Conseils pour les chef(fe)s de projet novices
Vous avez probablement géré un certain type de projet avant, qu’il s’agisse de planifier une fête d’anniversaire ou d’éliminer les tâches de votre liste de tâches au travail. Si vous commencez tout juste à gérer des projets plus approfondis, voici cinq astuces qui vous serviront :
- Améliorez vos compétences en communication : la communication est peut-être la compétence la plus critique pour les nouveaux/nouvelles chef(fe)s de projets. Identifiez quelles personnes ont besoin de quelles informations et à quel moment, puis dérivez sur de la sur-communication.
- Mettez en œuvre des outils pour vous aider à réussir : même les petits projets simples peuvent bénéficier d’un outil pour planifier, programmer, suivre et surveiller les détails du projet. Pour en savoir plus sur les outils de gestion de projets, consultez le chapitre 9.
- Priorisez la gestion du temps : il est probable que vous n’ayez jamais géré la productivité d’autres personnes auparavant. Faites-en une priorité en travaillant avec votre équipe pour définir des échéances réalistes et responsabiliser les personnes. Assurez-vous d’en faire un modèle de comportement.
- Préparez-vous aux changements : le potentiel de changement augmente avec chaque facteur supplémentaire (plus de ressources, livrables supplémentaires, interdépendances supplémentaires entre les tâches, etc.). Réfléchissez à tous les risques potentiels au début du projet, puis créez de la flexibilité pour votre budget et votre calendrier afin de pouvoir agir en conséquence.
- Connaissez votre équipe : les nouveaux/nouvelles chef(fe)s de projets doivent établir une relation de confiance avec leur équipe. L’une des meilleures façons d’y parvenir est d’établir une connexion avec eux. Intéressez-vous au travail et aux styles de communication des membres de votre équipe, à leurs forces et faiblesses, ainsi qu’à leurs intérêts en dehors du travail afin de favoriser l’établissement de solides relations.
Conseils pour les professionnel(le)s de la gestion de projets
Vous avez une certaine expérience dans la gestion de projets : vous traitez avec les parties prenantes, jonglez avec les calendriers et le budget, et fournissez, dans les temps, des livrables de grande qualité. Si vous êtes prêt(e) à améliorer votre style de gestion, vos compétences en leadership et vos capacités en matière de création de rapports, voici cinq conseils essentiels :
Voici cinq astuces essentielles pour les chef(fe)s de projets intermédiaires :
- Favorisez une communication transparente : établissez des normes de communication, comme la fréquence et le mode préféré, et favorisez une culture de la transparence pour responsabiliser les membres de l’équipe et les tenir au courant.
Bien que la main-d’œuvre dispersée d’aujourd’hui pose de nouveaux défis en termes de communication, elle offre également une plus grande flexibilité, ce qui conduit souvent à une amélioration des performances et de la satisfaction des employé(e)s.
Lisez notre guide sur la communication à distance au sein des équipes, et consultez le chapitre 6 pour en savoir plus sur le développement de normes de collaboration solides. - Choisissez une méthodologie de gestion de projets utile et respectez-la : afin d’exécuter tout projet, vous aurez besoin d’un cadre solide. Choisissez une méthodologie qui correspond aux besoins de votre projet, de votre équipe et de votre organisation, et mettez-la en œuvre pour tous les projets et processus.
- Investissez dans les bons outils pour appuyer vos processus : à ce stade, envisagez d’investir dans des outils en temps réel qui vous permettent de planifier, suivre et gérer tous les aspects de votre projet, et ce, du début à la fin. Tirez parti d’un outil qui peut accueillir et organiser les détails de votre projet, regrouper les informations clés et fournir une visibilité en temps réel sur l’avancement.
Vous pouvez trouver des informations sur les différents types d’outils de gestion de projets, ainsi que sur les étapes pour choisir le bon outil dans le chapitre 9. - Mesurez votre progression et adaptez-vous au besoin : surveillez étroitement les performances à mesure que votre projet avance à l’aide des ICP que vous avez identifiés pendant la phase de planification. Analyser fréquemment vos indicateurs de réussite vous aidera à garder vos projets sur la bonne voie.
- Faites face aux problèmes potentiels : bien que vous ne puissiez pas contrôler chaque facteur d’un projet, vous pouvez atténuer les risques grâce à une planification appropriée. Pour anticiper les risques, réexaminez les leçons apprises des projets passés et évitez de refaire les mêmes erreurs. Développez des plans de réponse potentiels, et soyez suffisamment flexible pour pouvoir réagir en cas d’événement inattendu ou de changement dans votre calendrier et de budget.
Conseils pour les vétéran(e)s de la gestion de projets
Si vous gérez constamment plusieurs projets et une variété de ressources, vous pouvez vous considérer comme un(e) chef(fe) de projets avancé(e). Que vous gériez un programme, un portefeuille ou un service, vous affinerez vos compétences en leadership et favoriserez l’obtention de meilleurs résultats grâce aux conseils suivants :
Voici les cinq meilleures pratiques pour les chef(fe)s de projets avancé(e)s :
- Comprennez comment plusieurs efforts s’interconnectent : identifiez comment vos projets s’interconnectent, ainsi que la manière dont vos projets s’alignent sur des objectifs commerciaux plus importants. N’oubliez pas que cet alignement stratégique est ce qui permettra en fin de compte de mener à bien un programme ou un portefeuille de projets intégré.
- Investissez dans des outils avancés : si vous gérez un programme ou un portefeuille, vous aurez besoin d’outils puissants et de qualité professionnelle qui peuvent regrouper la documentation, les données clés, créer des tableaux de bord efficaces, s’intégrer à d’autres applications et fournir la sécurité nécessaire. Pour en savoir plus sur la façon de trouver l’outil de gestion de projets adapté à vos besoins, lisez le chapitre 9.
- Améliorez la prise en charge et la hiérarchisation des projets : assurez-vous que votre équipe travaille sur les bons éléments en suivant des processus définis pour prendre en charge et hiérarchiser les nouvelles demandes de projet. Envisagez d’adopter un outil qui vous permet de créer facilement un formulaire de prise en charge et de recueillir tous les détails nécessaires pour évaluer et hiérarchiser chaque demande.
- Modèle d’amélioration continue : apprenez continuellement de vos expériences passées, à la fois positives et négatives. Appliquez les leçons apprises de vos projets antérieurs et motivez l’équipe à pratiquer l’amélioration continue dans le cadre de leurs tâches individuelles. De plus, formez-vous en continu et investissez dans des cours (le cas échant).
- Améliorez vos compétences en gestion des ressources : à mesure que votre équipe et votre portefeuille de projets évoluent en taille et en complexité, la gestion des ressources devient bien plus critique. Apprenez-en plus sur la gestion et l’utilisation des capacités, comment prévoir les besoins d’embauche et comment réunir le personnel nécessaire à un projet afin d’en optimiser l’efficacité.
Pour en savoir plus sur les cours et certifications de gestion de projets, consultez le chapitre 8.