Qu’est-ce qu’une charte de projet Six Sigma ?
Une charte de projet en Six Sigma est un document de deux pages qui décrit un projet d’amélioration des processus. La charte contient des informations basées sur des données expliquant la nécessité du projet. Une fois approuvé, le document devient la référence principale de l’équipe Six Sigma.
Comme les chartes de projet traditionnelles, une charte Six Sigma est le premier document qui explique l’objectif d’un projet. Il s’agit également d’un document évolutif que l’équipe met à jour et examine tout au long du cycle de vie du projet.
Les chartes de projet traditionnelles et les chartes de projet Six Sigma partagent ces éléments clés :
- Accord : consigne l’accord entre l’équipe projet et la direction.
- Harmonisation : assure l’adéquation entre les objectifs du projet et ceux de l’ensemble de l’organisation.
- Analyse de rentabilité : présente l’analyse de rentabilité du projet.
- Aperçu : présente les grandes lignes du projet.
- Vue d’ensemble : décrit les objectifs du projet, les ressources nécessaires et le calendrier.
- Périmètre du projet : définit le champ d’application du projet.
- Point de référence : sert d’élément de référence tout au long du projet.
Contrairement à une charte de projet traditionnelle, seule une équipe certifiée en méthodologie Six Sigma peut préparer et mettre en œuvre une charte Six Sigma.
En plus d’atteindre les objectifs décrits ci-dessus, la charte du projet Six Sigma présente différents éléments :
- Certifications Six Sigma et rôles : indique les membres de l’équipe affectés au projet, leur certification Six Sigma et leur rôle au sein du projet.
- Méthodologie Six Sigma : identifie les outils et méthodes Six Sigma à utiliser pour affiner les processus opérationnels.
- Énoncés Six Sigma : définit les améliorations de processus attendues grâce au projet, et décrit les problèmes potentiels de mise en œuvre.
Qu’est-ce qu’une charte de projet Lean Six Sigma ?
Une charte de projet Lean Six Sigma ressemble à une charte Six Sigma. Certains experts pensent qu’il n’y a pas de différence significative entre les deux. D’autres expliquent que les chartes Lean se concentrent sur la prévention des problèmes plutôt que sur les améliorations progressives.
La différence entre les deux est subtile. À l’instar d’une charte Six Sigma, les méthodes et outils Lean Six Sigma aident les équipes à éliminer le gaspillage dans un processus. La charte Lean reflète cette approche dans les objectifs définis.
« Les deux chartes ont une structure identique, mais leurs objectifs varient, explique Mahmoud Al-Odeh, professeur de gestion des opérations et des technologies au sein de Bemidji State University. La charte Lean Six Sigma comprend des objectifs liés à l’élimination des déchets et des activités non à valeur ajoutée. La charte de projet Six Sigma inclut la réduction des variations du processus pour atteindre un niveau Six Sigma, soit 3,4 défauts pour 1 million d’opportunités. »
Pour préparer une charte de projet Lean Six Sigma, commencez par un modèle standard de charte de projet Six Sigma. Créez un énoncé d’objectif Lean qui cible la prévention des problèmes ou des déchets. Voici un exemple d’énoncé d’objectif Lean : « Nous identifierons et supprimerons toutes les étapes non essentielles entre l’admission et l’examen des patients, telles que les formulaires et les documents répétitifs, afin de réduire le temps d’attente des patients de 10 minutes. »
Pour George Eckes cependant, auteur de cinq livres sur la méthodologie Six Sigma et consultant Lean Six Sigma, gestion des processus et amélioration des processus depuis plus de 30 ans, les deux chartes ne présentent pas de différence significative.
« Pour certains puristes, la méthodologie Six Sigma vise uniquement à réduire les variations, tandis que le Lean se consacre à l’amélioration, explique-t-il. Je ne suis pas un puriste. J’ai coaché des milliers d’équipes de projet. Dans 100 % des cas, leurs chartes se concentraient aussi bien sur l’amélioration de l’efficacité (c.-à-d. une réduction de l’écart autour d’une cible) que l’optimisation de l’efficience (p. ex., la réduction du temps de cycle). Ainsi, il n’y a pas de différence pour moi entre une charte Lean Six Sigma et une charte Six Sigma. »
Qui prépare une charte de projet Six Sigma ?
La personne qui prépare la charte du projet Six Sigma est appelée « champion de projet ». Ce membre de l’équipe est à la tête du processus ; il coordonne une équipe de ceintures vertes et de ceintures noires Six Sigma certifiées. Il compte également sur les experts en la matière pour fournir des informations pertinentes sur le projet.
À l’exception des experts, tous les membres de l’équipe travaillant sur la charte doivent être certifiés Six Sigma.
Voilà les différents rôles au sein de l’équipe, selon Eckes :
- Champion de projet : le champion du projet est le responsable du processus et fait le lien entre la direction et l’équipe du projet. La responsabilité principale du champion désigné est de créer la charte. Eckes propose d’appeler ce document la charte préliminaire afin de renforcer l’idée que « la charte est un document évolutif, qui sera modifié par le champion au fil du temps et des nouvelles données. »
- Ceinture noire ou ceinture verte : le champion du projet désigne une ceinture noire ou une ceinture verte comme responsable d’équipe. Une ceinture noire dirige des projets à temps plein, tandis qu’une ceinture verte le fait à temps partiel. Eckes explique que « les entreprises doivent investir plus de ressources pour disposer de ceintures noires. La plupart des équipes ne disposent pas de ces ressources, elles emploient donc des ceintures vertes. Les ceintures vertes occupent des emplois permanents et deviennent ceinture verte pendant la durée du projet. »
- Membres de l’équipe : de nombreux membres d’équipe qui contribuent à la charte Six Sigma ne se forment pas à la méthodologie Six Sigma. Ces membres de l’équipe sont des experts, qui effectuent l’essentiel du travail que demande le projet. Ils travaillent en étroite collaboration avec le responsable d’équipe et le champion du projet.
- Ceinture noire maître : Une ceinture noire maître conseille l’organisation sur les pratiques Six Sigma. « La plupart des organisations disposent d’une poignée de ceintures noires maîtres qui peuvent agir en tant que membres ad hoc de l’équipe en aidant chacun, ceinture noire ou ceinture verte, avec les outils Six Sigma complexes », explique Eckes.
Chaque organisation dispose d’une structure d’équipe unique en fonction de ses ressources. Par exemple, certaines entreprises peuvent avoir plusieurs ceintures vertes et aucune ceinture noire. Dans ce cas, les ceintures vertes travaillent avec le champion du projet et la ceinture noire maître.
Comment préparer une charte de projet Six Sigma
La préparation d’une charte de projet Six Sigma prend jusqu’à six semaines, selon la taille du projet. Le champion du projet organise l’équipe et rassemble les données dans un court document. Les champions communiquent avec la direction et les parties prenantes pour chaque activité.
Les étapes de la rédaction d’une charte de projet Six Sigma sont similaires à celles d’autres chartes de projet. Une différence clé est que les chartes de projet Six Sigma désignent les rôles et les responsabilités en fonction de la méthodologie Six Sigma.
Comme il le ferait pour n’importe quel projet, le champion organise et compose la charte au cours de la première phase du projet. La procédure reste la même, quelle que soit la méthodologie Six Sigma employée : DMAIC (définir, mesurer, analyser, innover, contrôler) ou DMADV (définir, mesurer, analyser, concevoir, vérifier).
La méthodologie DMAIC est plébiscitée pour les projets Six Sigma. Au cours de la phase de définition, le champion du projet organise les activités suivantes :
Collecte des données
Le champion du projet attribue la responsabilité de la collecte de données aux ceintures vertes ou noires. Cette équipe travaille pendant plusieurs semaines à la collecte des données en lien avec le projet. Le champion saisit ensuite les informations recueillies dans un modèle de charte et travaille avec l’équipe pour affiner le document.
Évaluation des priorités concurrentes
L’équipe identifie, évalue et hiérarchise toutes les tâches du projet. Cette activité permet d’optimiser le temps dont dispose l’équipe et de gérer la dérive du périmètre. Les équipes utilisent un diagramme à quadrants, appelé diagramme PICK (« Possible, Implement, Challenge, Kill ») ou matrice de gains, pour déterminer quelles actions offrent le meilleur rapport gains/ressources consommées.
Pour utiliser un diagramme PICK, créez un diagramme avec quatre quadrants, comme vous le voyez dans l’image ci-dessus. Ensuite, discutez et placez chaque activité de projet sur le diagramme.
Voici les quatre quadrants d’un diagramme PICK et ce qu’ils représentent :
- Possible (Mesures à effets rapides) : éléments faciles à mettre en place, mais peu rentables, qu’il est possible d’accomplir.
- Implement (Priorités) : éléments faciles à mettre en place et rentables, indispensables pour le projet.
- Challenge (Long terme) : éléments difficiles à mettre en place, mais rentables : malgré la difficulté, le jeu peut en valoir la chandelle.
- Kill (À ignorer) : éléments difficiles à mettre en place et peu rentables : inutile de les conserver.
Incluez tous les éléments de la section Implement dans les tâches de votre projet. Supprimez les éléments de la section Kill. Enfin, concertez-vous en équipe sur les éléments des deux autres domaines avant de décider lequel inclure dans le projet.
Contrôle
Avant de présenter le document à la direction, le champion du projet examine la charte, la modifie au besoin, et demande aux parties prenantes d’éventuelles données supplémentaires.
Soumission pour approbation
Le champion soumet la charte finalisée au promoteur du projet. Le promoteur recherche le consensus avec toutes les parties prenantes avant de signer le projet.
Planification de mises à jour formelles et informelles
Une fois que la direction a approuvé le projet, le champion doit s’efforcer de revoir la charte régulièrement. Eckes souligne l’importance de garder le document à jour. « Le champion du projet doit revoir et modifier la charte constamment. Il s’agit d’un document dynamique et vivant, et non d’un référentiel créé au début du cycle de vie de l’équipe de projet qui doit être laissé au placard ensuite », explique-t-il.
Eckes recommande de programmer des mises à jour formelles et informelles de la charte : « Une fois que l’équipe a collecté les données environ quatre à six semaines plus tard, le champion du projet doit officiellement revoir la charte et y apporter des modifications appropriées. »
Ce qu’il faut inclure dans une charte de projet Six Sigma
Une charte de projet Six Sigma comprend six éléments principaux : l’analyse de rentabilité, l’énoncé du problème ou de l’opportunité, l’énoncé des objectifs, le périmètre, le calendrier et les jalons, ainsi que les membres de l’équipe. Certaines chartes regroupent le calendrier, les jalons et les membres de l’équipe au sein d’une seule catégorie.
La charte de projet Six Sigma reprend les mêmes intitulés que la charte de projet traditionnelle pour ses différents éléments. Voici une présentation rapide des différents éléments de la charte de projet, assortie de conseils d’experts sur la rédaction de chacun.
Analyse de rentabilité Six Sigma
Une analyse de rentabilité Six Sigma décrit le problème que le projet permettrait de résoudre. C’est un argumentaire expliquant pourquoi l’entreprise devrait entreprendre ce projet. L’analyse identifie l’impact du projet sur l’organisation et les conséquences en cas de non-sélection du projet.
Une analyse de rentabilité est une déclaration non quantitative établissant l’objectif et l’orientation de l’équipe Six Sigma. Elle revient en détail sur la nécessité du projet et le coût d’opportunité en cas de déclin de celui-ci. Une analyse de rentabilité convaincante est brève (généralement un énoncé de deux phrases) et articule la vision du projet.
Selon Eckes, une analyse de rentabilité doit répondre aux questions suivantes :
- Quel est l’impact de ce projet sur les objectifs commerciaux stratégiques de l’organisation ?
- Pourquoi ce projet vaut-il la peine d’être réalisé maintenant ?
- Quelles seraient les conséquences si ce projet n’est pas lancé maintenant ?
Astuce : Eckes met en garde contre l’utilisation de données dans l’analyse de rentabilité. « La plupart des champions ont tendance à trop en faire et partagent des données dans l’analyse de rentabilité. L’analyse de rentabilité n’est pas quantitative », prévient-il.
Énoncé du problème Six Sigma
Un énoncé de problème Six Sigma articule le problème central que le projet va résoudre. L’instruction quantifie un problème de processus existant. Si l’énoncé identifie une nouvelle opportunité d’amélioration au lieu d’une difficulté existante, il porte le nom d’énoncé d’opportunité.
Eckes encourage les équipes à créer l’énoncé du problème, même si certaines informations leur manquent. « Un énoncé du problème incomplet ne pose aucun souci, car l’équipe n’a peut-être pas de données précises au début du projet, dit-il. Par exemple, voici un énoncé de problème de l’un de nos clients : Depuis ______, Gamma Alpha passe ______ à traiter les demandes de prêt avec une précision de ______. Cela se traduit par une augmentation de ______ des coûts de main-d’œuvre, une réalisation négative de ______ des objectifs de croissance et une marge d’exploitation de ______. »
Il déconseille également aux équipes d’essayer d’identifier la source du problème dans l’énoncé. « L’une des erreurs les plus courantes des équipes de projet lorsqu’elles créent l’énoncé du problème, c’est d’utiliser des termes non neutres, selon lui. Elles s’empressent de proposer une cause ou une solution perçue d’après leur expérience. Chaque fois que vous voyez la phrase en raison de, l’équipe a tiré des conclusions rapides sur la cause profonde du problème. »
Énoncé du périmètre Six Sigma
L’énoncé du périmètre fixe les limites du projet pour l’équipe Six Sigma. Il détaille ce qui est inclus ou exclu du périmètre. Un énoncé du périmètre efficace précise le travail que l’équipe fera ou non pour le projet.
Un énoncé du périmètre mal construit mène à une dérive du périmètre du projet, ce qui, selon Eckes, est la deuxième raison la plus courante d’échec après une mauvaise dynamique d’équipe. Utilisez un modèle d’énoncé du périmètre, incluez les livrables et indiquez clairement les limites que doit respecter l’équipe de projet.
Eckes recommande également d’inclure des informations à savoir pour l’équipe du projet, afin qu’elle reconnaisse rapidement un élément qui dépasse le périmètre du projet. Réfléchissez d’abord aux critères (c.-à-d. l’emplacement, les types de fournisseurs, les types de clients, les types de produits, les éléments du processus), puis regroupez-les en un groupe « dans le périmètre » et un groupe « hors du périmètre ». Soyez précis sur ce qui est exclu du périmètre. Par exemple, si l’emplacement géographique est un critère, l’énoncé du périmètre doit indiquer quels pays sont à l’intérieur et à l’extérieur du périmètre.
Énoncé d’objectif Six Sigma
Un énoncé d’objectif Six Sigma identifie la cible du projet et décrit ce qui se produira une fois que l’équipe aura résolu le problème. Cette partie de la charte de projet doit inclure des informations quantifiables et mesurables.
Votre énoncé d’objectif doit se concentrer sur le résultat prévu du projet, et non sur l’approche que vous adopterez pour résoudre le problème. Décrivez l’objectif à l’aide d’un outil comme les objectifs SMART.
Eckes souligne l’importance de s’assurer que chaque élément de la charte a un lien clair avec les éléments précédents. L’énoncé d’objectif doit renvoyer à l’énoncé du problème et à l’analyse de rentabilité. « Dans notre exemple d’analyse de rentabilité, explique Eckes, nous avons déclaré que nous avions un problème avec l’exactitude et le délai des décisions de prêt. Par conséquent, notre énoncé d’objectif doit porter sur l’amélioration de l’exactitude et du temps de décision. »
Échéancier et jalons Six Sigma
Un échéancier Six Sigma décrit le calendrier et identifie tous les membres de l’équipe de projet. Divisez le calendrier en phases et en jalons. Cela vous aidera à suivre l’avancement une fois que vous commencez le projet.
Appliquez le cadre DMAIC lors de l’estimation du calendrier. Pour chaque phase, incluez une présentation générale des ressources pertinentes et des personnes qui ont un impact sur le travail. Déterminez les jalons importants au sein et à la fin de chaque phase.
Si vous êtes le champion du projet, définissez un calendrier raisonnable avec des attentes réalistes pour l’équipe. Eckes rappelle aux dirigeants que « leur équipe travaille non seulement sur un projet, mais se familiarise aussi à de nouveaux outils et techniques. Donnez-lui le temps nécessaire pour mener à bien le projet. Les membres des équipes de projet ont des tâches quotidiennes qui ne vont pas disparaître, et ils travaillent maintenant sur deux fronts. Ils peuvent s’attendre à passer 20 à 30 % de leur temps sur le projet, étant donné qu’ils ont une certaine expérience ou des connaissances en gestion de projet. »
Membres de l’équipe Six Sigma
Les membres de l’équipe Six Sigma regroupent tous les collaborateurs qui travaillent sur le projet. Renseignez le rôle, la responsabilité et les coordonnées de chaque membre. L’équipe regroupe des ceintures vertes, des ceintures noires, des promoteurs et des experts en la matière.
Astuce de pro : le professeur Mahmoud Al-Odeh recommande d’élaborer un plan de communication pour favoriser dès le départ la bonne dynamique de l’équipe et la réussite du projet.
Autres éléments de la charte de projet
À l’instar des chartes traditionnelles, la charte Six Sigma comprend les éléments suivants :
- Informations générales : notez le titre du projet, la date de début et la date de fin prévue. Ajoutez toutes les informations de clarification que l’équipe peut trouver utiles.
- Facteurs critiques de réussite : répertoriez les facteurs qui pourraient avoir une incidence sur la réussite de votre projet (c.-à-d. les contraintes financières, de ressources ou de temps, ou le temps nécessaire pour former et développer l’équipe).
- Avantages financiers : indiquez les avantages financiers que le projet présente pour l’entreprise, ainsi que le coût d’opportunité s’il n’est pas mené à bien.
- Risques, contraintes et hypothèses : prévoyez des événements ou des dépendances potentiels qui pourraient avoir un impact sur l’exécution, le calendrier, le budget ou la qualité du projet. Analysez les hypothèses de l’équipe.
Format de charte de projet Six Sigma
Vous pouvez mettre en forme une charte de projet Six Sigma de plusieurs manières. L’équipe recueille généralement des données dans l’ordre présenté sur la charte. Tous les formats de charte contiennent les informations générales sur le projet, l’analyse de rentabilité, les jalons, les parties prenantes, l’énoncé du périmètre et l’énoncé du problème.
Mahmoud Al-Odeh recommande d’utiliser le format suivant :
| Catégorie de la charte | Éléments à traiter dans la section |
|---|---|
| Informations générales |
|
| Analyse de rentabilité |
|
| Énoncé du périmètre |
|
| Échéancier et jalons |
|
Membres d’équipe |
|
| Stratégies de suivi |
|
Astuce : Utilisez le cadre DMAIC pour diviser votre calendrier selon les phases suivantes :
- Définir : articulez les objectifs ainsi que le périmètre du projet et la façon de résoudre un problème.
- Mesurer : recueillez des données pour évaluer le statut actuel du processus.
- Analyser : analysez les données collectées afin de comprendre les causes profondes du problème.
- Innover : apportez des modifications au processus afin d’améliorer la productivité. Au cours de cette phase, l’équipe teste et vérifie les changements éventuels afin de surveiller leur efficacité.
- Contrôler : assurez-vous que les futurs projets tiennent compte des modifications de processus.
Modèles sectoriels de la charte de projet Six Sigma
Nous avons rassemblé une liste complète d’exemples de chartes de projet Six Sigma ainsi qu’un modèle vierge. Chaque charte comprend un exemple spécifique d’une analyse de rentabilité, d’un énoncé de problème, d’un énoncé du périmètre et d’un énoncé d’objectif dans le cadre d’un projet d’amélioration des processus Six Sigma.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour le secteur de la santé
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma adaptée au secteur de la santé décrit une initiative visant à améliorer les délais de sortie des patients du service d’oncologie médicale d’un hôpital.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour la production
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour la production décrit un projet qui vise à corriger un processus causant des défauts sur une chaîne d’assemblage.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour l’industrie pharmaceutique
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour l’industrie pharmaceutique montre comment utiliser les méthodes Six Sigma pour améliorer les processus d’approvisionnement et les documents de commande entre les distributeurs et les entreprises.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour le commerce de détail
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma décrit la stratégie d’un détaillant national pour modifier les tactiques de vente au sol et les méthodes de formation afin d’améliorer les taux de conversion de ventes régionales.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour le secteur informatique
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Cet exemple de charte de projet IT Six Sigma décrit une initiative visant à améliorer le système de gestion des tickets d’ordre d’exécution d’un service informatique interne.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour l’aviation
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma dédié à l’aviation décrit la stratégie d’une compagnie aérienne pour mettre à jour et adapter son programme de bons d’échange.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour les associations
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour les associations montre comment une organisation à vocation sociale utilise Six Sigma pour tirer parti d’une opportunité de développement d’un programme pour les jeunes.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour l’enseignement supérieur
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour l’enseignement supérieur décrit un projet visant à rationaliser le processus d’admission en entonnoir d’une petite université privée afin d’accroître l’engagement et les inscriptions des étudiants intéressés.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour la restauration
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour la restauration décrit le plan d’un restaurant local afin d’améliorer son processus de commande d’approvisionnement, désorganisé et source de gaspillage, dans l’objectif d’augmenter les marges bénéficiaires.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour l’immobilier
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour l’immobilier décrit une initiative visant à améliorer les processus de signature de documents et d’intégration des clients d’une agence immobilière.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour le secteur médiatique
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour le secteur médiatique décrit une stratégie visant à rendre plus efficaces la campagne publicitaire et le processus de sélection des canaux d’une entreprise médiatique en pleine croissance.
Exemple de charte de projet Six Sigma pour le bâtiment
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Cet exemple de charte de projet Six Sigma pour le bâtiment décrit un projet visant à améliorer l’efficacité de l’équipe de construction d’une entreprise du BTP.
Modèle vierge de charte de projet Six Sigma
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Microsoft Excel | Microsoft Word
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Pour plus d’idées, consultez cette sélection de modèles de charte de projet traditionnelle.
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