coût prévu pour chaque activité programmée, en y ajoutant un pourcentage fixe. Les activités de chemin critique peuvent comporter des pourcentages plus importants attribués pour le padding. Le Project Management Institute (PMI) conseille également d’autres méthodes de gestion des réserves d’urgence, notamment le recours aux activités à durée nulle qui s’exécutent en tandem avec des activités programmées, aux activités tampons qui contiennent à la fois des réserves de temps et de coût.

Coût des ressources : Le calcul des coûts des ressources est une méthode mathématique simple pour calculer les coûts d’embauche de ressources pour un projet. Il est facile de le faire en multipliant le coût horaire de l’embauche d’une ressource par le nombre d’heures d’emploi prévues.

Estimation en trois points : L’estimation en trois points s’inspire d’une méthode statistique appelée Program Analysis and Review Technique (PERT), utilisée pour analyser l’activité, les coûts du projet ou les durées en établissant les estimations optimistes, pessimistes et les plus probables pour chaque activité. L’estimation en trois points utilise différentes méthodes de formules pondérées pour calculer les coûts/durées attendus à partir de coûts/durées optimistes, pessimistes et les plus probables. Une formule couramment utilisée pour créer des estimations est :

Valeur attendue = [Estimation optimiste + Estimation pessimiste + (4 x Estimation la plus probable)] ÷ 6

L’écart-type est également calculé afin de créer des intervalles de confiance pour ces estimations :

Écart type = (estimation pessimiste – estimation optimiste) ÷ 6

L’estimation en trois points peut créer des distributions de probabilités d’estimations dans un certain nombre de champs. Dans l’estimation des coûts des projets, les estimateurs peuvent créer une estimation des coûts en trois points à l’aide de coûts optimistes, pessimistes et les plus probables. Pour les projets qui mesurent les livrables en unités de temps à coûts fixes, les estimateurs peuvent aussi utiliser les durées attendues comme le nombre d’unités et déterminer les coûts au moyen d’estimations paramétriques. Cependant, n’oubliez pas que les estimations en trois points ne sont aussi bonnes que les estimations initiales optimistes, pessimistes et les plus probables - si elles ne sont pas exactes, les valeurs attendues sont inutiles.

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Processus en 12 étapes de l'U.S. Government Accountability Office (GAO) : Le GAO recommande un processus en 12 étapes pour créer des estimations de coûts de grande qualité. Technique d’estimation essentiellement déterministe, le processus en 12 étapes est une approche systématique dans laquelle les estimateurs sélectionnent une technique d’estimation appropriée pour chaque composante d’une structure de répartition du travail, identifient pleinement les hypothèses sous-jacentes aux estimations, et effectuent des analyses des risques et des incertitudes pour ces estimations.

Utiliser un logiciel d’estimation des coûts : Les logiciels de gestion de projet peuvent simplifier, accélérer et améliorer l’estimation des coûts. Vous pouvez utiliser divers logiciels de gestion de projet pour créer des estimations de coûts ou pour déterminer les niveaux d’incertitude liés aux estimations des coûts à l’aide d’une modélisation probabiliste.

La méthode Monte Carlo est un exemple de cette approche de modélisation. Il fait référence aux simulations d’analyse des risques effectuées par des chercheurs travaillant sur la bombe atomique, qui portaient le nom du quartier des casinos de Monaco. La méthode Monte Carlo produit une gamme de résultats potentiels et des probabilités pour leur occurrence en fonction de différentes variables.

Analyse des offres des fournisseurs : Cette technique d’estimation est utilisée pour compléter les estimations construites en interne. Il permet aux estimateurs de comparer leurs propres estimations à celles indiquées dans les offres soumises par les fournisseurs, et peut fournir un point de comparaison utile et des perspectives externes sur ce qu’un projet doit coûter.