Mauvaise communication
Une mauvaise communication peut faire échouer un projet. Ne pas procéder à des vérifications régulières, prendre des décisions en tant qu’équipe et tenir les parties prenantes au courant peut conduire à une réduction de la productivité, un ralentissement des processus et des relations tendues.
Dépassez les problèmes de communication et assurez-vous que votre projet reste sur la bonne voie grâce aux conseils suivants :
- Planifiez des vérifications régulières avec des membres individuels, l’ensemble de l’équipe du projet et les parties prenantes. Vous pouvez décider de les rencontrer tous les jours ou chaque semaine, mais définir une fréquence standard fournira une structure qui permettra de maintenir une communication contenue, organisée et constructive.
- Créez des normes sur la façon de communiquer. Trouvez une ou plusieurs des plateformes les plus utiles pour différents types de communication (par exemple, l’e-mail peut être plus approprié qu’une réunion vidéo). Choisissez quelques outils fiables, et utilisez-les pour éviter la confusion ou les conversations redondantes.
- Encouragez une culture de commentaires constructifs entre les membres de l’équipe.
- Investissez dans des outils qui soutiennent la communication au sein de l’équipe, comme les applications de messagerie ou de visioconférence. Gardez à l’esprit que vous aurez probablement besoin à la fois d’outils pour les communications synchrones (interactions en temps réel) et pour les communications asynchrones, surtout si votre équipe est dispersée. Pour en savoir plus, consultez notre guide complet des outils pour la communication au sein des équipes.
Pour plus de conseils sur la façon de collaborer efficacement avec votre équipe, lisez le chapitre 6.
Dérive de la portée
La dérive de la portée est la tendance à faire évoluer les exigences du projet pendant son exécution, entraînant des retards et des dépassements de budgets. La dérive de la portée est extrêmement courante, mais si vous créez un plan de projet flexible, la portée n’a pas à dévier complètement de votre projet.
Les exemples de dérive de la portée comprennent les parties prenantes qui demandent un livrable supplémentaire ou une équipe de projet qui ajoute un autre cycle d’examen.
Faites face aux dérives de la portée en procédant comme suit :
- Soyez proactif/proactive et anticipez les changements lors de la création du plan de projet. Définissez des délais et un budget « tampons » afin d’avoir les ressources nécessaires pour agir lorsque des changements surviennent.
- Passez régulièrement en revue l’avancement du projet. Les méthodes de gestion de projets Agile (comme Scrum) créent des cycles de révision afin que vous puissiez orienter et allouer des ressources au besoin.
- Faites-vous une idée claire de vos priorités et respectez-les. Vous n’avez pas besoin de dire « oui » à chaque demande de changement qui se présente. Imposez-vous si la portée du projet commence à être hors de contrôle, et proposez d’ajouter des éléments pour anticiper les travaux en retard de vos efforts futurs.
Objectifs et attentes peu clairs
Pour mener à bien tout projet, vous devez avoir une idée claire de ce que vous souhaitez accomplir. Avec des objectifs de projet ambigus ou pas clairs, vous rencontrerez des problèmes en matière de hiérarchisation des tâches et d’attribution des ressources.
Pour vous assurer que l’équipe du projet et les parties prenantes sont alignées sur les objectifs du projet, procédez comme suit :
- Identifiez clairement vos objectifs, par écrit, avant de commencer le projet. Pour cela, vous devez comprendre comment la vision du projet s’aligne aux objectifs plus importants de l’entreprise et vous assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde.
- Créez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis) afin de ne pas travailler avec une cible mouvante. Découvrez comment rédiger des objectifs SMART à l’aide de notre guide.
- Passez en revue votre travail à chaque jalon clé. Cela vous aidera à maintenir la qualité de votre travail et à repérer les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.
Échéances et budgets irréalistes
Être trop ambitieux/ambitieuse peut conduire les équipes à enregistrer des sous-performances (acceptation tardive d’un projet, dépassement de budget ou livraison de produits non terminés ou de mauvaise qualité).
Évitez de tomber dans ce type de schéma en tenant compte des indications suivantes :
- Pendant la phase de planification, passez du temps à réfléchir aux besoins du projet, ainsi qu’au calendrier et au budget les mieux adaptés à ces besoins. Pour ce faire, divisez le projet en tâches plus petites, regroupez-les sur un calendrier et évaluez leur coût pour déterminer le coût total.
- Utilisez les projets antérieurs pour déterminer la durée des tâches et le coût de chaque tâche.
- Tirez parti d’un outil de gestion de projets qui permet de saisir les échéances, les ressources et le budget afin que vous puissiez facilement consulter ces éléments quand vous êtes à la dérive.
Gestion inefficace des ressources
Les projets échouent souvent parce que les membres de l’équipe n’ont pas de connaissances spécifiques ou de ressources pour assumer le rôle qui leur a été attribué. Lorsque les gens n’ont pas les compétences ou le temps de répondre aux exigences du projet, la qualité du travail et les échéances en pâtissent.
Voici quelques actions que vous pouvez mener pour vous assurer que votre équipe est capable d’assumer le projet :
- Ayez connaissance des compétences des membres de l’équipe. Les chef(fe)s de projets doivent avoir connaissance des compétences de chacun et créer une équipe qui peut exécuter les tâches en toute confiance.
- Comprenez quels éléments du projet nécessitent des connaissances spécialisées, et trouvez un membre de l’équipe adapté à chacun d’entre eux.
- Dès le début, définissez clairement les rôles et responsabilités. Pour ce faire, envisagez de créer une matrice RACI pour définir qui joue le rôle du réalisateur, de l’approbateur, du consulté et de l’informé pour chaque tâche. Lorsque les gens savent ce que l’on attend d’eux, ils peuvent mieux gérer leur temps et leur livraison.
- Consultez votre équipe tout au long du projet. Restez flexible et modifiez les ressources ou apportez davantage d’aide si nécessaire.
Pour en savoir plus sur la création d’une équipe de projet solide, lisez le chapitre 6.
Manque de responsabilisation
Un projet est une réussite lorsque chaque membre de l’équipe joue son rôle. Sans responsabilisation, les projets enregistrent une sous-performance, les membres de l’équipe perdent toute motivation et leur confiance en eux.
Créez une équipe responsable en faisant ce qui suit :
- Soyez un modèle de responsabilisation : les chef(fe)s de projets donnent l’exemple au reste de l’équipe. Montrez donc l’exemple et assumez vos responsabilités.
- Faites confiance à votre équipe : au lieu de faire de la microgestion, assurez-vous que les membres de l’équipe comprennent les attentes, apportez votre soutien tout au long du projet et encouragez les personnes à effectuer, dans les temps, un travail de qualité.
- Trouvez un outil qui fournit de la visibilité sur le statut des tâches afin que tout le monde ait une vue claire de l’avancement du projet. Si des projets sont en retard, travaillez ensemble pour identifier les problèmes ou les goulots d’étranglement et apporter des modifications.
Pour en savoir plus sur la recherche du bon outil de gestion de projets, lisez le chapitre 9.