Que doit-on inclure dans une charte de projet ?
Une charte de projet comprend une présentation, un périmètre, un calendrier approximatif, un aperçu des ressources nécessaires et un budget estimé. C’est généralement le gestionnaire de projet qui rédige la charte. Les promoteurs du projet l’approuvent.
« En règle générale, les promoteurs du projet sont responsables de la création de la charte, explique Nick Vashkevich, responsable des services d’Akveo. Cependant, ils délèguent généralement cette mission aux gestionnaires de projet qui définissent les objectifs, créent une feuille de route et répartissent les responsabilités au sein de l’équipe. Il est bon de montrer la version finale aux parties prenantes et aux promoteurs afin d’évaluer les ressources budgétaires du projet. De plus, les parties prenantes aideront à spécifier les livrables, les objectifs et les critères de réussite de votre projet avant de commencer. »
Une charte de projet comprend une présentation, un périmètre, un calendrier approximatif, un aperçu des ressources nécessaires et un budget estimé. C’est généralement le gestionnaire de projet qui rédige la charte. Les promoteurs du projet l’approuvent.
« En règle générale, les promoteurs du projet sont responsables de la création de la charte, explique Nick Vashkevich, responsable des services d’Akveo. Cependant, ils délèguent généralement cette mission aux gestionnaires de projet qui définissent les objectifs, créent une feuille de route et répartissent les responsabilités au sein de l’équipe. Il est bon de montrer la version finale aux parties prenantes et aux promoteurs afin d’évaluer les ressources budgétaires du projet. De plus, les parties prenantes aideront à spécifier les livrables, les objectifs et les critères de réussite de votre projet avant de commencer. »
| Éléments de la charte de projet | Responsable |
|---|---|
| Présentation | Gestionnaire et promoteur du projet |
| Périmètre | Promoteur du projet |
| Calendrier | Gestionnaire de projet et équipe |
| Risques | Gestionnaire et promoteur du projet |
| Budget | Promoteur du projet avec l’appui du gestionnaire de projet |
| Parties prenantes | Gestionnaire de projet |
Généralement, une charte de projet doit répondre à des questions telles que :
- Qu’accomplira ce projet ?
- Combien de temps et d’argent consacrer au projet ?
- Quels sont les avantages liés à l’achèvement du projet ?
- Qui est en charge du projet ?
- Quel est le niveau de priorité du projet ?
« Une bonne charte de projet est claire et contient des informations appropriées pour faire avancer le projet. Elle doit être assez simple pour que tout le monde la comprenne », explique Will Cannon, fondateur de Signaturely.
Pour plus d’informations sur les chartes de projet et leur intérêt pour votre organisation, lisez notre guide des chartes de projet.
Combien d’éléments y a-t-il dans la charte de projet ?
Un certain nombre d’éléments sont inclus dans une charte de projet. Les sections varient en fonction des besoins de chaque projet et de l’entreprise. Une charte comprend généralement un titre, une description, une estimation générale du budget et des ressources nécessaires, et désigne le responsable du projet.
Les chartes de projet peuvent aussi inclure des éléments tels que des plans de communication et de visibilité, des liens vers des tableaux de bord de projet et des espaces de ressources partagés. Elles peuvent également comporter des relevés et des évaluations du risque, décrire les relations avec d’autres projets proposés ou en cours, donner des informations sur le retour sur investissement (RSI) et sur les prévisions de ventes, et mentionner des initiatives à venir.
Que contient une charte de projet ?
Une charte de projet doit systématiquement inclure une présentation, un aperçu du périmètre, un calendrier approximatif, une estimation du budget, les risques anticipés et une liste des parties prenantes clés. Chacune de ces sections doit être brève, mais aussi complète que possible.
« Gardez à l’esprit qu’une charte de projet vise à fournir une vue d’ensemble de votre projet plutôt qu’une répartition détaillée. Chaque section doit être décrite en quelques phrases seulement », explique Cannon.
Présentation du projet
La présentation du projet porte un titre descriptif, résume les problèmes traités et explique la méthode employée pour les résoudre. Ajoutez des liens vers les tableaux de bord de projet et les portails d’équipe pour faciliter l’accès à l’état d’avancement.
Donnez un nom descriptif à votre projet. Le titre doit fournir une description générale de l’objectif du projet.
Ensuite, rédigez une brève description du projet qui met en évidence son objectif, son niveau de priorité, les objectifs et jalons majeurs, et toute interdépendance avec les projets passés ou en cours. Vous devez également mentionner les méthodologies spécifiques de gestion de projet que vous utiliserez, telles qu’Agile, Kanban ou Scrum.
« Précisez comment vous comptez suivre le statut des tâches, la documentation, la transmission des résultats, les règles de déploiement du système, la méthodologie du travail d’équipe et les réunions », suggère Vashkevich (Akveo). Lisez ce guide dédié à la création de chartes pour des projets utilisant des méthodologies Agile pour en savoir plus sur cette pratique.
La présentation est la rubrique idéale pour glisser des liens vers les tableaux de bord de projet et les portails d’équipe pertinents. Plus vous les configurez tôt, plus votre équipe peut commencer à les utiliser rapidement – et plus il est facile pour les parties prenantes de surveiller l’avancement du projet.
Périmètre du projet
Indiquez ce qui est inclus dans le périmètre du projet et, tout aussi important, ce qui ne l’est pas. Vous devez aussi définir comment vous mesurerez la réussite de votre projet.
« Cette rubrique doit également préciser les points et les critères permettant d’évaluer la réussite du projet », explique Vashkevich.
Il peut s’agir de prévisions de retour sur investissement, d’augmentations en pourcentage des ventes, de correctifs à un problème connu ou de nombreux autres facteurs, selon le type de projet. Cet élément est essentiel ; si vous ne définissez pas les conditions de réussite, vous ne pouvez pas garantir une démarche d’amélioration continue.
Calendrier estimé du projet
Un calendrier de projet doit refléter le temps qu’il faudra à votre équipe pour terminer le travail, et non la durée souhaitée. Mieux vaut prévoir du temps supplémentaire, pour éviter que des urgences imprévues ne fassent dérailler votre projet.
Consultez votre équipe pour déterminer combien de temps il faudra pour accomplir les tâches du projet. « Rassemblez votre équipe de travail et les autres parties prenantes avant de créer une structure de répartition des tâches. Bien que vous soyez dans tous les cas responsable de la structure de répartition du travail en tant que propriétaire de l’entreprise, le groupe de travail est tenu d’établir quelles tâches sont essentielles, ce qui les relient et combien de temps chacune prendra. Rien de pire que de prévoir deux jours pour une opération cruciale, pour que votre équipe vous dise finalement que c’est impossible, prévient Andrew Dale, directeur technique de CloudTech24.
Vous pouvez également vous rendre compte qu’une tâche d’une semaine peut prendre moitié moins de temps grâce à une stratégie innovante que vous n’auriez jamais découverte par vous-même. Impliquez les parties prenantes extérieures à l’équipe de travail afin d’obtenir leur soutien et demandez au client d’approuver le projet. »
Risques anticipés
Décrivez les risques que le projet peut rencontrer. L’appréciation du risque est essentielle pour anticiper les défis et les résoudre avant qu’ils ne deviennent insurmontables et ne retardent finalement votre projet.
Pour en savoir plus sur la façon d’identifier et d’éviter les risques, lisez notre guide de gestion des risques liés aux projets.
Budget estimé du projet
Estimez un budget pour l’ensemble du projet. Assurez-vous d’inclure des estimations pour les éléments physiques du projet, le temps et le coût de main-d’œuvre, ainsi que toutes les ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin. Votre budget doit toujours inclure de quoi parer les événements imprévus et les urgences, qui peuvent augmenter considérablement les coûts du projet s’ils surviennent.
« Un gestionnaire de projet qui sous-estime les ressources humaines nécessaires, par exemple, peut directement causer des dépassements de coûts, explique Dale. Pour poursuivre avec cet exemple, si un projet nécessite plus de main-d’œuvre que prévu ou si une spécialité ou un talent qui ne se trouve pas dans l’organisation doit être externalisé, le coût total du projet peut augmenter. De plus, si un gestionnaire de projet désigne des collaborateurs inadaptés pour réaliser certaines tâches à des stades clés du projet, il faudra peut-être plus de temps pour terminer le travail, ou la qualité sera compromise et quelqu’un d’autre devra alors prendre le relais, ce qui entraînera des dépassements de coûts en matière de main-d’œuvre. »
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